Im Rahmen eines öffentlichen Auftrags oder eines Konzessionsvertrags müssen alle Wirtschaftsteilnehmer, von Ausnahmen abgesehen, ihre Rechnungen als konforme elektronische Rechnungen übermitteln:
Eine Gutschrift gilt aus rechtlicher Sicht als Rechnung und unterliegt somit den gleichen gesetzlichen Auflagen. Die Wirtschaftsteilnehmer müssen demnach ihre Gutschriften ebenfalls als den gesetzlichen Auflagen entsprechende elektronische Gutschriften ausstellen und übermitteln.
Zur Erinnerung: Die Gesetzgebung über die öffentliche Auftragsvergabe erachtet als öffentlichen Auftrag einen schriftlichen Vertrag:
Demnach handelt es sich auch in folgenden Fällen um einen öffentlichen Auftrag:
Die Wirtschaftsteilnehmer können ihre elektronischen Rechnungen oder Gutschriften wie folgt übermitteln:
Andere Übermittlungskanäle als Peppol oder MyGuichet.lu sind nicht zulässig. Es ist beispielsweise nicht gestattet, konforme elektronische Rechnungen oder Gutschriften per E-Mail zu übermitteln.
Die Benutzung der Plattform MyGuichet.lu bietet sich an für Wirtschaftsteilnehmer, die nicht oder noch nicht über einen Zugang oder eine Verbindung zum Liefernetzwerk Peppol verfügen.
Wirtschaftsteilnehmer, die bereits über einen Zugang zu Peppol verfügen:
Alle Wirtschaftsteilnehmer, die im Rahmen eines öffentlichen Auftrags oder eines Konzessionsvertrags eine Rechnung oder Gutschrift an einen öffentlichen Auftraggeber übermitteln.
Ausnahmsweise gilt die Pflicht zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen oder Gutschriften nicht für öffentliche Aufträge, die abgeschlossen wurden:
Betroffene Wirtschaftsteilnehmer oder deren Bevollmächtigte müssen über einen beruflichen Bereich auf der Plattform MyGuichet.lu verfügen. Um solch einen Bereich zu erstellen, benötigen sie ein Authentisierungsmittel, das heißt:
Wirtschaftsteilnehmer, die:
Ausnahmsweise können Wirtschaftsteilnehmer, die nicht bzw. nicht ohne Weiteres über eines der vorgenannten Authentisierungsmittel verfügen bzw. verfügen können, ein Online-Formular ohne Authentifizierung verwenden. Wählt ein Wirtschaftsteilnehmer das Formular ohne Authentifizierung, muss er ganz zu Beginn des Formulars einen Einmalcode eingeben, bevor er mit dem Ausfüllen des Formulars beginnen kann. Dieser Code muss im Vorfeld beim Empfänger der elektronischen Rechnung oder Gutschrift beantragt werden.
Allerdings sollte das Formular mit Authentifizierung wenn möglich stets die erste Wahl sein.
Das Formular ohne Authentifizierung weist zahlreiche Nachteile auf. Konkret bedeutet dies für den Wirtschaftsteilnehmer, dass er:
Die Pflicht für Wirtschaftsteilnehmer, konforme elektronische Rechnungen über einen der zulässigen Kanäle (Peppol oder MyGuichet.lu) zu übermitteln, gilt im Rahmen eines öffentlichen Auftrags oder eines Konzessionsvertrags seit dem 18. März 2023 für alle Wirtschaftsteilnehmer.
Eine Gutschrift gilt aus rechtlicher Sicht als Rechnung und unterliegt somit den gleichen gesetzlichen Auflagen. Die Wirtschaftsteilnehmer müssen demnach ihre Gutschriften ebenfalls als den gesetzlichen Auflagen entsprechende elektronische Gutschriften ausstellen und übermitteln.
Der Wirtschaftsteilnehmer oder sein Bevollmächtigter füllt das Eingabeformular auf der Plattform MyGuichet.lu online aus. Die Links zu den Formularen sind unter „Formulare/Online-Dienste“ am Ende dieser Seite zu finden.
Nach der manuellen Eingabe der einzelnen Bestandteile der Rechnung oder Gutschrift in den Feldern des Formulars kann er anschließend diese Daten an den Empfänger der Rechnung oder Gutschrift übermitteln.
Wählt ein Wirtschaftsteilnehmer das Formular ohne Authentifizierung, muss er ganz zu Beginn des Formulars einen Einmalcode eingeben, bevor er mit dem Ausfüllen des Formulars beginnen kann. Dieser Code muss im Vorfeld beim Empfänger der elektronischen Rechnung oder Gutschrift beantragt werden.
Neben den Informationen zum Aussteller und Empfänger der elektronischen Rechnung oder Gutschrift müssen folgende Daten eingegeben werden:
Am Ende des Formulars erfolgt eine automatische Berechnung des zu zahlenden oder des gutgeschriebenen Betrags entsprechend den eingegebenen Rechnungs- oder Gutschriftzeilen.
Nach Bestätigung der Eingabe übermittelt der Wirtschaftsteilnehmer oder sein Bevollmächtigter die über das Eingabeformular bereitgestellten Daten.
Für die elektronischen Rechnungen ist ebenfalls ein Tutorial verfügbar, um die Wirtschaftsteilnehmer Schritt für Schritt durch die Befüllung des Online-Formulars zu führen.
Nach Bestätigung der Eingabe und vor Übermittlung der elektronischen Rechnung oder Gutschrift kann der Wirtschaftsteilnehmer oder sein Bevollmächtigter optional Belege beifügen, zum Beispiel:
Die vorgenannten optionalen Belege können dem Formular ohne Authentifizierung beigefügt werden.
Dem Formular ohne Authentifizierung muss jedoch ein Bestellschein (oder ein anderes Dokument als Nachweis für die vertragliche Beziehung) beigefügt werden, der im Vorfeld von der öffentlichen Einrichtung als Empfänger dieser Rechnung oder Gutschrift erhalten wurde.
Diese Anhänge müssen im PDF-Format eingereicht werden und dürfen nicht größer als 15 MB pro Anhang sein.
Sobald das Formular übermittelt wurde, wird eine automatische E-Mail versandt, um zu bestätigen, dass der elektronische Vorgang der entsprechenden Stelle übermittelt worden ist.
Dies bedeutet lediglich, dass die im Formular bereitgestellten Daten zunächst dem für die Verarbeitung dieser Daten verantwortlichen Backoffice, das dem Ministerium für Digitalisierung untersteht, übermittelt worden sind. Das heißt allerdings nicht, dass diese Daten (das heißt die elektronische Rechnung oder Gutschrift) bereits dem Endempfänger der Rechnung oder Gutschrift zugegangen sind.
Erst nach der Verarbeitung in diesem Backoffice werden die Daten anschließend in Form der elektronischen Rechnung oder Gutschrift an die empfangende öffentliche Stelle übermittelt.
Bei der Verarbeitung im Backoffice gibt es 2 Möglichkeiten:
Die Nachrichten werden stets in die Rubrik „Meine Mitteilungen“ des beruflichen Bereichs auf MyGuichet.lu versandt. Sie können auch unter „Nachrichten“ des jeweiligen Vorgangs aufgerufen werden.
Im Rahmen der Einführung der Pflicht zur Ausstellung und Übermittlung elektronischer Rechnungen im Rahmen öffentlicher Aufträge oder Konzessionsverträge haben kleine und sehr kleine Unternehmen unter gewissen Bedingungen Anspruch auf:
Um die Unternehmen bei der elektronischen Rechnungsstellung zu leiten, werden ihnen zahlreiche Informationsträger zur Verfügung gestellt.
Die Website e-facturation.lu ist der staatliche Zugangspunkt zu allen über die elektronische Rechnungsstellung in Luxemburg verfügbaren Informationen. Dort finden Sie sowohl Links zu thematischen Dossiers als auch zu praktischen Leitfäden und häufig gestellten Fragen.
Für alle Fragen zu MyGuichet.lu und den entsprechenden Funktionen (beispielsweise die Verbindung mit einem Authentisierungsmittel, die Einrichtung eines beruflichen Bereichs, das Online-Formular usw.), die nicht unbedingt mit der elektronischen Rechnungsstellung zusammenhängen, können Sie:
Manuelle Eingabe einer elektronischen Rechnung (mit Authentifizierung)
Formular mit Authentifizierung – erfordert eine Authentisierung anhand eines LuxTrust-Produkts, eines luxemburgischen Personalausweises mit einem aktivierten elektronischen Zertifikat oder anhand eines anderen eIDAS-Identifizierungsmittels
Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.
Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.
Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.
Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.
Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).
Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.
Saisie manuelle d’une facture électronique (avec authentification)
Formulaire avec authentification par un produit LuxTrust, une carte d’identité luxembourgeoise munie d’un certificat électronique activé ou un autre moyen d’identification eIDAS
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Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement
Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.
En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.
Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.
Manual completion of an electronic invoice (with authentication)
Form with authentication using a LuxTrust product, a Luxembourg identity card with an activated electronic certificate or another eIDAS identification means
To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.
That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).
Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.
Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.
Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.
If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.
Manuelle Eingabe einer elektronischen Rechnung (ohne Authentifizierung)
Formular ohne Authentifizierung – erfordert die Eingabe eines Einmal-Codes, der im Vorfeld beim Empfänger der elektronischen Rechnung beantragt werden muss (nur zu verwenden, wenn Sie nicht über eines der zahlreichen von MyGuichet.lu akzeptierten in- oder ausländischen Authentisierungsmittel verfügen)
Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.
Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.
Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.
Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.
Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).
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Saisie manuelle d’une facture électronique (sans authentification)
Formulaire sans authentification qui nécessite la saisie d’un code à usage unique à demander au préalable auprès du destinataire de la facture électronique (à utiliser uniquement si vous ne disposez d’aucun des nombreux produits d’authentification nationaux ou étrangers acceptés par MyGuichet.lu)
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Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement
Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.
En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.
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Manual completion of an electronic invoice (without authentication)
Form without authentication that requires the entry of a one-time code to be requested in advance from the recipient of the electronic invoice (to be used only if you do not have any of the many national or foreign authentication products accepted by MyGuichet.lu)
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Manuelle Eingabe einer Gutschrift (mit Authentifizierung)
Formular mit Authentifizierung – erfordert eine Authentisierung anhand eines LuxTrust-Produkts, eines luxemburgischen Personalausweises mit einem aktivierten elektronischen Zertifikat oder anhand eines anderen eIDAS-Identifizierungsmittels
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Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.
Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.
Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.
Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).
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Saisie manuelle d’une note de crédit (avec authentification)
Formulaire avec authentification par un produit LuxTrust, une carte d’identité luxembourgeoise munie d’un certificat électronique activé ou un autre moyen d’identification eIDAS
Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.
Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement
Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.
En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.
Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.
Manual completion of a credit note (with authentication)
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Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.
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Manuelle Eingabe einer Gutschrift (ohne Authentifizierung)
Formular ohne Authentifizierung – erfordert die Eingabe eines Einmal-Codes, der im Vorfeld beim Empfänger der elektronischen Rechnung beantragt werden muss (nur zu verwenden, wenn Sie nicht über eines der zahlreichen von MyGuichet.lu akzeptierten in- oder ausländischen Authentisierungsmittel verfügen)
Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.
Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.
Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.
Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.
Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).
Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.
Saisie manuelle d’une note de crédit (sans authentification)
Formulaire sans authentification qui nécessite la saisie d’un code à usage unique à demander au préalable auprès du destinataire de la facture électronique (à utiliser uniquement si vous ne disposez d’aucun des nombreux produits d’authentification nationaux ou étrangers acceptés par MyGuichet.lu)
Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.
Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement
Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.
En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.
Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.
Manual completion of a credit note (without authentication)
Form without authentication that requires the entry of a one-time code to be requested in advance from the recipient of the electronic invoice (to be used only if you do not have any of the many national or foreign authentication products accepted by MyGuichet.lu)
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That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).
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Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.
Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.
If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.
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