Conclure un contrat d'étudiant pendant les vacances scolaires

Les vacances scolaires sont l’occasion pour beaucoup d’élèves et étudiants de découvrir le monde du travail. Durant 2 mois par an maximum, ils peuvent acquérir une première expérience professionnelle rétribuée.

A noter qu'il s'agit d'un contrat spécifique : il ne s'agit pas d'un contrat de travail mais d'un contrat d'engagement.

Personnes concernées

Dans le cadre de l’établissement d’un contrat d’occupation d’étudiant pendant les vacances scolaires, sont concernés :

  • l’employeur qui souhaite embaucher, contre rémunération, un élève ou un étudiant pendant les vacances scolaires ;
  • l’élève ou l’étudiant qui souhaite travailler pendant les vacances scolaires moyennant rémunération et qui :
    • est âgé de 15 ans au moins et n’a pas dépassé l’âge de 27 ans accomplis (échéance à la date d’anniversaire) ;
    • est inscrit dans un établissement d’enseignement luxembourgeois ou étranger ;
    • suit de façon régulière un cycle d’enseignement à temps plein.

Est également concerné l’élève/étudiant dont l’inscription scolaire a pris fin depuis moins de 4 mois.

Modalités pratiques

Fonctionnement du contrat d’occupation d’étudiant

Au cours d’une même année civile (du 1er janvier au 31 décembre), un élève/étudiant peut être embauché pour une durée maximale de 2 mois.

Cette limite ne peut en aucun cas être dépassée, même si plusieurs contrats d’étudiant sont conclus durant l’année avec le même élève ou étudiant.

L’employeur qui décide de recruter un élève/étudiant pendant les vacances scolaires doit établir un contrat d’engagement. L’élève/étudiant couvert par ce type de contrat bénéficie des mêmes conditions de travail que les salariés de l’entreprise. Il n’a cependant pas droit au congé annuel payé de 25 jours par an, mais il a droit néanmoins aux congés extraordinaires, sans être rémunéré pendant ces périodes. De même, les jours de maladie de l'étudiant ne sont en principe pas rémunérés.

Forme du contrat d’engagement

Le contrat d'engagement doit être établi :

  • par écrit ;
  • individuellement pour chaque élève/étudiant ;
  • au plus tard au moment de l’entrée en service de l’élève ou de l’étudiant ;
  • en triple exemplaire dont un est remis à l'élève/étudiant et l'autre à l’employeur qui devra, endéans les 7 jours suivant le début du travail, en envoyer une copie à l'Inspection du travail et des mines.
En cas d’absence de contrat écrit ou si le contrat d’engagement a été réalisé tardivement, la relation de travail devient alors une relation de travail à durée indéterminée.

Contenu du contrat d’engagement

Le contrat d’engagement doit contenir obligatoirement les mentions suivantes :

  • le nom, le prénom, la date de naissance et le domicile de l’élève/étudiant ;
    A noter qu'en cas de changement d'adresse ultérieur, l'élève/étudiant doit en informer son employeur ;
  • le nom et l’adresse de l’employeur ;
  • la date de début et de fin du contrat. Celle-ci doit être stipulée de la manière suivante : jj/mm/aaaa ;
  • le lieu de travail ;
  • la nature du travail à exécuter (qui ne doit pas nécessairement être en rapport avec la formation scolaire de l'élève ou de l'étudiant) ;
  • la durée journalière et hebdomadaire du travail ;
  • les modalités de paiement de la rémunération ;
  • le lieu où est logé l’élève/étudiant, lorsque l’employeur s’est engagé à le loger.
A noter que la rémunération convenue ne peut être inférieure à 80% du salaire minimum applicable, gradué, en fonction de l'âge de l'élève/étudiant.

La rémunération minimale de l'élève/étudiant s'élève à :

Salaire social minimum (indice 814,40 valable depuis le 1er août 2018)

Agé de 18 ans et plus (80 % de 100 % du salaire social minimum)

9,4730 euros (salaire horaire)

1.638,83 euros (salaire mensuel)

Agé de 17 à 18 ans (80 % de 80 % du salaire social minimum)

7,5784 euros (salaire horaire)

1.311,06 euros (salaire mensuel)

Agé de 15 à 17 ans (80 % de 75 % du salaire social minimum)

7,1048 euros (salaire horaire)

1.229,13 euros (salaire mensuel)

Santé et sécurité au travail

Un contrôle médical est indiqué pour l'élève/étudiant qui va être amené à occuper un poste à risques (travail en hauteur, utilisation de machines dangereuses etc.).

Pour tous les autres postes de travail, un examen médical n'est pas systématique. Un avis peut cependant être demandé par l'employeur (Service de santé au travail multisectoriel ou Service de santé au travail de l'industrie) auprès du médecin traitant.

Par ailleurs, le salarié mineur ainsi que ses représentants légaux, doivent, avant la signature du contrat ou au plus tard avant l'entrée en service, être informés par écrit des risques éventuels auxquels le mineur est exposé et de toutes les mesures qui ont été prises en ce qui concerne sa sécurité et sa santé.

L'élève/étudiant âgé de moins de 21 ans doit en outre recevoir avant son entrée en service certaines instructions appropriées, et ce en présence :

  • du délégué des jeunes salariés ;
  • du délégué à la sécurité et à la santé ;
  • du travailleur désigné pour s'occuper des activités de protection et de prévention des risques professionnels.
A noter que le délégué des jeunes salariés cessera d'exister à partir des élections sociales qui se dérouleront après le 1er janvier 2016. A compter de ces élections, les prérogatives attribuées au délégué des jeunes salariés seront exercées par la délégation du personnel.

En attendant les prochaines élections, le délégué des jeunes salariés conserve ses attributions.

Congés et jours fériés légaux

L'élève/étudiant couvert par ce type de contrat bénéficie des mêmes conditions de travail que les salariés de l'entreprise.

L'élève/étudiant n'a pas droit au congé annuel payé de 25 jours par an, mais peut bénéficier, sans être rémunéré, aux congés extraordinaires qui doivent être accordés par l'employeur.

De même, les jours de maladie de l'élève/étudiant ne sont en principe pas rémunérés. Les jours fériés légaux sont en principe chômés, mais non indemnisés.

L'élève/étudiant mineur occupé pendant les vacances scolaires est autorisé à travailler les dimanches et/ou les jours fériés légaux.

Cotisations sociales

L’employeur doit déclarer l’entrée de l’élève/étudiant auprès du Centre commun de la sécurité sociale (CCSS).

L’élève/étudiant est alors affilié au seul titre de l’assurance accident. L’employeur ne cotise que pour assurer le risque accident et n’a pas à verser de cotisations pour l’assurance maladie et l’assurance pension : l'élève/étudiant ne cotise donc pas pour l’assurance maladie et la pension de vieillesse. Depuis 2014, l’employeur reçoit un relevé des personnes affiliées, y inclus, des élèves et étudiants. L’élève/étudiant lui-même ne reçoit plus de confirmation séparée de la part du CCSS.

Rémunération et retenue à la source

Sur demande de l'employeur, les salaires attribués à l'élève/étudiant occupé pendant les vacances scolaires sont exemptés d’imposition s'ils ne dépassent pas 14 euros par heure. Dans ce cas, l’élève/étudiant ne doit pas remettre de fiche d’impôt à l’employeur.

A cet effet, l'employeur doit faire parvenir au bureau RTS compétent  pour son siège, une demande de dispense de retenue d’impôt pour la rémunération de l'élève/étudiant. Cette demande doit être faite sur papier libre mentionnant les informations suivantes de l'élève/étudiant :

  • ses noms et prénoms;
  • son numéro d'identification national (matricule à 13 chiffres) ou, à défaut, sa date de naissance ;
  • son adresse ;
  • les dates de début et de fin du contrat ;
  • le montant de la rémunération mensuelle ou journalière.

L'employeur doit également founir une copie du certificat scolaire de l'élève/étudiant.

Si le salaire versé dépasse 14 euros de l’heure, les rémunérations versées sont soumises à la retenue à la source. L'élève/étudiant doit donc remettre une fiche de retenue d'impôt à l'employeur.

Services en ligne / Formulaires

Contrat type pour l'occupation d'élèves et d'étudiants - modèle de l'ITM

Contrat type pour l'occupation d'élèves et d'étudiants (ITM)

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Vertrag für die Anstellung von Schülern und Studierenden - Muster der ITM

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Attestation pour un emploi d'étudiant (à remplir par l'employeur) - STM

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