Die mehrjährig gültigen Lohnsteuerkarten der Arbeitnehmer abrufen

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Beantragung eines Tokens für den Zugriff auf die Lohnsteuerkarten
Zu den Online-Diensten und Formularen

Die Steuerverwaltung (Administration des contributions directes - ACD) stellt allen Arbeitgebern und Rentenkassen die Lohnsteuerkarten ihrer Arbeitnehmer und Rentenempfänger in elektronischer Form auf MyGuichet.lu in einem zertifizierten beruflichen Bereich zur Verfügung.

Seit dem 1. Januar 2022 müssen Arbeitgeber zwingend auf die Lohnsteuerkarten zugreifen und diese abrufen, um den Steuerabzug und die Steuergutschrift der Arbeitnehmer und Rentenempfänger zu ermitteln, ansonsten wird eine Zwangsstrafe verhängt.

Betroffene Personen

Hiervon betroffen sind:

  • Arbeitgeber und Rentenkassen; und
  • gegebenenfalls deren Leistungserbringer (zum Beispiel Treuhänder).

Voraussetzungen

Beantragung eines Zertifizierungstokens

Um den zertifizierten beruflichen Bereich zu aktivieren, muss im Vorfeld ein Token für den Zugriff auf die Lohnsteuerkarten bei der Steuerverwaltung (ACD) beantragt werden (siehe Rubrik „Online-Dienste und Formulare“).

Dieser Token kann von folgenden Personen beantragt werden:

  • dem Arbeitgeber; oder
  • einem Leistungserbringer seiner Wahl (spezialisierter Rechtsträger, dem der Arbeitgeber die Verwaltung und Ausführung der Lohnabrechnung für seine Arbeitnehmer überträgt).

Bei der Beantragung muss ein Sicherheitscode gewählt werden. Dieser dient im späteren Verlauf zur Aktivierung des Dienstes. Tätigt der Leistungserbringer den Vorgang anstelle des Arbeitgebers, muss er ihm den gewählten Sicherheitscode mitteilen, damit ihn der Arbeitgeber zum Zeitpunkt der Aktivierung seines Tokens angeben kann.

In jedem beruflichen Bereich kann nur ein Arbeitgebertoken aktiviert werden, es können jedoch mehrere Leistungserbringertoken aktiviert werden.

Achtung: Wird binnen 72 Stunden ein 2. Mal ein Token für ein und denselben Arbeitgeber beantragt, wird der Antrag abgelehnt. Nach 72 Stunden wird dem Arbeitgeber nur ein Leistungserbringertoken zugesandt.

Beantragt der Arbeitgeber den Token selbst, erhält er einen Arbeitgebertoken und einen Leistungserbringertoken. Letzterer kann im Falle der Übertragung der Lohnverwaltung einem Leistungserbringer seiner Wahl anvertraut werden, ohne jedoch die Verantwortung zu übertragen.

Erfolgt die Beantragung des Tokens durch den Leistungserbringer, erhält der Arbeitgeber das Schreiben mit dem Token, das er dann dem Leistungserbringer aushändigen muss.

Nach Erledigung dieses Vorgangs wird der Token für den Zugriff auf die Lohnsteuerkarten per Post an die der ACD bekannte Adresse des Arbeitgebers geschickt (auch wenn der Leistungserbringer den Antrag gestellt hat). Dieser Token ermöglicht es dem Benutzer, auf die Lohnsteuerkarten zuzugreifen.

Der Arbeitgebertoken darf keinesfalls an den Leistungserbringer weitergegeben werden.

Aktivierung des zertifizierten beruflichen Bereichs

Der Arbeitgeber oder der Leistungserbringer muss den Zugriffstoken innerhalb von 2 Monaten nach der Beantragung des Tokens aktivieren, um auf die Lohnsteuerkarten zugreifen zu können.

Dazu muss er seinen beruflichen Bereich auf MyGuichet.lu aufrufen. Anschließend öffnet er die Rubrik „Meine beruflichen Daten“ und wählt unter „Steuern“ den Titel „Lohnsteuerkarten“ aus.

Dann muss er den Token, über den er verfügt, zusammen mit dem anlässlich der Beantragung des Tokens gewählten Sicherheitscode eingeben.

In jedem beruflichen Bereich kann nur ein nomineller Token (Arbeitgeber) eingegeben werden, es können jedoch mehrere Leistungserbringertoken eingegeben werden.

Fristen

Die Aktivierung des Tokens für den Zugriff auf die Lohnsteuerkarten zwecks Abruf der mehrjährig gültigen Lohnsteuerkarten der Arbeitnehmer muss zwingend innerhalb der 2 Monate nach der Beantragung des Tokens erfolgen.

Sollten weder der Arbeitgeber noch der Leistungserbringer ihren Token innerhalb dieser Frist aktiviert haben, werden die Token annulliert, und es muss wieder ein neuer Token beantragt werden.

Sobald der Zugriff auf die Lohnsteuerkarten aktiviert ist, ist der Zugriffstoken 3 Jahre lang gültig.

Kosten

Die Beantragung eines Tokens und die Aktivierung des zertifizierten beruflichen Bereichs sind kostenlose Vorgänge.

Vorgehensweise und Details

Abruf bestehender Lohnsteuerkarten

Nach der Aktivierung des Zugriffs auf die Steuerkarten kann der Arbeitgeber von seinem beruflichen Bereich auf MyGuichet.lu aus die Steuerkarten seiner Arbeitnehmer abrufen, und zwar:

  • entweder über die Rubrik „Meine beruflichen Daten“, indem er unter „Steuern“ den Titel „Lohnsteuerkarten“ auswählt;
  • oder über die Rubrik „Meine Vorgänge“ (und dann „Neuer Vorgang“), indem er den Namen des Vorgangs „ACD: Suche nach Lohnsteuerkarten“ in das Suchfeld eingibt.

Mehrere Suchfilter sind verfügbar, um die Suche nach Lohnsteuerkarten zu ermöglichen.

Folgende Downloads sind möglich:

  • einzelne Lohnsteuerkarten in den Formaten XML oder PDF;
  • bis zu 100 Lohnsteuerkarten im Rahmen einer Suche.

Ergibt die Suche nach Lohnsteuerkarten über 100 Treffer, muss der Benutzer eine asynchrone Suche über den Vorgang „ACD: Suche nach Lohnsteuerkarten“ starten. Sobald der Vorgang übermittelt wurde, erhält der Benutzer binnen maximal 24 Stunden eine Nachricht, die ihn von der Verfügbarkeit des Ergebnisses in Kenntnis setzt und einen Download-Link beinhaltet, der maximal 3 Monate lang gültig ist und 24 Stunden nach dem ersten Abruf (ausschließlich im XML-Format) gelöscht wird.

In unserem Tutorial wird Schritt für Schritt erklärt, wie Sie über MyGuichet.lu die Lohnsteuerkarten Ihrer Arbeitnehmer oder Renten-/Pensionsempfänger abrufen können.

Hinweise:

  • Verfügbar sind Lohnsteuerkarten, die seit dem 1. Januar 2021 ausgestellt wurden. Im Anschluss bleiben die Lohnsteuerkarten während ihrer gesamten Gültigkeitsdauer und ein Jahr nach dem Ende ihrer Gültigkeit verfügbar (wenn ein Enddatum für die Gültigkeit vermerkt ist).
  • Die Arbeitgeber müssen mindestens einmal pro Monat auf ihren oder ihre beruflichen Bereiche zugreifen, um die neuen (aktiven und nichtigen) Lohnsteuerkarten ihrer Arbeitnehmer einzusehen und gegebenenfalls herunterzuladen. Die Lohnsteuerkarte ist aktiv, solange ihr Gültigkeitsdatum nicht überschritten wurde, und sie gilt als nichtig, sobald ihr Gültigkeitsdatum überschritten ist oder sie durch eine aktuellere Lohnsteuerkarte ersetzt wurde.
  • Der Download einer Lohnsteuerkarte gilt als Abruf.

Neue Lohnsteuerkarten

Im Falle einer neuen Lohnsteuerkarte wird folgenden Personen eine Nachricht in den entsprechenden beruflichen Bereich auf MyGuichet.lu geschickt:

  • dem Arbeitgeber;
  • den Leistungserbringern für die Lohnsteuerkarten, deren Token in ihrem beruflichen Bereich aktiviert wurden.

Der Arbeitgeber und/oder gegebenenfalls sein Leistungserbringer erhalten ebenfalls eine Nachricht per E-Mail, in der sie über den Eingang einer neuen Nachricht auf MyGuichet.lu informiert werden.

Widerruf eines Tokens für den Zugriff auf die Lohnsteuerkarten

Der zertifizierte Zugriff auf die Lohnsteuerkarten kann jederzeit vom Arbeitgeber oder seinem Leistungserbringer widerrufen werden, wenn es sich als notwendig erweist. Der Arbeitgeber kann auch beschließen, jederzeit einen oder mehrere von seinen Leistungserbringern aktivierte Token zu widerrufen.

Es gibt 2 Methoden einen Token zu widerrufen:

  • Der Arbeitgeber oder sein Leistungserbringer kann bei der ACD einen Widerrufscode beantragen (siehe Rubrik „Online-Dienste und Formulare“). Letzterer wird an die der ACD bekannte Adresse des Arbeitgebers geschickt;
  • Der Arbeitgeber kann den Token seiner Leistungserbringer direkt von seinem beruflichen Bereich auf MyGuichet.lu aus widerrufen, und zwar über die Schaltfläche „Widerrufen“ in der Rubrik „Zertifizierungen“ des beruflichen Bereichs unter „Meine ausgestellten Token“.

Sobald der Widerruf erfolgt ist, kann der Arbeitgeber einen neuen Zugriffstoken beantragen.

Überprüfung der Zugriffe auf die Lohnsteuerkarten

Zugangstoken haben ein Ablaufdatum. Aus Gründen der Verwaltungsvereinfachung wird die Gültigkeit jedoch automatisch verlängert.

Vor dem Ablaufdatum der Token wird den Arbeitgebern ein Schreiben zugesandt, in dem sie über den bevorstehenden Ablauf der Token informiert werden. Sie werden aufgefordert, eine Überprüfung aller aktiven Zugriffe auf ihre Lohnsteuerkarten durchzuführen.

Arbeitgeber mit einem aktiven nominellen Token, die nicht möchten, dass die Gültigkeitsdauer eines aktiven Leistungserbringertoken verlängert wird, werden außerdem gebeten, diesen Token umgehend wie folgt zu widerrufen:

  1. Loggen Sie sich auf MyGuichet.lu ein.
  2. Gehen Sie zur Startseite des beruflichen Bereichs, den Sie zum Abrufen der Lohnsteuerkarten nutzen
  3. Klicken Sie zunächst auf „Mein Profil“ und anschließend auf „Zertifizierungen“
  4. Klicken Sie auf „Verwalten“.
  5. Suchen Sie unter „Meine ausgestellten Token“ den Token, den Sie widerrufen möchten und klicken Sie auf „Widerrufen“.

Arbeitgeber mit einem inaktiven nominellen Token, die nicht möchten, dass die Gültigkeitsdauer eines aktiven Leistungserbringertoken verlängert wird, werden gebeten, alle diese Token mithilfe des Vorgangs „ACD: Antrag auf Widerruf des Zugriffs auf die Lohnsteuerkarten“ (siehe „Online-Dienste und Formulare“) zu widerrufen.

Die Leistungserbringer haben auch die Möglichkeit, sich über MyGuichet.lu manuell selbst zu widerrufen, und zwar über die Schaltfläche „Widerrufen“ in der Rubrik „Zertifizierungen“ des beruflichen Bereichs unter „Meine erhaltenen Token“.

Arbeitgebern, die nichts unternehmen, werden alle aktiven Token für den Zugriff auf Lohnsteuerkarten, die sie selbst verwenden oder die sie ihren Leistungserbringern erteilt haben, stillschweigend verlängert, einschließlich der veralteten Token.

Weitere Informationen finden Sie im Benutzerhandbuch für elektronische mehrjährig gültige Lohnsteuerkarten unter der Rubrik „Verwandte Vorgänge und Links“.

Gültigkeitsdauer

Seit dem 1. Mai 2021 sind die neu ausgestellten Lohnsteuerkarten mehrjährig gültig. Sie behalten ihre Gültigkeit, solange sie nicht aktualisiert werden, zum Beispiel in Folge der Änderung eines oder mehrerer Elemente der Lohnsteuerkarte (Adresse, Steuerklasse, Steuersatz, Arbeitgeber, Arbeitsort, Freibetrag, Abzüge usw.).

Nur die im Zusammenhang mit einem befristeten Arbeitsvertrag ausgegebenen Lohnsteuerkarten beinhalten weiterhin ein Enddatum für ihre Gültigkeit. Die Gültigkeit endet, wenn der Vertrag ausläuft. Sie werden lediglich neu herausgegeben, wenn vor dem Enddatum des entsprechenden Arbeitsverhältnisses eine Änderung erfolgt.

Sanktionen

Seit dem 1. Januar 2022 und lediglich in den Monaten, in denen sie Nachrichten erhalten haben, müssen die Arbeitgeber zwingend die auf MyGuichet.lu verfügbaren Lohnsteuerkarten abrufen, ansonsten wird eine Zwangsstrafe festgesetzt.

Der Arbeitgeber muss die Anweisungen auf den Lohnsteuerkarten berücksichtigen, um den gutzuschreibenden Lohnsteuerabzug zu ermitteln.

Gut zu wissen

Hinweise:

  • Die Arbeitgeber erhalten eine Lohnsteuerkarte bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses betreffend einen ihrer Arbeitnehmer.
  • Die Lohnsteuerkarte für den Arbeitgeber beinhaltet nicht mehr die Adresse des Arbeitnehmers.
  • Seit dem 1. Januar 2022 brauchen Zeitarbeitnehmer keine Lohnsteuerkarte mehr. Diese Löhne unterliegen einer Pauschalsteuer in Höhe von 10 % auf den Bruttobetrag, vermindert um die Sozialversicherungsbeiträge. Zeitarbeitnehmer, deren vereinbarter Bruttostundenlohn über 25 Euro liegt, müssen jedoch eine Lohnsteuerkarte beantragen, indem sie das Formular 162 F (siehe „Online-Dienste und Formulare“) beim zuständigen Steueramt RTS einreichen. Für diese wird der Steuerabzug gemäß den Modalitäten des normalen Besteuerungsverfahrens festgelegt.

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