Saisie manuelle d’une facture ou note de crédit électronique dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession

Dernière modification le

Dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession, tous les opérateurs économiques doivent, sauf exception, transmettre leurs factures comme des factures électroniques conformes.

Une note de crédit est à considérer, d’un point de vue légal, comme une facture et est soumise aux mêmes obligations légales. Les opérateurs économiques doivent donc aussi émettre et transmettre leurs notes de crédit comme des notes de crédit électroniques conformes aux obligations légales.

Pour rappel, la législation sur les marchés publics considère comme marché public un contrat passé par écrit :

  • entre un opérateur économique et un organisme du secteur public ; et
  • qui a pour objet l’exécution de travaux, la fourniture de produits ou la prestation de services.

Donc, il s’agit aussi d’un marché public en cas de :

  • contrats qui concernent seulement des petites sommes, par exemple 1.000 euros ou même moins ; ou
  • contrats conclus via :
    • une procédure négociée (gré à gré) directement entre un organisme du secteur public et un opérateur économique sans qu’il y ait une soumission publique ; ou
    • toute autre procédure qui mettrait différents opérateurs économiques en concurrence.

Les opérateurs économiques peuvent transmettre leurs factures ou notes de crédit électroniques :

D’autres canaux de transmission que Peppol ou MyGuichet.lu ne sont pas autorisés. Il n’est donc, par exemple, pas permis de transmettre des factures ou notes de crédit électroniques conformes via e-mail.

Personnes concernées

L’utilisation de la plateforme MyGuichet.lu est utile pour les opérateurs économiques qui ne disposent pas ou pas encore d’un accès ou d’une connexion au réseau de livraison Peppol.

Les opérateurs économiques qui sont déjà connectés à Peppol :

  • peuvent l’utiliser directement pour transmettre leurs factures ou notes de crédit électroniques ; et
  • n’ont donc en principe pas besoin des solutions techniques alternatives proposées par MyGuichet.lu.

Opérateurs économiques concernés

Tout opérateur économique qui transmet une facture ou note de crédit à destination d’un pouvoir adjudicateur ou d’une entité adjudicatrice dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession.

Exclusions

Par dérogation, l’obligation d’émettre des factures ou notes de crédit électroniques ne s’applique pas aux marchés publics conclus :

  • dans le cadre de la coopération au développement ;
  • par des représentations diplomatiques ou par des consulats ;
  • dans le cadre de la participation du Luxembourg à des expositions internationales à l’étranger ; ou
  • dans le cadre de visites d’État, de visites officielles ou de visites de travail à l’étranger.

Conditions préalables

L’opérateur économique concerné, ou son mandataire, doit disposer d’un espace professionnel sur la plateforme MyGuichet.lu. Pour créer un tel espace, il a besoin d’un produit d’authentification, c’est-à-dire :

  • un produit LuxTrust ; ou
  • une carte d’identité luxembourgeoise munie d’un certificat électronique activé ; ou
  • un moyen d’identification eIDAS d’un autre pays membre de l’Union européenne (UE) ou de l’Espace économique européen (EEE).

Les opérateurs économiques qui souhaitent utiliser un moyen d’identification eIDAS d’un autre pays européen trouveront toutes les informations nécessaires sur la page d’aide dédiée à ce sujet.

À titre exceptionnel, les opérateurs économiques qui ne disposent pas ou ne peuvent pas facilement disposer d’un des produits d’authentification susmentionnés peuvent utiliser un formulaire en ligne sans authentification. Dans le cas où l’opérateur économique choisit le formulaire sans authentification, il doit saisir au tout début du formulaire un code à usage unique avant de pouvoir commencer le remplissage du formulaire. Ce code est à demander au préalable auprès du destinataire de la facture ou note de crédit électronique.

Toutefois, le formulaire avec authentification est, dans la mesure du possible, toujours à privilégier.

Le formulaire sans authentification présente nombreux désavantages. Concrètement, cela signifie pour l’opérateur économique qu’il :

  • n’a pas la possibilité :
    • d’utiliser la fonctionnalité de pré-remplissage du formulaire avec les informations renseignées dans son espace professionnel sur MyGuichet.lu ;
    • de dupliquer une facture ou note de crédit plus ancienne déjà transmise vers le même destinataire et de gagner ainsi du temps en bénéficiant d’une facture ou note de crédit déjà largement pré-remplie ;
    • de recevoir en retour dans son espace professionnel ni l’original de la facture ou note de crédit électronique conforme transmise sous forme de fichier XML, ni la copie de la facture ou note de crédit sous forme de document PDF qui reprend les données clés extraites de la facture ou note de crédit électronique conforme ;
  • doit se procurer au préalable un code à usage unique auprès du destinataire de la facture ou note de crédit électronique ;
  • doit ajouter comme pièce jointe un bon de commande (ou un autre document établissant le lien contractuel) au formulaire en ligne.

Modalités pratiques

Obligations légales

L’obligation, pour les opérateurs économiques, de transmettre des factures électroniques conformes via un des canaux autorisés (Peppol ou MyGuichet.lu) s’applique, dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession, pour tous les opérateurs économiques depuis le 18 mars 2023.

Une note de crédit est à considérer, d’un point de vue légal, comme une facture et est soumise aux mêmes obligations légales. Les opérateurs économiques doivent donc aussi émettre et transmettre leurs notes de crédit comme des notes de crédit électroniques conformes aux obligations légales.

Saisie manuelle d’une facture ou note de crédit via MyGuichet.lu

L’opérateur économique, ou son mandataire, complète en ligne le formulaire de saisie sur la plateforme MyGuichet.lu. Les liens vers les formulaires sont disponibles sous "Services en ligne et formulaires" en bas de cette page.

Après avoir saisi manuellement les éléments constitutifs d’une facture ou note de crédit dans les champs du formulaire, il peut ensuite transmettre ces données au destinataire de la facture ou note de crédit.

Dans le cas où l’opérateur économique choisit le formulaire sans authentification, il doit saisir au tout début du formulaire un code à usage unique avant de pouvoir commencer le remplissage du formulaire. Ce code est à demander au préalable auprès du destinataire de la facture ou note de crédit électronique.

Outre les informations relatives à l’émetteur et au destinataire de la facture ou note de crédit électronique, les éléments suivants doivent être saisis :

  • pour la facture électronique :
    • le contenu de la facture, notamment :
      • les informations clés sur la facture (numéro de la facture, date d’émission, etc.) ; et
        • les modalités de paiement (date d’échéance, référence à indiquer lors du paiement, etc.) ;
    • une ou plusieurs ligne(s) de facturation qui comprennent des informations liées à un article ou un taux de TVA spécifique.
  • pour la note de crédit électronique :
    • le contenu de la note de crédit, notamment :
      • les informations clés sur la note de crédit (numéro de la note de crédit, référence vers la facture initiale, date d’émission, etc.) ;
    • une ou plusieurs ligne(s) de notes de crédit qui indiquent les informations sur la somme créditée.

À la fin du formulaire, un calcul automatique du montant à payer ou du montant crédité est effectué en fonction des lignes de facturation ou de notes de crédit saisies.

Après avoir confirmé la saisie, l’opérateur économique, ou son mandataire, transmet les données fournies via le formulaire de saisie.

Pour les factures électroniques, un tutoriel est également disponible afin de guider les opérateurs économiques pas à pas dans la saisie du formulaire en ligne.

Pièces jointes

Formulaire avec authentification

Après avoir confirmé la saisie et avant de transmettre la facture ou note de crédit électronique, l’opérateur économique, ou son mandataire, peut joindre facultativement des pièces, telles que :

  • des plans ;
  • des relevés de temps (timesheets) ;
  • d’autres pièces qui expliquent le contenu de la facture ou note de crédit ; ou
  • tout autre pièce qui lui semble opportune.

Formulaire sans authentification

Les pièces facultatives susmentionnées peuvent être jointes au formulaire sans authentification.

Cependant, il est obligatoire de joindre au formulaire sans authentification un bon de commande (ou un autre document établissant le lien contractuel) reçu au préalable de l’organisme du secteur public destinataire de la facture ou note de crédit en question.

Ces pièces jointes peuvent seulement être soumises au format PDF et ne doivent pas dépasser une taille maximale de 15 Mo par pièce jointe.

Traitement de la facture ou note de crédit

Une fois le formulaire transmis, un e-mail automatique est envoyé pour confirmer que la démarche électronique a été transmise à l’administration concernée.

Cela signifie uniquement que les données fournies dans le formulaire ont d’abord été transmis au back office responsable du traitement de ces données, géré par le ministère de la Digitalisation. Cela ne signifie toutefois pas que ces données (c’est-à-dire la facture ou note de crédit électronique) ont déjà été transmises au destinataire final de la facture ou note de crédit.

Ce n’est qu’après le traitement dans ce back office que les données sont ensuite transmises sous forme de facture ou note de crédit électronique à l’organisme du secteur public destinataire.

Lors du traitement en back office, 2 cas de figure peuvent se présenter :

  • si la facture ou note de crédit électronique a été transmise avec succès vers le destinataire final, l’utilisateur reçoit 3 messages dans son espace professionnel :
    • le 1er confirme que la facture ou note de crédit électronique a bien été transmise avec succès au destinataire final ;
    • le 2e contient l’original de la facture ou note de crédit électronique conforme transmise sous forme de fichier XML qui est le seul fichier qui fait foi d’un point de vue légal ; et
    • le 3e contient une copie de la facture ou note de crédit sous forme de document PDF qui reprend les données clés extraites de la facture ou note de crédit électronique conforme.
  • si la facture ou note de crédit électronique n’a pas pu être transmise, pour une raison ou une autre, au destinataire final, un message d’erreur indiquant qu’il n’était pas possible de transmettre la facture ou note de crédit électronique au destinataire final est adressé à l’utilisateur.

Les messages sont toujours envoyés dans la rubrique "Mes communications" de l’espace professionnel sur MyGuichet.lu. Ils peuvent également être consultés dans l’onglet "Message" au niveau de la démarche respective.

Aides et assistance pour les entreprises

Dans le cadre de la mise en place de l’obligation d’émettre et de transmettre des factures électroniques dans le cadre des marchés publics et des contrats de concession, les petites et très petites entreprises peuvent, sous conditions, bénéficier :

Bon à savoir

Afin de guider les entreprises dans la facturation électronique, de nombreux supports d’information sont mis à leur disposition.

Questions sur la facturation électronique en général

Le site e-facturation.lu est le point d’accès étatique à toutes les informations disponibles sur la facturation électronique au Luxembourg. Vous y trouvez des liens vers des dossiers thématiques, mais également des guides pratiques et des foires aux questions.

Questions sur MyGuichet.lu et ses fonctionnalités (non spécifiques à la facturation électronique)

Pour toute question concernant MyGuichet.lu et ses fonctionnalités (par exemple la connexion avec un produit d’authentification, la création d’un espace professionnel, le formulaire en ligne, etc.) qui ne sont pas spécifiques à la facturation électronique, vous pouvez :

Tutoriels

Services en ligne et formulaires

Services en ligne

Organismes de contact

Helpline eFacturation

House of Entrepreneurship

Service eHandwierk de la Chambre des Métiers Luxembourg

Ministère de la Digitalisation

Démarches et liens associés

Démarches

Participation à un marché public Consultation des avis de marchés publics Transmission d'une facture électronique déjà conforme dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession SME Packages - Digital

Liens

Informations complémentaires

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