Als nichtansässige Arbeitnehmer oder Rentenempfänger eine Lohnsteuerkarte beantragen oder ändern lassen
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Eine Lohnsteuerkarte ist ein unerlässliches Dokument für den Arbeitgeber oder die Rentenkasse, um den Steuerabzug an der Quelle bei Löhnen oder Renten vorzunehmen. Sie enthält folgende Angaben:
- die Steuerklasse der Arbeitnehmer oder Rentenempfänger; oder
- einen festen Steuersatz; oder
- einen voraussichtlichen Satz für verheiratete Steuerpflichtige, die sich für eine gemeinsame Veranlagung, eine strikt individuelle Besteuerung oder eine individuelle Besteuerung mit Neuverteilung entschieden haben.
Betroffene Personen
Arbeitnehmer, die einer Tätigkeit in Luxemburg nachgehen, und Rentenempfänger, die eine in Luxemburg zu versteuernde Rente beziehen, müssen in der Regel im Besitz einer Lohnsteuerkarte sein, da die Einkommen aus einer nicht selbstständigen Tätigkeit und die von den luxemburgischen gesetzlichen Rentenkassen gezahlten Renten dem Steuerabzug an der Quelle unterliegen.
Der Steuerabzug wird vom Arbeitgeber oder von der Rentenkasse vorgenommen gemäß:
- dem Steuertarif; oder
- dem Satz, der in der Lohnsteuerkarte eingetragen ist.
Der Steuerabzug an der Quelle bei Löhnen oder Renten wird unter Berücksichtigung der in der Lohnsteuerkarte eingetragenen Ermäßigungen (Abzüge und Freibeträge) und Steuergutschriften vorgenommen.
Vorgehensweise und Details
Ausstellung der Lohnsteuerkarten
Bei Arbeitnehmern, die eine Arbeit in Luxemburg aufnehmen, wird die Lohnsteuerkarte automatisch von der Steuerverwaltung (Administration des contributions directes - ACD) ausgestellt, nachdem sie sich bei der luxemburgischen Zentralstelle der Sozialversicherungen (CCSS) angemeldet haben, und zwar innerhalb von durchschnittlich 30 Werktagen. Bei verschiedenen Änderungen der persönlichen Situation der Arbeitnehmer sowie bei einem Wechsel des Arbeitgebers wird eine neue Lohnsteuerkarte ausgestellt.
Unter anderem folgende Personen müssen den Vordruck 164 für ihren Antrag auf Erstausstellung einer Lohnsteuerkarte verwenden:
- in Luxemburg steuerpflichtige Arbeitnehmer, die als Nicht-Arbeitnehmer bei der CCSS angemeldet sind; oder
- in Luxemburg steuerpflichtige Arbeitnehmer, die nicht bei der CCSS angemeldet sind.
Seit dem 1. Januar 2022 brauchen Zeitarbeitnehmer keine Lohnsteuerkarte mehr. Diese Löhne unterliegen einer Pauschalsteuer in Höhe von 10 % auf den Bruttobetrag, vermindert um die Sozialversicherungsbeiträge. Zeitarbeitnehmer, deren vereinbarter Bruttostundenlohn über 25 Euro liegt, müssen jedoch eine Lohnsteuerkarte beantragen, indem sie das Formular 162 F beim zuständigen Steueramt RTS einreichen. Für diese wird der Steuerabzug gemäß den Modalitäten des normalen Besteuerungsverfahrens festgelegt.
Die Lohnsteuerkarte wird direkt per Post an die Empfänger gesendet. Sie kann nicht bei den ausstellenden Steuerämtern RTS abgeholt werden.
Hat eine steuerpflichtige Person ihre Lohnsteuerkarte nicht binnen 30 Werktagen ab dem ersten Tag ihrer Anstellung bei ihrem neuen Arbeitgeber erhalten, muss sie sich mit dem zuständigen Steueramt RTS in Verbindung setzen und ihren Arbeitgeber darüber informieren, dass der Antrag noch in Bearbeitung ist.
Das Steueramt RTS Nichtansässige der ACD erstellt diese Lohnsteuerkarte für nichtansässige Arbeitnehmer und Rentenempfänger. Welches Steueramt RTS für die Ausstellung zuständig ist, hängt in der Regel von der derzeitigen Wohnsitzgemeinde der steuerpflichtigen Person ab.
Versand der Lohnsteuerkarte auf elektronischem Weg
Die Steuerverwaltung (ACD) ermöglicht die Aktivierung der Funktion eDelivery für die Lohnsteuerkarte. Das bedeutet, dass die steuerpflichtige Person sie in elektronischer Form in ihrem privaten Bereich auf MyGuichet.lu empfängt.
Achtung: Es sind nur diejenigen Dokumente verfügbar, die ab dem Zeitpunkt der Anmeldung (also der Aktivierung der Funktion) gesendet wurden.
Um diesen Service für offizielle Dokumente der ACD nutzen zu können, muss sich die steuerpflichtige Person zunächst für die Funktion eDelivery anmelden. Die Anmeldung erfolgt über den privaten Bereich auf MyGuichet.lu, und zwar unter „Meine Daten“, Rubrik „Steuern“ und dann „Abonnement der Dokumente der Steuerverwaltung“.
Dieser Schritt ist notwendig, um die Dokumente im privaten Bereich empfangen zu können.
Die steuerpflichtige Person wird per E-Mail darüber informiert, wenn ein neues elektronisches Schreiben in ihrem privaten Bereich hinterlegt wurde. Die hinterlegten elektronischen Schreiben können im PDF-Format eingesehen werden.
Änderung der persönlichen oder beruflichen Situation
Die Lohnsteuerkarte wird in folgenden Fällen innerhalb von durchschnittlich 30 Werktagen automatisch von der Steuerverwaltung (ACD) aktualisiert:
- bei jedem Wechsel des Arbeitgebers;
- bei jeder Änderung der Benennung oder der Anschrift eines Arbeitgebers;
- bei jedem Eintritt in den Ruhestand gemäß der luxemburgischen Sozialversicherungsgesetzgebung.
Die Lebenspartnerschaft hat keine Auswirkungen auf die Lohnsteuerkarte.
Bei Aktualisierungen der Adresse oder des Personenstands (Heirat, Scheidung, Trennung, Tod) von nichtansässigen Steuerpflichtigen, die im Nationalen Register natürlicher Personen (RNPP) eingetragen sind, empfiehlt die ACD, die Berichtigung oder Aktualisierung der Daten online zu beantragen. Dieser Vorgang ermöglicht es nichtansässigen Steuerpflichtigen, deren Lebenssituation sich geändert hat (Umzug, Änderung der familiären Situation usw.), die luxemburgischen Behörden, die Zugriff auf das RNPP haben, über die Änderungen zu informieren. Alternativ können Aktualisierungen der Adresse oder des Personenstands von nichtansässigen Steuerpflichtigen auf Antrag beim Steueramt RTS Nichtansässige unter Verwendung des Vordrucks 164 NR vorgenommen werden. Dieser Vordruck 164 kann ferner jederzeit als Antrag auf Ausstellung, Berichtigung, Eintragung einer Ermäßigung oder Ausstellung eines Duplikats einer Steuerkarte für das laufende Jahr genutzt werden.
Bei nichtansässigen Steuerpflichtigen, die im Laufe des Jahres heiraten, wird der Personenstand geändert und sie werden entsprechend dem Steuertarif der Steuerklasse 1 besteuert. Erzielen beide Eheleute ein in Luxemburg zu versteuerndes Einkommen, wird jeder Ehepartner getrennt für sein Einkommen besteuert. Dabei werden weder die Kinder noch das Alter berücksichtigt.
Nichtansässige Steuerpflichtige können jedoch auf Antrag den gebietsansässigen Steuerpflichtigen gleichgestellt werden, sofern sie die Bedingungen für eine Gleichstellung erfüllen. Diese verheirateten nichtansässigen Steuerpflichtigen gelangen in den Genuss der gleichen Rechte, Absetzungen, Freibeträge und Steuerkredite wie gebietsansässige Steuerpflichtige und können Folgendes beantragen:
- eine gemeinsame Besteuerung des gemeinsamen Welteinkommens (inländische und ausländische Einkünfte) der beiden Eheleute, um den Satz gemäß dem Steuertarif der Steuerklasse 2 zu bestimmen; oder
- eine strikt individuelle Besteuerung des eigenen Welteinkommens (inländische und ausländische Einkünfte) jedes Ehepartners, um den Satz gemäß dem Steuertarif der Steuerklasse 1 zu bestimmen; oder
- eine individuelle Besteuerung mit Neuverteilung der Einkünfte zwischen den Eheleuten, um den Satz gemäß dem Steuertarif der Steuerklasse 1 zu bestimmen.
Die verschiedenen voraussichtlichen Tarife können online simuliert werden.
Im Falle von Steuerpflichtigen, die im Laufe des Jahres Eltern werden, kann die Steuerklasse unter bestimmten Bedingungen geändert werden: Im Falle einer Geburt oder Adoption eines Kindes können Steuerpflichtige beantragen, in den Genuss einer Steuerermäßigung für dieses Kind zu gelangen und der Steuerklasse 1a zugeordnet zu werden, es sei denn, sie gehören der Steuerklasse 2 an.
Diese Änderungen der Steuerklasse auf der Lohnsteuerkarte werden ab dem Datum der Heirat, der Bearbeitung des Antrags auf gemeinsame oder individuelle Besteuerung oder gegebenenfalls der Geburt (oder Adoption) des Kindes wirksam. Der Steuerabzug kann rückwirkend berichtigt werden, nachdem dem Arbeitgeber oder der Rentenkasse die neue Lohnsteuerkarte zur Verfügung gestellt wurde.
Der Steuerabzug kann auch für das ganze Jahr (vom 1. Januar bis zum 31. Dezember) angepasst werden, und zwar durch:
- einen Lohnsteuerjahresausgleich; oder
- eine Steuererklärung.
Sonderfall: Arbeitnehmer mit Wohnung in Luxemburg und im Ausland
Hierbei handelt es sich zum Beispiel um in Belgien ansässige Arbeitnehmer, die unter der Woche eine Wohnung (Zweitwohnung) in Luxemburg haben und die Wochenenden und ihren Urlaub bei ihrer Familie in Belgien verbringen.
Unabhängig von ihrer Adresse gilt eine natürliche Person in der Regel als nichtansässige steuerpflichtige Person, wenn sie ihren Lebensmittelpunkt im Ausland, also außerhalb Luxemburgs, hat.
Die steuerpflichtige Person erhält eine Lohnsteuerkarte als gebietsansässiger Arbeitnehmer (Anschrift in Luxemburg). Befindet sich ihr Lebensmittelpunkt im Ausland, muss sie beim Steueramt RTS Nichtansässige eine Steuerkarte für Nichtansässige beantragen.
Überprüfung und Übermittlung der Lohnsteuerkarten
Die steuerpflichtige Person muss die in der Lohnsteuerkarte eingetragenen Informationen nach Erhalt der Lohnsteuerkarte überprüfen.
Seit dem 1. Januar 2022 sind Arbeitnehmer nicht mehr verpflichtet, ihrem Arbeitgeber oder der Stelle, die für die Bewilligung des Arbeitslosengeldes oder der Wiedereingliederungshilfe zuständig ist, das Original ihrer Steuerkarte auszuhändigen. Dem Arbeitgeber wird von der ACD eine elektronische Version der Lohnsteuerkarte bereitgestellt.
Rentenempfänger erhalten in der Regel nur eine Kopie zu Informationszwecken, während eine elektronische Kopie direkt an die jeweilige Rentenkasse übermittelt wird. Die Steuerkarte wird auf der Grundlage der Daten der letzten Lohnsteuerkarte erstellt, die ausgestellt wurde, als die steuerpflichtige Person noch berufstätig war.
Sind die Informationen auf der Steuerkarte nicht richtig, müssen die Änderungen bei der Steuerverwaltung (Steueramt RTS Nichtansässige) beantragt werden, vorzugsweise unter Verwendung des Vordrucks 164 NR und unter Beifügung der erforderlichen Belege.
Die Steuerverwaltung kann im Rahmen der Überprüfung von Informationen, Aussagen, Anträgen, Erklärungen, Beschwerden oder Einsprüchen, die an sie gerichtet werden, jederzeit die Vorlage von Belegen verlangen.
Die verschiedenen Lohnsteuerkarten
Steuerpflichtige, die gleichzeitig mehrere in Luxemburg zu versteuernde Löhne oder Renten beziehen, erhalten eine Lohnsteuerkarte pro Arbeitgeber und Rentenkasse.
Die Besteuerung der regelmäßigsten und höchsten Vergütung erfolgt auf der Grundlage der Hauptlohnsteuerkarte (1. Lohnsteuerkarte) gemäß der Steuertabelle für Löhne oder Renten und der in der Lohnsteuerkarte eingetragenen Steuerklasse. Die Hauptlohnsteuerkarte wird dem regelmäßigsten und höchsten Lohn oder der regelmäßigsten und höchsten Rente zugewiesen.
Für verheiratete Steuerpflichtige, die sich für eine gemeinsame Veranlagung, eine strikt individuelle Besteuerung oder eine individuelle Besteuerung mit Neuverteilung entschieden haben, erfolgt die Besteuerung auf der Grundlage eines voraussichtlichen Steuersatzes, der online simuliert werden kann.
In allen anderen Fällen erfolgt die Besteuerung auf der Grundlage zusätzlicher Steuerkarten (2., 3. Steuerkarte usw.) und gemäß einem eingetragenen festen Satz:
- 33 % für die Steuerklasse 1;
- 21 % für die Steuerklasse 1a;
- 15 % für die Steuerklasse 2.
Dieser Satz kann jedoch auf Antrag herabgesetzt werden. Antragstellende Personen müssen ihrem Antrag Kopien ihrer Lohnnachweise der letzten 3 Monate mit dem Vermerk „prière de reconsidérer mon taux au plus bas“ (bitte den niedrigsten Steuersatz neu ermitteln) beifügen. Diese Herabsetzung wirkt sich nicht auf die am Jahresende geschuldete Steuer aus, sondern nur auf die Summe der an der Quelle einbehaltenen Steuer.
Wird die Hauptlohnsteuerkarte nicht für die regelmäßigste und höchste Vergütung ausgestellt, kann die steuerpflichtige Person unter Verwendung des Vordrucks 164 NR beim zuständigen Steueramt RTS die Umwandlung der Hauptlohnsteuerkarte in eine zusätzliche Lohnsteuerkarte beantragen.
Steuerpflichtige müssen die erforderlichen Belege (Kopie der Lohnabrechnungen beider Ehepartner der letzten 3 Monate) beifügen, um die Höhe ihres Einkommens nachzuweisen.
Steuerpflichtige müssen durch den Vermerk „prière de reconsidérer la fiche principale“ (bitte Hauptlohnsteuerkarte ändern) angeben, dass sie die Hauptlohnsteuerkarte in eine zusätzliche Lohnsteuerkarte umwandeln wollen. Diese Umwandlung wirkt sich nicht auf die am Jahresende geschuldete Steuer aus, sondern nur auf die Summe der an der Quelle einbehaltenen Steuer.
Eintragung der Steuerermäßigungen (Abzüge) in der Lohnsteuerkarte
Arbeitnehmer oder Rentenempfänger können die Eintragung bestimmter Steuerermäßigungen (Abzüge und Freibeträge) und Steuergutschriften in die Lohnsteuerkarte (unter Verwendung des Vordrucks 164 NR) beantragen, damit der Arbeitgeber oder die zuständige Rentenkasse diese bei der Berechnung des Nettoeinkommens berücksichtigen kann.
Nichtansässige Steuerpflichtige können beispielsweise folgende Eintragungen vornehmen lassen:
- zusätzliche berufliche Aufwendungen – Werbungskosten (frais d'obtention - FO);
- Steuergutschrift für Alleinerziehende (crédit d'impôt monoparental - CIM);
- außergewöhnliche Belastung (charge extraordinaire - CE) durch nicht zum Haushalt der steuerpflichtigen Person gehörende Kinder;
- Pauschbetrag für Fahrtkosten (frais de déplacement - FD);
- Absetzung des erhöhten Pauschbetrags bei verminderter Erwerbsfähigkeit oder Behinderung (Kopie des ärztlichen Attests beifügen, in dem der Grad der Erwerbsminderung angegeben ist).
Andere außergewöhnliche Belastungen (Krankheit, bedürftige Eltern, Körperbehinderung, Kosten für Hauspersonal, Kinderbetreuungskosten usw.) können nur dann berücksichtigt werden, wenn die nichtansässige Person sich dafür entscheidet, steuerlich wie eine gebietsansässige Person behandelt zu werden, und eine Steuererklärung einreicht.
Die Eintragung einer Steuerermäßigung in die Lohnsteuerkarte gilt nur für das Jahr, für das sie beantragt wurde. Die Anträge müssen jedes Jahr erneuert werden, damit geprüft werden kann, ob die entsprechenden Bedingungen immer noch gegeben sind.
Der Vorteil dieser Eintragungen besteht darin, dass die Ermäßigungen (Abzüge und Freibeträge) und Steuergutschriften bei der Berechnung des Nettogehalts berücksichtigt werden können, ohne dass der Steuerbescheid nach Einreichung der Steuererklärung abgewartet werden muss.
Diese Eintragungen wirken sich in der Regel nicht auf die am Jahresende geschuldete Steuer aus, sondern nur auf die Summe der an der Quelle einbehaltenen Steuer.
Die Summe der während des Steuerjahres erhobenen Quellensteuern kann stets zu hoch oder zu niedrig sein. Der Differenzbetrag kann zurückerstattet oder im Folgejahr rückwirkend erhoben werden:
- entweder durch eine Besteuerung durch Veranlagung (Vordruck 100 – Steuererklärung); oder
- durch einen Lohnsteuerjahresausgleich (Vordruck 163).
Beizufügende Belege
Die Belege, die den Anträgen auf Eintragung von Steuerabzügen beizufügen sind, sind auf der letzten Seite des Vordrucks 164 angegeben (Beispiel: Kopie der Heiratsurkunde, Kopie des Scheidungsurteils, Wohnsitzbescheinigung usw.).
Die Steuerverwaltung kann im Rahmen der Überprüfung von Informationen, Aussagen, Anträgen, Erklärungen, Beschwerden oder Einsprüchen, die an sie gerichtet werden, jederzeit die Vorlage zusätzlicher Belege verlangen.
Ein Duplikat der Lohnsteuerkarte beantragen
Nichtansässige Arbeitnehmer oder Rentenempfänger, die ihre Lohnsteuerkarte verloren haben, müssen beim zuständigen Steueramt RTS die Ausstellung eines Duplikats beantragen – vorzugsweise unter Verwendung des Vordrucks 164.
Hinweis: Die Lohnsteuerkarte darf nicht verwechselt werden mit:
- dem Lohn-/Gehaltsnachweis;
- der Renten-/Pensionsbescheinigung;
- dem Einkommensnachweis.
Fehlende Lohnsteuerkarte
In Ermangelung einer Lohnsteuerkarte erfolgt der Steuerabzug auf Löhne oder Renten gemäß Steuerklasse 1, wobei die Steuer nicht weniger als 33 % betragen darf.
Dieser Einbehalt kann nach Übermittlung der Lohnsteuerkarte an den Arbeitgeber oder wie folgt berichtigt werden:
- über die Steuererklärung; oder
- über den Lohnsteuerjahresausgleich.
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