Financial aid for research and development projects (R&D)
Financial aid in the form of a subsidy is available for companies and private sector research organisations that carry out research and development (R&D) projects and innovation initiatives. The aid can cover a percentage of the eligible costs, depending on the size of the company and the type of project or programme.
Applications for financial aid are to be submitted to the Ministry of the Economy's Research and Innovation Directorate. Luxinnovation can provide help to set up your projects.
Who is concerned
Financial aid is available for companies and private research organisations established in Luxembourg in connection with the following activities:
- experimental development, i.e. acquiring, combining, shaping and using scientific, technological and commercial knowledge and skills with a view to developing new or improved products, processes or services;
- fundamental research, i.e. experimental or theoretical work undertaken to acquire new knowledge of the underlying foundations of phenomena and observable facts, without any direct practical application or commercial use in view;
- industrial research, i.e. the planned research or critical investigation aimed at the acquisition of new knowledge and skills for developing new products, processes or services or for significantly improving existing products, processes or services.
Prerequisites
Terms and conditions
Companies and private research organisations must satisfy the terms and conditions that apply to all types of aid for research, development and innovation.
Eligible costs
All costs directly related to the R&D projects or programmes are eligible:
- payroll expenses: researchers, technicians and other support staff employed for the project or programme;
- expenses for instruments and equipment, if and for as long as they are being used for the project or programme. If such instruments and equipment are not used for their full life within the framework of the project or programme, only the depreciation costs corresponding to the duration of the project or programme, calculated in accordance with the generally accepted accounting principles, shall be deemed admissible.
- expenses for buildings, if and for as long as they are being used for the project or programme. As far as buildings are concerned, only the depreciation costs corresponding to the duration of the project or programme, calculated in accordance with the generally accepted accounting principles, are deemed admissible. As for land, only the costs of commercial transfer or actually incurred investment costs are eligible;
- expenses for contract research or research services, the purchase of knowledge and patents or licences from external sources under conditions of full competition as well as costs of consultancy and equivalent services used exclusively for the project or programme;
- additional overheads and other operating expenses (in particular, cost of materials, office supplies and similar products) incurred directly as a result of the project or programme.
How to proceed
Filing an application
Aid applications for research and development projects must be submitted:
- via an online assistant available on MyGuichet.lu; or
- using an application file template (ZIP file).
Online application using an electronic assistant
The person submitting the application (the applicants themselves or their representatives) must have a LuxTrust product (e.g. Token, Smartcard or Signing stick) or an electronic identity card.
The application must be submitted before the commencement of the work.
How to create a business eSpace on MyGuichet.lu
Two scenarios are possible:
- The person submitting the application is a new user on MyGuichet.lu and does not yet have an eSpace:
The creation of the eSpace is done in 2 steps:- registration of a user;
- creation of a business eSpace.
A tutorial in video or PDF format is available to guide you.
- The person submitting the application is a user of MyGuichet.lu and already has a private eSpace: they will have to create a new business eSpace.
A tutorial in video or PDF format is available to guide you.
Application using the application file template
The complete application file, dated and signed by a person authorised to sign on behalf of the business, and the accompanying documents must be submitted before work starts on the project in electronic format or by post to the General Directorate - Industry, New Technologies and Research (Financing and State Aid).
In the event of a submission by post, the following must be indicated on the envelope:
Ministère de l'Économie
Demande d'aides d'État
L-2937 LUXEMBOURG
Supporting documents
The application for aid must namely include the following information and documents:
- the name and size of the company;
- a description of the project or programme, of the activity or investment, and of the related works and its innovative nature, including its start and end dates;
- a description of the economic valuation methods for the results of the project or programme, for the activity or the investment and the related operations, and its economic potential;
- the location of the project or programme, activity or investment and related operations;
- a list of the costs for the project or programme, activity or investment and related operations;
- the type and amount of aid necessary for the project or programme, activity or investment and related operations;
- any relevant piece of information that will allow the competent ministers to assess the qualities or specificities of the project or programme, activity or investment and related operations plus its incentive effect.
Maximum amounts of financial aid available
For each R&D project or programme, the gross amount of aid cannot be less than EUR 1,000.
The amount of the aid provided will be calculated on the basis of the eligible costs of the project or initiative, up to the following caps:
|
Large companies or large private research organisations |
Medium-sized company*** or medium-sized private research institute |
Small business*** or small private research institute |
Experimental development |
25 % |
35 % |
45 % |
Experimental development + supplement* |
40 % |
50 % |
60 % |
Industrial research |
50 % |
60 % |
70 % |
Industrial research + supplement* |
65 % |
75 % |
80 %** |
Fundamental research |
100 % |
100 % |
100 % |
* The supplement becomes payable if one of the following conditions is met:
- the project is based on effective collaboration:
- between 2 businesses where at least one is an SME, or the project is carried out in at least 2 Member States, or in one Member State and in another EEA member country (European Economic Area), and no single business is supporting more than 70 % of the allowable costs on its own; or
- between one business and one or more research organisations and knowledge dissemination organisations where the latter support at least 10 % of the allowable costs and have the right to publish the results of their own research;
- the results of the project or programme are disseminated through conferences, publications, open access repositories or free or freely accessible software.
** The maximum foreseen financial aid for industrial research, all premiums included.
*** Please see the procedure on General conditions for financial aid for research, development and innovation.
Payment of aid
The capital subsidy and repayable advance are paid out after the completion of the project, programme or R&D activity concerned.
However, one or more advance payments may be made as and when the investments are realised.
Forms / Online services
Démarche de demande d'aide en faveur des entreprises
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Pièces à joindre à la démarche en ligne MyGuichet.lu
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Research-development project/programme - Guidelines for an application for State aid
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That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).
Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.
Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.
Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.
If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.
Modèle de demande d'aide pour un projet de R&D
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Forschungs- und Entwicklungsprojekte – Leitlinien für die Beantragung staatlicher Fördermittel
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Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.
Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).
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