Transmission d’une facture ou note de crédit électronique déjà conforme dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession

Dernière modification le

Dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession, tous les opérateurs économiques doivent, sauf exception, émettre et transmettre leurs factures comme des factures électroniques conformes.

Une note de crédit est à considérer, d’un point de vue légal, comme une facture et est soumise aux mêmes obligations légales. Les opérateurs économiques doivent donc aussi émettre et transmettre leurs notes de crédit comme des notes de crédit électroniques conformes aux obligations légales.

Pour rappel, la législation sur les marchés publics considère comme marché public un contrat passé par écrit :

  • entre un opérateur économique et un organisme du secteur public ; et
  • qui a pour objet l’exécution de travaux, la fourniture de produits ou la prestation de services.

Donc, il s’agit aussi d’un marché public en cas de :

  • contrats qui concernent seulement des petites sommes, par exemple 1.000 euros ou même moins ; ou
  • contrats conclus via :
    • une procédure négociée (gré à gré) directement entre un organisme du secteur public et un opérateur économique sans qu’il y ait une soumission publique ; ou
    • toute autre procédure qui mettrait différents opérateurs économiques en concurrence.

Les opérateurs économiques peuvent transmettre leurs factures ou notes de crédit électroniques :

D’autres canaux de transmission que Peppol ou MyGuichet.lu ne sont pas autorisés. Il n’est donc, par exemple, pas permis de transmettre des factures ou notes de crédit électroniques conformes via e-mail.

Personnes concernées

L’utilisation de la plateforme MyGuichet.lu est utile pour les opérateurs économiques qui ne disposent pas ou pas encore d’un accès ou d’une connexion au réseau de livraison Peppol.

Les opérateurs économiques qui sont déjà connectés à Peppol :

  • peuvent l’utiliser directement pour transmettre leurs factures ou notes de crédit électroniques ; et
  • n’ont donc en principe pas besoin des solutions techniques alternatives proposées par MyGuichet.lu.

Opérateurs économiques concernés

Tout opérateur économique qui transmet une facture ou note de crédit à destination d’un pouvoir adjudicateur ou d’une entité adjudicatrice dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession.

Exclusions

Par dérogation, l’obligation d’émettre des factures ou notes de crédit électroniques ne s’applique pas aux marchés publics conclus :

  • dans le cadre de la coopération au développement ;
  • par des représentations diplomatiques ou par des consulats ;
  • dans le cadre de la participation du Luxembourg à des expositions internationales à l’étranger ; ou
  • dans le cadre de visites d’État, de visites officielles ou de visites de travail à l’étranger.

Conditions préalables

L’opérateur économique concerné, ou son mandataire, doit disposer d’un espace professionnel sur la plateforme MyGuichet.lu. Pour créer un tel espace, il a besoin d’un produit d’authentification, c’est-à-dire :

  • un produit LuxTrust ; ou
  • une carte d’identité luxembourgeoise munie d’un certificat électronique activé ; ou
  • un moyen d’identification eIDAS d’un autre pays membre de l’Union européenne (UE) ou de l’Espace économique européen (EEE).

Les opérateurs économiques qui souhaitent utiliser un moyen d’identification eIDAS d’un autre pays européen trouveront toutes les informations nécessaires sur la page d’aide dédiée à ce sujet.

À titre exceptionnel, les opérateurs économiques qui ne disposent pas ou ne peuvent pas facilement disposer d’un des produits d’authentification susmentionnés peuvent utiliser un formulaire en ligne sans authentification. Dans le cas où l’opérateur économique choisit le formulaire sans authentification, il doit saisir au tout début du formulaire un code à usage unique avant de pouvoir commencer le remplissage du formulaire. Ce code est à demander au préalable auprès du destinataire de la facture ou note de crédit électronique.

Toutefois, le formulaire avec authentification est, dans la mesure du possible, toujours à privilégier.

Le formulaire sans authentification présente nombreux désavantages. Concrètement, cela signifie pour l’opérateur économique qu’il :

  • n’a pas la possibilité :
    • d’utiliser la fonctionnalité de pré-remplissage du formulaire avec les informations renseignées dans son espace professionnel sur MyGuichet.lu ;
    • de recevoir en retour les divers bordereaux et confirmations directement dans son espace professionnel ;
  • doit se procurer au préalable un code à usage unique auprès du destinataire de la facture ou note de crédit électronique ;
  • doit ajouter comme pièce jointe un bon de commande (ou un autre document établissant le lien contractuel) au formulaire en ligne.

Modalités pratiques

Obligations légales

L’obligation, pour les opérateurs économiques, de transmettre des factures ou notes de crédit électroniques conformes via un des canaux autorisés (Peppol ou MyGuichet.lu) s’applique, dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession, pour tous les opérateurs économiques depuis le 18 mars 2023.

Une note de crédit est à considérer, d’un point de vue légal, comme une facture et est soumise aux mêmes obligations légales. Les opérateurs économiques doivent donc aussi émettre et transmettre leurs notes de crédit comme des notes de crédit électroniques conformes aux obligations légales.

Standards acceptés

À l’heure actuelle vous pouvez télécharger les standards suivants dans les formulaires en ligne sur MyGuichet.lu :

Dépôt d’un document XML

L’opérateur économique, ou son mandataire, doit d’abord indiquer les informations suivantes :

  • l’identification de l’opérateur économique ; et
  • l’identification de l’administration réceptrice de la facture ou note de crédit.

Ensuite, il peut déposer une facture ou note de crédit électronique conforme en la téléchargeant dans MyGuichet.lu. Cette facture ou note de crédit doit être conforme avec :

  • la version la plus récente de la norme européenne sur la facturation électronique qui définit le modèle sémantique de données d’une facture ou note de crédit électronique ; et
  • l’une des syntaxes figurant sur la liste la plus récente publiée par la Commission européenne.

Pour les factures électroniques, un tutoriel est également disponible afin de guider les opérateurs économiques pas à pas dans la transmission d’une facture électronique déjà conforme.

Pièces jointes

Formulaire avec authentification

Avant de transmettre la facture ou note de crédit électronique, l’opérateur économique, ou son mandataire, peut joindre facultativement des pièces, telles que :

  • des plans ;
  • des relevés de temps (timesheets) ;
  • d’autres pièces qui expliquent le contenu de la facture ou note de crédit ; ou
  • tout autre pièce qui lui semble opportune.

Formulaire sans authentification

Les pièces facultatives susmentionnées peuvent être jointes au formulaire sans authentification.

Cependant, il est obligatoire de joindre au formulaire sans authentification un bon de commande (ou un autre document établissant le lien contractuel) reçu au préalable de l’organisme du secteur public destinataire de la facture ou note de crédit en question.

Ces pièces jointes peuvent seulement être soumises au format PDF et ne doivent pas dépasser une taille maximale de 15 Mo par pièce jointe.

Traitement de la facture ou note de crédit

Une fois la facture ou note de crédit transmise, un e-mail automatique est envoyé pour confirmer que la démarche électronique a été transmise à l’administration concernée.

Cela signifie uniquement que la facture ou note de crédit et les données fournies dans le formulaire ont d’abord été transmis au back office responsable du traitement de ces données, géré par le ministère de la Digitalisation. Cela ne signifie toutefois pas que ces données (c’est-à-dire la facture ou note de crédit électronique) ont déjà été transmises au destinataire final de la facture ou note de crédit.

Ce n’est qu’après le traitement dans ce back office que que la facture ou note de crédit est ensuite transmises à l’organisme du secteur public destinataire.

Lors du traitement en back office, 2 cas de figure peuvent se présenter :

  • en cas de conformité effective à la norme européenne de la facture ou note de crédit électronique téléchargée et de transmission réussie vers le destinataire final, un message informe l’utilisateur de la transmission réussie de sa facture ou note de crédit conforme au destinataire final ;
  • en cas de non-conformité à la norme européenne de la facture ou note de crédit électronique téléchargée et/ou en cas d’impossibilité de distribuer pour une raison ou une autre la facture ou note de crédit au destinataire final, un message d’erreur est adressé à l’utilisateur.

Les messages sont toujours envoyés dans la rubrique "Mes communications" de l’espace professionnel sur MyGuichet.lu. Ils peuvent également être consultés dans l’onglet "Message" au niveau de la démarche respective.

Aides et assistance pour les entreprises

Dans le cadre de la mise en place de l’obligation d’émettre et de transmettre des factures électroniques dans le cadre des marchés publics et des contrats de concession, les petites et très petites entreprises peuvent, sous conditions, bénéficier :

Bon à savoir

Afin de guider les entreprises dans la facturation électronique, de nombreux supports d’information sont mis à leur disposition.

Questions sur la facturation électronique en général

Le site e-facturation.lu est le point d’accès étatique à toutes les informations disponibles sur la facturation électronique au Luxembourg. Vous y trouvez des liens vers des dossiers thématiques, mais également des guides pratiques et des foires aux questions.

Questions sur MyGuichet.lu et ses fonctionnalités (non spécifiques à la facturation électronique)

Pour toute question concernant MyGuichet.lu et ses fonctionnalités (par exemple la connexion avec un produit d’authentification, la création d’un espace professionnel, le formulaire en ligne, etc.) qui ne sont pas spécifiques à la facturation électronique, vous pouvez :

Tutoriels

Services en ligne et formulaires

Services en ligne

Transmission d’une facture ou note de crédit électronique déjà conforme dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession (dépôt d’un document XML) (formulaire avec authentification)

Formulaire avec authentification par un produit LuxTrust, une carte d’identité luxembourgeoise munie d’un certificat électronique activé ou un autre moyen d’identification eIDAS

Autre(s) langue(s)

Transmission d’une facture ou note de crédit électronique déjà conforme dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession (dépôt d’un document XML) (formulaire sans authentification)

Formulaire sans authentification qui nécessite la saisie d’un code à usage unique à demander au préalable auprès du destinataire de la facture électronique (à utiliser uniquement si vous ne disposez d’aucun des nombreux produits d’authentification nationaux ou étrangers acceptés par MyGuichet.lu)

Autre(s) langue(s)

Organismes de contact

Helpline eFacturation

House of Entrepreneurship

Service eHandwierk de la Chambre des Métiers Luxembourg

Ministère de la Digitalisation

Démarches et liens associés

Démarches

Participation à un marché public Consultation des avis de marchés publics Saisie manuelle d’une facture ou note de crédit électronique dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession SME Packages - Digital

Liens

Informations complémentaires

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