Durch das Übergabeprotokoll soll der Erhaltungszustand oder die Abnutzung eines Gutes dokumentiert werden. Zwar ist es möglich, ein solches Übergabeprotokoll für die Miete eines beliebigen Gegenstandes (z. B. Ausstattung, Fahrzeug) anzufertigen, es ist jedoch zumeist bei der Wohnungsvermietung üblich.

Das Übergabeprotokoll wird im Allgemeinen bei Vertragsende erstellt, es wird jedoch dringend geraten, bei Beginn der Vertragsbeziehungen ein Übergabeprotokoll anzufertigen.

Übergabeprotokoll bei Vertragsbeginn

Das Gesetz verlangt, dass das Protokoll in Schriftform und in Gegenwart der Parteien vor Nutzungsbeginn angefertigt wird, und zwar immer, wenn im Mietvertrag die Stellung einer Mietkaution durch den Mieter vorgesehen ist (was praktisch immer der Fall ist).

Das Übergabeprotokoll muss vom Vermieter und Mieter (bzw. deren Bevollmächtigten) gemeinsam und bis spätestens zum Zeitpunkt des Nutzungsbeginns der Räumlichkeiten erstellt werden. Je genauer es verfasst ist, umso mehr kann es als Bezugspunkt bei späteren Problemen dienen. Es ist zum Zeitpunkt der Erstellung von beiden Parteien mit Datum und Unterschrift zu versehen.

Das Übergabeprotokoll muss nicht in Form eines gesonderten Anhangs zum Mietvertrag vorliegen, es kann sich auch aus dem Inhalt eines Schriftwechsels ergeben oder in einer Vertragsklausel enthalten sein.

Die Erstellung eines Übergabeprotokolls gleich zu Beginn liegt sowohl im Interesse des Mieters als auch des Vermieters. Das Gesetz schreibt vor, dass bei Nichtvorliegen eines Übergabeprotokolls davon ausgegangen wird, dass dem Mieter die Wohnung in gutem Zustand zur Nutzung übergeben wurde und dass er sie in demselben Zustand verlassen muss (sofern er nicht den Nachweis erbringen kann, dass die Mängel bereits zum Zeitpunkt seines Einzugs bestanden haben). Der Eigentümer darf seinerseits die Mietkaution nicht für die Beseitigung etwaiger Mängel in der Wohnung verwenden, wenn kein Übergabeprotokoll vorliegt.

Häufig enthalten Mietverträge eine Klausel, durch die der Mieter erklärt, er habe die Wohnung in gutem Zustand übernommen. Diese Art von Klausel ist rechtmäßig und bedeutet für den Mieter, dass er bei Nichtvorliegen eines Übergabeprotokolls zum Vertragsbeginn folglich bei Vertragsende den Gegenbeweis nicht mehr erbringen kann. Der Mieter muss daher von Rechts wegen für alle in der Mietwohnung bei Vertragsende festgestellten Schäden haften.

Stellt der Mieter im Laufe der ersten Besichtigung der Wohnung Schäden fest, sollte er darauf bestehen, dass diese Schäden in das Übergabeprotokoll aufgenommen werden. Er sollte keinesfalls einen Vertrag unterschreiben, in dem bestätigt wird, dass sich die gemieteten Räumlichkeiten zum Zeitpunkt des Nutzungsbeginns in gutem Zustand befanden.

Entdeckt der Mieter einige Tage nach dem Bezug der Räumlichkeiten Schäden, die nicht im Übergabeprotokoll dokumentiert sind, kann er diese dem Vermieter zwar anzeigen (vorzugsweise per Einschreiben), dieser kann jedoch die Anerkennung dieser Schäden ablehnen und sich ausschließlich auf das Übergabeprotokoll berufen, das von beiden Parteien unterzeichnet wurde.

Übergabeprotokoll beim Auszug

Im Allgemeinen wird bei Vertragsende, wenn der Mieter die Wohnung verlässt und dem Vermieter die Schlüssel übergibt (solange die Schlüssel nicht dem Eigentümer ausgehändigt sind, muss der Mieter die Miete weiterzahlen), ein Übergabeprotokoll erstellt.

Der Mieter verpflichtet sich grundsätzlich (außer bei anderslautender Bestimmung im Mietvertrag), die gemieteten Räumlichkeiten in demselben Zustand zu hinterlassen, in dem er sie übernommen hatte.

Schäden, die lediglich auf normale Nutzung, auf Abnutzung oder auf Überalterung zurückzuführen sind, gelten nicht als Mietschäden (z. B. kleine Löcher in der Wand, die von Nägeln zum Aufhängen von Bildern stammen) und können dem Mieter nicht angelastet werden. Daher müssen diese beim Auszug nicht im Übergabeprotokoll erwähnt werden.

Es besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur Anfertigung eines Übergabeprotokolls beim Auszug.

Wer kann ein Übergabeprotokoll erstellen?

In den meisten Fällen wird das Übergabeprotokoll vom Vermieter und Mieter bzw. deren Bevollmächtigten gemeinsam aufgesetzt, damit Kosten für die Einschaltung von Dritten vermieden werden können.

Es kann jedoch vorkommen, dass sich während der Mietdauer das Verhältnis zwischen Mieter und Vermieter soweit verschlechtert, dass sie bei Ende des Mietvertrags keinen direkten Kontakt mehr wünschen. In diesem Fall muss das Übergabeprotokoll von einem unabhängigen Dritten erstellt werden, auf den sich beide Parteien zuvor geeinigt haben (z. B. Gerichtsvollzieher, Immobilienmakler, Architekt usw.). Diese Person muss nicht notwendigerweise ein Experte sein.

Bei Streitfällen ist es ratsam, persönlich bei der Erstellung des Übergabeprotokolls zugegen zu sein. Sobald das Übergabeprotokoll erstellt ist, ist es schwierig nachzuweisen, dass es nicht der Wahrheit entspricht.