Der Arbeitgeber muss jeden neu eingestellten Arbeitnehmer bei der Sozialversicherung anmelden.

Die Anmeldung erfolgt durch Übermittlung einer Anmeldung für Arbeitnehmer des Privatsektors an die Zentralstelle der Sozialversicherungen (Centre commun de la sécurité sociale - CCSS) für jeden einzelnen Arbeitnehmer, dies entweder in Papierform oder auf elektronischem Weg über SECUline.

Diese Anmeldung ermöglicht der CCSS:

• den neuen Arbeitnehmer zu versichern;
• seine Beiträge festzusetzen, einzunehmen und einzutreiben;
• seine Beiträge zwischen den einzelnen Sozialversicherungsträgern aufzuteilen.  

Zielgruppe

Die Anmeldung für Arbeitnehmer des Privatsektors muss für folgende Arbeitnehmerkategorien vom Arbeitgeber vorgenommen werden:

• für alle neu eingestellten Arbeitnehmer;
• für alle Arbeitnehmer, die ihre Arbeit nach einem der folgenden Ereignisse wiederaufnehmen:
  • Vollzeitelternurlaub;
  • unbezahlter Sonderurlaub zur Fortbildung;
• für Schüler und Studierende zwischen 15 und 27 Jahren, die während der Schulferien oder vorlesungsfreien Zeit eingestellt werden (diese werden lediglich unfallversichert);
• unter gewissen Bedingungen für Praktikanten. Die Modalitäten bezüglich der Mitgliedschaft von Praktikanten sind davon abhängig, ob es sich bei ihrem Praktikum um ein Pflichtpraktikum oder ein freiwilliges Praktikum handelt, sowie von ihrem Wohnsitz und der Dauer ihres Praktikums.

Im Vorfeld zu erledigende Schritte

Die Anmeldung eines Arbeitnehmers bei der Sozialversicherung setzt voraus:

• dass der Arbeitgeber selbst bei der CCSS gemeldet ist und demzufolge über eine Arbeitgeberkennnummer verfügt;
• dass der Arbeitgeber einen Arbeitsvertrag mit dem neuen Arbeitnehmer geschlossen hat.

Fristen

Der Arbeitgeber muss sich innerhalb von 8 Tagen nach Dienstantritt des 1. Arbeitnehmers bei der CCSS anmelden. Seine Anmeldung bleibt während der gesamten Dauer des Bestehens des Unternehmens gültig.

Vorgehensweise und Details

Anmeldung

Ein Arbeitgeber, der eine Person gegen Zahlung einer Vergütung einstellt, muss innerhalb von 8 Tagen nach Dienstantritt des neuen Arbeitnehmers eine Anmeldung für Arbeitnehmer des Privatsektors bei der CCSS einreichen, um diese Person dort anzumelden.

Im Falle einer verspäteten Anmeldung (über eine Toleranzgrenze von 30 Tagen hinaus) erhebt die CCSS eine Geldstrafe von 50 Euro pro Verzugsmonat (bei einer Obergrenze von 2.500 Euro).

Falls der Arbeitnehmer zum Zeitpunkt der Anmeldung noch keine nationale Identifikationsnummer (matricule – 13-stellige Sozialversicherungsnummer) bei der CCSS hat, muss der Arbeitgeber:

• auf der Anmeldung das Geburtsdatum des Arbeitnehmers (in folgender Form: Jahr, Monat, Tag) angeben;
• eine Kopie seines Ausweisdokuments (Personalausweis oder Reisepass) beifügen.

Irrtum oder Änderung

Im Falle eines sachlichen Irrtums bei der Anmeldung des Versicherten (Bsp.: falsches Dienstantrittsdatum) kann der Arbeitgeber anhand des gleichen Formulars eine berichtigende Anmeldung einreichen, indem er das Kästchen „Berichtigende Anmeldung“ ankreuzt.

Im Falle einer Änderung in Bezug auf den Schutz des Versicherten gegen die einzelnen Sozialversicherungsrisiken (Bsp.: Wechsel von einer handwerklichen Tätigkeit zu einer intellektuellen Tätigkeit) muss der Arbeitgeber hingegen eine neue Anmeldung einreichen.

Sobald die Anmeldung des neuen Arbeitnehmers eingegangen ist, lässt die CCSS den Parteien zu Überprüfungszwecken Folgendes zukommen:

• dem versicherten neuen Arbeitnehmer: eine Empfangsbestätigung der Anmeldung mit einer Zusammenfassung der wesentlichen Angaben dieser Anmeldung;
• dem Arbeitgeber: eine monatlich erstellte Lohnliste, anhand derer er überprüfen kann, ob seine Anmeldungen alle bei der CCSS eingegangen sind und die möglichen Änderungen vorgenommen wurden.

Erforderliche Angaben

Um das Anmeldeformular auszufüllen, benötigt der Arbeitgeber folgende Informationen:

Angaben zum Versicherten:

• Sozialversicherungsnummer des Versicherten;

• Name und Vorname;

• vollständige Anschrift.

Angaben zur beruflichen Tätigkeit des Versicherten:

• genaue Beschreibung der Tätigkeit;

• Anzahl der Arbeitsstunden pro Woche;

• Angaben dazu, ob der Arbeitnehmer eine handwerkliche Tätigkeit ausübt oder nicht.
  Anhand dieser Information kann die Arbeitnehmerkategorie festgelegt werden, für die von der CCSS zugunsten der Mutualität der Arbeitgeber (Mutualité des employeurs) eine Zusatzprämie erhoben wird;

• 4-stelliger Beschäftigungscode, welcher der genauen Tätigkeit des Versicherten gemäß der neuen Nomenklatur CITP-08 (Internationale Standardklassifikation der Berufe) entspricht;

• Land, auf dessen Hoheitsgebiet der Versicherte seiner beruflichen Tätigkeit nachgeht.

Angaben zur Rechtsstellung des Versicherten:

• Angaben darüber, ob der Versicherte der Inhaber der Niederlassungsgenehmigung ist;

• ob der Arbeitnehmer Geschäftsführer, Verwaltungsratsmitglied oder geschäftsführendes Verwaltungsratsmitglied ist;

• Prozentsatz der Anteile, die der Arbeitnehmer an der Gesellschaft hält.

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