Ausstellung einer elektronischen Rechnung im Rahmen eines öffentlichen Auftrags oder eines Konzessionsvertrags

Ab dem 18. Mai 2022 müssen die großen Wirtschaftsteilnehmer (außer in Ausnahmefällen) im Rahmen eines öffentlichen Auftrags oder eines Konzessionsvertrags ihre Rechnungen ausschließlich in Form von rechtskonformen elektronischen Rechnungen ausstellen und übermitteln.

Es handelt sich um die elektronische Rechnungsstellung (e-Invoicing) für B2G-Geschäfte („Business to Government“).

Später gilt die Pflicht:

  • ab dem 18. Oktober 2022 für mittlere Wirtschaftsteilnehmer; und anschließend
  • ab dem 18. März 2023 für kleine und somit für alle Wirtschaftsteilnehmer.

Alle öffentlichen Einrichtungen, das heißt alle öffentlichen Auftraggeber, müssen für den automatisierten Empfang von elektronischen Rechnungen ein und dasselbe Liefernetzwerk nutzen, nämlich das europäische Liefernetzwerk Peppol (Pan European Public Procurement OnLine).

Wirtschaftsteilnehmer, die nicht über einen eigenen Peppol-Zugangspunkt verfügen, können online auf MyGuichet.lu ein Eingabeformular für ihre Rechnung ausfüllen.

Dieser Vorgang ermöglicht die manuelle und individuelle Ausstellung von rechtskonformen elektronischen Rechnungen.

Zielgruppe

Betroffene Wirtschaftsteilnehmer

Alle Wirtschaftsteilnehmer, die eine Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber ausstellen.

Ausschluss

Ausnahmsweise gilt die Pflicht zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen nicht für öffentliche Aufträge, die abgeschlossen wurden:

  • im Rahmen der Entwicklungszusammenarbeit;
  • durch diplomatische Vertretungen oder durch Konsulate;
  • im Rahmen der Teilnahme Luxemburgs an internationalen Ausstellungen im Ausland; oder
  • im Rahmen von Staatsbesuchen, offiziellen Besuchen oder Arbeitsbesuchen im Ausland.

Voraussetzungen

Die Nutzung der Plattform MyGuichet.lu bietet sich an für Wirtschaftsteilnehmer, die nicht oder noch nicht über einen Zugang oder eine Verbindung zum Liefernetzwerk Peppol verfügen.

Wirtschaftsteilnehmer, die bereits mit Peppol verbunden sind, können es direkt benutzen, um ihre elektronischen Rechnungen auszustellen und zu übermitteln.

Im Vorfeld zu erledigende Schritte

Betroffene Wirtschaftsteilnehmer müssen über einen beruflichen Bereich auf MyGuichet.lu verfügen.

Wie funktioniert MyGuichet.lu?

Es gibt 3 Möglichkeiten:

  • Die Person, die den Antrag einreicht, nutzt MyGuichet.lu zum ersten Mal und hat daher noch keinen persönlichen Bereich:

    Die Erstellung des Bereichs erfolgt in 2 Schritten:
    1. Registrierung als Nutzer;
    2. Erstellung des beruflichen Bereichs.

Ein Tutorial im Video- oder PDF-Format hilft dem neuen Nutzer dabei.

  • Die Person, die den Antrag einreicht, ist bereits MyGuichet.lu-Nutzer und verfügt über einen privaten Bereich: Ein neuer beruflicher Bereich muss erstellt werden.

Ein Tutorial im Video- oder PDF-Format hilft dem Nutzer dabei.

  • Die Person, die den Antrag einreicht, hat schon einen beruflichen Bereich für das Unternehmen: Der bestehende berufliche Bereich kann genutzt werden.

Hier geht es zu den Anleitungen für die Nutzung von MyGuichet.lu.

Fristen

Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung tritt in Kraft:

  • ab dem 18. Mai 2022: für große Wirtschaftsteilnehmer, das heißt solche, die am Bilanzstichtag des Geschäftsjahres 2019 die bezifferten Obergrenzen von mindestens 2 der folgenden 3 Kriterien überschreiten:
    • Bilanzsumme: 20 Millionen Euro;
    • Nettoumsatzerlöse: 40 Millionen Euro;
    • durchschnittliche Zahl der vollzeitbeschäftigten Mitarbeiter während des Geschäftsjahres: 250;
  • ab dem 18. Oktober 2022: für mittlere Wirtschaftsteilnehmer, die am Bilanzstichtag des Geschäftsjahres 2019 die bezifferten Obergrenzen von mindestens 2 der folgenden 3 Kriterien nicht überschreiten:
    • Bilanzsumme: 20 Millionen Euro;
    • Nettoumsatzerlöse: 40 Millionen Euro;
    • durchschnittliche Zahl der vollzeitbeschäftigten Mitarbeiter während des Geschäftsjahres: 250;
  • ab dem 18. März 2023 für:
    • kleine Wirtschaftsteilnehmer, die am Bilanzstichtag des Geschäftsjahres 2019 die bezifferten Obergrenzen von mindestens 2 der folgenden 3 Kriterien nicht überschreiten:
      • Bilanzsumme: 4,4 Millionen Euro;
      • Nettoumsatzerlöse: 8,8 Millionen Euro;
      • durchschnittliche Zahl der vollzeitbeschäftigten Mitarbeiter während des Geschäftsjahres: 50;
    • Wirtschaftsteilnehmer, denen es materiell nicht möglich ist, für das Geschäftsjahr 2019 die bezifferten Obergrenzen von mindestens einem der 3 oben genannten Kriterien zu liefern.

Vorgehensweise und Details

Eingabe der Rechnungsdaten

Der Wirtschaftsteilnehmer oder eine bevollmächtigte Person füllt das Formular zur Eingabe/Ausstellung einer elektronischen Rechnung an eine öffentliche Einrichtung online über MyGuichet.lu aus.

Die Person, die den Antrag einreicht, benötigt:

  • einen beruflichen Bereich auf der Plattform MyGuichet.lu; und
  • ein LuxTrust-Produkt (zum Beispiel: Token, Smartcard oder Signing Stick); oder
  • einen elektronischen Personalausweis (eID); oder
  • eine elektronische Identität eines anderen europäischen Landes (eIDAS).

In den Feldern des Formulars müssen die einzelnen Elemente einer elektronischen Rechnung, das heißt folgende Informationen, manuell eingegeben werden:

  • Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer;
  • Angaben zur öffentlichen Einrichtung, an die die Rechnung ausgestellt wird;
  • Rechnungsdetails:
    • Informationen zur Rechnung: Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum usw.; und
    • Zahlungsinformationen;
  • Inhalt der Rechnung:
    • Eingabe einer oder mehrerer „Zeile(n)“, wobei jede Zeile Informationen zu einem spezifischen Artikel oder MwSt.-Satz enthält;
    • automatische Berechnung des Betrags entsprechend den eingegebenen Zeilen.

Nach dem Ausfüllen übermittelt die betreffende Person das Eingabeformular.

Der Nutzer erhält anschließend eine Bestätigung der Übermittlung seiner Rechnung an das Backoffice, das für die Verteilung der elektronischen Rechnungen an die jeweiligen öffentlichen Einrichtungen zuständig ist. Nach Bearbeitung der Rechnung durch dieses Backoffice:

  • werden im Falle einer erfolgreichen Übermittlung an den Endempfänger 2 Nachrichten an den Nutzer geschickt:
    • die 1. enthält das Original der übermittelten elektronischen Rechnung;
    • die 2. enthält eine Kopie dieser Rechnung im PDF-Format;
  • wird im Falle einer Unmöglichkeit, aus welchem Grund auch immer, die Rechnung an den Endempfänger zu verteilen, eine Fehlermeldung an den Nutzer geschickt.

Belege

Es müssen keine Belege hinzugefügt werden.

Wirtschaftsteilnehmer können ihrem Antrag jedoch Folgendes beifügen:

  • Pläne;
  • eine Kopie der Rechnung; oder
  • jeden weiteren ihnen nützlich erscheinenden Beleg.

Beihilfen

Im Rahmen der Einführung der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung bei B2G-Geschäften („Business to Government“) haben kleine und sehr kleine Unternehmen unter gewissen Bedingungen Anspruch auf:

Formulare/Online-Dienste

Formulaire de saisie d’une facture électronique

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