Manuelle Eingabe einer elektronischen Rechnung oder Gutschrift im Rahmen eines öffentlichen Auftrags oder eines Konzessionsvertrags

Zum letzten Mal aktualisiert am

Im Rahmen eines öffentlichen Auftrags oder eines Konzessionsvertrags müssen alle Wirtschaftsteilnehmer, von Ausnahmen abgesehen, ihre Rechnungen als konforme elektronische Rechnungen übermitteln:

Eine Gutschrift gilt aus rechtlicher Sicht als Rechnung und unterliegt somit den gleichen gesetzlichen Auflagen. Die Wirtschaftsteilnehmer müssen demnach ihre Gutschriften ebenfalls als den gesetzlichen Auflagen entsprechende elektronische Gutschriften ausstellen und übermitteln.

Zur Erinnerung: Die Gesetzgebung über die öffentliche Auftragsvergabe erachtet als öffentlichen Auftrag einen schriftlichen Vertrag:

  • zwischen einem Wirtschaftsteilnehmer und einer öffentlichen Stelle; und
  • über die Ausführung von Bauleistungen, die Lieferung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen.

Demnach handelt es sich auch in folgenden Fällen um einen öffentlichen Auftrag:

  • Verträge über kleinere Beträge, beispielsweise 1.000 Euro oder sogar weniger; oder
  • Verträge, die abgeschlossen werden im Wege:
    • eines Verhandlungsverfahrens (freihändige Vergabe) direkt zwischen einer öffentlichen Stelle und einem Wirtschaftsteilnehmer ohne vorherige öffentliche Ausschreibung; oder
    • eines sonstigen Verfahrens, bei dem verschiedene Wirtschaftsteilnehmer zueinander in Konkurrenz stehen würden.

Die Wirtschaftsteilnehmer können ihre elektronischen Rechnungen oder Gutschriften wie folgt übermitteln:

Andere Übermittlungskanäle als Peppol oder MyGuichet.lu sind nicht zulässig. Es ist beispielsweise nicht gestattet, konforme elektronische Rechnungen oder Gutschriften per E-Mail zu übermitteln.

Betroffene Personen

Die Benutzung der Plattform MyGuichet.lu bietet sich an für Wirtschaftsteilnehmer, die nicht oder noch nicht über einen Zugang oder eine Verbindung zum Liefernetzwerk Peppol verfügen.

Wirtschaftsteilnehmer, die bereits über einen Zugang zu Peppol verfügen:

  • können Letzteres direkt nutzen, um ihre elektronischen Rechnungen oder Gutschriften zu übermitteln; und
  • benötigen die von MyGuichet.lu angebotenen technischen Alternativlösungen demnach im Grunde nicht.

Betroffene Wirtschaftsteilnehmer

Alle Wirtschaftsteilnehmer, die im Rahmen eines öffentlichen Auftrags oder eines Konzessionsvertrags eine Rechnung oder Gutschrift an einen öffentlichen Auftraggeber übermitteln.

Ausschluss

Ausnahmsweise gilt die Pflicht zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen oder Gutschriften nicht für öffentliche Aufträge, die abgeschlossen wurden:

  • im Rahmen der Entwicklungszusammenarbeit;
  • durch diplomatische Vertretungen oder durch Konsulate;
  • im Rahmen der Teilnahme Luxemburgs an internationalen Ausstellungen im Ausland; oder
  • im Rahmen von Staatsbesuchen, offiziellen Besuchen oder Arbeitsbesuchen im Ausland.

Voraussetzungen

Betroffene Wirtschaftsteilnehmer oder deren Bevollmächtigte müssen über einen beruflichen Bereich auf der Plattform MyGuichet.lu verfügen. Um solch einen Bereich zu erstellen, benötigen sie ein Authentisierungsmittel, das heißt:

  • ein LuxTrust-Produkt; oder
  • einen luxemburgischen Personalausweis mit einem aktivierten elektronischen Zertifikat; oder
  • ein eIDAS-Identifizierungsmittel aus einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR).

Wirtschaftsteilnehmer, die ein eIDAS-Identifizierungsmittel aus einem anderen europäischen Land verwenden möchten, finden alle notwendigen Informationen auf der Hilfe-Seite zu diesem Thema.

Ausnahmsweise können Wirtschaftsteilnehmer, die nicht bzw. nicht ohne Weiteres über eines der vorgenannten Authentisierungsmittel verfügen bzw. verfügen können, ein Online-Formular ohne Authentifizierung verwenden. Wählt ein Wirtschaftsteilnehmer das Formular ohne Authentifizierung, muss er ganz zu Beginn des Formulars einen Einmalcode eingeben, bevor er mit dem Ausfüllen des Formulars beginnen kann. Dieser Code muss im Vorfeld beim Empfänger der elektronischen Rechnung oder Gutschrift beantragt werden.

Allerdings sollte das Formular mit Authentifizierung wenn möglich stets die erste Wahl sein.

Das Formular ohne Authentifizierung weist zahlreiche Nachteile auf. Konkret bedeutet dies für den Wirtschaftsteilnehmer, dass er:

  • nicht die Möglichkeit hat:
    • die Vorausfüllfunktion des Formulars mit den in seinem beruflichen Bereich auf MyGuichet.lu angegebenen Informationen zu nutzen;
    • eine ältere Rechnung oder Gutschrift, die bereits an denselben Empfänger übermittelt wurde, zu kopieren und so Zeit zu gewinnen, da die Rechnung oder Gutschrift dann bereits weitgehend vorausgefüllt ist;
    • das Original der in Form einer XML-Datei übermittelten, konformen elektronischen Rechnung oder Gutschrift bzw. die Kopie der Rechnung oder Gutschrift als PDF-Dokument mit den wichtigsten Angaben aus der konformen elektronischen Rechnung oder Gutschrift in seinem beruflichen Bereich zu erhalten;
  • im Vorfeld einen Einmalcode beim Empfänger der elektronischen Rechnung oder Gutschrift anfragen muss;
  • den Bestellschein (oder ein anderes Dokument als Nachweis für die vertragliche Beziehung) als Anlage zum Online-Formular hinzufügen muss.

Vorgehensweise und Details

Gesetzliche Pflichten

Die Pflicht für Wirtschaftsteilnehmer, konforme elektronische Rechnungen über einen der zulässigen Kanäle (Peppol oder MyGuichet.lu) zu übermitteln, gilt im Rahmen eines öffentlichen Auftrags oder eines Konzessionsvertrags seit dem 18. März 2023 für alle Wirtschaftsteilnehmer.

Eine Gutschrift gilt aus rechtlicher Sicht als Rechnung und unterliegt somit den gleichen gesetzlichen Auflagen. Die Wirtschaftsteilnehmer müssen demnach ihre Gutschriften ebenfalls als den gesetzlichen Auflagen entsprechende elektronische Gutschriften ausstellen und übermitteln.

Manuelle Eingabe einer Rechnung oder Gutschrift über MyGuichet.lu

Der Wirtschaftsteilnehmer oder sein Bevollmächtigter füllt das Eingabeformular auf der Plattform MyGuichet.lu online aus. Die Links zu den Formularen sind unter „Online-Dienste und Formulare“ am Ende dieser Seite zu finden.

Nach der manuellen Eingabe der einzelnen Bestandteile der Rechnung oder Gutschrift in den Feldern des Formulars kann er anschließend diese Daten an den Empfänger der Rechnung oder Gutschrift übermitteln.

Wählt ein Wirtschaftsteilnehmer das Formular ohne Authentifizierung, muss er ganz zu Beginn des Formulars einen Einmalcode eingeben, bevor er mit dem Ausfüllen des Formulars beginnen kann. Dieser Code muss im Vorfeld beim Empfänger der elektronischen Rechnung oder Gutschrift beantragt werden.

Neben den Informationen zum Aussteller und Empfänger der elektronischen Rechnung oder Gutschrift müssen folgende Daten eingegeben werden:

  • im Falle der elektronischen Rechnung:
    • der Inhalt der Rechnung, insbesondere:
      • wesentliche Informationen auf der Rechnung (Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum usw.); und
        • Zahlungsmodalitäten (Fälligkeitsdatum, bei der Zahlung anzugebender Verwendungszweck usw.);
    • eine oder mehrere Rechnungszeilen mit den Informationen über einen Artikel oder einen speziellen MwSt.-Satz.
  • im Falle der elektronischen Gutschrift:
    • der Inhalt der Gutschrift, insbesondere:
      • wesentliche Informationen auf der Gutschrift (Nummer der Gutschrift, Verweis auf die ursprüngliche Rechnung, Ausstellungsdatum usw.);
    • eine oder mehrere Zeilen auf der Gutschrift mit den Informationen über den gutgeschriebenen Betrag.

Am Ende des Formulars erfolgt eine automatische Berechnung des zu zahlenden oder des gutgeschriebenen Betrags entsprechend den eingegebenen Rechnungs- oder Gutschriftzeilen.

Nach Bestätigung der Eingabe übermittelt der Wirtschaftsteilnehmer oder sein Bevollmächtigter die über das Eingabeformular bereitgestellten Daten.

Belege

Formular mit Authentifizierung

Nach Bestätigung der Eingabe und vor Übermittlung der elektronischen Rechnung oder Gutschrift kann der Wirtschaftsteilnehmer oder sein Bevollmächtigter optional Belege beifügen, zum Beispiel:

  • Pläne;
  • Stundenzettel (Timesheets);
  • sonstige Belege zur Erläuterung des Inhalts der Rechnung oder Gutschrift; oder
  • jeden weiteren ihm nützlich erscheinenden Beleg.

Formular ohne Authentifizierung

Die vorgenannten optionalen Belege können dem Formular ohne Authentifizierung beigefügt werden.

Dem Formular ohne Authentifizierung muss jedoch ein Bestellschein (oder ein anderes Dokument als Nachweis für die vertragliche Beziehung) beigefügt werden, der im Vorfeld von der öffentlichen Einrichtung als Empfänger dieser Rechnung oder Gutschrift erhalten wurde.

Diese Anhänge müssen im PDF-Format eingereicht werden und dürfen nicht größer als 15 MB pro Anhang sein.

Bearbeitung der Rechnung oder Gutschrift

Sobald das Formular übermittelt wurde, wird eine automatische E-Mail versandt, um zu bestätigen, dass der elektronische Vorgang der entsprechenden Stelle übermittelt worden ist.

Dies bedeutet lediglich, dass die im Formular bereitgestellten Daten zunächst dem für die Verarbeitung dieser Daten verantwortlichen Backoffice, das dem Ministerium für Digitalisierung untersteht, übermittelt worden sind. Das heißt allerdings nicht, dass diese Daten (das heißt die elektronische Rechnung oder Gutschrift) bereits dem Endempfänger der Rechnung oder Gutschrift zugegangen sind.

Erst nach der Verarbeitung in diesem Backoffice werden die Daten anschließend in Form der elektronischen Rechnung oder Gutschrift an die empfangende öffentliche Stelle übermittelt.

Bei der Verarbeitung im Backoffice gibt es 2 Möglichkeiten:

  • Wurde die elektronische Rechnung oder Gutschrift erfolgreich an den Empfänger übermittelt, erhält der Nutzer 3 Nachrichten in seinem beruflichen Bereich:
    • Die 1. bestätigt, dass die elektronische Rechnung oder Gutschrift erfolgreich an den Endempfänger übermittelt worden ist;
    • die 2. enthält das Original der konformen elektronischen Rechnung oder Gutschrift, die als XML-Datei übermittelt wurde und als einzige Datei aus rechtlicher Sicht maßgebend ist; und
    • die 3. beinhaltet eine Kopie der Rechnung oder Gutschrift in Form eines PDF-Dokuments mit den wichtigsten Daten aus der konformen elektronischen Rechnung oder Gutschrift.
  • Konnte die elektronische Rechnung oder Gutschrift aus dem ein oder anderen Grund nicht an den Endempfänger übermittelt werden, erhält der Nutzer eine Fehlermeldung, aus der hervorgeht, dass die Übermittlung der elektronischen Rechnung oder Gutschrift an den Endempfänger nicht möglich war.

Die Nachrichten werden stets in die Rubrik „Meine Mitteilungen“ des beruflichen Bereichs auf MyGuichet.lu versandt. Sie können auch unter „Nachrichten“ des jeweiligen Vorgangs aufgerufen werden.

Hilfe und Unterstützung für die Unternehmen

Im Rahmen der Einführung der Pflicht zur Ausstellung und Übermittlung elektronischer Rechnungen im Rahmen öffentlicher Aufträge oder Konzessionsverträge haben kleine und sehr kleine Unternehmen unter gewissen Bedingungen Anspruch auf:

Gut zu wissen

Um die Unternehmen bei der elektronischen Rechnungsstellung zu leiten, werden ihnen zahlreiche Informationsträger zur Verfügung gestellt.

Fragen zur elektronischen Rechnungsstellung im Allgemeinen

Die Website e-facturation.lu ist der staatliche Zugangspunkt zu allen über die elektronische Rechnungsstellung in Luxemburg verfügbaren Informationen. Dort finden Sie sowohl Links zu thematischen Dossiers als auch zu praktischen Leitfäden und häufig gestellten Fragen.

Fragen zu MyGuichet.lu und den entsprechenden Funktionen (nicht unbedingt bezogen auf die elektronische Rechnungsstellung)

Für alle Fragen zu MyGuichet.lu und den entsprechenden Funktionen (beispielsweise die Verbindung mit einem Authentisierungsmittel, die Einrichtung eines beruflichen Bereichs, das Online-Formular usw.), die nicht unbedingt mit der elektronischen Rechnungsstellung zusammenhängen, können Sie:

Tutorials

Online-Dienste und Formulare

Online-Dienste

Manuelle Eingabe einer elektronischen Rechnung (Formular mit Authentifizierung)

Formular mit Authentifizierung – erfordert eine Authentisierung anhand eines LuxTrust-Produkts, eines luxemburgischen Personalausweises mit einem aktivierten elektronischen Zertifikat oder anhand eines anderen eIDAS-Identifizierungsmittels

Andere Sprache(n)

Manuelle Eingabe einer elektronischen Rechnung (Formular ohne Authentifizierung)

Formular ohne Authentifizierung – erfordert die Eingabe eines Einmal-Codes, der im Vorfeld beim Empfänger der elektronischen Rechnung beantragt werden muss (nur zu verwenden, wenn Sie nicht über eines der zahlreichen von MyGuichet.lu akzeptierten in- oder ausländischen Authentisierungsmittel verfügen)

Andere Sprache(n)

Manuelle Eingabe einer Gutschrift (Formular mit Authentifizierung)

Formular mit Authentifizierung – erfordert eine Authentisierung anhand eines LuxTrust-Produkts, eines luxemburgischen Personalausweises mit einem aktivierten elektronischen Zertifikat oder anhand eines anderen eIDAS-Identifizierungsmittels

Andere Sprache(n)

Manuelle Eingabe einer Gutschrift (Formular ohne Authentifizierung)

Formular ohne Authentifizierung – erfordert die Eingabe eines Einmal-Codes, der im Vorfeld beim Empfänger der elektronischen Rechnung beantragt werden muss (nur zu verwenden, wenn Sie nicht über eines der zahlreichen von MyGuichet.lu akzeptierten in- oder ausländischen Authentisierungsmittel verfügen)

Andere Sprache(n)

Zuständige Kontaktstellen

Helpline elektronische Rechnungstellung

House of Entrepreneurship

Abteilung eHandwierk der Handwerkskammer Luxemburg

Ministerium für Digitalisierung

Verwandte Vorgänge und Links

Vorgänge

Teilnahme an einem öffentlichen Auftrag Durchsicht von Bekanntmachungen öffentlicher Aufträge Übermittlung einer bereits konformen elektronischen Rechnung oder Gutschrift im Rahmen eines öffentlichen Auftrags oder eines Konzessionsvertrags SME Packages - Digital

Links

Weitere Informationen

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