Émission d'une facture électronique dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession

Dernière modification le 10.06.2022

À partir du 18 mai 2022, dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession, les opérateurs économiques de grande taille doivent, sauf exception, émettre et transmettre leurs factures uniquement sous forme de facture électronique conforme.

Il s’agit de l’e-facturation (e-Invoicing) pour les opérations B2G ("Business to Government").

Par la suite, l’obligation s’appliquera :

  • à partir du 18 octobre 2022, aux opérateurs économiques de moyenne taille ; puis
  • à partir du 18 mars 2023, à ceux de petite taille et donc à tous les opérateurs économiques.

Tous les organimes du secteur public, c'est-à-dire tous les pouvoirs adjudicateurs et entités adjudicatrices ont l’obligation d’utiliser pour la réception automatisée de factures électroniques un seul et même réseau de livraison, à savoir le réseau de livraison européen Peppol (Pan European Public Procurement OnLine).

Les opérateurs économiques qui ne disposent pas de leur propre point d’accès au réseau Peppol peuvent en ligne sur MyGuichet.lu compléter un formulaire de saisie de leur facture.

Cette démarche permet l'émission manuelle et individuelle de factures électroniques conformes.

Personnes concernées

Opérateurs économiques concernés

Tout opérateur économique qui émet une facture à destination d’un pouvoir adjudicateur ou d’une entité adjudicatrice.

Exclusions

Par dérogation, l’obligation d’émettre des factures électroniques ne s’applique pas aux marchés publics conclus :

  • dans le cadre de la coopération au développement ;
  • par des représentations diplomatiques ou par des consulats ;
  • dans le cadre de la participation du Luxembourg à des expositions internationales à l’étranger ; ou
  • dans le cadre de visites d’État, de visites officielles ou de visites de travail à l’étranger.

Conditions préalables

L’utilisation de la plateforme MyGuichet.lu est utile pour les opérateurs économiques qui ne disposent pas ou pas encore d’un accès ou d'une connexion au réseau de livraison Peppol.

En effet, les opérateurs économiques qui sont déjà connectés à Peppol peuvent l’utiliser directement pour émettre et transmettre leurs factures électroniques.

Démarches préalables

L’opérateur économique concerné doit disposer d’un espace professionnel sur MyGuichet.lu.

Comment utiliser MyGuichet.lu ?

Trois cas de figures se présentent :

  • La personne qui introduit la demande est un nouvel utilisateur sur MyGuichet.lu et ne dispose donc pas encore d’espace personnel :

    La création de l’espace se fait en 2 étapes :
    1. Enregistrement de l’utilisateur ;
    2. Création de l’espace professionnel.

Un tutoriel sous forme vidéo ou forme PDF guide le nouvel utilisateur.

  • La personne qui introduit la demande est un utilisateur de MyGuichet.lu et dispose d’un espace privé : elle doit créer un nouvel espace professionnel.

Un tutoriel sous forme vidéo ou forme PDF guide l’utilisateur.

  • La personne qui introduit la demande dispose déjà d’un espace professionnel pour l’entreprise : l'espace professionnel existant peut être utilisé.

Consultez l’aide MyGuichet.lu.

Délais

L’obligation de facturation électronique entre en vigueur :

  • à partir du 18 mai 2022 : pour les opérateurs économiques de grande taille, à savoir ceux qui dépassent, à la date de clôture du bilan de l’année 2019, les limites chiffrées d’au moins 2 des 3 critères suivants :
    • total du bilan : 20 millions d’euros ;
    • montant net du chiffre d’affaires : 40 millions d’euros ;
    • nombre des membres du personnel employé à plein temps et en moyenne au cours de l’exercice : 250 ;
  • à partir du 18 octobre 2022 : pour les opérateurs économiques de moyenne taille qui ne dépassent pas, à la date de clôture du bilan de l’année 2019, les limites chiffrées d’au moins 2 des 3 critères suivants :
    • total du bilan : 20 millions d’euros ;
    • montant net du chiffre d’affaires : 40 millions d’euros ;
    • nombre des membres du personnel employé à plein temps et en moyenne au cours de l’exercice : 250 ;
  • à partir du 18 mars 2023 pour :
    • les opérateurs économiques de petite taille qui ne dépassent pas, à la date de clôture du bilan de l’année 2019, les limites chiffrées d’au moins 2 des 3 critères suivants :
      • total du bilan : 4,4 millions d’euros ;
      • montant net du chiffre d’affaires : 8,8 millions d’euros ;
      • nombre des membres du personnel employé à plein temps et en moyenne au cours de l’exercice : 50 ;
    • les opérateurs économiques à qui il est matériellement impossible de fournir, pour l’année 2019, les limites chiffrées d’au moins un des 3 critères énumérés ci-dessus.

Modalités pratiques

Saisie des données de la facture

L’opérateur économique, ou son mandataire, complète en ligne le formulaire de saisie/émission d’une facture électronique à destination d’un organisme public via MyGuichet.lu.

La personne qui introduit la demande a besoin :

  • d’un espace professionnel sur la plateforme MyGuichet.lu ; et
  • d’un produit LuxTrust (par exemple : Token, Smartcard ou Signing Stick) ; ou
  • d'une carte d’identité électronique (eID) ; ou
  • d'une identité numérique d'un autre pays européen (eIDAS).

Il s’agit de saisir manuellement dans les champs du formulaire les éléments constitutifs d’une facture électronique, à savoir notamment les informations suivantes :

  • identification de l’opérateur économique ;
  • identification de l’organisme du secteur public destinataire de la facture ;
  • détails de la facture :
    • informations sur la facture : numéro de la facture, date d'émission, etc. ; et
    • les informations relatives au paiement ;
  • contenu de la facture :
    • saisie d'une ou de plusieurs "ligne(s)", chaque ligne comprend des informations liées à un article ou un taux de TVA spécifique ;
    • calcul automatique du montant en fonction des lignes saisies.

Une fois rempli, la personne concernée transmet le formulaire de saisie.

L’utilisateur reçoit ensuite une confirmation de la transmission de sa facture vers le back office responsable de la distribution des factures électroniques vers les organismes du secteur public destinataires. Après traitement de la facture par ce back office :

  • en cas de transmission réussie vers le destinataire final : 2 messages sont adressés à l’utilisateur :
    • le 1er contient l’original de la facture électronique transmise ;
    • le 2d contient une copie PDF de cette même facture ;
  • en cas d’impossibilité de distribuer, pour une raison ou une autre, la facture au destinataire final : un message d’erreur est adressé à l’utilisateur.

Pièces justificatives

Aucune pièce ne doit être obligatoirement jointe.

L’opérateur économique peut cependant joindre à sa demande :

  • des plans ;
  • une copie de la facture ; ou
  • tout autre justificatif qui lui semble opportun.

Aides

Dans le cadre de la mise en place de l’obligation de la facture électronique dans les opérations B2G ("Business to Government"), les petites et très petites entreprises peuvent, sous conditions, bénéficier :

Services en ligne / Formulaires

Formulaire de saisie d’une facture électronique

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

Organismes de contact

Double click pour activer la carte
Double click pour activer la carte

Votre avis nous intéresse

Quelle note donneriez-vous au contenu de cette page ?

Dernière modification le