Saisie manuelle d’une facture ou note de crédit électronique dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession
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Dernière modification le 11.09.2023
Dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession, tous les opérateurs économiques doivent, sauf exception, transmettre leurs factures comme des factures électroniques conformes.
Une note de crédit est à considérer, d’un point de vue légal, comme une facture et est soumise aux mêmes obligations légales. Les opérateurs économiques doivent donc aussi émettre et transmettre leurs notes de crédit comme des notes de crédit électroniques conformes aux obligations légales.
Pour rappel, la législation sur les marchés publics considère comme marché public un contrat passé par écrit :
qui a pour objet l’exécution de travaux, la fourniture de produits ou la prestation de services.
Donc, il s’agit aussi d’un marché public en cas de :
contrats qui concernent seulement des petites sommes, par exemple 1.000 euros ou même moins ; ou
contrats conclus via :
une procédure négociée (gré à gré) directement entre un organisme du secteur public et un opérateur économique sans qu’il y ait une soumission publique ; ou
toute autre procédure qui mettrait différents opérateurs économiques en concurrence.
s’ils ne sont pas ou pas encore connectés à Peppol, via un des 2 types de formulaires en ligne disponibles sur MyGuichet.lu, à savoir :
un formulaire, décrit ci-dessous, qui permet de saisir manuellement dans les champs du formulaire les éléments constitutifs d’une facture ou note de crédit et de transmettre ensuite ces données ; ou
D’autres canaux de transmission que Peppol ou MyGuichet.lu ne sont pas autorisés. Il n’est donc, par exemple, pas permis de transmettre des factures ou notes de crédit électroniques conformes via e-mail.
Personnes concernées
L’utilisation de la plateforme MyGuichet.lu est utile pour les opérateurs économiques qui ne disposent pas ou pas encore d’un accès ou d’une connexion au réseau de livraison Peppol.
Les opérateurs économiques qui sont déjà connectés à Peppol :
peuvent l’utiliser directement pour transmettre leurs factures ou notes de crédit électroniques ; et
n’ont donc en principe pas besoin des solutions techniques alternatives proposées par MyGuichet.lu.
Opérateurs économiques concernés
Tout opérateur économique qui transmet une facture ou note de crédit à destination d’un pouvoir adjudicateur ou d’une entité adjudicatrice dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession.
Exclusions
Par dérogation, l’obligation d’émettre des factures ou notes de crédit électroniques ne s’applique pas aux marchés publics conclus :
dans le cadre de la coopération au développement ;
par des représentations diplomatiques ou par des consulats ;
dans le cadre de la participation du Luxembourg à des expositions internationales à l’étranger ; ou
dans le cadre de visites d’État, de visites officielles ou de visites de travail à l’étranger.
Conditions préalables
L’opérateur économique concerné, ou son mandataire, doit disposer d’un espace professionnel sur la plateforme MyGuichet.lu. Pour créer un tel espace, il a besoin d’un produit d’authentification, c’est-à-dire :
un produit LuxTrust ; ou
une carte d’identité luxembourgeoise munie d’un certificat électronique activé ; ou
un moyen d’identification eIDAS d’un autre pays membre de l’Union européenne (UE) ou de l’Espace économique européen (EEE).
Les opérateurs économiques qui souhaitent utiliser :
un moyen d’identification eIDAS d’un autre pays européen trouveront toutes les informations nécessaires sur la page d’aide dédiée à ce sujet.
À titre exceptionnel, les opérateurs économiques qui ne disposent pas ou ne peuvent pas facilement disposer d’un des produits d’authentification susmentionnés peuvent utiliser un formulaire en ligne sans authentification. Dans le cas où l’opérateur économique choisit le formulaire sans authentification, il doit saisir au tout début du formulaire un code à usage unique avant de pouvoir commencer le remplissage du formulaire. Ce code est à demander au préalable auprès du destinataire de la facture ou note de crédit électronique.
Toutefois, le formulaire avec authentification est, dans la mesure du possible, toujours à privilégier.
Le formulaire sans authentification présente nombreux désavantages. Concrètement, cela signifie pour l’opérateur économique qu’il :
n’a pas la possibilité :
d’utiliser la fonctionnalité de pré-remplissage du formulaire avec les informations renseignées dans son espace professionnel sur MyGuichet.lu ;
de dupliquer une facture ou note de crédit plus ancienne déjà transmise vers le même destinataire et de gagner ainsi du temps en bénéficiant d’une facture ou note de crédit déjà largement pré-remplie ;
de recevoir en retour dans son espace professionnel ni l’original de la facture ou note de crédit électronique conforme transmise sous forme de fichier XML, ni la copie de la facture ou note de crédit sous forme de document PDF qui reprend les données clés extraites de la facture ou note de crédit électronique conforme ;
doit se procurer au préalable un code à usage unique auprès du destinataire de la facture ou note de crédit électronique ;
doit ajouter comme pièce jointe un bon de commande (ou un autre document établissant le lien contractuel) au formulaire en ligne.
Modalités pratiques
Obligations légales
L’obligation, pour les opérateurs économiques, de transmettre des factures électroniques conformes via un des canaux autorisés (Peppol ou MyGuichet.lu) s’applique, dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession, pour tous les opérateurs économiques depuis le 18 mars 2023.
Une note de crédit est à considérer, d’un point de vue légal, comme une facture et est soumise aux mêmes obligations légales. Les opérateurs économiques doivent donc aussi émettre et transmettre leurs notes de crédit comme des notes de crédit électroniques conformes aux obligations légales.
Saisie manuelle d’une facture ou note de crédit via MyGuichet.lu
L’opérateur économique, ou son mandataire, complète en ligne le formulaire de saisie sur la plateforme MyGuichet.lu. Les liens vers les formulaires sont disponibles sous "Services en ligne / Formulaires" en bas de cette page.
Après avoir saisi manuellement les éléments constitutifs d’une facture ou note de crédit dans les champs du formulaire, il peut ensuite transmettre ces données au destinataire de la facture ou note de crédit.
Dans le cas où l’opérateur économique choisit le formulaire sans authentification, il doit saisir au tout début du formulaire un code à usage unique avant de pouvoir commencer le remplissage du formulaire. Ce code est à demander au préalable auprès du destinataire de la facture ou note de crédit électronique.
Outre les informations relatives à l’émetteur et au destinataire de la facture ou note de crédit électronique, les éléments suivants doivent être saisis :
pour la facture électronique :
le contenu de la facture, notamment :
les informations clés sur la facture (numéro de la facture, date d’émission, etc.) ; et
les modalités de paiement (date d’échéance, référence à indiquer lors du paiement, etc.) ;
une ou plusieurs ligne(s) de facturation qui comprennent des informations liées à un article ou un taux de TVA spécifique.
pour la note de crédit électronique :
le contenu de la note de crédit, notamment :
les informations clés sur la note de crédit (numéro de la note de crédit, référence vers la facture initiale, date d’émission, etc.) ;
une ou plusieurs ligne(s) de notes de crédit qui indiquent les informations sur la somme créditée.
À la fin du formulaire, un calcul automatique du montant à payer ou du montant crédité est effectué en fonction des lignes de facturation ou de notes de crédit saisies.
Après avoir confirmé la saisie, l’opérateur économique, ou son mandataire, transmet les données fournies via le formulaire de saisie.
Pour les factures électroniques, un tutoriel est également disponible afin de guider les opérateurs économiques pas à pas dans la saisie du formulaire en ligne.
Pièces jointes
Formulaire avec authentification
Après avoir confirmé la saisie et avant de transmettre la facture ou note de crédit électronique, l’opérateur économique, ou son mandataire, peut joindre facultativement des pièces, telles que :
des plans ;
des relevés de temps (timesheets) ;
d’autres pièces qui expliquent le contenu de la facture ou note de crédit ; ou
tout autre pièce qui lui semble opportune.
Formulaire sans authentification
Les pièces facultatives susmentionnées peuvent être jointes au formulaire sans authentification.
Cependant, il est obligatoire de joindre au formulaire sans authentification un bon de commande (ou un autre document établissant le lien contractuel) reçu au préalable de l’organisme du secteur public destinataire de la facture ou note de crédit en question.
Ces pièces jointes peuvent seulement être soumises au format PDF et ne doivent pas dépasser une taille maximale de 15 Mo par pièce jointe.
Traitement de la facture ou note de crédit
Une fois le formulaire transmis, un e-mail automatique est envoyé pour confirmer que la démarche électronique a été transmise à l’administration concernée.
Cela signifie uniquement que les données fournies dans le formulaire ont d’abord été transmis auback office responsable du traitement de ces données, géré par le ministère de la Digitalisation. Cela ne signifie toutefois pas que ces données (c’est-à-dire la facture ou note de crédit électronique) ont déjà été transmises au destinataire final de la facture ou note de crédit.
Ce n’est qu’après le traitement dans ce back office que les données sont ensuite transmises sous forme de facture ou note de crédit électronique à l’organisme du secteur public destinataire.
Lors du traitement en back office, 2 cas de figure peuvent se présenter :
si la facture ou note de crédit électronique a été transmise avec succès vers le destinataire final, l’utilisateur reçoit 3 messages dans son espace professionnel :
le 1er confirme que la facture ou note de crédit électronique a bien été transmise avec succès au destinataire final ;
le 2e contient l’original de la facture ou note de crédit électronique conforme transmise sous forme de fichier XML qui est le seul fichier qui fait foi d’un point de vue légal ; et
le 3e contient une copie de la facture ou note de crédit sous forme de document PDF qui reprend les données clés extraites de la facture ou note de crédit électronique conforme.
si la facture ou note de crédit électronique n’a pas pu être transmise, pour une raison ou une autre, au destinataire final, un message d’erreur indiquant qu’il n’était pas possible de transmettre la facture ou note de crédit électronique au destinataire final est adressé à l’utilisateur.
Les messages sont toujours envoyés dans la rubrique "Mes communications" de l’espace professionnel sur MyGuichet.lu. Ils peuvent également être consultés dans l’onglet "Message" au niveau de la démarche respective.
Aides et assistance pour les entreprises
Dans le cadre de la mise en place de l’obligation d’émettre et de transmettre des factures électroniques dans le cadre des marchés publics et des contrats de concession, les petites et très petites entreprises peuvent, sous conditions, bénéficier :
d’aides financières dans le cadre du programme d’aide à la digitalisation SME Packages - Digital ; et
Questions sur MyGuichet.lu et ses fonctionnalités (non spécifiques à la facturation électronique)
Pour toute question concernant MyGuichet.lu et ses fonctionnalités (par exemple la connexion avec un produit d’authentification, la création d’un espace professionnel, le formulaire en ligne, etc.) qui ne sont pas spécifiques à la facturation électronique, vous pouvez :
Saisie manuelle d’une facture électronique (avec authentification)
Formulaire avec authentification par un produit LuxTrust, une carte d’identité luxembourgeoise munie d’un certificat électronique activé ou un autre moyen d’identification eIDAS
Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.
Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement
Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.
En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.
Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.
Manuelle Eingabe einer elektronischen Rechnung (mit Authentifizierung)
Formular mit Authentifizierung – erfordert eine Authentisierung anhand eines LuxTrust-Produkts, eines luxemburgischen Personalausweises mit einem aktivierten elektronischen Zertifikat oder anhand eines anderen eIDAS-Identifizierungsmittels
Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.
Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.
Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.
Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.
Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).
Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.
Manual completion of an electronic invoice (with authentication)
Form with authentication using a LuxTrust product, a Luxembourg identity card with an activated electronic certificate or another eIDAS identification means
To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.
That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).
Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.
Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.
Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.
If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.
Saisie manuelle d’une facture électronique (sans authentification)
Formulaire sans authentification qui nécessite la saisie d’un code à usage unique à demander au préalable auprès du destinataire de la facture électronique (à utiliser uniquement si vous ne disposez d’aucun des nombreux produits d’authentification nationaux ou étrangers acceptés par MyGuichet.lu)
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Manuelle Eingabe einer elektronischen Rechnung (ohne Authentifizierung)
Formular ohne Authentifizierung – erfordert die Eingabe eines Einmal-Codes, der im Vorfeld beim Empfänger der elektronischen Rechnung beantragt werden muss (nur zu verwenden, wenn Sie nicht über eines der zahlreichen von MyGuichet.lu akzeptierten in- oder ausländischen Authentisierungsmittel verfügen)
Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.
Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.
Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.
Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
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Manual completion of an electronic invoice (without authentication)
Form without authentication that requires the entry of a one-time code to be requested in advance from the recipient of the electronic invoice (to be used only if you do not have any of the many national or foreign authentication products accepted by MyGuichet.lu)
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