Demander une dérogation pour la consultation / reproduction d’archives

Les Archives nationales de Luxembourg (ci-après ANLux) jouent un rôle clé dans la conservation et la communication d’archives publiques et privées ainsi que dans la gestion de l’information au sein de l’Etat.

La communication gratuite des archives publiques est garantie à toute personne qui en fait la demande aux ANLux après leur versement à l’expiration de la durée d’utilité administrative. Cependant, des délais de protection spécifiques existent et varient en fonction du type d’information (document portant atteinte à la sécurité du Luxembourg, contenant des renseignements individuels sur une personne physique, etc.).

Pendant ces délais de protection, il n’est en principe pas possible de consulter ou de reproduire les documents concernés. Toutefois, un chercheur peut demander une dérogation aux ANLux afin de consulter et/ou reproduire ces archives publiques.

Une personne privée peut également demander la communication ainsi que la reproduction d’archives publiques qui la concernent personnellement. Une telle demande peut également être faite, après le décès de la personne concernée par le document, par son conjoint non séparé de corps ou son partenaire, ses descendants en ligne directe, ou s’il s’agit d’un mineur, par son représentant légal.

Personnes concernées

Personnes pouvant introduire une demande de dérogation

Toute personne qui :

  • effectue une recherche ou un travail scientifique d’intérêt public, ou ;
  • est concernée au sens large du terme par une archive publique.

Documents concernés

Toute archive dotée d’un délai de protection.

Le délai de protection est de :

  • 50 ans à partir de la date du document le plus récent inclus dans le dossier pour les archives publiques :
    • dont la communication porterait atteinte :
      • aux relations extérieures, à la sécurité du Luxembourg ou à l’ordre public ou ;
      • au caractère confidentiel des informations commerciales et industrielles ou ;
    • concernant :
      • les affaires portées devant les instances juridictionnelles, extrajudiciaires ou disciplinaires ou ;
      • la prévention, la recherche ou la poursuite de faits punissables ;
  • 100 ans à partir de la date du document le plus récent inclus dans le dossier pour les archives publiques couvertes par le secret fiscal ;
  • 75 ans à partir de la date de l’acte notarié pour les minutes et répertoires des notaires.

Les archives contenant des renseignements individuels d’une personne physique sur :

  • sa vie privée, familiale et professionnelle ou ;
  • sa situation financière ou ;
  • son origine ethnique, ses opinions politiques, ses convictions religieuses ou philosophiques ou son appartenance syndicale ou ;
  • le traitement de données relatives à sa santé et à sa vie sexuelle, y compris le traitement de ses données génétiques ;

ne peuvent être communiquées que :

  • 25 ans après le décès de la personne concernée, au cas où la date de décès est connue ou ;
  • 75 ans à compter de la date du document le plus récent inclus dans le dossier si :
    • la date de décès est inconnue ou ;
    • la recherche de la date de décès entraîne un effort administratif démesuré.

Coûts

La consultation des archives publiques est gratuite.

Cependant, des frais pour la délivrance de copies ou de reproductions numériques peuvent être facturés.

Modalités pratiques

Introduction de la demande

Le requérant doit adresser sa demande à l’aide du formulaire correspondant à sa démarche (consultation/reproduction) aux Archives nationales de Luxembourg par e-mail : contemp@an.etat.lu.

Le demandeur doit préciser dans sa demande de dérogation de consultation :

  • la liste des dossiers/documents concernés selon le modèle suivant : cote, titre du dossier, date du dossier, délai de protection, catégorie de protection ;
  • le sujet du projet de recherche ;
  • le cadre chronologique du projet de recherche ;
  • l’objectif final du projet de recherche (publication, thèse, article, émission de radio, etc.) ;
  • les éventuels partenaire(s), institution(s) ou professeur(s) associés au projet de recherche ;
  • la date de fin du projet de recherche ;
  • les raisons pour lesquelles le(s) dossier(s) est/sont important(s) pour sa recherche.

En cas de demande de dérogation de reproduction, le requérant doit également indiquer :

  • la forme de reproduction : photographies, scans, copies ;
  • le but des reproductions (copies de travail non publiées ou publication).

Toute demande incomplète ne sera pas traitée, notamment si les motifs de la recherche ou les dossiers ne sont pas indiqués.

Pièces justificatives

Le requérant joint à sa demande :

  • l’autorisation écrite de la personne concernée ou de ses ayants droits : s’il souhaite consulter les documents de ces derniers sans qu’il n’existe de lien de parenté quelconque ou ;
  • toute preuve permettant d’établir son lien de parenté et sa filiation : s’il souhaite consulter le dossier d’un/de membre(s) de sa famille (acte de mariage, acte de naissance, déclaration de partenariat, etc.) ou ;
  • toute preuve permettant d’établir son identité : s’il souhaite consulter un dossier le concernant.

Réponse de l’administration

Les ANLux adressent en principe la demande du requérant au producteur concerné par le(s) dossiers (ministère/administration) pour accord.

Le producteur communique sa réponse aux ANLux dans un délai de 3 semaines à compter de la transmission de la demande.

A défaut de réponse du producteur dans ce délai, le directeur des ANLux prend lui-même une décision.

L’autorisation est accordée si la communication des documents d’archives :

  • est nécessaire à la réalisation d’une recherche ou d’un travail scientifique effectué dans l’intérêt public ;
  • ne porte pas une atteinte excessive à la vie privée de la personne concernée par le document.

La décision du directeur des ANLux est adressée par courriel au requérant.

En cas de réponse positive, le requérant :

  • peut se rendre aux ANLux pour consulter les documents sollicitésou ;
  • peut recevoir une reproduction des documents demandés.

Durée de validité de l’autorisation

L’autorisation de communication est en général limitée dans le temps à savoir, jusqu’à la fin du projet de recherche du requérant.

 Obligations

En cas de réponse positive à la demande de dérogation de consultation et/ou de reproduction, le requérant peut être amené à devoir :

  • anonymiser et/ou pseudonymiser les données à caractère personnel :
    • lors de l’exploitation des documents ;
    • en cas de citation des dossiers d’archives. La citation se fait dans ce cas sous la forme suivante : ANLux, cote ;
  • noircir les passages qui peuvent nuire à une ou plusieurs personnes, en cas de publication et de diffusion de pièces d’archives.

Dans tous les cas, le requérant est obligé de :

  • remettre aux ANLux un exemplaire justificatif de tous les travaux/publications qui se fondent partiellement ou totalement sur les archives conservées aux ANLux ;
  • veiller à clarifier les éventuels droits d’auteur.

Recours

En cas de réponse négative, le requérant peut saisir le Conseil des archives pour avis. La demande sera analysée à nouveau. Le Conseil émet son avis dans un délai de 3 semaines à compter du jour où il est saisi.

Le requérant peut également recourir contre la décision de refus devant le Tribunal administratif de Luxembourg. La requête devra être :

  • signée par un avocat à la Cour ;
  • déposée au tribunal dans un délai de 3 mois à compter de la notification de la décision de refus.

Services en ligne / Formulaires

Demande de dérogation de consultation

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En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 1 Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

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Demande de dérogation de reproduction

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Demande de dérogation de consultation / reproduction d'une personne concernée

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