Transmission d'une facture électronique déjà conforme dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession
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Dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession, tous les opérateurs économiques doivent, sauf exception, émettre et transmettre leurs factures comme des factures électroniques conformes.
Pour rappel, la législation sur les marchés publics considère comme marché public n’importe quel contrat passé par écrit :
- entre un opérateur économique et un organisme du secteur public ; et
- qui a pour objet l'exécution de travaux, la fourniture de produits ou la prestation de services.
Donc, il s'agit aussi d'un marché public en cas de :
- contrats qui concernent seulement des petites sommes, par exemple 1.000 euros ou même moins ; ou
- contrats conclus via :
- une procédure négociée (gré à gré) directement entre un organisme du secteur public et un opérateur économique sans qu’il y ait une soumission publique ; ou
- toute autre procédure qui mettrait différents opérateurs économiques en concurrence.
Les opérateurs économiques peuvent transmettre leurs factures électroniques :
- via Peppol (Pan European Public Procurement OnLine) ; ou
- s’ils ne sont pas ou pas encore connectés à Peppol, via un des 2 types de formulaires en ligne disponibles sur MyGuichet.lu, à savoir :
- un formulaire qui permet de saisir manuellement dans les champs du formulaire les éléments constitutifs d’une facture et de transmettre ensuite ces données ; ou
- un formulaire, décrit ci-dessous, qui permet de télécharger (upload) une facture électronique déjà conforme et de la transmettre ensuite.
D’autres canaux de transmission que Peppol ou MyGuichet.lu ne sont pas autorisés. Il n’est donc, par exemple, pas permis de transmettre des factures électroniques conformes via e-mail.
Personnes concernées
Opérateurs économiques concernés
Tout opérateur économique qui émet ou transmet une facture à destination d’un pouvoir adjudicateur ou d’une entité adjudicatrice dans le cadre d'un marché public ou d'un contrat de concession.
Exclusions
Par dérogation, l’obligation d’émettre des factures électroniques ne s’applique pas aux marchés publics conclus :
- dans le cadre de la coopération au développement ;
- par des représentations diplomatiques ou par des consulats ;
- dans le cadre de la participation du Luxembourg à des expositions internationales à l’étranger ; ou
- dans le cadre de visites d’État, de visites officielles ou de visites de travail à l’étranger.
Conditions préalables
L’utilisation de la plateforme MyGuichet.lu est utile pour les opérateurs économiques qui ne disposent pas ou pas encore d’un accès ou d'une connexion au réseau de livraison Peppol.
En effet, les opérateurs économiques qui sont déjà connectés à Peppol peuvent l’utiliser directement pour émettre et transmettre leurs factures électroniques.
Démarches préalables
L’opérateur économique concerné doit disposer d’un espace professionnel sur MyGuichet.lu.
Comment créer un espace professionnel sur MyGuichet.lu ?
2 cas de figures se présentent :
- La personne qui introduit la demande est un nouvel utilisateur sur MyGuichet.lu. Elle doit :
- d’abord s’enregistrer sur MyGuichet.lu ; et
- créer ensuite un espace professionnel.
- La personne qui introduit la demande est déjà titulaire d’un espace privé. Elle n’a pas besoin de s’enregistrer à nouveau, mais peut directement créer un espace professionnel.
De plus amples informations et des tutoriels sont disponibles sur notre page d’aide dédiée à l’espace professionnel.
Remarque : toute personne peut créer un espace professionnel. Toutes les informations nécessaires sont disponibles dans l’aide MyGuichet.lu.
Délais
L’obligation, pour les opérateurs économiques, d’émettre et de transmettre des factures électroniques conformes via un des canaux autorisés (Peppol ou MyGuichet.lu) s’applique, dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession, pour tous les opérateurs économiques depuis le 18 mars 2023.
Par ailleurs, l’obligation pour les organismes du secteur public de recevoir et de traiter des factures électroniques conformes s’applique :
- pour les pouvoirs adjudicateurs centraux, par exemple les ministères, depuis le 18 avril 2019 ; et
- pour les pouvoirs adjudicateurs sous-centraux, par exemple les communes, et les entités adjudicatrices depuis le 18 avril 2020.
En outre, tous les organismes du secteur public ont depuis, le 18 décembre 2021, l’obligation d’être connectés à Peppol afin qu’ils puissent recevoir les factures électroniques conformes via Peppol.
Modalités pratiques
Dépôt d’un document XML
La démarche peut être effectuée avec ou sans authentification.
Démarche avec authentification
L’opérateur économique, ou son mandataire, qui introduit la demande avec authentification a besoin :
- d’un espace professionnel sur la plateforme MyGuichet.lu ;
- d’un produit LuxTrust (par exemple : Token, Smartcard ou Signing Stick) ; ou
- d'une carte d’identité électronique (eID) ; ou
- d'une identité numérique d'un autre pays européen (eIDAS).
Remarque : l’utilisation de cette démarche avec authentification serait à préférer car elle présente plusieurs avantages par rapport à la démarche sans authentification, à savoir la possibilité :
- d’utiliser les fonctionnalités de préremplissage du formulaire avec les données déjà enregistrées au niveau de l’espace professionnel ; et
- de recevoir en retour les divers bordereaux et confirmations directement dans son espace professionnel.
Démarche sans authentification
L’opérateur économique, ou son mandataire, qui introduit la demande sans authentification a besoin pour chaque facture d’un code d'accès (token) à usage unique.
Ce token est à demander au préalable auprès de l’organisme du secteur public avec lequel le marché public ou le contrat de concession a été passé/conclu (pouvoirs adjudicateurs ou entités adjudicatrices ou autorité concédante).
Remarque : cette démarche sans authentification est à destination des opérateurs économiques qui n’ont aucun moyen de s’authentifier sur MyGuichet.lu.
Saisie des informations
Après avoir indiqué les informations suivantes :
- identification de l’opérateur économique ;
- identification de l’administration réceptrice de la facture ;
la personne concernée peut déposer en la téléchargeant dans MyGuichet.lu une facture électronique déjà conforme, c’est-à-dire une facture conforme avec la version la plus récente de la norme européenne sur la facturation électronique qui définit le modèle sémantique de données d’une facture électronique ainsi qu'avec l'une des syntaxes figurant sur la liste la plus récente publiée par la Commission européenne.
L'utilisateur reçoit ensuite une confirmation de la transmission de sa facture électronique conforme au back office responsable pour la distribution des factures électroniques vers les organismes du secteur public destinataires et, après traitement de la facture par ce back office :
- en cas de conformité effective à la norme européenne de la facture électronique téléchargée et de transmission réussie vers le destinataire final : un message l’informant de la transmission réussie de sa facture électronique conforme au destinataire final ;
- en cas de non-conformité à la norme européenne de la facture électronique téléchargée et/ou en cas d’impossibilité de distribuer pour une raison ou une autre la facture au destinataire final : un message d’erreur.
Le déposant reçoit ensuite un bordereau de transmission qui prouve simplement que la facture a été transmise à l’organisme compétent.
Remarque : la facture n’est transférée à l’administration en question que si elle est validée.
Pièces à joindre
En cas de démarche sans authentification, il est obligatoire de joindre le bon de commande.
Par ailleurs et quelque soit la démarche utilisée, l’opérateur économique peut joindre à sa demande :
- des plans ;
- des relevés de temps (timesheets) ;
- d’autres pièces qui expliquent le contenu de la facture ; ou
- tout autre pièce qui lui semble opportune.
Les pièces jointes peuvent seulement être soumises dans le format PDF et ne peuvent pas dépasser une taille maximale de 15 Mo.
Aides
Dans le cadre de la mise en place de l’obligation de la facture électronique dans les opérations B2G ("Business to Government"), les petites et très petites entreprises peuvent, sous conditions, bénéficier :
- du programme d’aide à la digitalisation SME Packages - Digital ; et
- ainsi d’un accompagnement personnalisé :
- de la House of Entrepreneurship ;
- du Service eHandwierk de la Chambre des métiers.
Bon à savoir
- Les opérateurs économiques qui ont des questions sur la facturation électronique spécifiquement peuvent contacter la helpline eFacturation au (+352) 247-72155 ou par e-mail sur info@efact.public.lu.
- Les opérateurs économiques qui ont des questions sur MyGuichet.lu en général et ses fonctionnalités (non spécifiques à la facturation électronique) peuvent contacter le helpdesk de MyGuichet.lu ainsi que consulter l'aide MyGuichet.lu.
- Les opérateurs économiques qui veulent avoir plus d’informations sur les prestataires de service privés qui offrent des points d’accès à Peppol ou sur les éditeurs de logiciels de facturation ou de comptabilité qui proposent des logiciels déjà connectés par défaut à Peppol, peuvent contacter :
- la House of Entrepreneurship de la Chambre de commerce ; ou
- le Service eHandwierk de la Chambre des métiers.
Tutoriels
Services en ligne et formulaires
Services en ligne
Organismes de contact
Helpline eFacturation
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Helpline eFacturationHôtel de Bourgogne - 4, rue de la Congrégation L-1352 Luxembourg LuxembourgTél. : (+352) 247-72155Adresse email : info@efact.public.luVisiter le site web de : https://efacturation.public.lu/fr.html
House of Entrepreneurship
-
House of Entrepreneurship14, rue Erasme L-1468 Luxembourg LuxembourgTél. : (+352) 42 39 39 - 330Adresse email : info@houseofentrepreneurship.luVisiter le site web de : http://www.houseofentrepreneurship.lu
Ouvert Ferme à 17h00
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- Mercredi:
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- Dimanche:
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- Lundi:
- 8h30 à 17h00
Service eHandwierk de la Chambre des Métiers Luxembourg
-
Chambre des Métiers Service eHandwierk de la Chambre des Métiers Luxembourg
2, Circuit de la foire internationale L-1347 Luxembourg-Kirchberg LuxembourgB.P. 1604 / L-1016Tél. : (+352) 42 67 67 - 505Adresse email : ehandwierk@cdm.luVisiter le site web de : https://www.cdm.lu/
Ministère de la Digitalisation
-
Ministère de la DigitalisationHôtel de Bourgogne - 4, rue de la Congrégation L-1352 Luxembourg LuxembourgTél. : (+352) 247-72100Adresse email : info@digital.etat.luVisiter le site web de : http://www.digitalisation.lu/
Démarches et liens associés
Démarches
Liens
Informations complémentaires
-
La facturation électronique au Luxembourg
sur le site du ministère de la Digitalisation
-
e-facturation.lu
Découvrez une série de contenus et de liens utiles sur la facturation électronique au Luxembourg.
Références légales
-
Directive 2014/55/UE du 16 avril 2014
relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics
-
Loi modifiée du 16 mai 2019
relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics et des contrats de concession
-
Règlement grand-ducal du 13 décembre 2021
portant fixation du réseau de livraison commun et des solutions techniques alternatives utilisées pour la facturation électronique dans le cadre des marchés publics et des contrats de concession
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