Participation à un marché public

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Les marchés publics sont précédés, sauf exceptions, du recours au libre jeu de la concurrence moyennant publication des avis de marché sur le portail des marchés publics.

L’élaboration du dossier de soumission suivie de la remise de l’offre constituent des étapes décisives dans les différentes procédures de passation des marchés publics.

Le marché n’est pas automatiquement adjugé à l’entreprise (le soumissionnaire) ayant présenté l’offre la moins chère. Au cours de la procédure, le pouvoir adjudicateur (l’État, les communes, les établissements publics ou les syndicats de communes) tient compte de critères de sélection et d’attribution bien précis.

Il existe des taux horaires d'orientation spécifiques (Pdf, 96 Ko) pour les travaux d'architecture et d'ingénierie en régie pour le secteur public.

Personnes concernées

Tout opérateur économique peut élaborer un dossier de soumission pour ensuite remettre une offre dans le cadre de la procédure de passation, à savoir :

  • toute personne physique ou morale ; ou
  • toute entité publique ; ou
  • tout groupement de personnes ;

qui répond aux conditions énoncées dans le cahier des charges d’un marché public.

L’entreprise peut opter pour différents modes de passation des marchés publics :

  • par corps de métier (par profession) ;
  • par lot ;
  • par entreprise générale.

Conditions préalables

Les conditions à remplir pour soumettre une offre sont détaillées dans le cahier spécial des charges joint à l’avis de marché ou transmis à l’entreprise (procédures sans avis). Y figurent notamment :

  • les critères d’adjudication, leur pondération et la méthode de notation des points ;
  • le délai d’exécution ;
  • les pénalités de retard ;
  • la description technique des variantes ;
  • les assurances à contracter.

Démarches préalables

Une fois que l’entreprise a identifié un marché potentiellement intéressant ou qu'elle a été contactée directement par un pouvoir adjudicateur pour remettre une offre, elle doit notamment vérifier :

  • si les moyens (humains, techniques, financiers, etc.) dont elle dispose sont en adéquation avec les prestations à fournir ;
  • si les délais imposés peuvent être respectés.

Délais

Pour être éligible, l’entreprise doit impérativement respecter les délais de remise des candidatures/offres.

Attention : c’est la date d’arrivée du courrier qui importe et non la date d’envoi. Il faut donc tenir compte des délais postaux.

Modalités pratiques

Types de procédures

Il existe plusieurs types de procédures de passation des marchés publics :

Élaboration du dossier de soumission

L’entreprise doit respecter à la lettre les exigences fixées par le cahier des charges. Ce document définit :

  • la prestation/fourniture à assurer ; et
  • les modalités de remise de l’offre ; et
  • les documents exigés par le pouvoir adjudicateur.

Tout dossier qui ne respecte pas les exigences du cahier des charges est irrecevable.

Néanmoins, le rejet des offres étant motivé, toute entreprise qui s’estime lésée peut introduire un recours.

Le dossier de soumission permet notamment à l’entreprise :

  • de présenter l’entreprise ou les membres du groupement d’entreprises ;
  • de faire valoir son expérience ;
  • d’indiquer ses moyens et garanties financières dont elle dispose ;
  • de mettre en avant les atouts qui la distinguent de ses concurrents ;
  • de définir son projet.

L’entreprise peut, dans des délais raisonnables, adresser des questions au pouvoir adjudicateur concernant le marché. Les réponses sont adressées à tous les participants à la procédure.

Remise du dossier de soumission

Le dossier est remis :

  • sous forme électronique en passant par le portail des marchés public ; ou
  • en mains propres contre récépissé ou par lettre recommandée avec accusé de réception si l’adjudicateur l’autorise. 

Pour tous les marchés au-dessus du seuil européen : la forme électronique en passant par le portail des marchés publics est obligatoire.

Pièces justificatives

En fonction de la procédure, l’entreprise doit prouver qu’elle est en règle avec ses obligations en joignant à son offre :

Le cas échéant, les sous-traitants nationaux et étrangers doivent également produire ces attestations.

Bon à savoir

Factures électroniques

Émission et transmissions

À partir du 18 mai 2022, dans le cadre d’un marché public, les opérateurs économiques doivent émettre et transmettre leurs factures sous forme de facture électronique conforme :

  • à la norme européenne la plus récente ; et
  • à une des 2 syntaxes suivantes :
    • XML UBL (Universal Business Language : langage d'affaire universel) défini dans la norme ISO/IEC 19845:2015 et maintenu par l'organisme sans but lucratif OASIS Open ;
    • XML UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice) élaboré par le CEFACT-ONU, tel que spécifié dans les schémas XML 16B (SCRDM — CII).

Cependant, cette obligation n’entre en vigueur qu’à partir :

  • 18 octobre 2022 pour les opérateurs économiques qui ne dépassent pas, à la date de clôture du bilan de l’année 2019, les limites chiffrées d’au moins 2 des 3 critères suivants :
    • total du bilan : 20 millions d’euros ;
    • montant net du chiffre d’affaires : 40 millions d’euros ;
    • nombre de membres du personnels employé à plein temps et en moyenne au cours de l’exercice : 250 ;
  • 18 mars 2023 pour les opérateurs économiques qui ne dépassent pas, à la date de clôture du bilan de l’année 2019, les limites chiffrées d’au moins 2 des 3 critères suivants :
    • total du bilan : 4,4 millions d’euros ;
    • montant net du chiffre d’affaires : 8,8 millions d’euros ;
    • nombre de membres du personnels employé à plein temps et en moyenne au cours de l’exercice : 50.

Cette obligation ne s’applique pas aux marchés publics conclus :

  • dans le cadre de la coopération au développement ;
  • par des représentations diplomatiques ou par des consulats ;
  • dans le cadre de la participation du Luxembourg à des expositions internationales à l’étranger ;
  • dans le cadre de visites d’État, de visites officielles ou de visites de travail à l’étranger.
Utilisation du réseau Peppol

Les pouvoirs adjudicateurs et entités adjudicatrices doivent utiliser, pour la réception automatisée de factures électroniques, le réseau de livraison commun européen Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine). Ce réseau permet également l’émission et la transmission automatisée de factures électroniques.

Un opérateur économique dispose de plusieurs options pour se rendre apte à émettre et transmettre des factures électroniques conformes via Peppol :

  • louer un point d'accès Peppol auprès d’un des nombreux prestataires de services spécialisés déjà actifs dans le domaine ;
  • mettre en place lui-même un propre point d'accès Peppol : pour les organismes d’une certaine taille qui disposent :
    • d’un propre service informatique expérimenté ; et
    • de suffisamment de ressources ;
  • utiliser un des logiciels de facturation ou de comptabilité (ERP) qui permettent par défaut l'envoi de factures conformes via Peppol.

Remarque : avant que l’obligation de facturer électroniquement soit applicable aux opérateurs économiques, des formulaires en ligne seront mis à leur disposition. Dès lors, les opérateurs économiques, qui n’utilisent pas encore le réseau Peppol, pourront émettre et transmettre leurs factures électroniques. Ces formulaires permettront :

  • soit de saisir manuellement dans les champs du formulaire les éléments constitutifs d’une facture électronique et de soumettre ce formulaire dûment rempli ; ou
  • soit de télécharger une facture électronique conforme et de soumettre ce formulaire dûment rempli.

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