Consulter les fiches pluriannuelles des salariés
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L’Administration des contributions directes (ACD) met à disposition de tous les employeurs et caisses de pension les fiches de retenue d’impôt de leurs salariés et pensionnés, sous format électronique sur MyGuichet.lu, via un espace professionnel certifié.
Depuis le 1er janvier 2022, il est obligatoire pour les employeurs d’accéder aux fiches de retenue d’impôt et de les consulter dans le but de s’en servir pour déterminer la retenue d’impôt et le crédit d’impôt des salariés / pensionnés, sous peine d'astreinte.
Personnes concernées
Sont concernés par ce service :
- les employeurs et les caisses de pensions ; et
- le cas échéant, leurs prestataires (fiduciaires ou autres).
Conditions préalables
Demande de token de certification
Pour activer l’espace professionnel certifié, il faut préalablement faire la demande d’un token pour l'accès aux fiches de retenue d’impôt auprès de l’Administration des contributions directes (ACD) (voir la rubrique "Services en ligne et formulaires").
La demande de ce token peut être effectuée par :
- l’employeur ; ou
- un prestataire de son choix (entité spécialisée à laquelle l’employeur délègue la gestion et l’application du calcul des salaires de son personnel).
Lors de la demande, un code de sécurité doit être choisi. Celui-ci servira lors de l’activation du service par la suite. Dans le cas où le prestataire effectue la démarche à la place de l’employeur, il doit l’informer du code de sécurité choisi, afin que l’employeur puisse le renseigner au moment de l’activation de son token.
Un seul "token employeur" peut être activé alors que plusieurs "tokens prestataire" peuvent être activés dans un même espace professionnel.
Attention, dans le cas d’une 2e démarche de demande de token effectuée pour le même employeur sous 72 heures, la demande sera rejetée. Passé 72 heures, seul un token prestataire sera envoyé à l’employeur.
Lorsque l’employeur fait sa demande de token, il reçoit un token employeur et un token prestataire. Ce dernier pourra ainsi être confié à un prestataire de son choix dans le cas où il délègue la gestion des salaires, sans toutefois déléguer la responsabilité.
Lorsque la demande de token est effectuée par le prestataire, l’employeur réceptionne le courrier avec le token qu’il devra alors remettre au prestataire de service.
Une fois cette démarche effectuée, le token pour l'accès aux fiches de retenue d'impôt est envoyé par la poste à l’adresse de l’employeur connue de l’ACD (même si c’est le prestataire qui fait la demande). Ce token permettra à l’utilisateur d'accéder aux fiches de retenue d'impôt.
En aucun cas le token employeur ne doit être communiqué au prestataire.
Activation de l’espace professionnel certifié
Dans le délai de 2 mois après la demande de token, l’employeur ou le prestataire doit activer le token d'accès pour accéder aux fiches de retenue d'impôt.
Pour cela, il doit se rendre dans son espace professionnel sur MyGuichet.lu, puis se rendre dans la rubrique "Mes données professionnelles" et sélectionner "Fiches de retenue d’impôt" dans la partie "Fiscalité".
Il doit alors saisir le token qu’il possède, accompagné du code de sécurité choisi lors de la demande de token.
Un seul token titulaire (employeur) peut être saisi dans un espace professionnel, mais plusieurs tokens prestataire peuvent être saisis dans un même espace professionnel.
Délais
L’activation du token pour l'accès aux fiches de retenue d'impôt, destiné à consulter les fiches pluriannuelles des salariés, doit impérativement être réalisée dans les 2 mois qui suivent la demande de token.
Dans le cas où ni l’employeur ni le prestataire n’auraient activé leur token dans ce délai, les tokens seront annulés et une nouvelle démarche de demande de token devra être réalisée.
Une fois l’accès aux fiches activé, un token d’accès est valable pour une durée de 3 ans.
Coûts
La demande de token et l’activation de l’espace professionnel certifié sont des démarches gratuites.
Modalités pratiques
Consultation des fiches de retenue d’impôt existantes
Une fois l’accès aux fiches activé, l’employeur accède à la consultation des fiches de retenue d’impôt de ses salariés depuis son espace professionnel sur MyGuichet.lu :
- soit via la rubrique "Mes données professionnelles" en sélectionnant "Fiches de retenue d’impôt" dans la partie "Fiscalité" ;
- soit via la rubrique "Mes démarches" (puis "Nouvelle démarche"), en tapant le nom de la démarche "ACD : Recherche de fiches de retenue d'impôt" dans le champ de recherche.
Plusieurs filtres de recherche sont disponibles pour permettre de rechercher les fiches.
Il est possible de télécharger :
- les fiches une par une, sous format XML ou PDF ;
- jusqu’à 100 fiches en une seule recherche.
Si le résultat de la recherche de fiches est supérieur à 100, l’utilisateur doit effectuer une démarche dite asynchrone et intitulée "ACD : Recherche de fiches de retenue d’impôt". Une fois cette démarche transmise, l’utilisateur reçoit un message, sous 24h maximum, qui l’informe de la disponibilité du résultat et contient un lien de téléchargement, valide pendant 3 mois maximum et supprimé 24 heures après la première consultation (uniquement en XML).
Consultez notre tutoriel qui explique étape par étape comment consulter les fiches de retenue d’impôt de ses salariés et pensionnés sur MyGuichet.lu :
À noter :
- les fiches disponibles seront celles émises depuis le 1er janvier 2021. Par la suite, les fiches resteront disponibles toute la durée de leur validité et un an après la fin de leur validité (si elles mentionnent une date de fin de validité) ;
- les employeurs doivent au moins une fois par mois accéder à leur(s) espace(s) professionnel(s) pour consulter et, le cas échéant, télécharger les nouvelles fiches de retenue d'impôt de leur personnel (actives et radiées). La fiche est active tant que sa date de validité n’a pas été dépassée et elle est considérée comme radiée dès lors que sa date de validité est dépassée ou qu’elle a été remplacée par une fiche plus récente ;
- le téléchargement d’une fiche est considéré comme une consultation.
Nouvelles fiches de retenue d’impôt
En cas de nouvelle fiche, une communication est envoyée dans l’espace professionnel concerné dans MyGuichet.lu :
- à l’employeur ;
- aux prestataires pour les fiches dont les tokens auront été activés dans leur espace professionnel.
L’employeur et/ou le cas échéant son prestataire reçoivent également une notification par e-mail les informant qu’une nouvelle communication est arrivée dans MyGuichet.lu.
Révocation d’un token d’accès aux fiches de retenue d’impôt
L’accès certifié aux fiches de retenue d’impôt peut être révoqué à tout moment par l’employeur ou son prestataire si cela s’avère nécessaire. L’employeur peut également décider de révoquer à tout moment un ou plusieurs tokens activés par ses prestataires.
Pour révoquer un token, 2 méthodes existent :
- l'employeur ou son prestataire peut demander à l’ACD un code de révocation (voir rubrique "Services en ligne et formulaires"). Ce dernier sera envoyé à l’employeur à son adresse connue de l’ACD ;
- l'employeur peut révoquer le token de ses prestataires directement dans son espace professionnel sur MyGuichet.lu à l'aide du bouton "Révoquer" sur l'écran de "Certification" de l'espace professionnel sous "Mes tokens dispensés" de MyGuichet.lu.
Une fois la révocation effectuée, l’employeur peut demander un nouveau token pour l'accès.
Revue des accès aux fiches de retenue d’impôt
Les tokens d’accès présentent une date de validité. Cependant, dans un souci de simplification administrative, cette date de validité est reconduite automatiquement.
Avant la date de fin de validité des tokens, un courrier est envoyé aux employeurs pour les informer de l’expiration prochaine de ceux-ci. Ils sont invités à effectuer une revue de tous les accès actifs à leurs fiches de retenue d’impôt.
Toutefois, les employeurs détenteurs d’un token titulaire actif, qui ne souhaitent pas voir prolonger la durée de validité d’un token prestataire actif, sont invités à révoquer rapidement ce token de la façon suivante :
- Connectez-vous à MyGuichet.lu
- Rendez-vous sur la page d'accueil de l'espace professionnel que vous utilisez pour consulter les fiches de retenue d'impôt
- Cliquez d'abord sur "Mon profil d'espace" et ensuite sur "Certifications"
- Cliquez sur "Gérer"
- Sous "Mes tokens dispensés", repérez le token que vous voulez révoquer et cliquez sur "Révoquer".
Les employeurs détenteurs d’un token titulaire inactif, avec au moins un token prestataire actif, qui ne souhaitent pas que la durée de validité d’un token prestataire actif soit prolongée, sont invités à révoquer l’ensemble de ces tokens à l’aide de la démarche "ACD : Demande de révocation de l’accès aux fiches de retenue d’impôt" (voir rubrique "Services en ligne et formulaires").
Les prestataires ont également la possibilité de s’auto-révoquer manuellement à l’aide du bouton "Révoquer " sur l’écran de "Certifications" de l’espace professionnel sous "Mes tokens obtenus" de MyGuichet.lu.
Les employeurs qui ne mènent aucune action verront tous leurs tokens actifs d’accès aux fiches de retenue d’impôt qu’ils utilisent eux-mêmes ou qu’ils ont alloué à leur(s) prestataire(s), prolongés tacitement, y inclus ceux qui sont obsolètes.
Pour plus de détails, vous pouvez consulter le guide utilisateur pour les fiches pluriannuelles électroniques, disponible dans la rubrique "Démarches et liens associés".
Durée de validité
Depuis le 1er mai 2021, les nouvelles fiches de retenue d’impôt émises sont pluriannuelles. Elles gardent leur validité tant qu'elles ne sont pas mises à jour suite à un changement qui intervient au niveau d’un ou de plusieurs éléments de la fiche (adresse, classe d'impôt, taux d'imposition, employeur, lieu de travail, abattement, déduction, etc.).
Seules les fiches de retenue d'impôt émises pour un contrat à durée déterminée (CDD), renseigneront une date de fin de validité. Cette date de validité prendra fin lorsque le contrat sera arrivé à terme. Elles seront rééditées uniquement en cas d'un changement intervenant avant la date de fin de l'emploi correspondant.
Sanctions
Depuis le 1er janvier 2022, et pour les mois où ils auront reçu des notifications uniquement, les employeurs doivent obligatoirement consulter les fiches de retenue d’impôt disponibles sur MyGuichet.lu, sous peine d'une fixation d’astreinte.
L’employeur devra tenir compte des instructions figurant sur les fiches de retenue d’impôt afin de déterminer la retenue d’impôt et les crédits d'impôt à bonifier.
Bon à savoir
À noter que :
- les employeurs recevront une fiche de retenue d’impôt pour la clôture d’un emploi concernant un de leurs salariés ;
- la fiche de retenue d’impôt à destination de l’employeur ne contiendra plus l’adresse de l’employé ;
- depuis le 1er janvier 2022, les salariés intérimaires n'ont plus besoin d'une fiche de retenue d'impôt. Ces salaires sont soumis à une imposition forfaitaire à hauteur de 10 % sur le montant brut, diminué des cotisations sociales. Les salariés intérimaires, dont le salaire horaire brut convenu dépasse 25 euros doivent cependant se procurer une fiche de retenue d'impôt via l'introduction du formulaire 162 F (voir la rubrique "Services en ligne et formulaires") au bureau RTS compétent. Pour ces derniers, la retenue d'impôt est déterminée suivant les modalités du régime commun.
Services en ligne et formulaires
Services en ligne
Mes données
Formulaires à télécharger
Organismes de contact
Administration des contributions directes (ACD)
-
Administration des contributions directes (ACD)
- Adresse :
- 33, rue de Gasperich L-5826 Hesperange Luxembourg
Merci de consulter le site internet ci-dessus pour vous adresser au service compétent.
Démarches et liens associés
Démarches
Liens
Informations complémentaires
-
Guide d'utilisateur pour les fiches pluriannuelles électroniques
sur le site de l'Administration des contributions directes (ACD)
-
Fiches pluriannuelles électroniques
sur le site de l'Administration des contributions directes (ACD)
-
Fiches pluriannuelles électroniques – Volet "Employeur"
sur le site de l'Administration des contributions directes (ACD)
-
Newsletter du 29 mars 2021 – Volet "Employeur"
sur le site de l'Administration des contributions directes (ACD)
-
Newsletter du 29 mars 2021 – Volet "Salariés et pensionnés"
sur le site de l'Administration des contributions directes (ACD)
-
Newsletter du 18 novembre 2020
sur le site de l'Administration des contributions directes (ACD)
