À partir du 18 mars 2023, dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession, tous les opérateurs économiques doivent, sauf exception, émettre et transmettre leurs factures comme des factures électroniques conformes.

Pour rappel, la législation sur les marchés publics considère comme marché public n’importe quel contrat passé par écrit :

• entre un opérateur économique et un organisme du secteur public ; et
  
• qui a pour objet l'exécution de travaux, la fourniture de produits ou la prestation de services.
  

Donc, il s'agit aussi d'un marché public en cas de :

• contrats qui concernent seulement des petites sommes, par exemple 1.000 euros ou même moins ; ou
• contrats conclus via :
  • une procédure négociée (gré à gré) directement entre un organisme du secteur public et un opérateur économique sans qu’il y ait une soumission publique ; ou
  • toute autre procédure qui mettrait différents opérateurs économiques en concurrence.

Les opérateurs économiques peuvent transmettre leurs factures électroniques :

• via Peppol (Pan European Public Procurement OnLine) ; ou
• s’ils ne sont pas ou pas encore connectés à Peppol, via un des 2 types de formulaires en ligne disponibles sur MyGuichet.lu, à savoir :
  • un formulaire, décrit ci-dessous, qui permet de saisir manuellement dans les champs du formulaire les éléments constitutifs d’une facture et de transmettre ensuite ces données ; ou
  • un formulaire qui permet de télécharger (upload) une facture électronique déjà conforme et de la transmettre ensuite.

D’autres canaux de transmission que Peppol ou MyGuichet.lu ne sont pas autorisés. Il n’est donc, par exemple, pas permis de transmettre des factures électroniques conformes via e-mail.

Personnes concernées

Opérateurs économiques concernés

Tout opérateur économique qui émet une facture à destination d’un pouvoir adjudicateur ou d’une entité adjudicatrice dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession.

Exclusions

Par dérogation, l’obligation d’émettre des factures électroniques ne s’applique pas aux marchés publics conclus :

• dans le cadre de la coopération au développement ;
• par des représentations diplomatiques ou par des consulats ;
• dans le cadre de la participation du Luxembourg à des expositions internationales à l’étranger ; ou
• dans le cadre de visites d’État, de visites officielles ou de visites de travail à l’étranger.

Conditions préalables

L’utilisation de la plateforme MyGuichet.lu est utile pour les opérateurs économiques qui ne disposent pas ou pas encore d’un accès ou d'une connexion au réseau de livraison Peppol.

En effet, les opérateurs économiques qui sont déjà connectés à Peppol peuvent l’utiliser directement pour émettre et transmettre leurs factures électroniques.

Démarches préalables

L’opérateur économique concerné doit disposer d’un espace professionnel sur MyGuichet.lu.

Comment utiliser MyGuichet.lu ?

Trois cas de figures se présentent :

• La personne qui introduit la demande est un nouvel utilisateur sur MyGuichet.lu et ne dispose donc pas encore d’espace personnel :
  
  La création de l’espace se fait en 2 étapes :
  1. Enregistrement de l’utilisateur ;
  2. Création de l’espace professionnel.

Un tutoriel sous forme vidéo ou forme PDF guide le nouvel utilisateur.

• La personne qui introduit la demande est un utilisateur de MyGuichet.lu et dispose d’un espace privé : elle doit créer un nouvel espace professionnel.

Un tutoriel sous forme vidéo ou forme PDF guide l’utilisateur.

• La personne qui introduit la demande dispose déjà d’un espace professionnel pour l’entreprise : l'espace professionnel existant peut être utilisé.

Consultez l’aide MyGuichet.lu.

Délais

L’obligation, pour les opérateurs économiques, d’émettre et de transmettre des factures électroniques conformes via un des canaux autorisés (Peppol ou MyGuichet.lu) s’applique, dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession, pour tous les opérateurs économiques à partir du 18 mars 2023.

Par ailleurs, l’obligation pour les organismes du secteur public de recevoir et de traiter des factures électroniques conformes s’applique :

• pour les pouvoirs adjudicateurs centraux, par exemple les ministères, depuis le 18 avril 2019 ; et
• pour les pouvoirs adjudicateurs sous-centraux, par exemple les communes, et les entités adjudicatrices depuis le 18 avril 2020.

En outre, tous les organismes du secteur public ont depuis, le 18 décembre 2021, l’obligation d’être connectés à Peppol afin qu’ils puissent recevoir les factures électroniques conformes via Peppol.

Modalités pratiques

Émission et transmission de la facture électronique

L’opérateur économique, ou son mandataire, complète en ligne via MyGuichet.lu le formulaire. Il :

• saisit manuellement dans les champs du formulaire les éléments constitutifs d’une facture ; et
• transmet ensuite ces données au destinataire de la facture.

La démarche peut être effectuée avec ou sans authentification.

Démarche avec authentification

L’opérateur économique, ou son mandataire, qui introduit la demande avec authentification a besoin :

• d’un espace professionnel sur la plateforme MyGuichet.lu ; et
  
• d’un produit LuxTrust (par exemple : Token, Smartcard ou Signing Stick) ; ou
• d'une carte d’identité électronique (eID) ; ou
  
• d'une identité numérique d'un autre pays européen (eIDAS).

Démarche sans authentification

L’opérateur économique, ou son mandataire, qui introduit la demande sans authentification a besoin pour chaque facture d’un code d'accès (token) à usage unique.

Ce token est à demander au préalable auprès de l’organisme du secteur public avec lequel le marché public ou le contrat de concession a été passé/conclu (pouvoirs adjudicateurs ou entités adjudicatrices ou autorité concédante).

Saisie des informations

Il s’agit de saisir manuellement dans les champs du formulaire les éléments constitutifs d’une facture électronique, à savoir notamment les informations suivantes :

• identification de l’opérateur économique émetteur de la facture ;
• identification de l’organisme du secteur public destinataire de la facture ;
• détails de la facture :
  
  • informations sur la facture : numéro de la facture, date d'émission, etc. ; et
  • les informations relatives au paiement ;
• contenu de la facture :
  • saisie d'une ou de plusieurs "ligne(s)", chaque ligne comprend des informations liées à un article ou un taux de TVA spécifique ;
  • calcul automatique du montant en fonction des lignes saisies.

Une fois rempli, la personne concernée transmet les données fournies via le formulaire de saisie.

L’utilisateur reçoit ensuite une confirmation de la transmission de sa facture vers le back office responsable de la distribution des factures électroniques vers les organismes du secteur public destinataires. Après traitement de la facture par ce back office :

• en cas de transmission réussie vers le destinataire final : 2 messages sont adressés à l’utilisateur :
  • le 1^er contient l’original de la facture électronique conforme transmise, c’est-à-dire le fichier XML qui est la facture et qui est le seul fichier qui fait foi d’un point de vue légal ;
  • le 2d contient un document PDF qui reprend les données essentielles extraites de cette même facture électronique conforme ;
• en cas d’impossibilité de distribuer, pour une raison ou une autre, la facture au destinataire final : un message d’erreur est adressé à l’utilisateur.

Pièces à joindre

En cas de démarche sans authentification, il est obligatoire de joindre le bon de commande.

Par ailleurs et quelque soit la démarche utilisée, l’opérateur économique peut joindre à sa demande :

• des plans ;
• des relevés de temps (timesheets) ;
  
• d’autres pièces qui expliquent le contenu de la facture ; ou
• tout autre pièce qui lui semble opportune.

Les pièces jointes peuvent seulement être soumises dans le format PDF et ne peuvent pas dépasser une taille maximale de 15 Mo.

Aides

Dans le cadre de la mise en place de l’obligation de la facture électronique dans les opérations B2G ("Business to Government"), les petites et très petites entreprises peuvent, sous conditions, bénéficier :

• du programme d’aide à la digitalisation SME Packages - Digital ; et
• ainsi d’un accompagnement personnalisé :
  • de la House of Entrepreneurship ;
  • du Service eHandwierk de la Chambre des métiers.

Bon à savoir

• Les opérateurs économiques qui ont des questions sur la facturation électronique spécifiquement peuvent contacter la helpline eFacturation au (+352) 247-72155 ou par e-mail sur info@efact.public.lu.
• Un tutoriel est également disponible afin de guider les entreprises dans la réalisation de la démarche électronique.
• Les opérateurs économiques qui ont des questions sur MyGuichet.lu en général et ses fonctionnalités (non spécifiques à la facturation électronique) peuvent contacter le helpdesk de MyGuichet.lu ainsi que consultez l'aide MyGuichet.lu.
  
• Les opérateurs économiques qui veulent avoir plus d’informations sur les prestataires de service privés qui offrent des points d’accès à Peppol ou sur les éditeurs de logiciels de facturation ou de comptabilité qui proposent des logiciels déjà connectés par défaut à Peppol, peuvent contacter :
  • la House of Entrepreneurship de la Chambre de commerce ; ou
  • le Service eHandwierk de la Chambre des métiers.

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