Übermittlung einer bereits konformen elektronischen Rechnung oder Gutschrift im Rahmen eines öffentlichen Auftrags oder eines Konzessionsvertrags

Zum letzten Mal aktualisiert am

Im Rahmen eines öffentlichen Auftrags oder eines Konzessionsvertrags müssen alle Wirtschaftsteilnehmer, von einigen Ausnahmen abgesehen, ihre Rechnungen als konforme elektronische Rechnungen ausstellen und übermitteln.

Eine Gutschrift gilt aus rechtlicher Sicht als Rechnung und unterliegt somit den gleichen gesetzlichen Auflagen. Die Wirtschaftsteilnehmer müssen demnach ihre Gutschriften ebenfalls als den gesetzlichen Auflagen entsprechende elektronische Gutschriften ausstellen und übermitteln.

Zur Erinnerung: Die Gesetzgebung über die öffentliche Auftragsvergabe erachtet als öffentlichen Auftrag einen schriftlichen Vertrag:

  • zwischen einem Wirtschaftsteilnehmer und einer öffentlichen Stelle; und
  • über die Ausführung von Bauleistungen, die Lieferung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen.

Demnach handelt es sich auch in folgenden Fällen um einen öffentlichen Auftrag:

  • Verträge über kleinere Beträge, beispielsweise 1.000 Euro oder sogar weniger; oder
  • Verträge, die abgeschlossen werden im Wege:
    • eines Verhandlungsverfahrens (freihändige Vergabe) direkt zwischen einer öffentlichen Stelle und einem Wirtschaftsteilnehmer ohne vorherige öffentliche Ausschreibung; oder
    • eines sonstigen Verfahrens, bei dem verschiedene Wirtschaftsteilnehmer zueinander in Konkurrenz stehen würden.

Die Wirtschaftsteilnehmer können ihre elektronischen Rechnungen oder Gutschriften wie folgt übermitteln:

Andere Übermittlungskanäle als Peppol oder MyGuichet.lu sind nicht zulässig. Es ist beispielsweise nicht gestattet, konforme elektronische Rechnungen oder Gutschriften per E-Mail zu übermitteln.

Zielgruppe

Die Benutzung der Plattform MyGuichet.lu bietet sich an für Wirtschaftsteilnehmer, die nicht oder noch nicht über einen Zugang oder eine Verbindung zum Liefernetzwerk Peppol verfügen.

Wirtschaftsteilnehmer, die bereits über einen Zugang zu Peppol verfügen:

  • können ihre elektronischen Rechnungen oder Gutschriften direkt über Peppol übermitteln; und
  • benötigen die von MyGuichet.lu angebotenen technischen Alternativlösungen demnach im Grunde nicht.

Betroffene Wirtschaftsteilnehmer

Alle Wirtschaftsteilnehmer, die im Rahmen eines öffentlichen Auftrags oder eines Konzessionsvertrags eine Rechnung oder Gutschrift an einen öffentlichen Auftraggeber übermitteln.

Ausschluss

Ausnahmsweise gilt die Pflicht zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen oder Gutschriften nicht für öffentliche Aufträge, die abgeschlossen wurden:

  • im Rahmen der Entwicklungszusammenarbeit;
  • durch diplomatische Vertretungen oder durch Konsulate;
  • im Rahmen der Teilnahme Luxemburgs an internationalen Ausstellungen im Ausland; oder
  • im Rahmen von Staatsbesuchen, offiziellen Besuchen oder Arbeitsbesuchen im Ausland.

Voraussetzungen

Betroffene Wirtschaftsteilnehmer oder deren Bevollmächtigte müssen über einen beruflichen Bereich auf der Plattform MyGuichet.lu verfügen. Um solch einen Bereich zu erstellen, benötigen sie ein Authentisierungsmittel, das heißt:

  • ein LuxTrust-Produkt; oder
  • einen luxemburgischen Personalausweis mit einem aktivierten elektronischen Zertifikat; oder
  • ein eIDAS-Identifizierungsmittel aus einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR).

Wirtschaftsteilnehmer, die ein eIDAS-Identifizierungsmittel aus einem anderen europäischen Land verwenden möchten, finden alle notwendigen Informationen auf der Hilfe-Seite zu diesem Thema.

Ausnahmsweise können Wirtschaftsteilnehmer, die nicht bzw. nicht ohne Weiteres über eines der vorgenannten Authentisierungsmittel verfügen bzw. verfügen können, ein Online-Formular ohne Authentifizierung verwenden. Wählt ein Wirtschaftsteilnehmer das Formular ohne Authentifizierung, muss er ganz zu Beginn des Formulars einen Einmalcode eingeben, bevor er mit dem Ausfüllen des Formulars beginnen kann. Dieser Code muss im Vorfeld beim Empfänger der elektronischen Rechnung oder Gutschrift beantragt werden.

Allerdings sollte das Formular mit Authentifizierung, wenn möglich, stets die erste Wahl sein.

Das Formular ohne Authentifizierung bringt zahlreiche Nachteile mit sich. Konkret bedeutet dies für den Wirtschaftsteilnehmer, dass er:

  • nicht die Möglichkeit hat:
    • die Funktion zur Vorausfüllung des Formulars mit den in seinem beruflichen Bereich auf MyGuichet.lu angegebenen Informationen zu verwenden;
    • die verschiedenen Belege und Bestätigungen direkt in seinem beruflichen Bereich zu erhalten;
  • im Vorfeld einen Einmalcode beim Empfänger der elektronischen Rechnung oder Gutschrift beantragen muss;
  • den Bestellschein (oder ein anderes Dokument als Nachweis für die vertragliche Beziehung) als Anlage zum Online-Formular hinzufügen muss.

Vorgehensweise und Details

Gesetzliche Verpflichtungen

Die Verpflichtung der Wirtschaftsteilnehmer, konforme elektronische Rechnungen oder Gutschriften über einen der zulässigen Kanäle (Peppol oder MyGuichet.lu) zu übermitteln, gilt im Rahmen eines öffentlichen Auftrags oder eines Konzessionsvertrags seit dem 18. März 2023 für alle Wirtschaftsteilnehmer.

Eine Gutschrift gilt aus rechtlicher Sicht als Rechnung und unterliegt somit den gleichen gesetzlichen Auflagen. Die Wirtschaftsteilnehmer müssen demnach ihre Gutschriften ebenfalls als den gesetzlichen Auflagen entsprechende elektronische Gutschriften ausstellen und übermitteln.

Akzeptierte Standards

Derzeit können Sie in den Online-Formularen auf MyGuichet.lu folgende Standards hochladen:

Einreichung eines XML-Dokuments

Der betroffene Wirtschaftsteilnehmer oder sein Bevollmächtigter muss zunächst folgende Informationen angeben:

  • Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer; und
  • Angaben zur Behörde, an die die Rechnung oder Gutschrift geht.

Anschließend kann er eine konforme elektronische Rechnung oder Gutschrift übermitteln, indem er sie in MyGuichet.lu hochlädt. Diese Rechnung oder Gutschrift muss Folgendem entsprechen:

  • der jüngsten Version der europäischen Norm zur elektronischen Rechnungsstellung, die das semantische Datenmodell einer elektronischen Rechnung oder Gutschrift festlegt; und
  • einer der Syntaxen, die auf der zuletzt von der Europäischen Kommission veröffentlichten Liste stehen.

Für die elektronischen Rechnungen ist ebenfalls ein Tutorial verfügbar, das die Wirtschaftsteilnehmer Schritt für Schritt durch die Übermittlung einer bereits konformen elektronischen Rechnung führt.

Belege

Formular mit Authentifizierung

Vor der Übermittlung der elektronischen Rechnung oder Gutschrift kann der Wirtschaftsteilnehmer oder sein Bevollmächtigter optional Dokumente beifügen, zum Beispiel:

  • Pläne;
  • Stundenzettel (Timesheets);
  • sonstige Belege zur Erläuterung des Inhalts der Rechnung oder Gutschrift; oder
  • jeden weiteren ihm nützlich erscheinenden Beleg.

Formular ohne Authentifizierung

Die vorgenannten optionalen Belege können dem Formular ohne Authentifizierung beigefügt werden.

Dem Formular ohne Authentifizierung muss jedoch ein Bestellschein (oder ein anderes Dokument als Nachweis für die vertragliche Beziehung) beigefügt werden, den der Wirtschaftsteilnehmer zuvor von der öffentlichen Stelle, an die die betreffende Rechnung oder Gutschrift gerichtet ist, erhalten hat.

Diese Anlagen müssen im PDF-Format eingereicht werden und dürfen nicht größer als 15 MB pro Anlage sein.

Bearbeitung der Rechnung oder Gutschrift

Sobald die Rechnung oder Gutschrift übermittelt wurde, wird eine automatische E-Mail versandt, um zu bestätigen, dass der elektronische Vorgang der betreffenden Behörde übermittelt wurde.

Dies bedeutet lediglich, dass die Rechnung oder Gutschrift sowie die im Formular bereitgestellten Daten zunächst dem für die Verarbeitung dieser Daten verantwortlichen Backoffice, das dem Ministerium für Digitalisierung untersteht, übermittelt wurden. Das heißt allerdings nicht, dass diese Daten (das heißt die elektronische Rechnung oder Gutschrift) bereits dem Endempfänger der Rechnung oder Gutschrift zugegangen sind.

Erst nach der Verarbeitung im Backoffice wird die Rechnung oder Gutschrift anschließend an die empfangende öffentliche Stelle übermittelt.

Bei der Verarbeitung im Backoffice gibt es 2 Möglichkeiten:

  • wenn die hochgeladene elektronische Rechnung oder Gutschrift tatsächlich der europäischen Norm entspricht und erfolgreich an den Endempfänger weitergeleitet wurde, erhält der Benutzer eine Nachricht über die erfolgreiche Übermittlung seiner konformen elektronischen Rechnung oder Gutschrift an den Endempfänger;
  • wenn die hochgeladene elektronische Rechnung oder Gutschrift der europäischen Norm nicht entspricht und/oder aus einem beliebigen Grund nicht an den Endempfänger weitergeleitet werden konnte, wird dem Benutzer eine Fehlermeldung angezeigt.

Die Nachrichten werden stets in die Rubrik „Meine Mitteilungen“ des beruflichen Bereichs auf MyGuichet.lu versandt. Sie können auch unter „Nachrichten“ des jeweiligen Vorgangs abgerufen werden.

Hilfe und Unterstützung für Unternehmen

Im Rahmen der Einführung der Pflicht zur Ausstellung und Übermittlung elektronischer Rechnungen im Rahmen öffentlicher Aufträge oder Konzessionsverträge haben kleine und sehr kleine Unternehmen unter gewissen Bedingungen Anspruch auf:

Gut zu wissen

Um die Unternehmen bei der elektronischen Rechnungsstellung zu leiten, werden ihnen zahlreiche Informationsträger zur Verfügung gestellt.

Fragen zur elektronischen Rechnungsstellung im Allgemeinen

Die Website e-facturation.lu ist der staatliche Zugangspunkt zu allen Informationen über die elektronische Rechnungsstellung in Luxemburg. Dort finden Sie sowohl Links zu thematischen Dossiers als auch zu praktischen Leitfäden und häufig gestellten Fragen.

Fragen zu MyGuichet.lu und den entsprechenden Funktionen (nicht unbedingt auf die elektronische Rechnungsstellung bezogen)

Für alle Fragen zu MyGuichet.lu und den entsprechenden Funktionen (beispielsweise die Verbindung mit einem Authentisierungsmittel, die Einrichtung eines beruflichen Bereichs, das Online-Formular usw.), die nicht unbedingt mit der elektronischen Rechnungsstellung zusammenhängen, können Sie:

Tutorials

Online-Dienste und Formulare

Online-Dienste

Übermittlung einer bereits rechtskonformen Rechnung im Rahmen eines öffentlichen Auftrags oder eines Konzessionsvertrags (Hinterlegung eines XML-Dokuments) (Formular mit Authentifizierung)

Formular mit Authentifizierung – erfordert eine Authentisierung anhand eines LuxTrust-Produkts, eines luxemburgischen Personalausweises mit einem aktivierten elektronischen Zertifikat oder anhand eines anderen eIDAS-Identifizierungsmittels

Andere Sprache(n)

Übermittlung einer bereits rechtskonformen Rechnung im Rahmen eines öffentlichen Auftrags oder eines Konzessionsvertrags (Hinterlegung eines XML-Dokuments) (Formular ohne Authentifizierung)

Formular ohne Authentifizierung – erfordert die Eingabe eines Einmal-Codes, der im Vorfeld beim Empfänger der elektronischen Rechnung beantragt werden muss (nur zu verwenden, wenn Sie nicht über eines der zahlreichen von MyGuichet.lu akzeptierten in- oder ausländischen Authentisierungsmittel verfügen)

Andere Sprache(n)

Zuständige Kontaktstellen

Helpline elektronische Rechnungstellung

House of Entrepreneurship

Abteilung eHandwierk der Handwerkskammer Luxemburg

Ministerium für Digitalisierung

Verwandte Vorgänge und Links

Vorgänge

Links

Weitere Informationen

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