Demander la communication d’un document auprès d’une administration ou d’un service de l’Etat

Depuis le 1er Janvier 2019, les administrations et services de l’Etat doivent publier en ligne leurs documents accessibles sur leur site ou sur le portail www.data.public.lu, la plateforme de données luxembourgeoise.

Cette démarche met en œuvre une politique d’ouverture aux citoyens (personnes physiques et morales) des documents détenus par :

  • les administrations et services de l’Etat ;
  • les communes et syndicats de communes ;
  • les établissements publics placés sous la tutelle de l’Etat ou sous la surveillance des communes ;
  • les personnes morales fournissant des services publics ;
  • la Chambre des Députés ;
  • le Conseil d’Etat ;
  • le Médiateur ;
  • la Cour des comptes ;
  • les Chambres professionnelles.

En cas de modification du document, une mise à jour de la version publiée est nécessaire. 

Personnes concernées

Personnes concernées

Les personnes physiques et morales peuvent accéder aux documents détenus par les administrations et services de l’Etat, les communes et syndicats de communes, établissements publics sous la tutelle de l’Etat, etc., si ces documents sont relatifs à l’exercice d’une activité administrative.

Toute personne physique ou morale a le droit de demander la communication d’un document accessible :

  • peu importe le support du document et ;
  • sans devoir faire valoir un intérêt.

Documents concernés

Seuls les documents administratifs relatifs à l’exercice d’une activité administrative sont visés. Exemple : circulaires, rapports d’activités, études, statistiques, procès-verbaux/comptes rendus des conseils d’administration, etc.

Sont exclus, les documents relatifs :

  • aux relations extérieures, à la sécurité du Luxembourg ou à l’ordre public ;
  • à la sécurité des personnes ou au respect de la vie privée ;
  • au déroulement des procédures engagées devant les instances juridictionnelles, extrajudiciaires ou disciplinaires ou d’opérations préliminaires à de telles procédures ;
  • à la prévention, à la recherche ou à la poursuite de faits punissables ;
  • à des droits de propriété intellectuelle ;
  • à un secret ou une confidentialité protégés par la loi ;
  • aux missions de contrôle, d’inspection et de régulation des organismes concernés ;
  • au caractère confidentiel des informations commerciales et industrielles communiquées à ces organismes ;
  • à la capacité des organismes de mener leur politique économique, financière, fiscale et commerciale si la publication des documents est de nature à entraver les processus de décision qui y sont liés ;
  • à la confidentialité des délibérations du Gouvernement.

Coûts

La communication des documents est en principe gratuite. Mais un règlement grand-ducal peut fixer une redevance à payer par le demandeur en cas de délivrance de copies d’un document. Cette redevance ne peut toutefois pas excéder le coût réel de reproduction.

Modalités pratiques

Introduction de la demande

Les personnes qui souhaitent introduire leur demande de communication d’un document peuvent le faire :

  • via MyGuichet.lu ou ;
  • par écrit.

Dans le formulaire de demande de document, le demandeur :

  • choisit l’administration à laquelle il veut adresser sa demande ;
  • donne une description précise du document sous forme de texte libre ou sur base d’un formulaire type mis à disposition par l’organisme concerné.

Communication

Seules les personnes concernées peuvent accéder aux documents qui comportent :

  • des données à caractère personnel les concernant ;
  • une appréciation/jugement de valeur sur elles ;
  • une opinion qu’elles ont communiquées à titre confidentiel à l’organisme.  Dans ce cas, la personne à l’origine du document doit lever le caractère confidentiel de ce document.

Lorsque les documents demandés comportent des données à caractère personnel ou une appréciation/jugement de valeur sur d’autres personnes désignées par leur nom ou facilement identifiables (tierces personnes), l’organisme les communique au demandeur si  :

  • il est possible de masquer ou d’extraire, sans coût supplémentaire, les informations de ces tierces personnes ;
  • ces tierces personnes ont donné par écrit leur accord à la communication.

La demande de communication peut être refusée si la demande :

  • concerne des documents en cours d’élaboration ou des documents inachevés ;
  • porte sur un document déjà publié ou qui a été réalisé à des fins de commercialisation ;
  • est exagérée par son nombre, son caractère systématique ou répétitif ;
  • concerne des communication internes.

Transmission

Le document demandé est communiqué au demandeur dans les meilleurs délais et au plus tard dans le mois suivant la réception de la demande par l’organisme :

  • par la délivrance de copies en un seul exemplaire ;
  • par voie électronique, si :
    • le document est disponible sous forme électronique et ;
    • le demandeur a communiqué son adresse mail ;
  • par consultation sur place, lorsque la reproduction :
    • nuit à la conservation du document ou ;
    • n’est pas possible en raison de la nature du document.
Le dépôt aux Archives nationales des documents accessibles ne peut empêcher leur communication.

Dans certains cas, le délai peut être porté à 2 mois si :

  • le volume et la complexité des documents demandés font que le délai d’un mois ne peut pas être respecté ;
  • la demande est adressée à un organisme qui ne possède pas le document ;
  • l’organisme doit masquer ou extraire les données à caractère personnel d’autres personnes ;
  • le document a fait l’objet d’un dépôt aux Archives nationales ;
  • l’organisme doit consulter un tiers.

L’organisme doit alors :

  • en informer le demandeur ;
  • lui communiquer les motifs de la prolongation avant l’écoulement du délai d’un mois.
En cas de demande trop générale, le délai est suspendu jusqu’à réception d’une demande plus précise.

Recours

La personne qui voit sa demande de communication refusée peut contester ce refus. Le demandeur doit dès lors saisir, pour avis, la Commission d’accès aux documents (CAD), dans le mois suivant la notification, :

  • via MyGuichet.lu ou ;
  • par écrit, sous forme de simple lettre.

Le demandeur doit :

  • introduire le cas échéant le numéro de référence de la demande et, s’il le souhaite, une remarque, sous forme de texte libre ;
  • joindre la décision de refus de communication du document.

La CAD communique son avis au demandeur et à l’organisme dans les 2 mois de la saisine.

Si la CAD estime que le document demandé est communicable et que l’organisme décide de suivre cet avis, il doit communiquer le document dans un délai d’un mois à partir de la réception de l’avis. Dans le cas contraire, il est supposé avoir rejeté la demande.

Si la CAD estime que le document n’est pas communicable, l’organisme doit confirmer son refus de le communiquer dans un délai d’un mois à partir de la réception de l’avis.

Les avis de la CAD ne peuvent pas faire l’objet d’un recours en justice. Seule la décision de l’organisme suite à cet avis est susceptible d’un recours en réformation.

Le recours en réformation est à introduire devant le tribunal administratif dans un délai de 3 mois. Ce délai démarre :

  • en l’absence de communication du document jugé communicable par la CAD : à l’expiration du délai d’un mois, suite à la réception de l’avis, pour communiquer le document ;
  • à compter de la notification par l’organisme de sa décision de confirmation du refus de communiquer le document jugé non communicable par la CAD ;
  • en l’absence d’une décision de confirmation du refus de communication du document jugé non communicable : à l’expiration du délai d’un mois, suite à la réception de l’avis, pour confirmer le refus.
La saisine de la CAD est facultative. Le demandeur peut également saisir directement le Tribunal administratif.

 

Services en ligne / Formulaires

Accès à l'information - Demande de document

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 1 Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

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Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

Accès à l'information - Demande de document

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

Saisine de la Commission d’accès aux documents suite à un refus

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Dernière modification le