Le service de légalisation du ministère des Affaires étrangères et européennes (MAEE) émet des légalisations et des apostilles de signatures d’autorités publiques luxembourgeoises sur des documents destinés à servir auprès d’autorités publiques d’un pays étranger.

Personnes concernées

Toute personne ayant besoin de faire légaliser un acte émis au Luxembourg afin de le présenter à une autorité étrangère peut effectuer cette démarche.

Documents concernés

Pour les actes émis au Luxembourg et qui sont destinés à servir auprès d’autorités publiques d’un pays étranger membre de l’Union européenne, le règlement (UE) 2016/1191 du Parlement européen et du Conseil du 6 juillet 2016 visant à favoriser la libre circulation des citoyens en simplifiant les conditions de présentation de certains documents publics dans l’Union européenne s’applique.

Le règlement (UE) 2016/1191 prévoit pour certains actes et documents une dispense des formalités de légalisation et d’apostille.

À titre indicatif, il s’agit pour le Luxembourg notamment des documents publics suivants :

• actes de naissance ;
  
• actes de reconnaissance établissant une filiation ;
  
• actes de mariage ;
  
• certificats de capacité matrimoniale ;
  
• actes de décès ;
  
• actes concernant un enfant sans vie ;
  
• arrêté grand-ducal de changement de nom ;
  
• arrêté grand-ducal de changement de prénom(s) ;
  
• attestations de déclaration du partenariat ;
  
• attestations de dénonciation du partenariat ;
  
• attestations de convention patrimoniale fixant les effets patrimoniaux du partenariat ;
  
• certificats de vie ;
  
• certificats de résidence ;
  
• certificats de résidence élargis ;
  
• certificats d’inscription à une adresse de référence ;
  
• arrêtés ministériels portant modification de la mention du sexe et du ou des prénoms ;
  
• décisions judiciaires de changement de sexe ;
  
• arrêtés ministériels de nationalité ;
  
• certificats de nationalité ;
  
• actes de reconnaissance devant notaire ;
  
• extraits du casier judiciaire, bulletin n°3, n°4 et n°5 ;
  
• certificat d’inscription sur les listes électorales ;
  
• extraits plurilingues d’actes de l’état civil de la convention CIEC n°16 ;
  
• décisions judiciaires déclaratives de naissance ;
  
• décisions judiciaires d’adoption simple ;
  
• décisions judiciaires d’adoption plénière ;
  
• décisions judiciaires portant établissement de la filiation (recherche de maternité, recherche de paternité) ;
  
• décisions judiciaires de contestation de filiation (contestation de maternité, contestation de paternité) ;
  
• décisions judiciaires de divorce ;
  
• décisions judiciaires d’annulation de mariage ;
  
• décisions judiciaires de séparation de corps ;
  
• décisions judiciaires déclaratives d’absence ;
  
• décisions judiciaires portant révocation d’adoption.

Conditions préalables

Sont concernés par la légalisation :

• les documents qui émanent d'une autorité ou d'un fonctionnaire relevant d'une juridiction de l'État, y compris ceux émanant du ministère public, d'un greffier ou d'un huissier de justice ;
• les documents administratifs (acte de naissance, diplômes, etc.) ;
• les actes notariés ;
• les déclarations officielles telles que mentions d'enregistrement, visas pour date certaine et certifications de signature, apposées sur un acte sous seing privé.

Pour être légalisés, ces documents doivent être revêtus d’une signature (pas de paraphe) :

• d’un fonctionnaire luxembourgeois ; ou
• d’un notaire luxembourgeois ; ou
• d’un traducteur assermenté et exerçant au Luxembourg.

Coûts

La procédure de légalisation d’un acte coûte 20 euros.

Le paiement peut se faire :

• en ligne au moment de la demande via MyGuichet.lu ;
• directement au guichet du Bureau des passeports, visas et légalisations  ;
• par virement bancaire.

En cas de paiement au guichet du bureau des passeports, la transaction se fait au moyen d’une carte de crédit.

Si le requérant opte pour le virement, l’argent est à verser sur le compte suivant : IBAN LU62 1111 3104 0606 0000 – Code BIC CCPLLULL.

Le nombre de légalisations et la date d’envoi doivent être précisés dans la communication.

Modalités pratiques

Introduction de la demande de légalisation d’actes

La demande de légalisation d’actes luxembourgeois s’effectue auprès du Bureau des passeports, visas et légalisations.

Il est possible d’effectuer cette demande en ligne sur MyGuichet.lu (voir "Services en ligne / Formulaires").

La demande en ligne se fait avec ou sans authentification par un produit LuxTrust ou une carte d'identité électronique (eID).

Avec authentification

La démarche avec authentification avec un produit LuxTrust ou une eID présente de nombreux avantages non disponibles avec une démarche sans authentification.

Ainsi, la démarche peut être sauvegardée temporairement, être interrompue puis reprise par la suite.

Par ailleurs, le demandeur qui dispose d’un espace privé ou professionnel sur MyGuichet.lu peut :

• remplir sa démarche automatiquement avec les données présentes dans son espace privé /professionnel ;
• suivre son dossier en ligne et consulter les messages électroniques de l’administration sur son tableau de bord personnel ;
• consulter l’historique de toutes ses demandes précédentes.

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En outre, lorsque sa demande a été transmise, le demandeur reçoit un e-mail de notification ainsi qu’un message dans son espace privé / professionnel sur MyGuichet.lu, dans la rubrique "Mes communications".

Sans authentification

Sans authentification, le demandeur reçoit un e-mail de notification :

• après avoir transmis sa demande ;
• suite à tout changement du statut de sa demande.

Si le demandeur ne reçoit pas d'e-mail après avoir transmis sa demande, il doit vérifier dans sa boîte spam (e-mails indésirables).

La demande peut également être introduite via l’application mobile MyGuichet.lu. Pour ce faire, le demandeur doit :

• disposer d’un espace privé ; et
• coupler son espace privé avec l’application mobile MyGuichet.lu.

Procédure de légalisation

Deux procédures de légalisation sont à distinguer selon le cas où l’État à qui est destiné l’acte légalisé a signé la Convention de la Haye ou pas. Dans les 2 situations, la légalisation prendra la forme d’une vignette officielle apposée sur le document original. Il peut s’agir soit :

• d’une vignette de légalisation ; ou
  
• d’une apostille.

La Convention de la Haye, dont le Luxembourg est signataire, prévoit que chacun des États contractant à la Convention dispense de légalisation les actes qui doivent être produits sur son territoire.

Si l’autre État est signataire de la Convention de la Haye

Dans ce cas, la légalisation n’est pas requise. Il suffit que les documents soient munis d’une apostille.

L’apostille atteste :

• la véracité de la signature ;
• la qualité en laquelle le signataire de l'acte a agi ;
• l'identité du sceau ou timbre dont cet acte est revêtu.

Deux États signataires peuvent également convenir par accord bilatéral que la procédure de l’apostille n’est pas nécessaire entre eux.

Si l’autre État n’est pas signataire de la Convention de la Haye

Dans ce cas, la légalisation de l’acte se fera selon la procédure normale.

Pièces justificatives à transmettre lors de la demande

Les documents à légaliser doivent être :

• remis au guichet du Bureau des passeports, visas et légalisations ; ou
  
• envoyés par courrier.

Le pays pour lequel les documents sont destinés doit être mentionné au moment de la requête au guichet ou indiqué dans le courrier.

Si le paiement a été fait par virement, une copie du virement est à présenter en même temps que la demande.

Délai d'obtention de la légalisation de l'acte

Le délai pour la légalisation est de 2 à 3 jours ouvrables, peu importe le moyen de paiement.

Document avec signature électronique

Les documents ayant été signés électroniquement (par exemple extraits du registre des sociétés) doivent être soumis électroniquement au moyen de la démarche en ligne disponible sur MyGuichet.lu.

Le Bureau des passeports, visas et légalisations se chargera d'imprimer les documents soumis sous format électronique pour y apposer une vignette de légalisation ou d'apostille.

Services en ligne / Formulaires

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