Information des salariés et des tiers de la surveillance du lieu de travail

En cours de mise à jour

La législation sur le traitement des données à caractère personnel vise à protéger les libertés et les droits fondamentaux des personnes physiques, et notamment leur vie privée, tout en faisant respecter les intérêts des personnes morales.

Il en résulte que la surveillance des salariés sur le lieu de travail n'est, en principe, pas permise.

La Commission nationale pour la protection des données (CNPD) peut néanmoins autoriser l'entreprise à recourir, sur demande de celle-ci, à certaines mesures de surveillance dans certains cas strictement limités.

Dans tous les cas, l'employeur doit respecter une procédure bien définie et, notamment, informer les salariés de la surveillance sur le lieu de travail.

La surveillance inclut toute activité qui, opérée au moyen d'instruments techniques, consiste en l'observation, la collecte ou l'enregistrement de manière non occasionnelle des données d'une ou plusieurs personnes relatives à des comportements, des mouvements, des communications ou à l'utilisation d'appareils électroniques et informatisés.

Personnes concernées

L'employeur doit demander une autorisation auprès de la CNPD s'il souhaite, pour des raisons légitimes, mettre en place des mesures de surveillance sur le lieu de travail telles que par exemple :

  • la vidéosurveillance ;
  • les contrôles électroniques des accès (par exemple les badges) ;
  • les contrôles électroniques des horaires de travail ;
  • le traçage des communications et/ou l'enregistrement d'entretiens téléphoniques ;
  • le contrôle de l'utilisation d'internet ou des courriers électroniques ;
  • la géolocalisation (GPS), etc.

L'employeur doit tenir informé des mesures mises en œuvre :

  • les salariés exposés à la surveillance sur leur lieu de travail ;
  • les personnes externes à l'entreprise (clients, fournisseurs, visiteurs) qui peuvent être l'objet d'une surveillance directe ou indirecte ;
  • les représentants du personnel (le comité mixte (jusqu'aux prochaines élections sociales), à défaut, la délégation du personnel ou, à défaut, l'Inspection du Travail et des Mines).

A noter que les comités mixtes cesseront d'exister à partir des prochaines élections sociales qui se dérouleront après le 1er janvier 2016. A compter de ces élections, les prérogatives attribuées aux comités mixtes seront exercées par les délégations du personnel mises en place dans les entreprises occupant au moins 150 salariés durant les 12 derniers mois précédant le 1er jour de l'affichage annonçant les élections.

En attendant les prochaines élections, les comités mixtes mis en place à ce jour conservent leurs attributions.

Modalités pratiques

Motifs légitimes d'une surveillance sur le lieu de travail

Le traitement à des fins de surveillance n'est possible que s'il est nécessaire :

  • pour des besoins de sécurité et de santé des travailleurs ;
  • pour des besoins de protection des biens (au sens restreint) de l'entreprise ;
  • pour le contrôle du processus de production portant uniquement sur les machines ;
  • pour le contrôle temporaire de production ou des prestations du salarié lorsqu'une telle mesure est le seul moyen pour déterminer le salaire exact ;
  • dans le cadre d'une organisation de travail selon l'horaire mobile.

Le contrôle temporaire de production ou des prestations du travailleur n'est en principe pas autorisé, à moins qu'il ne constitue le seul moyen de déterminer la rémunération exacte du salarié.

En l'état actuel de la législation, la surveillance sur le lieu de travail n'est pas autorisée pour les motifs suivants :

  • protection d'intérêts économiques, financiers et commerciaux des responsables du traitement ;
  • en cas de constatation d'actes illicites et immoraux ;
  • en vue d'optimiser l'organisation du travail.

Le consentement des salariés (par exemple, dans leur contrat de travail) ne rend pas pour autant légitime la surveillance sur leur lieu de travail.

Accords nécessaires

Pour être autorisé à surveiller ses salariés sur leur lieu de travail, l'employeur doit :

  • demander une autorisation préalable de traitement de données auprès de la CNPD ;
  • informer des mesures de surveillance mises en œuvre :
    • les salariés susceptibles d'être concernés par la surveillance ;
    • les représentants du personnel ;
    • le cas échéant, les personnes externes à l'entreprise (visiteurs, clients, fournisseurs, etc.) qui pourraient faire l'objet d'une surveillance directe ou indirecte ;
  • obtenir l'accord du comité mixte (jusqu'aux prochaines élections sociales) s'il existe.

Les mesures de surveillance qui ont pour objectif la protection des biens de l'entreprise ou le contrôle du processus de production portant uniquement sur les machines ne requièrent pas l'accord du comité mixte.

A noter que les comités mixtes cesseront d'exister à partir des prochaines élections sociales qui se dérouleront après le 1er janvier 2016. A compter de ces élections, les prérogatives attribuées aux comités mixtes seront exercées par les délégations du personnel mises en place dans les entreprises occupant au moins 150 salariés durant les 12 derniers mois précédant le 1er jour de l'affichage annonçant les élections.

En attendant les prochaines élections, les comités mixtes mis en place à ce jour conservent leurs attributions.

L'employeur doit, en principe, informer chaque salarié individuellement et par écrit ainsi que le comité mixte (jusqu'aux prochaines élections sociales), à défaut, la délégation du personnel, ou, à défaut l'ITM.

Dans le cadre de la vidéosurveillance, l'information par voie d'affichage est suffisante.

En cas d'enregistrement des données, il est conseillé d'indiquer clairement que la personne dispose d'un droit d'accès et de rectification de ces données.

Cas particuliers 

Vidéosurveillance

L'employeur peut mettre en œuvre une vidéosurveillance sur le lieu de travail, avec l'autorisation préalable de la CNPD, si les motifs en sont légitimes.

Si la surveillance porte sur des personnes non salariées et ne comporte aucun enregistrement, l'employeur est dispensé d'autorisation préalable et doit simplement notifier la mise en œuvre d'une vidéosurveillance.

Contrôle de l'utilisation d'internet et des e-mails

La "cybersurveillance" est un sujet particulièrement sensible car elle touche à la vie privée des salariés. Toute forme de contrôle d'internet et des e-mails doit faire l'objet d'une autorisation.

Dans le cas où il est autorisé, le contrôle de l'utilisation d'internet et des e-mails doit être effectué en respectant les recommandations de la CNPD.

Surveillance des télécommunications

L'enregistrement de conversations téléphoniques est interdit, sauf s'il représente le seul moyen d'apporter la preuve d'une transaction commerciale ou d'une communication commerciale.

Il peut, dans ce cas, être autorisé selon la procédure décrite précédemment.

L'enregistrement peut alors être réalisé, en prenant les précautions suivantes :

  • les personnes en communication doivent être informées :
    • du fait que leur conversation pourra être enregistrée ;
    • des raisons de cet enregistrement ;
    • de la durée de conservation maximale de l'enregistrement ;
  • les communications enregistrées doivent être effacées dès que la finalité est atteinte, et au plus tard lors de l'expiration du délai légal de recours contre la transaction ;
  • l'employeur doit définir clairement le périmètre de cette surveillance et le communiquer aux salariés ;
  • les employés qui y sont soumis doivent disposer de possibilités pour éviter l'enregistrement de leurs conversations (postes non reliés au système d'enregistrement ou possibilités de désactiver l'enregistrement).

Quant au traçage des communications téléphoniques ou électroniques, il est strictement encadré.

Organismes de contact

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