À partir du 18 mars 2023, dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession, tous les opérateurs économiques doivent, sauf exception, émettre et transmettre leurs factures uniquement sous forme de facture électronique conforme.

Il s’agit de l’e-facturation (e-Invoicing) pour les opérations B2G ("Business to Government").

Cette obligation s'applique déjà, depuis :

• le 18 mai 2022, aux opérateurs économiques de grande taille ;
• le 18 octobre 2022, aux opérateurs économiques de moyenne taille.

Tous les organismes du secteur public, c'est-à-dire tous les pouvoirs adjudicateurs et entités adjudicatrices, ont l’obligation d’utiliser pour la réception automatisée de factures électroniques un seul et même réseau de livraison, à savoir le réseau de livraison européen Peppol (Pan European Public Procurement OnLine).

Les opérateurs économiques qui ne disposent pas de leur propre point d’accès au réseau Peppol peuvent en ligne sur MyGuichet.lu :

• d'une part, compléter un formulaire de saisie de leur facture ; et/ou
• d'autre part, déposer (télécharger) une facture électronique déjà conforme.

Ces 2 démarches permettent l'émission et la transmission manuelles et individuelles de factures électroniques conformes.

Personnes concernées

Opérateurs économiques concernés

Tout opérateur économique qui émet et souhaitre transmettre une facture à destination d’un pouvoir adjudicateur ou d’une entité adjudicatrice.

Exclusions

Par dérogation, l’obligation d’émettre des factures électroniques ne s’applique pas aux marchés publics conclus :

• dans le cadre de la coopération au développement ;
• par des représentations diplomatiques ou par des consulats ;
• dans le cadre de la participation du Luxembourg à des expositions internationales à l’étranger ; ou
• dans le cadre de visites d’État, de visites officielles ou de visites de travail à l’étranger.

Conditions préalables

L’utilisation de la plateforme MyGuichet.lu est utile pour les opérateurs économiques qui ne disposent pas ou pas encore d’un accès ou d'une connexion au réseau de livraison Peppol.

En effet, les opérateurs économiques qui sont déjà connectés à Peppol peuvent l’utiliser directement pour émettre et transmettre leurs factures électroniques.

Démarches préalables

L’opérateur économique concerné doit disposer d’un espace professionnel sur MyGuichet.lu.

Comment utiliser MyGuichet.lu ?

Trois cas de figures se présentent :

• La personne qui introduit la demande est un nouvel utilisateur sur MyGuichet.lu et ne dispose donc pas encore d’espace personnel :
  La création de l’espace se fait en 2 étapes :
  1. Enregistrement de l’utilisateur ;
  2. Création de l’espace professionnel.

Un tutoriel sous forme vidéo ou forme PDF guide le nouvel utilisateur.

• La personne qui introduit la demande est un utilisateur de MyGuichet.lu et dispose d’un espace privé : elle doit créer un nouvel espace professionnel.

Un tutoriel sous forme vidéo ou forme PDF guide l’utilisateur.

• La personne qui introduit la demande dispose déjà d’un espace professionnel pour l’entreprise : l'espace professionnel existant peut être utilisé.

Consultez l’aide MyGuichet.lu.

Délais

L’obligation de facturation électronique entre en vigueur :

• à partir du 18 mai 2022 : pour les opérateurs économiques de grande taille, à savoir ceux qui dépassent, à la date de clôture du bilan de l’année 2019, les limites chiffrées d’au moins 2 des 3 critères suivants :
  • total du bilan : 20 millions d’euros ;
  • montant net du chiffre d’affaires : 40 millions d’euros ;
  • nombre des membres du personnel employé à plein temps et en moyenne au cours de l’exercice : 250 ;
• à partir du 18 octobre 2022 : pour les opérateurs économiques de moyenne taille qui ne dépassent pas, à la date de clôture du bilan de l’année 2019, les limites chiffrées d’au moins 2 des 3 critères suivants :
  • total du bilan : 20 millions d’euros ;
  • montant net du chiffre d’affaires : 40 millions d’euros ;
  • nombre des membres du personnel employé à plein temps et en moyenne au cours de l’exercice : 250 ;
• à partir du 18 mars 2023 pour :
  • les opérateurs économiques de petite taille qui ne dépassent pas, à la date de clôture du bilan de l’année 2019, les limites chiffrées d’au moins 2 des 3 critères suivants :
    • total du bilan : 4,4 millions d’euros ;
    • montant net du chiffre d’affaires : 8,8 millions d’euros ;
    • nombre des membres du personnel employé à plein temps et en moyenne au cours de l’exercice : 50 ;
  • les opérateurs économiques à qui il est matériellement impossible de fournir, pour l’année 2019, les limites chiffrées d’au moins un des 3 critères énumérés ci-dessus.

Modalités pratiques

Dépôt d’un document XML

La personne qui effectue le dépôt a besoin :

• d’un espace professionnel sur la plateforme MyGuichet.lu ;
• d’un produit LuxTrust (par exemple : Token, Smartcard ou Signing Stick) ; ou
• d'une carte d’identité électronique (eID).

Après avoir indiqué les informations suivantes :

• identification de l’opérateur économique ;
• identification de l’administration réceptrice de la facture ;

elle peut déposer en la téléchargeant dans MyGuichet.lu une facture électronique déjà conforme, c’est-à-dire une facture conforme avec la version la plus récente de la norme européenne sur la facturation électronique qui définit le modèle sémantique de données d’une facture électronique ainsi qu'avec l'une des syntaxes figurant sur la liste la plus récente publiée par la Commission européenne.

L’utilisateur reçoit ensuite une confirmation de la transmission de sa facture électronique conforme au back office responsable pour la distribution des factures électroniques vers les organismes du secteur public destinataires et, après traitement de la facture par ce back office :

• en cas de conformité effective à la norme européenne de la facture électronique téléchargée et de transmission réussie vers le destinataire final : un message l’informant de la transmission réussie de sa facture électronique conforme au destinataire final ;
• en cas de non-conformité à la norme européenne de la facture électronique téléchargée et/ou en cas d’impossibilité de distribuer pour une raison ou une autre la facture au destinataire final : un message d’erreur.

Le déposant reçoit ensuite un bordereau de transmission qui prouve simplement que la facture a été transmise à l’organisme compétent.

Le déposant reçoit ensuite un bordereau de transmission qui prouve simplement que la facture a été transmise à l’organisme compétent.

Pièces justificatives

Aucune pièce ne doit être obligatoirement jointe.

L’opérateur économique peut cependant joindre à sa demande :

• des plans ;
• des factures, etc.

Aides

Dans le cadre de la mise en place de l’obligation de la facture électronique dans les opérations B2G ("Business to Government"), les petites et très petites entreprises peuvent, sous conditions, bénéficier :

• du programme d’aide à la digitalisation Fit 4 Digital Packages ; et
• ainsi d’un accompagnement personnalisé de la House of Entrepreneurship.

Bon à savoir

Les entreprises qui ont des questions au sujet de l'e-facturation peuvent contacter la helpline au (+352) 247-72155 ou par e-mail sur info@efact.public.lu.

Un tutoriel sous forme de PDF et vidéo est également disponible afin de guider les entreprises dans la réalisation de la démarche électronique.

Services en ligne / Formulaires

Organismes de contact