Transmission d'une facture électronique déjà conforme dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession

Dernière modification le 11.08.2022

Depuis le 18 mai 2022, dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession, les opérateurs économiques de grande taille doivent, sauf exception, émettre et transmettre leurs factures uniquement sous forme de facture électronique conforme.

Il s’agit de l’e-facturation (e-Invoicing) pour les opérations B2G ("Business to Government").

Par la suite, l’obligation s’appliquera :

  • à partir du 18 octobre 2022, aux opérateurs économiques de moyenne taille ; puis
  • à partir du 18 mars 2023, à ceux de petite taille et donc à tous les opérateurs économiques.

Tous les organimes du secteur public, c'est-à-dire tous les pouvoirs adjudicateurs et entités adjudicatrices ont l’obligation d’utiliser pour la réception automatisée de factures électroniques un seul et même réseau de livraison, à savoir le réseau de livraison européen Peppol (Pan European Public Procurement OnLine).

Les opérateurs économiques qui ne disposent pas de leur propre point d’accès au réseau Peppol peuvent en ligne sur MyGuichet.lu :

  • d'une part, compléter un formulaire de saisie de leur facture ; et/ou
  • d'autre part, déposer (télécharger) une facture électronique déjà conforme.

Ces 2 démarches permettent l'émission et la transmission manuelles et individuelles de factures électroniques conformes.

Personnes concernées

Opérateurs économiques concernés

Tout opérateur économique qui émet et souhaitre transmettre une facture à destination d’un pouvoir adjudicateur ou d’une entité adjudicatrice.

Exclusions

Par dérogation, l’obligation d’émettre des factures électroniques ne s’applique pas aux marchés publics conclus :

  • dans le cadre de la coopération au développement ;
  • par des représentations diplomatiques ou par des consulats ;
  • dans le cadre de la participation du Luxembourg à des expositions internationales à l’étranger ; ou
  • dans le cadre de visites d’État, de visites officielles ou de visites de travail à l’étranger.

Conditions préalables

L’utilisation de la plateforme MyGuichet.lu est utile pour les opérateurs économiques qui ne disposent pas ou pas encore d’un accès ou d'une connexion au réseau de livraison Peppol.

En effet, les opérateurs économiques qui sont déjà connectés à Peppol peuvent l’utiliser directement pour émettre et transmettre leurs factures électroniques.

Démarches préalables

L’opérateur économique concerné doit disposer d’un espace professionnel sur MyGuichet.lu.

Comment utiliser MyGuichet.lu ?

Trois cas de figures se présentent :

  • La personne qui introduit la demande est un nouvel utilisateur sur MyGuichet.lu et ne dispose donc pas encore d’espace personnel :
    La création de l’espace se fait en 2 étapes :
    1. Enregistrement de l’utilisateur ;
    2. Création de l’espace professionnel.

Un tutoriel sous forme vidéo ou forme PDF guide le nouvel utilisateur.

  • La personne qui introduit la demande est un utilisateur de MyGuichet.lu et dispose d’un espace privé : elle doit créer un nouvel espace professionnel.

Un tutoriel sous forme vidéo ou forme PDF guide l’utilisateur.

  • La personne qui introduit la demande dispose déjà d’un espace professionnel pour l’entreprise : l'espace professionnel existant peut être utilisé.

Consultez l’aide MyGuichet.lu.

Délais

L’obligation de facturation électronique entre en vigueur :

  • à partir du 18 mai 2022 : pour les opérateurs économiques de grande taille, à savoir ceux qui dépassent, à la date de clôture du bilan de l’année 2019, les limites chiffrées d’au moins 2 des 3 critères suivants :
    • total du bilan : 20 millions d’euros ;
    • montant net du chiffre d’affaires : 40 millions d’euros ;
    • nombre des membres du personnel employé à plein temps et en moyenne au cours de l’exercice : 250 ;
  • à partir du 18 octobre 2022 : pour les opérateurs économiques de moyenne taille qui ne dépassent pas, à la date de clôture du bilan de l’année 2019, les limites chiffrées d’au moins 2 des 3 critères suivants :
    • total du bilan : 20 millions d’euros ;
    • montant net du chiffre d’affaires : 40 millions d’euros ;
    • nombre des membres du personnel employé à plein temps et en moyenne au cours de l’exercice : 250 ;
  • à partir du 18 mars 2023 pour :
    • les opérateurs économiques de petite taille qui ne dépassent pas, à la date de clôture du bilan de l’année 2019, les limites chiffrées d’au moins 2 des 3 critères suivants :
      • total du bilan : 4,4 millions d’euros ;
      • montant net du chiffre d’affaires : 8,8 millions d’euros ;
      • nombre des membres du personnel employé à plein temps et en moyenne au cours de l’exercice : 50 ;
    • les opérateurs économiques à qui il est matériellement impossible de fournir, pour l’année 2019, les limites chiffrées d’au moins un des 3 critères énumérés ci-dessus.

Modalités pratiques

Dépôt d’un document XML

La personne qui effectue le dépôt a besoin :

  • d’un espace professionnel sur la plateforme MyGuichet.lu ;
  • d’un produit LuxTrust (par exemple : Token, Smartcard ou Signing Stick) ; ou
  • d'une carte d’identité électronique (eID).

Après avoir indiqué les informations suivantes :

  • identification de l’opérateur économique ;
  • identification de l’administration réceptrice de la facture ;

elle peut déposer en la téléchargeant dans MyGuichet.lu une facture électronique déjà conforme, c’est-à-dire une facture conforme avec la version la plus récente de la norme européenne sur la facturation électronique qui définit le modèle sémantique de données d’une facture électronique ainsi qu'avec l'une des syntaxes figurant sur la liste la plus récente publiée par la Commission européenne.

L’utilisateur reçoit ensuite une confirmation de la transmission de sa facture électronique conforme au back office responsable pour la distribution des factures électroniques vers les organismes du secteur public destinataires et, après traitement de la facture par ce back office :

  • en cas de conformité effective à la norme européenne de la facture électronique téléchargée et de transmission réussie vers le destinataire final : un message l’informant de la transmission réussie de sa facture électronique conforme au destinataire final ;
  • en cas de non-conformité à la norme européenne de la facture électronique téléchargée et/ou en cas d’impossibilité de distribuer pour une raison ou une autre la facture au destinataire final : un message d’erreur.

Le déposant reçoit ensuite un bordereau de transmission qui prouve simplement que la facture a été transmise à l’organisme compétent.

Le déposant reçoit ensuite un bordereau de transmission qui prouve simplement que la facture a été transmise à l’organisme compétent.

Remarque : la facture n’est transférée à l’administration en question que si elle est validée.

Pièces justificatives

Aucune pièce ne doit être obligatoirement jointe.

L’opérateur économique peut cependant joindre à sa demande :

  • des plans ;
  • des factures, etc.

Aides

Dans le cadre de la mise en place de l’obligation de la facture électronique dans les opérations B2G ("Business to Government"), les petites et très petites entreprises peuvent, sous conditions, bénéficier :

Services en ligne / Formulaires

Formulaire de dépôt d'une facture électronique (au format XML)

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

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