Übermittlung einer bereits konformen elektronischen Rechnung im Rahmen eines öffentlichen Auftrags oder eines Konzessionsvertrags
Im Rahmen eines öffentlichen Auftrags oder eines Konzessionsvertrags müssen alle Wirtschaftsteilnehmer, von Ausnahmen abgesehen, ihre Rechnungen als konforme elektronische Rechnungen ausstellen und übermitteln:
Zur Erinnerung: Die Gesetzgebung über die öffentliche Auftragsvergabe erachtet als öffentlichen Auftrag alle schriftlichen Verträge:
- zwischen einem Wirtschaftsteilnehmer und einer öffentlichen Stelle; und
- über die Ausführung von Bauleistungen, die Lieferung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen.
Demnach handelt es sich auch in folgenden Fällen um einen öffentlichen Auftrag:
- Verträge über kleinere Beträge, beispielsweise 1.000 Euro oder sogar weniger; oder
- Verträge, die abgeschlossen werden im Wege:
- eines Verhandlungsverfahrens (freihändige Vergabe) direkt zwischen einer öffentlichen Stelle und einem Wirtschaftsteilnehmer ohne vorherige öffentliche Ausschreibung; oder
- eines sonstigen Verfahrens, bei dem verschiedene Wirtschaftsteilnehmer zueinander in Konkurrenz stehen würden.
Die Wirtschaftsteilnehmer können ihre elektronischen Rechnungen folgendermaßen übermitteln:
- über Peppol (Pan European Public Procurement OnLine); oder
- wenn sie keinen oder noch keinen Zugang zu Peppol haben, über eine der 2 Arten von Online-Formularen, die auf MyGuichet.lu verfügbar sind, nämlich:
- ein Formular, das es ermöglicht, die Bestandteile einer Rechnung manuell in die Formularfelder einzugeben und diese Daten anschließend zu übermitteln; oder
- ein Formular (wie unten beschrieben), das es ermöglicht, eine bereits konforme elektronische Rechnung hochzuladen und anschließend zu übermitteln.
Andere Übermittlungskanäle als Peppol oder MyGuichet.lu sind nicht zulässig. Es ist beispielsweise nicht gestattet, konforme elektronische Rechnungen per E-Mail zu übermitteln.
Zielgruppe
Betroffene Wirtschaftsteilnehmer
Alle Wirtschaftsteilnehmer, die im Rahmen eines öffentlichen Auftrags oder eines Konzessionsvertrags eine Rechnung für einen öffentlichen Auftraggeber ausstellen und an diesen übermitteln.
Ausschluss
Ausnahmsweise gilt die Pflicht zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen nicht für öffentliche Aufträge, die abgeschlossen wurden:
- im Rahmen der Entwicklungszusammenarbeit;
- durch diplomatische Vertretungen oder durch Konsulate;
- im Rahmen der Teilnahme Luxemburgs an internationalen Ausstellungen im Ausland; oder
- im Rahmen von Staatsbesuchen, offiziellen Besuchen oder Arbeitsbesuchen im Ausland.
Voraussetzungen
Die Benutzung der Plattform MyGuichet.lu bietet sich an für Wirtschaftsteilnehmer, die nicht oder noch nicht über einen Zugang oder eine Verbindung zum Liefernetzwerk Peppol verfügen.
Wirtschaftsteilnehmer, die bereits Zugang zu Peppol haben, können es direkt benutzen, um ihre elektronischen Rechnungen auszustellen und zu übermitteln.
Im Vorfeld zu erledigende Schritte
Betroffene Wirtschaftsteilnehmer müssen über einen beruflichen Bereich auf MyGuichet.lu verfügen.
Wie funktioniert MyGuichet.lu?
Es gibt 3 Fallkonstellationen:
- Die Person, die den Antrag einreicht, benutzt MyGuichet.lu zum ersten Mal und hat daher noch keinen persönlichen Bereich:
Die Erstellung des Bereichs erfolgt in 2 Schritten:- Registrierung als Benutzer;
- Erstellung des beruflichen Bereichs.
Es steht ein Tutorial im Video- und PDF-Format zur Verfügung, das Ihnen bei diesem Schritt hilft.
- Die Person, die den Antrag einreicht, ist bereits MyGuichet.lu-Benutzer und verfügt über einen privaten Bereich: Ein neuer beruflicher Bereich muss erstellt werden.
Es steht ein Tutorial im Video- und PDF-Format zur Verfügung, das Ihnen bei diesem Schritt hilft.
- Die Person, die den Antrag einreicht, hat schon einen beruflichen Bereich für das Unternehmen: Der bestehende berufliche Bereich kann benutzt werden.
Weitere Hinweise zur Benutzung von MyGuichet.lu finden Sie in der Hilfe-Rubrik.
Fristen
Die Pflicht für Wirtschaftsteilnehmer, konforme elektronische Rechnungen auszustellen und über einen der zulässigen Kanäle (Peppol oder MyGuichet.lu) zu übermitteln, gilt im Rahmen eines öffentlichen Auftrags oder eines Konzessionsvertrags seit dem 18. März 2023 für alle Wirtschaftsteilnehmer.
Die Pflicht für öffentliche Stellen, konforme elektronische Rechnungen zu empfangen und zu bearbeiten, gilt im Übrigen:
- für die zentralen öffentlichen Auftraggeber, wie beispielsweise die Ministerien, seit dem 18. April 2019; und
- für die subzentralen öffentlichen Auftraggeber, wie beispielsweise die Gemeinden, und sonstige Auftraggeber seit dem 18. April 2020.
Zudem müssen alle öffentlichen Stellen seit dem 18. Dezember 2021 einen Peppol-Zugang haben, um konforme elektronische Rechnungen über Peppol empfangen zu können.
Vorgehensweise und Details
Einreichung eines XML-Dokuments
Der Vorgang ist mit oder ohne Authentifizierung möglich.
Vorgang mit Authentifizierung
Der Wirtschaftsteilnehmer oder sein Bevollmächtigter, der den Antrag mit Authentifizierung einreicht, benötigt:
- einen beruflichen Bereich auf der Plattform MyGuichet.lu; und
- ein LuxTrust-Produkt (zum Beispiel: Token, Smartcard oder Signing Stick); oder
- einen elektronischen Personalausweis (eID); oder
- eine elektronische Identität eines anderen europäischen Landes (eIDAS).
- die Vorausfüll-Funktionen zu verwenden, durch die das Formular mit den bereits im beruflichen Bereich gespeicherten Daten gespeist wird; und
- die verschiedenen Belege und Bestätigungen direkt im beruflichen Bereich zu erhalten.
Vorgang ohne Authentifizierung
Der Wirtschaftsteilnehmer oder sein Bevollmächtigter, der den Antrag ohne Authentifizierung einreicht, benötigt für jede Rechnung einen einmaligen Zugangscode (Token).
Dieser Token ist im Vorfeld bei der öffentlichen Stelle zu beantragen, die den öffentlichen Auftrag vergeben hat (Auftraggeber) bzw. mit der der Konzessionsvertrag abgeschlossen wurde (Konzessionsbehörde).
Eingabe der Informationen
Nach Eingabe der folgenden Informationen:
- Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer;
- Angaben zur Behörde, an die die Rechnung geht;
kann die betreffende Person durch Hochladen in MyGuichet.lu eine bereits konforme elektronische Rechnung einreichen, das heißt eine Rechnung, die der neuesten Fassung der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung, die das semantische Datenmodell einer elektronischen Rechnung festlegt, sowie einer der Syntaxen entspricht, die auf der neuesten von der Europäischen Kommission veröffentlichten Liste stehen.
Der Benutzer erhält anschließend eine Bestätigung der Übermittlung seiner konformen elektronischen Rechnung an das Backoffice, das für die Verteilung der elektronischen Rechnungen an die jeweiligen öffentlichen Stellen zuständig ist, und nach Bearbeitung der Rechnung durch dieses Backoffice:
- sofern die hochgeladene elektronische Rechnung tatsächlich der europäischen Norm entspricht und erfolgreich an den Endempfänger übermittelt wurde: eine Nachricht über die erfolgreiche Übermittlung seiner konformen elektronischen Rechnung an den Endempfänger;
- wenn die hochgeladene elektronische Rechnung der europäischen Norm nicht entspricht und/oder aus einem beliebigen Grund nicht an den Endempfänger übermittelt werden konnte: eine Fehlermeldung.
Anschließend erhält die einreichende Person einen Übermittlungsbeleg als Nachweis für die Übermittlung der Rechnung an die zuständige Behörde.
Beizufügende Unterlagen
Beim Vorgang ohne Authentifizierung muss zwingend der Bestellschein beigefügt werden.
Unabhängig vom gewählten Vorgang kann der Wirtschaftsteilnehmer zudem folgende Unterlagen beifügen:
- Pläne;
- Stundenzettel (Timesheets);
- sonstige Belege zur Erläuterung des Inhalts der Rechnung; oder
- jeden weiteren ihm nützlich erscheinenden Beleg.
Die Anhänge müssen im PDF-Format eingereicht werden und dürfen nicht größer als 15 MB sein.
Beihilfen
Im Rahmen der Einführung der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung bei B2G-Geschäften („Business to Government“) haben kleine und sehr kleine Unternehmen unter gewissen Bedingungen Anspruch auf:
- eine Unterstützung im Rahmen des Programms SME Packages – Digital; und
- eine personalisierte Betreuung:
- des House of Entrepreneurship;
- der Abteilung eHandwierk der Handwerkskammer (Chambre des métiers).
Gut zu wissen
- Bei spezifischen Fragen zur elektronischen Rechnungsstellung können sich die Wirtschaftsteilnehmer an die Helpline eFacturation wenden, entweder telefonisch unter der Nummer (+352) 247-72155 oder per E-Mail an info@efact.public.lu.
- Darüber hinaus steht ein Tutorial zur Verfügung, das den Unternehmen bei der Durchführung des elektronischen Vorgangs hilft.
- Bei Fragen zu MyGuichet.lu im Allgemeinen oder den Funktionen (nicht spezifisch im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnungsstellung) können sich die Wirtschaftsteilnehmer an den Helpdesk von MyGuichet.lu wenden oder die Hilfe-Rubrik zu MyGuichet.lu aufrufen.
- Nähere Informationen zu den privaten Dienstleistern, die Peppol-Zugangspunkte anbieten, oder zu den Herausgebern von Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware, die bereits standardmäßig mit Peppol verbundene Software anbieten, erhalten die Wirtschaftsteilnehmer:
- beim House of Entrepreneurship der Handelskammer (Chambre de commerce); oder
- bei der Abteilung eHandwierk der Handwerkskammer.
Formulare/Online-Dienste
Übermittlung einer bereits rechtskonformen Rechnung im Rahmen eines öffentlichen Auftrags oder eines Konzessionsvertrags (Hinterlegung eines XML-Dokuments)
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Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.
Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).
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Transmission d’une facture électronique déjà conforme dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession (dépôt d’un document XML)
Formulaire avec authentification par un produit LuxTrust, eID ou eIDAS
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En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.
Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.
Submission of an already compliant electronic invoice with authentication in the context of a public procurement or concession contract (filing of an XML document)
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That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).
Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.
Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.
Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.
If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.
Transmettre sans authentification une facture électronique déjà conforme dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession (dépôt d’un document XML)
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Transmission d’une facture électronique déjà conforme dans le cadre d’un marché public ou d’un contrat de concession (dépôt d’un document XML)
Formulaire sans authentification
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Zuständige Kontaktstellen
-
Helpline elektronische RechnungstellungHôtel de Bourgogne - 4, rue de la Congrégation
L-1352 Luxemburg
Luxemburg
Tel. : (+352) 247-72155
-
House of Entrepreneurship14, rue Erasme
L-1468 Luxemburg
Luxemburg
Öffnungszeiten : von 8.30 bis 17.00 UhrTel. : (+352) 42 39 39 - 330
-
Handwerkskammer
Abteilung eHandwierk der Handwerkskammer Luxemburg2, Circuit de la foire internationale
L-1347 Luxemburg-Kirchberg
Luxemburg
Postanschrift :
Postfach 1604 / L-1016
-
Ministerium für DigitalisierungHôtel de Bourgogne - 4, rue de la Congrégation
L-1352 Luxemburg
Luxemburg
Tel. : (+352) 247-72100