Déclaration de fiducie ou de trust

Dernière modification le 16.07.2020

Les trustee et fiduciaires doivent déclarer certaines informations sur les bénéficiaires effectifs de tout trust et fiducie.

Pour ce faire, un registre des trust et fiducies a été créé afin de permettre une mise à disposition des informations déclarées par les trust et fiducies dans les conditions fixées par la loi.

Ce registre est établi auprès de l'Administration de l’Enregistrement, des Domaines et de la TVA (AED).

Les informations qui sont inscrites au registre doivent être adéquates, exactes et actuelles. En conséquence, les fiduciaires et trustee doivent non seulement déclarer ces informations mais également les mettre à jour.

Les déclarations, modifications et retraits d’informations sur le registre des fiducies se font en ligne via MyGuichet.lu.

L’accès au registre des trust et fiducies se fait par voie électronique.

Personnes concernées

L’obligation d’inscription au registre se décline en plusieurs cas de figure :

  • toute fiducie ou tout trust exprès dont un fiduciaire ou un trustee est établi ou réside au Luxembourg est inscrit dans le registre des trusts et fiducies ;
  • lorsque les différents fiduciaires ou trustee d’un acte de fiducie ou de trust sont établis ou résident dans différents Etats-membres, est à présenter par le fiduciaire ou le trustee établi ou résidant au Luxembourg une attestation à l’AED, une attestation de l’enregistrement ou d’un extrait des informations sur les bénéficiaires effectifs conservées dans un registre tenu par un Etat-membre ;
  • toute fiducie et trust exprès dont les fiduciaires ou trustee ne sont ni établis au Luxembourg, ni dans une autre Etat-membre, l’inscription au registre luxembourgeois est à faire lorsque le fiduciaire ou trustee, au nom de la fiducie ou du trust, noue une relation d’affaire au Luxembourg avec un professionnel ou acquiert un bien immobilier situé au Luxembourg ;
  • lorsque le fiduciaire ou trustee au nom de la fiducie ou du trust, noue de multiples relations d’affaire dans différents Etats-membres, est à présenter par le fiduciaire ou le trustee établi ou résidant au Luxembourg, une attestation à l’AED, une attestation de l’enregistrement ou d’un extrait des informations sur les bénéficiaires effectifs conservées dans un registre tenu par un Etat-membre.

Démarches préalables

Informations concernant la fiducie et le trust à fournir lors de l’inscription au registre

Il s’agit des informations suivantes :

  • numéro d’immatriculation ;
  • dénomination de la fiducie ou du trust exprès ;
  • la date de conclusion de la fiducie ou du trust exprès ;
  • les informations d’identification pour chaque bénéficiaire effectif de la fiducie ou du trust ;
  • les informations quant à la détention ou possession par la fiducie ou trust d’une participation de contrôle dans une société ou autre entité juridique. Cela ne concerne pas les sociétés et entités juridiques qui doivent déclarer leurs bénéficiaires effectifs au registre des bénéficiaires effectifs (RBE).

Informations concernant les intervenants à l’acte de fiducie ou de trust à fournir lors de l’inscription au registre

Qui identifier?

Les intervenants suivants doivent être identifiés :

  • constituant(s) ;
  • trustee(s) ou fiduciaire(s) ;
  • protecteur(s) ;
  • bénéficiaire(s) ou catégorie de bénéficiaire(s) ;
  • toute personne exerçant un contrôle effectif sur le trust ou la fiducie.

Quelles informations d’identification ?

Personne physique

Les informations requises pour une personne physique sont :

  • nom ;
  • prénoms ;
  • nationalités ;
  • jour, mois, année de naissance ;
  • lieu de naissance ;
  • pays de résidence ;
  • adresse privée ou professionnelle ;
  • numéro d’identification au RNPP / numéro d’identification étranger ;
  • nature de l’implication de la personne concernée dans la fiducie ou dans le trust et l’étendue des intérêts effectifs détenus ( en %) ;
  • description des caractéristiques ou de la catégorie désignant le(s) bénéficiaire(s) effectif(s).
Personne morale

Les informations requises pour une personne morale (PM) sont :

  • dénomination (abréviation et enseigne commerciale utilisée) ;
  • adresse précise du siège de la personne morale ;
  • si la PM est immatriculée au Registre de Commerce et des Sociétés de Luxembourg (RCS) : son numéro d’immatriculation ;
  • si la PM n’est pas immatriculée au RCS de Luxembourg : nom du registre étranger auprès duquel la PM est immatriculée et le numéro d’immatriculation ;
  • nature de l’implication de la personne concernée dans la fiducie ou dans le trust et l’étendue des intérêts effectifs détenus (en %) ;
  • description des caractéristiques ou de la catégorie désignant le(s) bénéficiaire(s) effectif(s).

Lorsque les bénéficiaires de la fiducie sont désignés par caractéristiques ou par catégorie, l’inscription :

  • précise que les bénéficiaires sont désignés par caractéristiques ou par catégorie ;
  • fournit une description de ces caractéristiques ou de cette catégorie.
Exemple :  Une fiducie ou un trust peut avoir des bénéficiaires qui ne sont pas déterminés mais leur catégorie doit être claire : par exemple, les descendants à naître de Monsieur Z.
La manière dont la catégorie est identifiée doit être connue afin d'identifier la personne physique lorsque ses droits sont connus et acquis.
Lorsque l’identification d’un ou de plusieurs bénéficiaires effectifs ne s’avère pas encore possible, le déclarant doit renseigner la catégorie de personnes (p.ex descendants à naître) dans l'intérêt principal de laquelle la construction ou l'entité juridique a été constituée ou opère.
La catégorie de bénéficiaire effectif ne peut se substituer à l’obligation d’identification du/des bénéficiaires effectifs lorsque celui-ci/ceux-ci est/sont clairement désignés.

Délais

Les informations et les modifications doivent être inscrites au plus tard dans le mois de l’évènement, à savoir :

  • la conclusion de l’acte (fiducie ou trust), ou ;
  • la modification de l’acte (fiducie ou trust).

Dans ce même délai, les fiduciaires et trustee informent par voie électronique l’AED de la fin du contrat ou de la cessation des conditions rendant l’inscription obligatoire.

Les mises à jour des informations déclarées doivent être faites dans le mois de l’évènement qui les rendent nécessaires.

En cas de refus de la demande d’inscription, le requérant dispose d’un délai de 15 jours à compter de la date de refus pour se conformer.

Coûts

Pour les personnes démontrant un intérêt légitime d’accès au registre, selon les conditions prévues par la loi, la consultation des informations du registre est conditionnée par le paiement d’une redevance.

Modalités pratiques

Introduction de la demande

Le requérant adresse une demande d’inscription, de modification ou de retrait au registre des trust et des fiducies via MyGuichet.lu.

Si le nombre de bénéficiaires à déclarer est :

  • inférieur ou égal à 10 : la démarche est à faire manuellement via MyGuichet.lu ;
  • supérieur à 10 : un fichier XML doit être utilisé pour faire la démarche.

Les informations doivent être exactes et actuelles.

Toute demande incomplète ou non-conforme aux dispositions légales et règlementaires est refusée.

Pièces justificatives

Le fiduciaire ou le trustee établi ou résidant au Luxembourg soumet à l’AED une attestation de l’enregistrement ou d’un extrait des informations sur les bénéficiaires effectifs conservées dans un registre tenu par un autre Etat-membre lorsque :

  • les différents fiduciaires ou trustee d’une fiducie ou d’un trust exprès sont établis ou résident dans différents Etats-membres de l’Union européenne ;
  • le fiduciaire ou trustee au nom de la fiducie ou du trust exprès, noue de multiples relations d’affaire dans différents Etats-membres.
Après le dépôt de l’inscription et si nécessaire, l’AED peut demander au requérant la communication de pièces justificatives.

Inscription

La fiducie ou le trust inscrit au registre des trust et des fiducies se voit attribuer un numéro d’immatriculation unique.

L’AED est chargée de la sauvegarde, de la gestion administrative et de la mise à disposition des informations inscrites sur les trust et fiducies.

Refus

En cas de refus de la demande d’inscription, le requérant régularise sa demande d’inscription en :

  • complétant ses informations ;
  • modifiant ses informations ;
  • introduisant les pièces justificatives requises.

Délai de conservation

L’inscription et les informations sont conservées par le registre des trust et des fiducies pendant 5 ans après :

  • la fin de la fiducie ou du trust exprès ;
  • la cessation de l’implication de la personne concernée dans la fiducie ou le trust.

Obligation des trustee/ des fiduciaires

Les trustee et fiduciaires doivent obtenir et conserver les informations sur les différents acteurs intervenant dans la fiducie ou le trust exprès.

Toutes les informations doivent être :

  • adéquates, exactes et actuelles ;
  • mises à jour dans un délai raisonnable.

Surveillance

L’AED surveille le respect des obligations à charge des fiduciaires et trustee quant à l’obtention et la conservation des informations.

A ce titre, l’AED peut notamment :

  • avoir accès à tout document sous quelque forme que ce soit ainsi qu’en recevoir ou prendre copie ;
  • demander des informations à toute personne ;
  • enjoindre les fiduciaires/trust de se conformer à leurs obligations légales.

Toute personne qui a accès aux informations du registre des trust et des fiducies doit informer sans délai l’AED dès qu’elle constate :

  • l’existence de données erronées ou le défaut de tout ou partie des données dans le registre des trust et des fiducies, ou ;
  • le défaut d’une inscription, d’une modification ou d’une cessation de fiducie ou de trust exprès.

Sanctions

Le fiduciaire ou le trustee qui ne respecte pas ses obligations peut se voir prononcer une sanction et/ou une mesure administrative, dont :

  • l’avertissement ;
  • le blâme ;
  • la déclaration publique ;
  • une amende administrative allant jusqu’à un montant maximal de 1.250.000 euros ;
  • l’injonction.

Services en ligne / Formulaires

Déclaration au registre des trust et des fiducies

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

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