Transmission d'une facture électronique déjà conforme dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession
Dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession, tous les opérateurs économiques doivent, sauf exception, émettre et transmettre leurs factures comme des factures électroniques conformes.
Pour rappel, la législation sur les marchés publics considère comme marché public n’importe quel contrat passé par écrit :
- entre un opérateur économique et un organisme du secteur public ; et
- qui a pour objet l'exécution de travaux, la fourniture de produits ou la prestation de services.
Donc, il s'agit aussi d'un marché public en cas de :
- contrats qui concernent seulement des petites sommes, par exemple 1.000 euros ou même moins ; ou
- contrats conclus via :
- une procédure négociée (gré à gré) directement entre un organisme du secteur public et un opérateur économique sans qu’il y ait une soumission publique ; ou
- toute autre procédure qui mettrait différents opérateurs économiques en concurrence.
Les opérateurs économiques peuvent transmettre leurs factures électroniques :
- via Peppol (Pan European Public Procurement OnLine) ; ou
- s’ils ne sont pas ou pas encore connectés à Peppol, via un des 2 types de formulaires en ligne disponibles sur MyGuichet.lu, à savoir :
- un formulaire qui permet de saisir manuellement dans les champs du formulaire les éléments constitutifs d’une facture et de transmettre ensuite ces données ; ou
- un formulaire, décrit ci-dessous, qui permet de télécharger (upload) une facture électronique déjà conforme et de la transmettre ensuite.
D’autres canaux de transmission que Peppol ou MyGuichet.lu ne sont pas autorisés. Il n’est donc, par exemple, pas permis de transmettre des factures électroniques conformes via e-mail.
Personnes concernées
Opérateurs économiques concernés
Tout opérateur économique qui émet ou transmet une facture à destination d’un pouvoir adjudicateur ou d’une entité adjudicatrice dans le cadre d'un marché public ou d'un contrat de concession.
Exclusions
Par dérogation, l’obligation d’émettre des factures électroniques ne s’applique pas aux marchés publics conclus :
- dans le cadre de la coopération au développement ;
- par des représentations diplomatiques ou par des consulats ;
- dans le cadre de la participation du Luxembourg à des expositions internationales à l’étranger ; ou
- dans le cadre de visites d’État, de visites officielles ou de visites de travail à l’étranger.
Conditions préalables
L’utilisation de la plateforme MyGuichet.lu est utile pour les opérateurs économiques qui ne disposent pas ou pas encore d’un accès ou d'une connexion au réseau de livraison Peppol.
En effet, les opérateurs économiques qui sont déjà connectés à Peppol peuvent l’utiliser directement pour émettre et transmettre leurs factures électroniques.
Démarches préalables
L’opérateur économique concerné doit disposer d’un espace professionnel sur MyGuichet.lu.
Comment utiliser MyGuichet.lu ?
Trois cas de figures se présentent :
- La personne qui introduit la demande est un nouvel utilisateur sur MyGuichet.lu et ne dispose donc pas encore d’espace personnel :
La création de l’espace se fait en 2 étapes :- Enregistrement de l’utilisateur ;
- Création de l’espace professionnel.
Un tutoriel sous forme vidéo ou forme PDF guide le nouvel utilisateur.
- La personne qui introduit la demande est un utilisateur de MyGuichet.lu et dispose d’un espace privé : elle doit créer un nouvel espace professionnel.
Un tutoriel sous forme vidéo ou forme PDF guide l’utilisateur.
- La personne qui introduit la demande dispose déjà d’un espace professionnel pour l’entreprise : l'espace professionnel existant peut être utilisé.
Consultez l’aide MyGuichet.lu.
Délais
L’obligation, pour les opérateurs économiques, d’émettre et de transmettre des factures électroniques conformes via un des canaux autorisés (Peppol ou MyGuichet.lu) s’applique, dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession, pour tous les opérateurs économiques depuis le 18 mars 2023.
Par ailleurs, l’obligation pour les organismes du secteur public de recevoir et de traiter des factures électroniques conformes s’applique :
- pour les pouvoirs adjudicateurs centraux, par exemple les ministères, depuis le 18 avril 2019 ; et
- pour les pouvoirs adjudicateurs sous-centraux, par exemple les communes, et les entités adjudicatrices depuis le 18 avril 2020.
En outre, tous les organismes du secteur public ont depuis, le 18 décembre 2021, l’obligation d’être connectés à Peppol afin qu’ils puissent recevoir les factures électroniques conformes via Peppol.
Modalités pratiques
Dépôt d’un document XML
La démarche peut être effectuée avec ou sans authentification.
Démarche avec authentification
L’opérateur économique, ou son mandataire, qui introduit la demande avec authentification a besoin :
- d’un espace professionnel sur la plateforme MyGuichet.lu ;
- d’un produit LuxTrust (par exemple : Token, Smartcard ou Signing Stick) ; ou
- d'une carte d’identité électronique (eID) ; ou
- d'une identité numérique d'un autre pays européen (eIDAS).
- d’utiliser les fonctionnalités de préremplissage du formulaire avec les données déjà enregistrées au niveau de l’espace professionnel ; et
- de recevoir en retour les divers bordereaux et confirmations directement dans son espace professionnel.
Démarche sans authentification
L’opérateur économique, ou son mandataire, qui introduit la demande sans authentification a besoin pour chaque facture d’un code d'accès (token) à usage unique.
Ce token est à demander au préalable auprès de l’organisme du secteur public avec lequel le marché public ou le contrat de concession a été passé/conclu (pouvoirs adjudicateurs ou entités adjudicatrices ou autorité concédante).
Saisie des informations
Après avoir indiqué les informations suivantes :
- identification de l’opérateur économique ;
- identification de l’administration réceptrice de la facture ;
la personne concernée peut déposer en la téléchargeant dans MyGuichet.lu une facture électronique déjà conforme, c’est-à-dire une facture conforme avec la version la plus récente de la norme européenne sur la facturation électronique qui définit le modèle sémantique de données d’une facture électronique ainsi qu'avec l'une des syntaxes figurant sur la liste la plus récente publiée par la Commission européenne.
L'utilisateur reçoit ensuite une confirmation de la transmission de sa facture électronique conforme au back office responsable pour la distribution des factures électroniques vers les organismes du secteur public destinataires et, après traitement de la facture par ce back office :
- en cas de conformité effective à la norme européenne de la facture électronique téléchargée et de transmission réussie vers le destinataire final : un message l’informant de la transmission réussie de sa facture électronique conforme au destinataire final ;
- en cas de non-conformité à la norme européenne de la facture électronique téléchargée et/ou en cas d’impossibilité de distribuer pour une raison ou une autre la facture au destinataire final : un message d’erreur.
Le déposant reçoit ensuite un bordereau de transmission qui prouve simplement que la facture a été transmise à l’organisme compétent.
Pièces à joindre
En cas de démarche sans authentification, il est obligatoire de joindre le bon de commande.
Par ailleurs et quelque soit la démarche utilisée, l’opérateur économique peut joindre à sa demande :
- des plans ;
- des relevés de temps (timesheets) ;
- d’autres pièces qui expliquent le contenu de la facture ; ou
- tout autre pièce qui lui semble opportune.
Les pièces jointes peuvent seulement être soumises dans le format PDF et ne peuvent pas dépasser une taille maximale de 15 Mo.
Aides
Dans le cadre de la mise en place de l’obligation de la facture électronique dans les opérations B2G ("Business to Government"), les petites et très petites entreprises peuvent, sous conditions, bénéficier :
- du programme d’aide à la digitalisation SME Packages - Digital ; et
- ainsi d’un accompagnement personnalisé :
- de la House of Entrepreneurship ;
- du Service eHandwierk de la Chambre des métiers.
Bon à savoir
- Les opérateurs économiques qui ont des questions sur la facturation électronique spécifiquement peuvent contacter la helpline eFacturation au (+352) 247-72155 ou par e-mail sur info@efact.public.lu.
- Un tutoriel est également disponible afin de guider les entreprises dans la réalisation de la démarche électronique.
- Les opérateurs économiques qui ont des questions sur MyGuichet.lu en général et ses fonctionnalités (non spécifiques à la facturation électronique) peuvent contacter le helpdesk de MyGuichet.lu ainsi que consulter l'aide MyGuichet.lu.
- Les opérateurs économiques qui veulent avoir plus d’informations sur les prestataires de service privés qui offrent des points d’accès à Peppol ou sur les éditeurs de logiciels de facturation ou de comptabilité qui proposent des logiciels déjà connectés par défaut à Peppol, peuvent contacter :
- la House of Entrepreneurship de la Chambre de commerce ; ou
- le Service eHandwierk de la Chambre des métiers.
Services en ligne / Formulaires
Transmission d’une facture électronique déjà conforme dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession (dépôt d’un document XML)
Formulaire avec authentification par un produit LuxTrust, une carte d’identité luxembourgeoise munie d’un certificat électronique activé ou un autre moyen d’identification eIDAS
Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.
Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement
Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.
En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.
Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.
Übermittlung einer bereits rechtskonformen Rechnung im Rahmen eines öffentlichen Auftrags oder eines Konzessionsvertrags (Hinterlegung eines XML-Dokuments)
Formular mit Authentifizierung – erfordert eine Authentisierung anhand eines LuxTrust-Produkts, eines luxemburgischen Personalausweises mit einem aktivierten elektronischen Zertifikat oder anhand eines anderen eIDAS-Identifizierungsmittels
Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.
Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.
Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.
Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.
Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).
Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.
Submission of an already compliant electronic invoice with authentication in the context of a public procurement or concession contract (filing of an XML document)
Form with authentication using a LuxTrust product, a Luxembourg identity card with an activated electronic certificate or another eIDAS identification means
To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.
That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).
Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.
Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.
Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.
If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.
Transmission d’une facture électronique déjà conforme dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession (dépôt d’un document XML)
Formulaire sans authentification qui nécessite la saisie d’un code à usage unique à demander au préalable auprès du destinataire de la facture électronique (à utiliser uniquement si vous ne disposez d’aucun des nombreux produits d’authentification nationaux ou étrangers acceptés par MyGuichet.lu)
Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.
Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement
Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.
En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.
Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.
Übermittlung einer bereits rechtskonformen Rechnung im Rahmen eines öffentlichen Auftrags oder eines Konzessionsvertrags (Hinterlegung eines XML-Dokuments)
Formular ohne Authentifizierung – erfordert die Eingabe eines Einmal-Codes, der im Vorfeld beim Empfänger der elektronischen Rechnung beantragt werden muss (nur zu verwenden, wenn Sie nicht über eines der zahlreichen von MyGuichet.lu akzeptierten in- oder ausländischen Authentisierungsmittel verfügen)
Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.
Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.
Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.
Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.
Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).
Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.
Submission of an already compliant electronic invoice with authentication in the context of a public procurement or concession contract (filing of an XML document)
Form without authentication that requires the entry of a one-time code to be requested in advance from the recipient of the electronic invoice (to be used only if you do not have any of the many national or foreign authentication products accepted by MyGuichet.lu)
To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.
That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).
Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.
Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.
Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.
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Organismes de contact
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Helpline eFacturationHôtel de Bourgogne - 4, rue de la Congrégation
L-1352 Luxembourg
Luxembourg
Tél. : (+352) 247-72155
-
House of Entrepreneurship14, rue Erasme
L-1468 Luxembourg
Luxembourg
Heures d'ouverture : de 8h30 à 17h00Tél. : (+352) 42 39 39 - 330
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Chambre des Métiers
Service eHandwierk de la Chambre des Métiers Luxembourg2, Circuit de la foire internationale
L-1347 Luxembourg-Kirchberg
Luxembourg
Adresse postale :
B.P. 1604 / L-1016
-
Ministère de la DigitalisationHôtel de Bourgogne - 4, rue de la Congrégation
L-1352 Luxembourg
Luxembourg
Tél. : (+352) 247-72100