Heures supplémentaires

La durée normale de travail des salariés est fixée à 8 heures par jour et à 40 heures par semaine.

Toute heure de travail dépassant la durée normale de travail est considérée comme heure supplémentaire.

La durée maximale de travail en cas de prestation d'heures supplémentaires est de 10 heures par jour ou 48 heures par semaine.

Dans certains secteurs ou professions, et à certaines périodes de l’année, le ministre du Travail peut autoriser une durée de travail maximale de 12 heures par jour, à condition que la durée de travail hebdomadaire ne dépasse pas 40 heures.

Afin de pouvoir bénéficier d’une extension de la durée normale de travail et donc d’heures supplémentaires, l’employeur doit notifier toute prestation d’heures supplémentaires auprès de l’Inspection du Travail et des Mines (ITM).

Les heures supplémentaires prestées peuvent être soit récupérées par le salarié, soit rémunérées. La rémunération des heures supplémentaires ainsi prestées est exempte d’impôt et partiellement exonérée de charges sociales.

L'employeur doit en outre adresser un relevé des heures prestées à l'ITM à la fin de chaque période autorisée.

Personnes concernées

Dans le cadre de la notification des heures supplémentaires, sont concernés :

  • l'employeur ;
  • les salariés qui prestent des heures supplémentaires ;
  • la délégation du personnel, qui donne son avis à la demande d'autorisation d'heures supplémentaires.

L'employeur ne peut imposer la prestation d'heures supplémentaires que dans la limite du raisonnable. Le recours systématique de l'employeur aux heures supplémentaires peut être considéré comme un abus de droit. Le salarié est dans ce cas en droit de refuser de prester ces heures supplémentaires.  

Cas particuliers

L'employeur ne peut obliger les femmes enceintes ou qui allaitent à prester des heures supplémentaires. Elles peuvent toutefois en prester sur une base volontaire.

L'employeur a interdiction de faire prester des heures supplémentaires par des adolescents, à moins que ce ne soit à titre exceptionnel (cas de force majeure, pour assurer le bon fonctionnement ou la sécurité de l'entreprise).

Pour les travailleurs à temps partiel, les heures supplémentaires :

  • ne sont possibles que sur base volontaire ;
  • ne peuvent pas dépasser la durée du travail normal pour un salarié à temps plein ;
  • doivent être encadrées par le contrat de travail.

Les conditions de récupération et de rétribution des heures supplémentaires ne s'appliquent pas aux cadres supérieurs (fonctions d'encadrement sans contraintes horaires exercées en contrepartie d'une rémunération nettement plus élevée).

Conditions préalables

En règle générale ne sont autorisées que les heures supplémentaires répondant aux objectifs suivants :

  • permettre des travaux spéciaux ou préparatoires/complémentaires (inventaires, liquidations, etc.) ;
  • éviter la perte de matières périssables ou du résultat d’un travail ;
  • faire face à un cas de force majeure impliquant l’intérêt public ou présentant un danger national.

Modalités pratiques

Notion d'heure supplémentaire

Seuils à respecter

Les heures supplémentaires désignent les heures de travail prestées entre la durée normale de travail et la durée maximale de travail.

La durée normale et la durée maximale de travail sont fixées conformément au tableau ci-dessous. A noter que ces maxima ne peuvent en aucun cas être dépassés.

Une convention collective peut néanmoins fixer des seuils inférieurs ou supérieurs, dans la limite de 10 heures par jour et 48 heures par semaine.

 

Durées de travail pour un salarié à temps complet

Durée normale de travail

Durée maximale du travail

par jour

8

10

par semaine

40

48

Temps de repos

En principe, l'horaire journalier ne peut être entrecoupé que d'une seule période de temps de repos non-rémunérée.

Tout travailleur doit bénéficier, au cours de chaque période de 24 heures, d'une période de repos de 11 heures consécutives au moins et au cours de chaque période de 7 jours, d'une période minimale de repos de 44 heures.

Notification des heures supplémentaires

Obligation de notification par l'employeur

L'employeur doit, avant toute prestation d'heures supplémentaires :

Cette notification, demande ou déclaration peut également être effectuée par voie électronique via la procédure spécifique mise en place sur la plateforme MyGuichet.

Le formulaire doit être avisé et signé par :

  • la délégation du personnel ou, à défaut les salariés concernés ;

  • le chef d'entreprise ou son délégué.

Deux cas de figure peuvent se présenter selon l'avis de la délégation du personnel ou, à défaut, des salariés concernés :

  • en cas d'avis favorable, la notification préalable équivaut à une autorisation ;
  • en cas d'avis défavorable, il revient au ministre du Travail et de l'Emploi d'autoriser ou non les heures supplémentaires demandées.

Dispense de notification en cas d'incident, d'urgence ou de cas de force majeur

L'employeur est toutefois dispensé de notifier les heures supplémentaires prestées dans les 2 cas suivants :

  • lorsque la surcharge de travail est provoquée par un incident qui vient de se produire ou est sur le point d'arriver ;
  • lorsque ces heures sont mises à profit pour faire face à des travaux d'urgence sur des machines ou des outils, ou pour parer à un cas de force majeure risquant de perturber le fonctionnement de l'organisation.

Dans ces cas, l’employeur doit simplement en informer le Service "Durée du travail" de l’ITM par téléphone au 247 - 76100, en indiquant les motifs ayant entraîné la prestation d’heures supplémentaires.

Cependant, dès que la somme de ces périodes excède 3 jours par mois, il doit procéder à la notification préalable.

Registre des heures supplémentaires prestées

Outre la notification préalable, l'employeur doit :

  • faire parvenir au ministère du Travail et de l'Emploi, à la fin de chaque période pour laquelle l'autorisation a été donnée, le relevé des heures supplémentaires effectivement prestées ;
  • inscrire sur un registre spécial ou sur un fichier spécifique :
    • toutes les prolongations de la durée normale du travail ;
    • les heures prestées les dimanches, les jours fériés légaux ou la nuit ;
    • les rémunérations versées à ce sujet.
      Ce registre ou fichier est à présenter lors des éventuels contrôles de l'ITM.

Compensation des heures supplémentaires par du temps de repos

En principe, l'employeur doit dédommager le salarié ayant effectué des heures supplémentaires par une compensation en temps de repos à raison de 1h30 de repos par heure supplémentaire prestée.

Ces heures de récupération peuvent être :

  • prises en repos compensatoire rémunéré, ou ;
  • comptabilisées sur un compte épargne-temps.

L'employeur est libre de choisir entre ces 2 modes de compensation, sauf pendant la période de préavis pour laquelle il aurait accordé une dispense de travail. Dans ce cas, l'employeur ne peut opter pour le repos compensatoire qu'avec l'accord du salarié. Si le salarié n'est pas d'accord, une indemnisation pécuniaire s'impose.

Rémunération des heures supplémentaires

Calcul du paiement des heures

Si la compensation en temps de repos n'est pas possible (pour des raisons d'organisation de l'entreprise, de départ du salarié concerné, ...), l'employeur doit rémunérer chaque heure supplémentaire prestée à raison de minimum 140 % du salaire horaire. Il n'est pas possible de prévoir dans le contrat de travail que les heures supplémentaires soient d'ores et déjà comprises dans la rémunération mensuelle fixe, sauf si le salarié relève du cadre supérieur.

Lorsque les heures supplémentaires sont prestées lors de jours fériés légaux, l'employeur doit cumuler les majorations. Il doit donc :

  • calculer la rémunération à verser au titre du travail presté lors de jours fériés légaux ;
  • appliquer les majorations dues pour heures supplémentaires prestées.

Le salaire horaire est obtenu en divisant la rémunération mensuelle par le nombre forfaitaire de 173 heures.

La part non majorée de l'heure supplémentaire (les 100 %) est exempte de l'impôt sur le revenu et des cotisations sociales, à l'exception :

  • des cotisations pour prestations en nature (assurance maladie – soins de santé) ;
  • des cotisations dépendance.

La part majorée (40 % ou plus) est exempte de l'impôt sur le revenu et des cotisations sociales. Cette exemption des cotisations sociales s'applique tant à la part salariale qu'à la part patronale des cotisations sociales.

Exemple :

Un salarié preste 8 heures supplémentaires au cours d'un mois. Le taux horaire est de 18,50 euros.

Pour des raisons d'organisation du travail dans l'entreprise, ce salarié ne peut récupérer les heures supplémentaires prestées en temps de repos. L'employeur doit alors lui payer en espèces ses heures supplémentaires :

Heures non majorées (100 %) :

8 x 18,50 = 148,00 euros

+ Cotisations dépendance (1,4 %)

2,07 euros

+ Cotisations maladie (2,8 %)

4,14 euros

La base est exemptée d'impôt sur le revenu

___________

Total Base 100 (Base + cotisations)

154,21 euros

Majoration (ici 40 %) :

148 x 40 % = 59,20 euros

La majoration est exemptée de cotisations et d'impôt

___________

Total Majoration

59,20 euros

Coût total (Total Base 100 + Total Majoration)

154,21 + 59,20 = 213,41 euros

Dont total net à payer au salarié

213,41 – 6,07 = 207,34 euros

Pour le paiement des heures supplémentaires prestées, l'employeur doit donc verser au salarié un montant de 207, 34 euros qui lui coûtera au total 213, 41 euros.

Lorsqu'une disposition spéciale, une convention collective ou un contrat collectif prévoit le paiement d'heures supplémentaires avec un taux de majoration supérieur à 40 %, cette majoration est exemptée d'impôts.

Déclaration de rémunération des heures supplémentaires

L'employeur doit déclarer séparément du salaire brut la rémunération des heures supplémentaires non majorées (100%) et le nombre d'heures correspondant.

Le montant des heures supplémentaires non majorées n'apparaît donc pas sous la rubrique "salaire brut" mais sous la rubrique "montant des heures supplémentaires".

Le nombre d'heures correspondant est à indiquer sous la rubrique "heures supplémentaires".

A noter que les majorations sur les heures supplémentaires ainsi que les heures supplémentaires compensées par du temps de repos ne sont pas à déclarer.

Services en ligne / Formulaires

Notification / demande / déclaration d'heures supplémentaires ou de travail du dimanche

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