Agrément comme fournisseur de services informatiques pour la lettre de voiture électronique (e-CMR)

Dernière modification le

Demande d'agrément comme fournisseur de services informatiques pour la lettre de voiture électronique

Dernière modification le 18.10.2023

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Dans le cadre du protocole additionnel à la Convention relative au contrat de transport international de marchandises par route, un projet pilote, qui a démarré le 1er décembre 2017, autorise – pour une période prolongée jusqu’au 20 août 2025 – une lettre de voiture électronique pour des transports effectués au sein du Benelux.

Les fournisseurs de services informatiques doivent introduire une demande auprès du ministère de la Mobilité et des Travaux publics pour obtenir leur agrément et fournir cette lettre de voiture électronique.

Attention :

Au sein du Benelux, les entreprises peuvent faire un usage illimité des lettres de voiture numériques (e-CMR Benelux) pour autant qu'ils sont dans la liste des prestataires de services bénéficiant d'un agrément, repris ci-dessous (en fin de page, sous "Démarches et liens associés").

Les transporteurs peuvent faire un usage illimité des lettres de voiture UNECE e-CMR entre les pays qui ont ratifié le protocole UNECE e-CMR.

Personnes concernées

Les fournisseurs de services informatiques peuvent obtenir cet agrément.

Conditions préalables

Pour obtenir leur agrément, les fournisseurs de services informatiques pour la lettre de voiture électronique doivent avoir une activité réelle au Luxembourg.

Délais

Les fournisseurs qui ont déjà été admis au projet pilote pendant la période 2017-2020 sont également admis au projet pilote pendant la période à compter du 1er décembre 2020 pour autant que ces fournisseurs n’ont pas indiqué qu’ils ne souhaitent plus participer au projet pilote.

Ces fournisseurs qui bénéficient déjà d’un agrément ministériel, disposent d’un délai de 3 mois pour mettre en œuvre la technologie relative à la date d’entrée en vigueur de la spécification relative au point d’accès commun qui sera adoptée par le Comité de Ministres Benelux.

Les fournisseurs de services informatiques qui ne bénéficient pas encore d’un agrément ministériel doivent entrer leur dossier à la date d’entrée en vigueur de la spécification du point d’accès commun.

Modalités pratiques

Introduction de la demande

Afin d’obtenir leur agrément, les fournisseurs de services informatiques doivent :

Si le fournisseur ou le fournisseur agréé possède plusieurs établissements ou exerce ses activités en rapport avec la fourniture de la technologie dans plusieurs pays du Benelux, il introduit sa demande dans l’un de ces 3 pays.

Toute communication sera ensuite adressée à l’autorité compétente de ce même pays.

Pièces justificatives

Le fournisseur doit joindre au formulaire :

  • les documents relatifs à la constitution de la société :
    • un extrait du Registre de commerce et des sociétés ;
    • un extrait de l’autorisation d’établissement du ministère de l’Économie ;
    • un extrait récent du casier judiciaire de la société (fournisseur demandeur) ou des personnes habilitées à représenter la société ;
    • les 3 derniers bilans du fournisseur ;
  • les documents relatifs à la solution technique proposée :
    • une présentation courte et claire du fonctionnement de la lettre de voiture électronique démontrant que les décisions visées dans la loi sont remplies (étapes de la procédure, mode de signature, conservation des données, etc.) ;
    • une brève description du logiciel utilisé et des moyens prévus pour garantir la sécurité et l’authenticité de la lettre de voiture électronique afin d’éviter la fraude ;
    • le modèle (avec numéro unique) de la lettre de voiture électronique présenté aux autorités de contrôle ;
    • une description des contrôles de la lettre de voiture électronique sur la route (lisibilité, authenticité, etc.) ;
    • une description de la manière dont l’accès et la vérification à l’application seront accordés aux contrôleurs et aux clients du fournisseur.

Décision

Dans un délai de 3 mois suivant le dépôt de la demande, le fournisseur est informé par écrit de l’approbation ou du refus de sa participation au projet pilote.

Obligations du fournisseur

Après avoir reçu son agrément, le fournisseur peut mettre sa technologie à disposition des chargeurs et entreprises de transport, leur permettant d’utiliser la lettre de voiture électronique (e-CMR) à la place de la lettre de la voiture papier.

Il doit renseigner immédiatement le Département de la mobilité et des transports du ministère de la Mobilité et des Travaux publics de chaque transporteur, expéditeur et commissionnaire client ou utilisateur de sa plateforme de services informatiques.

L’utilisation d’une lettre de voiture électronique non valable est assimilée à l’utilisation d’une lettre de voiture papier non valable.

Au moins une fois tous les 3 mois, le fournisseur agréé notifie au Département de la mobilité et des transports du ministère de la Mobilité et des Travaux publics les éventuelles modifications apportées au système.

Les fournisseurs tiennent à jour une liste des lettres de voiture électroniques établies au moyen de leur technologie. Cette liste reprend pour chaque lettre de voiture :

  • le numéro et la date d’établissement ;
  • les noms et adresse de l'auteur et des utilisateurs.

Elle doit être communiquée au minimum tous les 3 mois au ministère de la Mobilité et des Travaux publics et à l’autorité chargée du contrôle de la TVA.

Exclusion

Le fournisseur est exclu lorsque la technologie ne satisfait plus aux conditions de la Décision Benelux et du protocole :

  • la lettre de voiture électronique ne contient plus les mêmes indications que la lettre de voiture ;
  • le procédé employé pour l’établissement de cette lettre ne garantit plus l’intégrité des indications qu’elle contient (indications complètes et non altérées) à compter du moment où elle a été établie pour la 1re fois sous sa forme définitive ;
  • les indications contenues dans la lettre ne peuvent plus être complétées ou modifiées.

Services en ligne et formulaires

Formulaires à télécharger

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