Transmission d'une facture électronique déjà conforme dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession

À partir du 18 mars 2023, dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession, tous les opérateurs économiques doivent, sauf exception, émettre et transmettre leurs factures comme des factures électroniques conformes.

Pour rappel, la législation sur les marchés publics considère comme marché public n’importe quel contrat passé par écrit :

  • entre un opérateur économique et un organisme du secteur public ; et
  • qui a pour objet l'exécution de travaux, la fourniture de produits ou la prestation de services.

Donc, il s'agit aussi d'un marché public en cas de :

  • contrats qui concernent seulement des petites sommes, par exemple 1.000 euros ou même moins ; ou
  • contrats conclus via :
    • une procédure négociée (gré à gré) directement entre un organisme du secteur public et un opérateur économique sans qu’il y ait une soumission publique ; ou
    • toute autre procédure qui mettrait différents opérateurs économiques en concurrence.

Les opérateurs économiques peuvent transmettre leurs factures électroniques :

D’autres canaux de transmission que Peppol ou MyGuichet.lu ne sont pas autorisés. Il n’est donc, par exemple, pas permis de transmettre des factures électroniques conformes via e-mail.

Personnes concernées

Opérateurs économiques concernés

Tout opérateur économique qui émet et souhaitre transmettre une facture à destination d’un pouvoir adjudicateur ou d’une entité adjudicatrice dans le cadre d'un marché public ou d'un contrat de concession.

Exclusions

Par dérogation, l’obligation d’émettre des factures électroniques ne s’applique pas aux marchés publics conclus :

  • dans le cadre de la coopération au développement ;
  • par des représentations diplomatiques ou par des consulats ;
  • dans le cadre de la participation du Luxembourg à des expositions internationales à l’étranger ; ou
  • dans le cadre de visites d’État, de visites officielles ou de visites de travail à l’étranger.

Conditions préalables

L’utilisation de la plateforme MyGuichet.lu est utile pour les opérateurs économiques qui ne disposent pas ou pas encore d’un accès ou d'une connexion au réseau de livraison Peppol.

En effet, les opérateurs économiques qui sont déjà connectés à Peppol peuvent l’utiliser directement pour émettre et transmettre leurs factures électroniques.

Démarches préalables

L’opérateur économique concerné doit disposer d’un espace professionnel sur MyGuichet.lu.

Comment utiliser MyGuichet.lu ?

Trois cas de figures se présentent :

  • La personne qui introduit la demande est un nouvel utilisateur sur MyGuichet.lu et ne dispose donc pas encore d’espace personnel :
    La création de l’espace se fait en 2 étapes :
    1. Enregistrement de l’utilisateur ;
    2. Création de l’espace professionnel.

Un tutoriel sous forme vidéo ou forme PDF guide le nouvel utilisateur.

  • La personne qui introduit la demande est un utilisateur de MyGuichet.lu et dispose d’un espace privé : elle doit créer un nouvel espace professionnel.

Un tutoriel sous forme vidéo ou forme PDF guide l’utilisateur.

  • La personne qui introduit la demande dispose déjà d’un espace professionnel pour l’entreprise : l'espace professionnel existant peut être utilisé.

Consultez l’aide MyGuichet.lu.

Remarque : toute personne peut créer un espace professionnel. Toutes les informations nécessaires sont disponibles sur l’aide MyGuichet.lu mentionnée ci-dessus.

Délais

L’obligation, pour les opérateurs économiques, d’émettre et de transmettre des factures électroniques conformes via un des canaux autorisés (Peppol ou MyGuichet.lu) s’applique, dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession, pour tous les opérateurs économiques à partir du 18 mars 2023.

Par ailleurs, l’obligation pour les organismes du secteur public de recevoir et de traiter des factures électroniques conformes s’applique :

  • pour les pouvoirs adjudicateurs centraux, par exemple les ministères, depuis le 18 avril 2019 ; et
  • pour les pouvoirs adjudicateurs sous-centraux, par exemple les communes, et les entités adjudicatrices depuis le 18 avril 2020.

En outre, tous les organismes du secteur public ont depuis, le 18 décembre 2021, l’obligation d’être connectés à Peppol afin qu’ils puissent recevoir les factures électroniques conformes via Peppol.

Modalités pratiques

Dépôt d’un document XML

La démarche peut être effectuée avec ou sans authentification.

Démarche avec authentification

L’opérateur économique, ou son mandataire, qui introduit la demande avec authentification a besoin :

  • d’un espace professionnel sur la plateforme MyGuichet.lu ;
  • d’un produit LuxTrust (par exemple : Token, Smartcard ou Signing Stick) ; ou
  • d'une carte d’identité électronique (eID) ; ou
  • d'une identité numérique d'un autre pays européen (eIDAS).
Remarque : l’utilisation de cette démarche avec authentification serait à préférer car elle présente plusieurs avantages par rapport à la démarche sans authentification, à savoir :
  • possibilité d’utiliser les fonctionnalités de préremplissage du formulaire avec les données déjà enregistrées au niveau de l’espace professionnel ;
  • possibilité de recevoir en retour les divers bordereaux et confirmation directement dans son espace professionnel.

Démarche sans authentification

L’opérateur économique, ou son mandataire, qui introduit la demande sans authentification a besoin pour chaque facture d’un code d'accès (token) à usage unique.

Ce token est à demander au préalable auprès de l’organisme du secteur public avec lequel le marché public ou le contrat de concession a été passé/conclu (pouvoirs adjudicateurs ou entités adjudicatrices ou autorité concédante).

Remarque : cette démarche sans authentification est à destination des opérateurs économiques qui n’ont aucun moyen de s’authentifier sur MyGuichet.lu.

Saisie des informations

Après avoir indiqué les informations suivantes :

  • identification de l’opérateur économique ;
  • identification de l’administration réceptrice de la facture ;

la personne concernée peut déposer en la téléchargeant dans MyGuichet.lu une facture électronique déjà conforme, c’est-à-dire une facture conforme avec la version la plus récente de la norme européenne sur la facturation électronique qui définit le modèle sémantique de données d’une facture électronique ainsi qu'avec l'une des syntaxes figurant sur la liste la plus récente publiée par la Commission européenne.

L'utilisateur reçoit ensuite une confirmation de la transmission de sa facture électronique conforme au back office responsable pour la distribution des factures électroniques vers les organismes du secteur public destinataires et, après traitement de la facture par ce back office :

  • en cas de conformité effective à la norme européenne de la facture électronique téléchargée et de transmission réussie vers le destinataire final : un message l’informant de la transmission réussie de sa facture électronique conforme au destinataire final ;
  • en cas de non-conformité à la norme européenne de la facture électronique téléchargée et/ou en cas d’impossibilité de distribuer pour une raison ou une autre la facture au destinataire final : un message d’erreur.

Le déposant reçoit ensuite un bordereau de transmission qui prouve simplement que la facture a été transmise à l’organisme compétent.

Le déposant reçoit ensuite un bordereau de transmission qui prouve simplement que la facture a été transmise à l’organisme compétent.

Remarque : la facture n’est transférée à l’administration en question que si elle est validée.

Pièces à joindre

En cas de démarche sans authentification, il est obligatoire de joindre le bon de commande.

Par ailleurs et quelque soit la démarche utilisée, l’opérateur économique peut joindre à sa demande :

  • des plans ;
  • des relevés de temps (timesheets) ;
  • d’autres pièces qui expliquent le contenu de la facture ; ou
  • tout autre pièce qui lui semble opportune.

Les pièces jointes peuvent seulement être soumises dans le format PDF et ne peuvent pas dépasser une taille maximale de 15 Mo.

Aides

Dans le cadre de la mise en place de l’obligation de la facture électronique dans les opérations B2G ("Business to Government"), les petites et très petites entreprises peuvent, sous conditions, bénéficier :

Bon à savoir

  • Les opérateurs économiques qui ont des questions sur la facturation électronique spécifiquement peuvent contacter la helpline eFacturation au (+352) 247-72155 ou par e-mail sur info@efact.public.lu.
  • Un tutoriel est également disponible afin de guider les entreprises dans la réalisation de la démarche électronique.
  • Les opérateurs économiques qui ont des questions sur MyGuichet.lu en général et ses fonctionnalités (non spécifiques à la facturation électronique) peuvent contacter le helpdesk de MyGuichet.lu ainsi que consultez l'aide MyGuichet.lu.
  • Les opérateurs économiques qui veulent avoir plus d’informations sur les prestataires de service privés qui offrent des points d’accès à Peppol ou sur les éditeurs de logiciels de facturation ou de comptabilité qui proposent des logiciels déjà connectés par défaut à Peppol, peuvent contacter :

Services en ligne / Formulaires

Transmission d’une facture électronique déjà conforme dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession (dépôt d’un document XML)

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

Übermittlung einer bereits rechtskonformen Rechnung im Rahmen eines öffentlichen Auftrags oder eines Konzessionsvertrags (Hinterlegung eines XML-Dokuments)

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

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Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

Submission of an already compliant electronic invoice with authentication in the context of a public procurement or concession contract (filing of an XML document)

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

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