Information des salariés et des tiers de la surveillance du lieu de travail
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Depuis le 25 mai 2018, il n’est plus nécessaire de demander d’autorisation préalable aux fins de surveillance sur le lieu de travail auprès de la Commission nationale pour la protection des données (CNPD).
Parallèlement, l’obligation d’information pesant sur l’employeur est considérablement renforcée.
En outre, les employeurs/responsables du traitement sont dorénavant obligés de tenir un registre des traitements des données à caractère personnel (comprenant notamment ceux liés à la surveillance).
Des mesures de surveillance cachées ne peuvent jamais être mises en œuvre par l’employeur.
Personnes concernées
Tout organisme qui souhaite, pour des raisons légitimes, mettre en place des mesures de surveillance sur le lieu de travail telles que :
- la vidéosurveillance ;
- les contrôles électroniques des accès (par exemple les badges) ;
- les contrôles électroniques des horaires de travail ;
- le traçage des communications et/ou l'enregistrement d'entretiens téléphoniques ;
- le contrôle de l'utilisation d'internet ou des courriers électroniques ;
- la géolocalisation (GPS), etc.
Conditions préalables
Démarches préalables
Avant la mise en œuvre de mesures de surveillance, l'employeur doit notamment informer :
- collectivement la représentation du personnel : la délégation du personnel ou, à défaut, l'Inspection du travail et des mines ;
- individuellement les salariés.
Cette information préalable contient :
- une description détaillée de la finalité du traitement envisagé ;
- les modalités de mise en œuvre du système de surveillance ;
- la durée ou les critères de conservation des données ;
- un engagement formel de l’employeur de la non-utilisation des données collectées à une finalité autre que celle prévue explicitement dans l’information préalable.
Il est conseillé à l’employeur de satisfaire à l’obligation d’information sous une forme permettant de lui donner une date certaine (par exemple lettre envoyée en recommandé aux salariés concernés).
Modalités pratiques
Condition de licéité d'une surveillance sur le lieu de travail
Le traitement de données à caractère personnel à des fins de surveillance des salariés dans le cadre des relations de travail ne peut être mis en oeuvre par l'employeur que s'il est notamment nécessaire :
- à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ;
- au respect d'une obligation légale à laquelle l'employeur est soumis ;
- à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d'une autre personne physique ;
- à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le responsable du traitement ;
- aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel.
Pour la mise en place d’un système de vidéosurveillance, l’employeur/responsable du traitement peut généralement invoquer que le traitement est nécessaire aux fins de ses intérêts légitimes, à moins que les intérêts ou les libertés/droits fondamentaux de la ou des personne(s) soumise(s) à la vidéosurveillance ne priment.
La surveillance, sauf lorsqu’elle répond à une obligation légale ou règlementaire, doit faire l’objet d’une codécision entre l’employeur et la délégation du personnel si elle est mise en œuvre :
- pour des besoins de sécurité et de santé des travailleurs ;
- pour le contrôle de production ou des prestations du salarié, lorsqu'une telle mesure est le seul moyen pour déterminer le salaire exact ;
- dans le cadre d'une organisation de travail selon l'horaire mobile.
Avis préalable de la CNPD
Lorsque l’employeur envisage de mettre en œuvre une mesure de surveillance des salariés, la délégation du personnel ou à défaut, les salariés concernés, peut/peuvent soumettre une demande d’avis préalable à la CNPD.
La demande doit être faite dans les 15 jours qui suivent l’information préalable.
L’avis de la CNPD porte sur la conformité du projet de traitement à des fins de surveillance du salarié dans le cadre des relations de travail.
La CNPD doit rendre son avis dans le mois de la réception :
- de la demande d'avis préalable ; et/ou
- de toutes les informations dont elle a besoin.
La CNPD peut demander des compléments d’information au demandeur ainsi que, le cas échéant, au responsable du traitement en prenant directement contact avec celui-ci.
Cette demande a un effet suspensif pendant ce délai. L’employeur/le responsable du traitement ne pourra donc pas mettre en œuvre la surveillance avant d’obtenir l’avis de la CNPD.
L’avis de la CNPD ne constitue pas une décision susceptible de recours. L’employeur n’est pas, non plus, obligé de le suivre et ce, même s’il est avisé de le faire.
En outre, les salariés concernés ont le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNPD. Une telle réclamation ne constitue ni un motif grave, ni un motif légitime de licenciement.
Analyse d'impact relative à la protection des données à caractère personnel
En fonction de la mesure de surveillance envisagée, une analyse d’impact relative à la protection (AIPD) des données à caractère personnel doit être menée par l’employeur/responsable du traitement.
La surveillance systématique à grande échelle d’une zone accessible au public requiert en principe une AIPD en raison du risque élevé qu’elle peut représenter pour les droits et libertés des personnes. Cela peut être le cas pour l’installation d’un système de vidéosurveillance.
La CNPD est chargée d’établir et publier une liste des types d’opérations de traitement de données à caractères qui requièrent une "AIPD".
Traitement des données en matière de vidéosurveillance
L’employeur/responsable du traitement doit recourir aux moyens de surveillance les plus protecteurs de la sphère privée du salarié.
Les salariés ont, en principe, le droit de ne pas être soumis à une surveillance permanente et continue.
Il n’est notamment pas permis de mettre sous vidéosurveillance :
- l’intérieur d’un bureau ou d’un atelier dans lequel travaille(nt) en permanence un ou plusieurs salariés ;
- des lieux :
- réservés aux salariés pour un usage privé ; ou
- qui ne sont pas destinés à l’accomplissement de tâches de travail (par exemple les toilettes, les vestiaires, etc.).
Une surveillance permanente de personnes non salariées n’est pas non plus toujours admise (par exemple à l’intérieur d’une salle de restauration comprenant des tables de consommation).
Il ne doit être filmé que ce qui apparaît strictement nécessaire pour atteindre la finalité poursuivie par l’employeur/responsable du traitement. Les opérations de traitement ne doivent pas être disproportionnées.
Le champ de vision des caméras filmant les accès intérieurs/extérieurs d’un bâtiment doit être limité à la surface strictement nécessaire pour visualiser les personnes s’apprêtant à y accéder. Il ne doit pas capter la voie publique.
Si ce n’est pas possible, l’employeur/le responsable du traitement doit mettre en place des techniques de masquage/floutage afin de limiter le champ de vision à sa propriété.
Une analyse de la situation au cas par cas doit être effectuée afin d’analyser la nécessité et la proportionnalité d’une vidéosurveillance.
Une surveillance au moyen de caméras vidéo ne doit porter que sur des images à l’exclusion de sons.
Les images peuvent être conservées :
- 8 jours en principe ;
- 30 jours à titre exceptionnel. L’employeur/responsable du traitement devra indiquer les raisons justifiant cette durée prolongée ;
- plus longtemps en cas d’incident ou d’infraction. Si besoin, les images peuvent être communiquées aux autorités policières ou judiciaires compétentes.
L’employeur/responsable du traitement doit veiller à ce que les images soient détruites après l’écoulement du délai de conservation.
Organismes de contact
Commission nationale pour la protection des données (CNPD)
-
Commission Nationale pour la Protection des Données (CNPD)
- Adresse :
- 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux Luxembourg
- Tél. :
- (+352) 26 10 60-1
- Fax :
- (+352) 26 10 60-29
- Site web :
- http://www.cnpd.lu
Démarches et liens associés
Démarches
Liens
Informations complémentaires
sur le site de la Commission nationale pour la protection des données (CNPD)
Références légales
-
Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016
relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données
-
Loi du 1er août 2018
portant organisation de la Commission nationale pour la protection des données
- Code du travail, Livre II, Titre VI
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