Déclaration d'entrée du salarié à la sécurité sociale
L’employeur doit affilier à la sécurité sociale tout salarié nouvellement embauché.
L’affiliation s’effectue en adressant une déclaration d’entrée pour salarié du secteur privé au Centre commun de la sécurité sociale (CCSS) pour chaque salarié soit par voie papier, soit par voie électronique via SECUline.
Cette déclaration permet au CCSS :
- d'affilier le nouveau salarié ;
- de déterminer, percevoir et recouvrer ses cotisations ;
- de répartir ses cotisations entre les différents organismes compétents.
Les entreprises de travail intérimaire doivent obligatoirement affilier leurs travailleurs intérimaires via SECUline (procédure "DECINT").
Personnes concernées
La déclaration d’entrée pour salarié du secteur privé doit être effectuée par l’employeur pour :
- tout salarié nouvellement embauché ;
- tout salarié qui regagne son emploi à l’issue :
- d’un congé parental à plein temps ;
- d’un congé sans solde pour formation ;
- les élèves et étudiants âgés entre 15 et 27 ans embauchés pendant les vacances scolaires (affiliés seulement à l’assurance accident) ;
- les stagiaires sous conditions. Les modalités relatives à l'affiliation des stagiaires varient selon si le stage est conventionné ou non, selon le lieu de résidence du stagiaire et la durée du stage.
Associés ou administrateurs / gérants
La déclaration d’entrée pour salarié du secteur privé doit également être effectuée, dans le cas d’une société, pour :
- tout associé qui détient plus de 25 % des parts sociales et qui figure comme gérant sur l’autorisation d’établissement ;
- les membres du conseil d’administration, délégués à la gestion journalière, qui figurent comme gérants sur l’autorisation d’établissement.
Bien que ces personnes aient le statut d’indépendant, les sociétés doivent, pour les affilier, utiliser le formulaire courant destiné aux salariés (ou procédure "DECAFF" via SECUline) et non le formulaire destiné aux indépendants.
Démarches préalables
Déclarer l’entrée du salarié à la Sécurité Sociale suppose que :
- l’employeur soit lui-même immatriculé au CCSS et, par conséquent, dispose d’un matricule employeur ;
- l’employeur ait conclu un contrat de travail avec le nouveau salarié.
Délais
L’employeur doit s’immatriculer auprès du CCSS dans les 8 jours qui suivent l’entrée du 1er salarié ; son immatriculation reste valable pour toute la durée de l’existence de l’entreprise.
Modalités pratiques
Déclaration
L’employeur qui embauche une personne contre rémunération doit, pour l’affilier au CCSS, remettre une déclaration d’entrée pour salarié du secteur privé dans les 8 jours qui suivent l’entrée du nouveau salarié.
En cas d'introduction tardive (au-delà du délai de tolérance de 30 jours) de la déclaration d'entrée, le CCSS sanctionne l'employeur d'une amende de 50 euros par mois de retard (dans la limite d'un montant maximal de 2.500 euros).
Cette déclaration peut également se faire en ligne via SECUline (procédure "DECAFF").
Si, au moment de l’affiliation, le salarié ne dispose pas encore de numéro d'identification national (matricule à 13 chiffres) auprès du CCSS, l’employeur doit :
- mentionner sur la déclaration d’entrée, la date de naissance du salarié (sous la forme : année, mois, jour) ;
- joindre la copie de sa pièce d’identité (carte d’identité ou passeport).
Erreur ou modification
En cas d’erreur matérielle lors de la déclaration d’entrée de l’assuré (ex : erreur sur la date d’entrée), l’employeur peut faire une déclaration rectificative au moyen du même formulaire en cochant la case "Déclaration rectificative".
Par contre, en cas de modification au niveau de l’affiliation de l’assuré aux différents risques de sécurité sociale (ex : passage d’une activité manuelle vers une activité intellectuelle), l’employeur doit envoyer une nouvelle déclaration d’entrée.
Dès réception de la déclaration d’entrée du nouveau salarié, le CCSS fait parvenir, à des fins de vérification :
- au nouveau salarié assuré : un accusé de réception de la déclaration d’entrée reproduisant les données essentielles figurant sur cette déclaration ;
- à l’employeur : une liste des salaires, établie mensuellement, qui lui permet de contrôler si toutes ses déclarations sont parvenues au CCSS et si les éventuelles modifications ont été opérées.
Données requises
Pour compléter le formulaire de déclaration d’entrée, l’employeur doit disposer des informations suivantes.
Données relatives à l’assuré :
le numéro de matricule de l'assuré ;
nom et prénom ;
adresse complète.
Données relatives à l’activité professionnelle de l’assuré :
description précise de l’activité ;
nombre d’heures de travail par semaine ;
si le salarié exerce une activité manuelle ou non ;
Cette information sert à déterminer la catégorie de travailleurs pour laquelle une surprime sera perçue par le CCSS au profit de la Mutualité des employeurs ;le code emploi à 4 positions correspondant à l’activité précise de l’assuré selon la nouvelle nomenclature CITP-08 (Classification internationale type de professions) ;
pays sur le territoire duquel l’assuré exerce son activité professionnelle.
Données relatives au statut de l’assuré :
si le salarié assuré est détenteur de l’autorisation d’établissement ;
si le salarié est gérant, administrateur ou administrateur délégué à la gestion journalière ;
le pourcentage des parts que l’assuré détient dans la société.
Services en ligne / Formulaires
Déclaration d'entrée pour salarié du secteur privé
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Déclaration d’entrée - travailleur intérimaire
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SECUline - communication en ligne avec le CCSS
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Tél. : (+352) 40141-1de 08h00 à 16h00
