Les trustees et fiduciaires doivent déclarer certaines informations sur les bénéficiaires effectifs de tout trust et fiducie.

Pour ce faire, un registre des fiducies et des trusts a été créé afin de permettre une mise à disposition des informations déclarées par les trusts et fiducies dans les conditions fixées par la loi.

Ce registre est établi auprès de l'Administration de l’Enregistrement, des Domaines et de la TVA (AED).

Les informations qui sont inscrites au registre doivent être adéquates, exactes et actuelles. En conséquence, les fiduciaires et trustees doivent non seulement déclarer ces informations mais également les mettre à jour.

Les déclarations, modifications et retraits d’informations sur le registre des fiducies et des trusts se font en ligne via MyGuichet.lu.

L’accès au registre des fiducies et des trusts se fait par voie électronique.

Personnes concernées

L’obligation d’inscription au registre se décline en plusieurs cas de figure :

• toute fiducie ou tout trust exprès dont un fiduciaire ou un trustee est établi ou réside au Luxembourg est inscrit dans le registre des fiducies et des trusts ;
• lorsque les différents fiduciaires ou trustees d’un acte de fiducie ou de trust sont établis ou résident dans différents Etats-membres, est à présenter par le fiduciaire ou le trustee établi ou résidant au Luxembourg une attestation à l’AED, une attestation de l’enregistrement ou d’un extrait des informations sur les bénéficiaires effectifs conservées dans un registre tenu par un Etat-membre ;
• toute fiducie et trust exprès dont les fiduciaires ou trustees ne sont ni établis au Luxembourg, ni dans un autre Etat-membre, l’inscription au registre luxembourgeois est à faire lorsque le fiduciaire ou trustee, au nom de la fiducie ou du trust, noue une relation d’affaire au Luxembourg avec un professionnel ou acquiert un bien immobilier situé au Luxembourg ;
• lorsque le fiduciaire ou trustee au nom de la fiducie ou du trust, noue de multiples relations d’affaire dans différents Etats-membres, est à présenter par le fiduciaire ou le trustee établi ou résidant au Luxembourg, une attestation à l’AED, une attestation de l’enregistrement ou d’un extrait des informations sur les bénéficiaires effectifs conservées dans un registre tenu par un Etat-membre.

Démarches préalables

Informations concernant la fiducie et le trust à fournir lors de l’inscription au registre

Il s’agit des informations suivantes :

• numéro d’immatriculation ;
• dénomination de la fiducie ou du trust exprès ;
• la date de conclusion de la fiducie ou du trust exprès ;
• les informations d’identification pour chaque bénéficiaire effectif de la fiducie ou du trust ;
• les informations quant à la détention ou possession par la fiducie ou le trust d’une participation de contrôle dans une société ou autre entité juridique. Cela ne concerne pas les sociétés et entités juridiques qui doivent déclarer leurs bénéficiaires effectifs au registre des bénéficiaires effectifs (RBE).

Informations concernant les intervenants à l’acte de fiducie ou de trust à fournir lors de l’inscription au registre

Qui identifier?

Les intervenants suivants doivent être identifiés :

• constituant(s) ;
• trustee(s) ou fiduciaire(s) ;
• protecteur(s) ;
• bénéficiaire(s) ou catégorie de bénéficiaire(s) ;
• toute personne exerçant un contrôle effectif sur le trust ou la fiducie.

Quelles informations d’identification ?

Personne physique

Les informations requises pour une personne physique sont :

• nom ;
• prénoms ;
• nationalités ;
• jour, mois, année de naissance ;
• lieu de naissance ;
• pays de résidence ;
• adresse privée ou professionnelle ;
• numéro d’identification au RNPP / numéro d’identification étranger ;
• nature de l’implication de la personne concernée dans la fiducie ou dans le trust et l’étendue des intérêts effectifs détenus (en %) ;
• description des caractéristiques ou de la catégorie désignant le(s) bénéficiaire(s) effectif(s).

Personne morale

Les informations requises pour une personne morale (PM) sont :

• dénomination (abréviation et enseigne commerciale utilisée) ;
• adresse précise du siège de la personne morale ;
• si la PM est immatriculée au Registre de Commerce et des Sociétés de Luxembourg (RCS) : son numéro d’immatriculation ;
• si la PM n’est pas immatriculée au RCS de Luxembourg : nom du registre étranger auprès duquel la PM est immatriculée et le numéro d’immatriculation ;
• nature de l’implication de la personne concernée dans la fiducie ou dans le trust et l’étendue des intérêts effectifs détenus (en %) ;
• description des caractéristiques ou de la catégorie désignant le(s) bénéficiaire(s) effectif(s).

Lorsque les bénéficiaires de la fiducie sont désignés par caractéristiques ou par catégorie, l’inscription :

• précise que les bénéficiaires sont désignés par caractéristiques ou par catégorie ;
• fournit une description de ces caractéristiques ou de cette catégorie.

Délais

Les informations et les modifications doivent être inscrites au plus tard dans le mois de l’évènement, à savoir :

• la conclusion de l’acte (fiducie ou trust) ; ou
  
• la modification de l’acte (fiducie ou trust).

Dans ce même délai, les fiduciaires et trustees informent par voie électronique l’AED de la fin du contrat ou de la cessation des conditions rendant l’inscription obligatoire.

Les mises à jour des informations déclarées doivent être faites dans le mois de l’évènement qui les rendent nécessaires.

En cas de refus de la demande d’inscription, le requérant dispose d’un délai de 15 jours à compter de la date de refus pour se conformer.

Coûts

Pour les personnes qui démontrent un intérêt légitime d’accès au registre, selon les conditions prévues par la loi, la consultation des informations du registre est conditionnée par le paiement d’une redevance.

Modalités pratiques

Introduction de la demande

Le requérant adresse une demande d’inscription, de modification ou de retrait au registre des fiducies et des trusts via MyGuichet.lu.

La démarche est à faire manuellement via MyGuichet.lu quel que soit le nombre de bénéficiaires à déclarer.

Les informations doivent être exactes et actuelles.

Pièces justificatives

Le fiduciaire ou le trustee établi ou qui réside au Luxembourg soumet à l’AED une attestation de l’enregistrement ou d’un extrait des informations sur les bénéficiaires effectifs conservées dans un registre tenu par un autre Etat-membre lorsque :

• les différents fiduciaires ou trustees d’une fiducie ou d’un trust exprès sont établis ou résident dans différents Etats-membres de l’Union européenne ;
• le fiduciaire ou trustee au nom de la fiducie ou du trust exprès, noue de multiples relations d’affaire dans différents Etats-membres.

Inscription

La fiducie ou le trust inscrit au registre des fiducies et des trusts se voit attribuer un numéro d’immatriculation unique.

L’AED est chargée de la sauvegarde, de la gestion administrative et de la mise à disposition des informations inscrites sur les trusts et fiducies.

Refus

En cas de refus de la demande d’inscription, le requérant régularise sa demande d’inscription. Ainsi, il doit :

• compléter ses informations ;
  
• modifier ses informations ;
• introduire les pièces justificatives requises.

Délai de conservation

L’inscription et les informations sont conservées par le registre des fiducies et des trusts pendant 5 ans après :

• la fin de la fiducie ou du trust exprès ;
• la cessation de l’implication de la personne concernée dans la fiducie ou le trust.

Obligation des trustees/ des fiduciaires

Les trustees et fiduciaires doivent obtenir et conserver les informations sur les différents acteurs intervenant dans la fiducie ou le trust exprès.

Toutes les informations doivent être :

• adéquates, exactes et actuelles ;
• mises à jour dans un délai raisonnable.

Surveillance

L’AED surveille le respect des obligations à charge des fiduciaires et trustees quant à l’obtention et la conservation des informations.

A ce titre, l’AED peut notamment :

• avoir accès à tout document sous quelque forme que ce soit ainsi qu’en recevoir ou prendre copie ;
• demander des informations à toute personne ;
• enjoindre les fiduciaires/trustees de se conformer à leurs obligations légales.

Toute personne qui a accès aux informations du registre des fiducies et des trusts doit informer sans délai l’AED dès qu’elle constate :

• l’existence de données erronées ou le défaut de tout ou partie des données dans le registre des fiducies et des trusts ; ou
  
• le défaut d’une inscription, d’une modification ou d’une cessation de fiducie ou de trust exprès.

Sanctions

Le fiduciaire ou le trustee qui ne respecte pas ses obligations peut se voir prononcer une sanction et/ou une mesure administrative, dont :

• l’avertissement ;
• le blâme ;
• la déclaration publique ;
• une amende administrative allant jusqu’à un montant maximal de 1.250.000 euros ;
• l’injonction.

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