Toute personne physique, qu’elle réside ou non au Luxembourg, qui :

• est majeure ;
• est désignée tuteur d’une personne par décision d’un tribunal luxembourgeois ; et
• dispose d’un numéro d’identification national luxembourgeois à 13 chiffres (Matricule).

En cas de tutelle d’une personne mineure, il n’est pas possible de créer un mandat numérique, même si celle-ci a atteint l’âge minimum d’utilisation de MyGuichet.lu.

Création d’un espace privé

Avant de pouvoir commencer la création du mandat numérique, les 2 parties (c’est-à-dire le tuteur et la personne sous tutelle) doivent disposer d’un espace privé sur MyGuichet.lu.

Lors de la création d’un espace privé, un identifiant unique, dit "identifiant d’espace" (également appelé "ID" ou, dans le langage courant luxembourgeois, "Espace-ID") est attribué à chaque espace privé. Les identifiants d’espaces des 2 parties doivent être indiqués lors de la création du mandat.

Problèmes d’accès à l’espace privé de la personne sous tutelle

La personne dont vous avez la tutelle a créé un compte MyGuichet.lu avant la mise sous tutelle. Or, elle n’arrive aujourd’hui plus à se connecter, par exemple parce que le produit d’authentification qu’elle utilisait à l’époque ne fonctionne plus ou n’est plus supporté. Elle dispose donc bien d’un espace privé, mais elle ne peut pas consulter l’identifiant attribué à cet espace. Dans ce cas, vous pouvez faire une demande pour connaître l’identifiant de son espace.

Vous pouvez faire la demande :

• auprès du Helpdesk de Guichet.lu via le formulaire de contact ;
• en personne à l’accueil physique de Guichet.lu.

Dans votre demande, vous devez :

• préciser que vous avez besoin de l’identifiant d’espace de la personne dont vous avez la tutelle, dans le cadre de la création d’un mandat numérique ;
• renseigner :
  • le numéro d’identification national luxembourgeois à 13 chiffres (Matricule) de la personne dont vous avez la tutelle ; et
  • l’adresse e-mail à laquelle l’identifiant doit être envoyé.

Pour que votre demande puisse être traitée, vous devez également prouver l’identité de la personne dont vous avez la tutelle au moyen d’une pièce d’identité valide :

• en cas de demande via le formulaire de contact, le Helpdesk vous contactera afin que vous puissiez lui envoyer une copie scannée ;
• en cas de demande à l’accueil physique, vous devez présenter une copie de la pièce d’identité sur place.

Une fois votre demande traitée, vous recevrez l’identifiant par e-mail.

Création d’un mandat

En tant que tuteur, vous pouvez créer un mandat numérique pour la personne dont vous avez la tutelle uniquement sur place, à l’accueil physique de Guichet.lu.

Il n’est pas nécessaire de prendre rendez-vous au préalable. La personne dont vous avez la tutelle n’a pas non plus besoin de vous accompagner sur place.

Lors de la création sur place, vous devez fournir les informations suivantes :

• sur vous-même :
  • vos nom et prénom ;
  • votre date et lieu de naissance ;
  • votre numéro d’identification national luxembourgeois à 13 chiffres (Matricule) ;
  • l’identifiant de votre espace privé ; et
• sur la personne dont vous avez la tutelle :
  • ses nom et prénom ;
  • sa date et son lieu de naissance ;
  • son Matricule ;
  • l’identifiant de son espace privé.

Vous devez également avoir les documents suivants sur vous :

• votre carte d’identité ;
• une copie de la carte d’identité de la personne dont vous avez la tutelle ;
• l’original du jugement de tutelle.

À partir de ces informations, l’agent de l’accueil physique de Guichet.lu peut alors créer le mandat numérique pour vous.

Ensuite, vous recevez un e-mail qui vous informe qu’une demande de mandat vous a été adressée. Cet e-mail est d’office envoyé à l’adresse e-mail que vous avez renseignée dans votre espace privé.

Acceptation et annulation d’un mandat

Expiration et renouvellement

Le mandat numérique sur MyGuichet.lu prend fin automatiquement à la fin de la période de validité. Si vous souhaitez renouveler le mandat, il faut créer un nouveau mandat à l’accueil physique de Guichet.lu.

Démarches mandatables en cours

Les démarches que vous n’avez pas transmises avant l’expiration du mandat sont conservées dans l’espace privé de la personne dont vous avez la tutelle. Une fois le mandat renouvelé, vous pouvez simplement les reprendre sans que les données saisies ne soient perdues.

Si, au moment de l’expiration du mandat, des démarches sont en cours de traitement par l’administration, vous pouvez poursuivre une fois le mandat renouvelé. 

Journal des mandats

Dans le journal des mandats (voir "Services en ligne et formulaires") sur MyGuichet.lu, vous pouvez :

• consulter la liste des personnes dont vous avez actuellement accès à l’espace privé (c’est-à-dire les mandats actifs) ;
• voir tous les mandats qui ont été refusés, annulés ou qui ont expiré ;
• télécharger une preuve de mandat pour :
  • les mandat actif qui vous autorise à accéder à l’espace privé de la personne dont vous avez la tutelle ;
  • des mandats qui sont expirés ou qui ont été annulés.

Preuve de mandat

La preuve de mandat est un document officiel qui :

• atteste que vous êtes autorisé à agir au nom de la personne dont vous avez la tutelle ; et
• est valable uniquement pour les démarches administratives effectuées dans le cadre du mandat numérique sur MyGuichet.lu ;
• ne peut pas être utilisé pour justifier le mandat en dehors de MyGuichet.lu (par exemple, en personne dans une administration ou dans une banque).

Sur la preuve de mandat figure un code QR GouvCheck qui permet de vérifier gratuitement et en temps réel l’authenticité d’un document officiel émis au Luxembourg.