Déclarer son séjour à l’étranger au ministère des Affaires étrangères et européennes (Lëtzebuerger am Ausland)

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Lors de déplacements ponctuels ou prolongés (Union européenne ou autre), il n’est pas exclu que des désagréments plus ou moins importants puissent survenir.

Le ressortissant luxembourgeois a alors la possibilité de demander une assistance consulaire auprès d’une mission diplomatique ou consulaire compétente.

Afin de pouvoir bénéficier dans les meilleures conditions de cette assistance, les voyageurs ont la possibilité de déclarer leurs déplacements au ministère des Affaires étrangères et européennes (MAEE), qui saura alors être plus réactif.

Personnes concernées

Les résidents de nationalité luxembourgeoise, ainsi que les personnes d’une autre nationalité qui les accompagnent, peuvent déclarer leur séjour temporaire à l’étranger (Union européenne ou pays tiers).

Les Luxembourgeois qui quittent le Luxembourg pour résider de façon permanente à l’étranger ont aussi la possibilité de le déclarer auprès du ministère des Affaires étrangères et européennes.

Cette déclaration n’est pas obligatoire.

Coûts

La procédure d’enregistrement auprès du ministère des Affaires étrangères et européennes est gratuite.

Modalités pratiques

Déclaration du séjour

La déclaration de son séjour ou de sa résidence à l’étranger s’effectue par un assistant en ligne disponible sur MyGuichet.lu (voir la rubrique "Services en ligne / Formulaires").

Cette démarche peut être réalisée sans s’authentifier à MyGuichet.lu à l’aide d’un certificat LuxTrust ou d’une carte d’identité électronique (eID).

Les personnes qui disposent d’un espace privé sur MyGuichet.lu couplé avec l’application mobile peuvent également faire la déclaration du séjour via l’application mobile.

La personne intéressée peut ainsi :

  • déclarer le séjour temporaire qu’elle va effectuer ; ou
  • indiquer si elle compte résider de manière permanente à l’étranger.

Le déclarant renseigne plusieurs éléments (certains sont facultatifs) :

  • le type de séjour qu’il entreprend :
    • séjour temporaire, avec une seule ou plusieurs étapes ;
    • résidence permanente à l’étranger ;
  • la ou les adresses de ses lieux de séjour à l’étranger, ainsi que les dates du séjour ;
  • le moyen de locomotion utilisé pour se rendre à l’étranger ;
  • ses données personnelles (numéro d’identification national, nom, prénom) ;
  • s’il séjourne seul ou accompagné ;
  • une adresse email où le joindre ;
  • une personne de contact au Luxembourg ;
  • etc.

Le déclarant a aussi la possibilité de noter des remarques et observations à destination du ministère des Affaires étrangères et européennes, comme par exemple son assurance maladie, le nom de l’hôtel, des besoins spécifiques.

Si le séjour fait traverser plusieurs pays ou lieux au sein d’un même pays, il est possible d’effectuer une seule déclaration pour toutes les destinations parcourues.

De la même manière, il est possible pour un même séjour de déclarer plusieurs personnes dans une seule déclaration. Ainsi, par exemple, en cas de séjour scolaire ou de séjour organisé, une seule personne pourra enregistrer l’ensemble des participants.

La déclaration effectuée peut à tout moment être annulée ou modifiée.

Utilité de la déclaration de son séjour

Le fait de déclarer son séjour ou sa résidence permanente à l’étranger au ministère des Affaires étrangères et européennes (MAEE) peut être utile à plusieurs niveaux :

  • les prestations des services consulaires ordinaires des missions diplomatiques et consulaires seront plus faciles à réaliser (déclaration de perte de document et établissement d’un nouveau titre) ;
  • en cas de demande d’assistance consulaire, le MAEE et les représentations diplomatiques et consulaires pourront réagir avec plus de rapidité ;
  • en cas de situation d’urgence ou de crise dans le pays dans lequel se trouve une personne déclarée, le MAEE ainsi que la représentation diplomatique et consulaire présente dans ce pays disposeront de ses coordonnées, et sauront ainsi la contacter de manière plus efficace pour lui transmettre les consignes à suivre ;
  • le cas échéant, le MAEE peut aussi contacter la personne de contact restée au Luxembourg que le voyageur ou résident à l’étranger a désignée, afin de l’informer d’éventuels problèmes ;
  • en cas de résidence permanente à l’étranger, la personne enregistrée peut aussi demander à recevoir des informations sur les élections au Luxembourg, etc.

Protection des données

Les données personnelles déclarées sont traitées conformément à la loi modifiée sur la protection des données.

Pour les Luxembourgeois qui ont leur résidence permanente à l’étranger, les données sont conservées jusqu’à indication contraire du déclarant, ou jusqu’à ce que le ministère des Affaires étrangères et européennes ou une mission diplomatique ou consulaire prennent connaissance d’un changement de résidence.

Dans le cadre de la loi sur la protection des données, le déclarant a plusieurs droits sur ses données personnelles. Il a en effet un droit :

  • d’information ;
  • d’accès ;
  • de rectification ;
  • de suppression de ses données.

Pour exercer ces droits, la personne concernée doit s’adresser à la Direction des Affaires consulaires et relations culturelles internationales du ministère des Affaires étrangères et européennes.

Services en ligne / Formulaires

Déclarer un séjour à l’étranger au ministère des Affaires étrangères et européennes (Lëtzebuerger am Ausland)

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

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Accéder à la démarche

Einen Auslandsaufenthalt beim Ministerium für auswärtige und europäische Angelegenheiten registrieren (Lëtzebuerger am Ausland)

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

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Den Vorgang öffnen

Inform the Ministry of Foreign and European Affairs of a stay abroad (Lëtzebuerger am Ausland)

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

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