Importation de produits liés à la défense

L’importation de produits liés à la défense est soit interdite, soit soumise à une autorisation ministérielle préalable, soit soumise à aucune restriction si certaines conditions sont remplies. Le type de mesure restrictive dépend de la catégorie concernée des produits liés à la défense.

Des mesures restrictives (soit une interdiction, soit une autorisation préalable) sont par ailleurs en place à l’encontre d’importations à partir de certains pays déterminés.

Toute demande d’autorisation est à introduire auprès de l’OCEIT en utilisant un formulaire de demande disponible. La demande d’autorisation est traitée dans un délai de 60 jours ouvrables, à partir du jour où le dossier est complet. L’autorisation individuelle est valable 1 an, l’autorisation globale est valable 3 ans, renouvelable.

Personnes concernées

  1. L’importateur qui importe un produit lié à la défense doit disposer d’une autorisation.


  2. Tout importateur qui souhaite importer un bien à double usage en provenance d’un pays à l’égard duquel des mesures restrictives sont en place :

Démarches préalables

Pour pouvoir introduire la demande d’autorisation par voie électronique, l’exportateur doit au préalable faire une demande expresse (sur papier libre ou par email) à l’OCEIT et obtenir son accord.

Pour être destinataire de produits liés à la défense, l’importateur établi sur le territoire du Grand-Duché de Luxembourg doit être certifié.

Exception : Les entreprises destinataires considérées comme "pouvoir adjudicateur" au sens de l' article 6 de la loi du 3 juillet 2018 sur l'attribution de contrats de concession et qui réalisent des achats dans un but exclusif d’utilisation par les forces armées d’un État membre sont autorisées à recevoir des produits liés à la défense, au titre des autorisations générales de transfert, sans être certifiées.

La certification établit la fiabilité d’une entreprise destinataire, en particulier par rapport à sa capacité de respecter les restrictions à l’exportation pour les produits liés à la défense reçus au titre d’une autorisation de transfert d’un autre État membre.

La fiabilité de l’entreprise destinataire est évaluée sur la base des critères suivants :

  • l’expérience démontrée en matière d’activités de défense, en tenant compte du respect par l’entreprise des restrictions à l’exportation, de toute décision de justice à cet égard, de toute autorisation concernant la production ou la commercialisation de produits liés à la défense et de l’emploi de personnel d’encadrement expérimenté ;
  • l’activité industrielle pertinente dans le domaine des produits liés à la défense dans l’Union européenne, et notamment la capacité d’intégration de systèmes ou de sous-systèmes ;
  • la désignation d’un membre de l’encadrement supérieur, membre de l’organe de direction de l’entreprise, en tant qu’administrateur personnellement responsable des transferts et des exportations. Ce membre est personnellement responsable du programme interne de conformité ou du système de gestion des transferts et des exportations mis en œuvre dans l’entreprise, et du personnel chargé du contrôle des exportations et des transferts ;
  • l’engagement écrit de l’entreprise, signé par l’administrateur, de prendre toutes les mesures nécessaires pour respecter et appliquer l’ensemble des conditions particulières concernant l’utilisation finale et l’exportation de tout composant ou produit spécifique reçu ;
  • l’engagement écrit de l’entreprise, signé par l’administrateur, de faire diligence pour communiquer au ministre des informations détaillées en réponse aux demandes et questions qui lui seraient adressées concernant les utilisateurs finaux ou l’utilisation finale de tous les produits exportés, transférés ou reçus par l’entreprise au titre d’une autorisation de transfert d’un autre État membre de l’Union européenne ;
  • la description, contresignée par l’administrateur, du programme interne de conformité ou du système de gestion des transferts et des exportations mis en œuvre dans l’entreprise. Cette description détaille les ressources humaines, organisationnelles et techniques affectées à la gestion des transferts et des exportations, la chaîne des responsabilités dans l’entreprise, les procédures de vérification interne, les mesures de sensibilisation et de formation du personnel, les mesures de sécurité physiques et techniques, la traçabilité des transferts et exportations, ainsi que les modalités du contrôle exercé par l’administrateur sur le personnel des unités chargées des exportations et des transferts ;
  • la tenue de registres concernant les produits liés à la défense reçus.

La durée de validité du certificat ne peut être supérieure à 5 ans.

Le ministre ayant le Commerce extérieur dans ses attributions reconnaît les certificats délivrés par les autres États membres conformément à la directive 2009/43/CE du Parlement européen et du Conseil du 6 mai 2009 simplifiant les conditions des transferts de produits liés à la défense dans la Communauté.

Coûts

Ni la demande d’autorisation, ni l’émission de l’autorisation d’importation par l’OCEIT, ne donnent lieu à la perception de taxes ou de frais quelconques.

Modalités pratiques

Introduction de la demande

L’importateur doit introduire sa demande d’autorisation individuelle ou globale auprès de l’OCEIT en utilisant le formulaire de demande.

La demande se fait par courrier postal ou par voie électronique (si l’importateur a préalablement obtenu l’accord de l’OCEIT).

La demande doit être signée par une personne habilitée à engager le demandeur. Par cette signature, le signataire certifie l'exactitude des renseignements fournis dans la demande et celle du contenu de tous documents joints à celle-ci. Il s’engage en même temps à assurer aux biens concernés une destination conforme à sa demande.

Pièces justificatives

Les pièces justificatives à joindre à la demande d’autorisation individuelle ou globale sont les suivantes :

  • lettre explicative détaillée de l’opération ;
  • facture / facture pro forma ;
  • contrat de vente ;
  • Air Way Bill (AWB) ;
  • certificat international d’importation (si un tel document a été établi à la demande du pays tiers exportateur)
  • autorisation d’exportation du pays de provenance ;
  • extrait récent du RCS (moins de 3 mois).

Délais de réponse de l’administration

Toute demande d’autorisation individuelle ou globale fait l’objet d’un accusé de réception par l’OCEIT.

En cas de demande incomplète, le demandeur est informé des pièces manquantes et des conséquences sur le délai de traitement de la demande.

La demande d’autorisation est traitée dans un délai de 60 jours ouvrables, à partir du jour où le dossier est complet.

Ce délai de 60 jours peut être prolongé pour une durée maximum de 30 jours ouvrables. La prolongation et sa durée sont dûment motivées et notifiées par l’OCEIT avant l’expiration du délai initial.

En l’absence de réponse dans le délai ainsi posé, la demande d’autorisation est à considérer comme refusée.

Durée de validité

La durée de validité de l’autorisation est de :

  • 1 an pour les autorisations individuelles, renouvelable pour une période de 6 mois ;
  • 3 ans pour les autorisations globales, renouvelable pour une période de 18 mois.

Obligations

L’importateur doit envoyer à l’OCEIT, au plus tard 10 jours ouvrables suivant la date d’expiration, l’autorisation périmée qui est en sa possession.

L’importateur doit déclarer auprès de l’OCEIT la perte de tout document d’autorisation.

L’importateur doit respecter les conditions spéciales contenues dans l’autorisation.

L’importateur doit tenir des registres détaillés et complets des opérations effectuées en application de l’autorisation. Ces registres doivent contenir les documents commerciaux, tels que factures, manifestes, documents de transport ou d’autres documents d’expédition, faisant apparaître les informations suivantes :

  • la description des produits liés à la défense et leurs références dans la liste commune des équipements militaires de l’Union européenne ou dans la liste nationale ;
  • la quantité et la valeur des biens importés ;
  • les dates des importations ;
  • l’utilisation finale et l’utilisateur final des biens.

L’importateur doit conserver les registres pendant une période de 10 ans, à partir de la fin de l’année civile au cours de laquelle l’opération a eu lieu. Il doit les présenter aux ministres sur demande de ceux-ci formulée durant cette période.

L’importateur doit fournir sans délai, à première demande des ministres ou de l’OCEIT, les éléments et pièces permettant de vérifier la conformité de l’opération effectuée ou prévue.

Litiges

En cas de refus d’autorisation, un recours peut être introduit, par ministère d’avocat à la Cour, contre la décision administrative dans le délai de 3 mois courant à partir du jour de la notification de la décision administrative à l’administré.

Sanctions

Encourent une interdiction (limitée à 6 mois ou définitive) ou une autre restriction d’effectuer une ou plusieurs activités, et/ou la suspension pour une durée de 6 mois au plus de l’utilisation d’une autorisation générale de l’Union européenne ou nationale, ou d’une autorisation globale, et/ou une astreinte (allant jusqu’à 1.250 euros par jour, et jusqu’à 25.000 euros au total) les personnes qui :

  • refusent de fournir les documents ou autres renseignements qui leur sont demandés par les ministres ou lOCEIT ;
  • fournissent aux ministres ou à l’OCEIT des documents ou autres renseignements qui se révèlent être incomplets ou incorrects ;
  • font obstacle à l’exercice des pouvoirs des ministres ou de l’OCEIT ;
  • ne donnent pas suite aux injonctions des ministres ou de l’OCEIT.

Encourent une peine de réclusion de 5 à 10 ans et/ou une amende de 25.000 à 1.000.000 euros, les personnes qui importent des produits liés à la défense sans disposer de l’autorisation requise ou sans respecter l’interdiction applicable à l’opération.

Encourent une peine d’emprisonnement de 8 jours à 5 ans et/ou une amende de 251 à 250.000 euros (celle-ci pouvant être portée au quadruple de la somme sur laquelle a porté l’infraction, lorsque cette infraction a permis de réaliser un gain financier important), les personnes qui ne respectent pas une mesure restrictive adoptée à l’encontre d’un pays déterminé.

Encourent une peine d’emprisonnement de 6 mois à 5 ans et/ou une amende de 7.500 à 75.000 euros, les personnes qui :

  • ne tiennent pas ou qui ne conservent pas durant la période de 10 ans (courant à partir de la fin de l’année civile au cours de laquelle l’opération a eu lieu) les registres ;
  • ne présentent pas les registres sur première demande des ministres ;
  • omettent, de manière répétée ou significative, de renseigner une ou plusieurs des informations obligatoires du registre ;
  • fournissent des informations qui s’avèrent fausses ou incomplètes dans le cadre d’une demande d’autorisation ;
  • ne tiennent pas les engagements pris dans les déclarations d’utilisation et demandes d’autorisation remises aux ministres ;
  • ne transmettent pas les informations dans les délais et selon les modalités indiquées.

Réexamen du dossier

Les ministres peuvent, à tout moment, retirer, suspendre pour une période de 90 jours au maximum ou restreindre l’utilisation des autorisations qu’ils ont délivrées.

Ce réexamen du dossier peut avoir lieu en cas de circonstances exceptionnelles justifiant des mesures urgentes, pour des raisons de protection des intérêts essentiels de sécurité de l’État, pour des motifs d’ordre public ou de sécurité nationale ou extérieure, tels que la sécurité des transports, la sécurité du stockage, le risque de détournement, la prévention de la criminalité, ou pour le non-respect des conditions spécifiées dans l’autorisation.

Services en ligne / Formulaires

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Les autres services de MyGuichet.lu restent disponibles.

                    Merci pour votre compréhension.

Annexe 5 - Produits liés à la défense importation demande d'autorisation

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

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En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 1 Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

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