Le transit de produits liés à la défense est soit interdite, soit soumise à une autorisation ministérielle préalable, soit soumise à aucune restriction si certaines conditions sont remplies. Le type de mesure restrictive dépend de la catégorie concernée des produits liés à la défense.

Toute demande d’autorisation est à introduire auprès de l’OCEIT  en utilisant un formulaire de demande disponible. La demande d’autorisation est traitée dans un délai de 60 jours ouvrables, à partir du jour où le dossier est complet. L’autorisation individuelle est valable 1 an, l’autorisation globale est valable 3 ans, renouvelable.

Personnes concernées

L’opérateur qui opère en transit un produit lié à la défense nécessite une autorisation.

Dérogations

Aucune autorisation ministérielle n’est requise :

• aux fins du passage par le Grand-Duché de Luxembourg ;
• si le fournisseur et le destinataire sont des institutions publiques ou font partie des forces armées ;
• si les livraisons sont effectuées par l’UE, l’OTAN, l’AIEA ou d’autres organisations intergouvernementales aux fins de l’exécution de leurs missions.

Interdiction

Est interdit le transit par le territoire du Grand-Duché de Luxembourg des techniques de modification de l’environnement, utilisées à des fins militaires ou toutes autres fins hostiles et ayant des effets étendus, durables ou graves, en tant que moyens de causer des destructions, des dommages ou des préjudices à tout État, telles que définies par la Convention sur l'interdiction d'utiliser des techniques de modification de l'environnement à des fins militaires ou toutes autres fins hostiles, adoptée le 10 décembre 1976.

Conditions préalables

Pour pouvoir introduire la demande d'autorisation par voie électronique, l’exportateur doit au préalable faire une demande expresse (sur papier libre ou par email) à l’OCEIT et obtenir son accord.

Coûts

Ni la demande d'autorisation, ni l’émission de l'autorisation de transit par l’OCEIT, ne donnent lieu à la perception de taxes ou de frais quelconques.

Modalités pratiques

Introduction de la demande

L’opérateur doit introduire sa demande d’autorisation individuelle ou globale auprès de l’OCEIT en utilisant le formulaire de demande.

La demande se fait par courrier postal ou par voie électronique (si l’opérateur a préalablement obtenu l’accord de l’OCEIT).

La demande doit être signée par une personne habilitée à engager le demandeur. Par cette signature, le signataire certifie l'exactitude des renseignements fournis dans la demande et celle du contenu de tous documents joints à celle-ci. Il s’engage en même temps à assurer aux biens concernés une destination conforme à sa demande.

Pièces justificatives

Les pièces justificatives à joindre à la demande d’autorisation individuelle ou globale sont les suivantes :

• lettre explicative détaillée de l’opération ;
  
• facture / facture pro forma ;
  
• contrat de vente ;
  
• Air Way Bill (AWB) ;
  
• autorisation d’exportation du pays de provenance ;
  
• extrait récent du RCS (moins de 3 mois).

Délais de réponse de l’administration

Toute demande d’autorisation individuelle ou globale fait l’objet d’un accusé de réception par l’OCEIT.

En cas de demande incomplète, le demandeur est informé des pièces manquantes et des conséquences sur le délai de traitement de la demande.

La demande d’autorisation est traitée dans un délai de 60 jours ouvrables, à partir du jour où le dossier est complet.

Ce délai de 60 jours peut être prolongé pour une durée maximum de 30 jours ouvrables. La prolongation et sa durée sont dûment motivées et notifiées par l’OCEIT avant l’expiration du délai initial.

En l’absence de réponse dans le délai ainsi posé, la demande d’autorisation est à considérer comme refusée.

Durée de validité

La durée de validité de l’autorisation est de :

• un an pour les autorisations individuelles, renouvelable pour une période de 6 mois ;
• trois ans pour les autorisations globales, renouvelable pour une période de 18 mois.

Obligations

L’opérateur doit envoyer à l’OCEIT au plus tard 10 jours ouvrables suivant la date d’expiration, l’autorisation périmée qui est en sa possession.

L’opérateur doit déclarer auprès de l’OCEIT la perte de tout document d’autorisation.

L’opérateur doit respecter les conditions spéciales contenues dans l’autorisation.

L’opérateur doit tenir des registres détaillés et complets des opérations effectuées en application de l’autorisation. Ces registres doivent contenir les documents commerciaux, tels que factures, manifestes, documents de transport ou d’autres documents d’expédition, faisant apparaître les informations suivantes :

• la description des produits liés à la défense et leurs références dans la liste commune des équipements militaires de l’Union européenne ou dans la liste nationale ; 
• la quantité et la valeur des biens en transit ;
• les dates des transits ;
• l’utilisation finale et l’utilisateur final des biens.

L’opérateur doit conserver les registres pendant une période de 10 ans, à partir de la fin de l’année civile au cours de laquelle l’opération a eu lieu. Il doit les présenter aux ministres sur demande de ceux-ci formulée durant cette période.

L’opérateur doit fournir sans délai, à première demande des ministres ou de l’OCEIT, les éléments et pièces permettant de vérifier la conformité de l’opération effectuée ou prévue.

Litiges

En cas de refus d’autorisation, un recours peut être introduit, par ministère d’avocat à la Cour, contre la décision administrative dans le délai de 3 mois courant à partir du jour de la notification de la décision administrative à l’administré.

Sanctions

Encourent une interdiction (limitée à 6 mois ou définitive) ou une autre restriction d’effectuer une ou plusieurs activités, et/ou la suspension pour une durée de 6 mois au plus de l’utilisation d’une autorisation générale de l’Union européenne ou nationale, ou d’une autorisation globale, et/ou une astreinte (allant jusqu’à 1.250 euros par jour, et jusqu’à 25.000 euros au total) les personnes qui :

• refusent de fournir les documents ou autres renseignements qui leur sont demandés par les ministres ou l’OCEIT ;
• fournissent aux ministres ou à l’OCEIT des documents ou autres renseignements qui se révèlent être incomplets ou incorrects ;
• font obstacle à l’exercice des pouvoirs des ministres ou de l’OCEIT ;
• ne donnent pas suite aux injonctions des ministres ou de l’OCEIT.

Encourent une peine de réclusion de 5 à 10 ans et/ou une amende de 25.000 à 1.000.000 euros, les personnes qui opèrent en transit des produits liés à la défense sans disposer de l’autorisation requise ou sans respecter l’interdiction applicable à l’opération.

Encourent une peine d’emprisonnement de 6 mois à 5 ans et/ou une amende de 7.500 à 75.000 euros, les personnes qui :

• ne tiennent pas ou qui ne conservent pas durant la période de 10 ans (courant à partir de la fin de l’année civile au cours de laquelle l’opération a eu lieu) les registres ;
• ne présentent pas les registres sur première demande des ministres ;
• omettent, de manière répétée ou significative, de renseigner une ou plusieurs des informations obligatoires du registre ;
• fournissent des informations qui s’avèrent fausses ou incomplètes dans le cadre d’une demande d’autorisation ;
• ne tiennent pas les engagements pris dans les déclarations d’utilisation et demandes d’autorisation remises aux ministres ;
• ne transmettent pas les informations dans les délais et selon les modalités indiquées.

Réexamen du dossier

Les ministres peuvent, à tout moment, retirer, suspendre pour une période de 90 jours au maximum ou restreindre l’utilisation des autorisations qu’ils ont délivrées.

Ce réexamen du dossier peut avoir lieu en cas de circonstances exceptionnelles justifiant des mesures urgentes, pour des raisons de protection des intérêts essentiels de sécurité de l’État, pour des motifs d’ordre public ou de sécurité nationale ou extérieure, tels que la sécurité des transports, la sécurité du stockage, le risque de détournement, la prévention de la criminalité, ou pour le non-respect des conditions spécifiées dans l’autorisation.

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