MyGuichet.lu
Large businesses
Self-employed
SMEs
Specific sector
With fees
Patent attorney
In order to operate as a patent attorney, business managers must hold a business permit.
The business permit is granted to the business (either the business manager operating under his own name, or the company he runs) provided that:
- the business manager meets the legal requirements in terms of qualification and professional integrity;
- the business has a fixed physical establishment in Luxembourg (no so-called 'letterbox companies').
The fulfillment of the conditions for access to the profession is checked by the General Directorate for Small and Medium-Sized Enterprises at the time the business permit application is submitted.
Depending on the legal form chosen, the applicant must proceed with different registrations/affiliations before starting their activity.
Patent attorneys who are legally established abroad (in the Swiss confederation or a country of the European Economic Area) may provide occasional and/or temporary services in Luxembourg without a business permit.
Who is concerned
The profession of patent attorney consists in providing advisory, assistance and representation services with respect to patent mandates, in particular in terms of obtaining, maintaining, defending and disputing the exclusive rights in relation to patents, brand names, designs or models.
Prerequisites
The applicant must have:
- a Master's degree in legal studies, science or technology, or equivalent studies. This diploma must be:
- issued by a higher education institution recognised by the State in which that establishment's head office is registered;
- possibly, entered in the register of certificates;
- professional experience of 3 years with a patent attorney established in Luxembourg or in another EU Member State;
- a certificate of successful completion of the national supplementary exam on Luxembourg patent legislation and the BENELUX convention on intellectual property.
Preliminary steps
Entry into the registry of certificates
In order to to be able to decide on professional qualifications, the Minister of the Economy may require the applicant to have their diplomas entered in the register of certificates.
Graduates are therefore requested to check with the competent authorities in the country in which they received their academic qualification if there are any additional conditions that may apply to entering the profession.
Specificities of BENELUX university diplomas
These diplomas are automatically recognised (with regard to their registration in the register of certificates) in all 3 BENELUX countries, provided that they have been issued by an establishment that is recognised in the country in which the diploma was obtained.
These diplomas therefore do not need to be recorded in the register of certificates in Luxembourg.
However, automatic recognition is limited to the following degrees:
- for the Flemish community of Belgium: the 'graad van bachelor' and the 'graad van master';
- for the francophone community of Belgium: the 'grade académique de bachelier' and the 'grade académique de master';
- for the germanophone community of Belgium: the 'Diplom Master' and, if applicable, a masters' degree from the germanophone community of Belgium;
- for the Netherlands: the 'getuigschrift bachelor' and the 'getuigschrift master'.
In the absence of such a diploma the applicant needs to request a confirmation that their diploma is officially recognised in the BENELUX country where it was awarded.
Costs
The stamp duty for the issue of a business permit amounts to EUR 50.
If the establishment is moving to another address, the applicant must notify this, free of charge, to the General Directorate for Small and Medium-Sized Enterprises. In this case, the applicant will receive a new business permit free of charge.
How to proceed
Filing an application
The applicant can submit their application for a business permit in 2 ways:
- by applying in person for a business permit online via MyGuichet.lu, using a LuxTrust product.
The system determines which supporting documents need to be attached to the application depending on the information entered by the applicant; - by sending the business permit application by postal mail to the General Directorate for Small and Medium-Sized Enterprises.
Anyone can get help with their business permit application by:
- contacting the 'House of Entrepreneurship' of the Chamber of Commerce and making an appointment at one of their 3 reception desks;
- contacting the "Contact Entreprise" team of the Chamber of Skilled Trades and Crafts;
- calling the telephone hotline at the General Directorate for Small and Medium-Sized Enterprises;
- making an appointment at the Reception desk of the General Directorate for Small and Medium-Sized Enterprises at the 'House of Entrepreneurship'.
Supporting documents
Documentary proof of qualification
The applicant must also submit:
- a copy of their Master's degree in legal studies, or science or technology;
- a copy of the ministerial order of registration in the register of certificates, if requested;
- a copy of their certificate proving that they passed the supplementary national exam;
- a certificate (EC certificate of experience or equivalent) delivered by the competent authority or body of the country of origin (generally a professional association) in case of prior professional activity in another EU Member State;
- a certificate of affiliation to the Joint Social Security Centre (Centre Commun de la Sécurité Sociale - CCSS) demonstrating professional experience as a patent attorney.
Documents attesting to professional integrity
If the applicant has been residing in Luxembourg for more than 10 years, they must demonstrate their professional integrity by:
- a declaration of honour concerning any management positions held in businesses during the 3 years prior to the application;
- an extract from the Luxembourg criminal record no. 3.
If the applicant is a non-resident or has been a resident in Luxembourg for less than 10 years, they must demonstrate their professional integrity by providing:
- a sworn declaration (affidavit) concerning any management positions held in businesses during the 3 years prior to the application;
- a declaration of non-bankruptcy made before a notary;
- an extract from the criminal record no. 3 or equivalent issued by the country or countries in which the applicant has resided during the 10 years prior to the application;
- an extract from the Luxembourg criminal record (record no 3) if the person is already working as a salaried worker or carrying out a self-employed activity in Luxembourg.
This sworn declaration must state that the applicant has not been involved in the bankruptcy of a business in his own name nor in the bankruptcy of a company.
Failing this, an affidavit (sworn statement) must be provided.
All attached documents must be less than 3 months old.
Other documents to be submitted with the application
The applicant must also attach the following documents to his application:
- for citizens of Luxembourg, the European Union, or the European Economic Area (Iceland, Liechtenstein, Norway) or Switzerland: a copy of their ID card or passport;
- for citizens of third countries: a written confirmation from the Minister responsible for Immigration that the applicant meets all the conditions for obtaining the residence permit applied for;
- proof of payment of stamp duty (droit de chancellerie), in the form of:
- either a EUR 50 tax stamp purchased from the Registration Duties, Estates and VAT Authority (AED);
- or the proof of payment of EUR 50 into the IBAN account LU76 0019 5955 4404 7000, BIC: BCEELULL of the Diekirch Revenue Office, with the following communication: 'autorisation de commerce';
In the event of an online application for a business permit via MyGuichet.lu (with a LuxTrust product), the system will automatically generate the list of supporting documents to be attached to the application, which may vary depending on the data entered by the applicant.
It should be noted that for applications submitted in the context of a business set up in the form of an SARL-S, the applicant must forward the draft constitutional documents of the SARL-S to the Ministry of the Economy.
Application processing time
Applications will usually be processed within 3 months from the receipt of the complete application. The absence of a response before the end of the 3-month period is equivalent to a tacit authorisation.
Appeal
Applicants whose business permit application has been denied by the Minister may, within the legal deadlines:
- attempt to settle the dispute amicably by:
- submitting a claim to the Ombudsman;
- submitting a non-contentious appeal to the minister so that he or she may review their decision;
- submitting a contentious appeal to the Administrative Tribunal through a court lawyer.
Registrations/affiliations depending on the legal form of the company
Sole proprietorship (Entreprise individuelle)
After obtaining a business permit, the head of a sole proprietorship must:
- report to the Joint Social Security Centre in order to:
- pick up the business permit, and;
- register as a self-employed person;
- submit an operating declaration to the social security administration (if they intend to hire staff);
- register for VAT.
Partnerships (SENC, SCS)
After obtaining a business permit, the executive(s) of a partnership (SCS, SENC) must:
- submit an operating declaration to the social security;
- register themselves as employees (or self-employed persons) with the social security;
- register for VAT.
Capital companies (SA, SARL, SCA, SE)
After obtaining a business permit, the executives(s) of a capital company (SA, SARL, SCA, SE) must:
- submit an operating declaration to the social security;
- register themselves as employees (or self-employed persons) with the social security;
- register for VAT.
Simplified limited liability company(SARL-S)
After obtaining a non-definitive copy of the establishment permit, the manager(s) of a simplified limited liability company (SARL-S) must:
- submit the copy of the business permit that is pending approval to the Trade and Companies Register. Once this has been done, the applicant receives the definitive permit from the Ministry of the Economy;
- file the constitutional documents (statutes, articles of association) of the company with the trade and companies register;
- submit an operating declaration to the social security;
- register themselves as employees (or self-employed persons) with the social security;
- register for VAT.
It should be noted that managers of an SARL-S do not need to incorporate their company before a notary. A private deed will suffice.
Temporary service provision in Luxembourg
Patent attorneys legally established abroad (in the Swiss confederation or in a country of the European Economic Area) may freely offer their services in Luxembourg. There is no need for a business permit or a specific notification to the Ministry of the Economy.
However, when active in Luxembourg, the service provider is subject to the national rules of professional, regulatory or administrative conduct directly related to their professional qualifications. The service provider is also subject to the disciplinary provisions applicable to Luxembourg professionals.
If the patent attorney, as a liberal profession:
- provides services on their own: they have to contact the Registration Duties, Estates and VAT Authority (AED);
- provides services with one or more employees: they have to contact the Inspectorate of Labour and Mines (ITM).
Obligations of all professionals
Each professional must comply with the following throughout their existence:
- all requirements with respect to obtaining a business permit;
- all laws and regulations with respect to business management.
Sanctions
Professionals without a business permit run the risk of criminal sanctions (imprisonment and fines) and the temporary closure of the establishment.
Forms / Online services
Business permit application
To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.
That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).
Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.
Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.
Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.
If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.
Demande d’autorisation d’établissement
Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.
Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement
Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.
En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.
Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.
Antrag auf Niederlassungsgenehmigung
Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.
Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.
Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.
Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.
Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).
Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.
Business permit application (including the declaration of honour)
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Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.
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Demande d'autorisation d'établissement (y inclus la déclaration sur l'honneur)
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Antrag auf Niederlassungsgenehmigung (einschließlich der eidesstattlichen Erklärung)
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Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.
Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.
Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).
Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.
Supplementary declaration of honour
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Déclaration sur l'honneur supplémentaire
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Zusätzliche Eidesstattliche Erklärung
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Application for an extract from the police records for a natural person - online service
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Demande d'extrait de casier judiciaire pour personne physique - service en ligne
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Beantragung eines Auszugs aus dem Strafregister für natürliche Personen - Online-Vorgang
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Who to contact
-
Ministry of the Economy
General Directorate for Small and Medium-Sized Enterprises (Department for Authorisations of Establishment)
Postal address :
B.P. 535 / L-2937 Luxembourg
Phone : (+352) 247-74 700The telephone helpline is open Monday to Friday, from 9.00 to 12.00 and 13.30 to 16.30 (not on public holidays).
-
Ministry of the Economy
Office for Intellectual Property - Ministry of the Economy19-21, boulevard Royal
L-2449 Luxembourg
Luxembourg
Postal address :
L-2914
Phone : (+352) 247-84113Fax : (+352) 247-94113
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Luxinnovation5, avenue des Hauts-Fourneaux
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Luxinnovation – NCP5, avenue des Hauts Fourneaux
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Luxinnovation5, avenue des Hauts-Fourneaux
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