Seit dem 18. März 2023 müssen alle Wirtschaftsteilnehmer, von Ausnahmen abgesehen, ihre Rechnungen im Rahmen eines öffentlichen Auftrags oder eines Konzessionsvertrags als konforme elektronische Rechnungen ausstellen und übermitteln.

Zur Erinnerung: Die Gesetzgebung über die öffentliche Auftragsvergabe erachtet als öffentlichen Auftrag alle schriftlichen Verträge:

• zwischen einem Wirtschaftsteilnehmer und einer öffentlichen Stelle; und
  
• über die Ausführung von Bauleistungen, die Lieferung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen.
  

Demnach handelt es sich auch in folgenden Fällen um einen öffentlichen Auftrag:

• Verträge über kleinere Beträge, beispielsweise 1.000 Euro oder sogar weniger; oder
• Verträge, die abgeschlossen werden im Wege:
  • eines Verhandlungsverfahrens (freihändige Vergabe) direkt zwischen einer öffentlichen Stelle und einem Wirtschaftsteilnehmer ohne vorherige öffentliche Ausschreibung; oder
  • eines sonstigen Verfahrens, bei dem verschiedene Wirtschaftsteilnehmer zueinander in Konkurrenz stehen würden.

Die Wirtschaftsteilnehmer können ihre elektronischen Rechnungen folgendermaßen übermitteln:

• über Peppol (Pan European Public Procurement OnLine); oder
• wenn sie keinen oder noch keinen Zugang zu Peppol haben, über eine der 2 Arten von Online-Formularen, die auf MyGuichet.lu verfügbar sind, nämlich:
  • ein Formular (wie unten beschrieben), das es ermöglicht, die Bestandteile einer Rechnung manuell in die Formularfelder einzugeben und diese Daten anschließend zu übermitteln; oder
  • ein Formular, das es ermöglicht, eine bereits konforme elektronische Rechnung hochzuladen und anschließend zu übermitteln.

Andere Übermittlungskanäle als Peppol oder MyGuichet.lu sind nicht zulässig. Es ist beispielsweise nicht gestattet, konforme elektronische Rechnungen per E-Mail zu übermitteln.

Zielgruppe

Betroffene Wirtschaftsteilnehmer

Alle Wirtschaftsteilnehmer, die im Rahmen eines öffentlichen Auftrags oder eines Konzessionsvertrags eine Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber ausstellen.

Ausschluss

Ausnahmsweise gilt die Pflicht zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen nicht für öffentliche Aufträge, die abgeschlossen wurden:

• im Rahmen der Entwicklungszusammenarbeit;
• durch diplomatische Vertretungen oder durch Konsulate;
• im Rahmen der Teilnahme Luxemburgs an internationalen Ausstellungen im Ausland; oder
• im Rahmen von Staatsbesuchen, offiziellen Besuchen oder Arbeitsbesuchen im Ausland.

Voraussetzungen

Die Benutzung der Plattform MyGuichet.lu bietet sich an für Wirtschaftsteilnehmer, die nicht oder noch nicht über einen Zugang oder eine Verbindung zum Liefernetzwerk Peppol verfügen.

Wirtschaftsteilnehmer, die bereits Zugang zu Peppol haben, können es direkt benutzen, um ihre elektronischen Rechnungen auszustellen und zu übermitteln.

Im Vorfeld zu erledigende Schritte

Betroffene Wirtschaftsteilnehmer müssen über einen beruflichen Bereich auf MyGuichet.lu verfügen.

Wie funktioniert MyGuichet.lu?

Es gibt 3 Fallkonstellationen:

• Die Person, die den Antrag einreicht, benutzt MyGuichet.lu zum ersten Mal und hat daher noch keinen persönlichen Bereich:
  
  Die Erstellung des Bereichs erfolgt in 2 Schritten:
  1. Registrierung als Benutzer;
  2. Erstellung des beruflichen Bereichs.

Es steht ein Tutorial im Video- und PDF-Format zur Verfügung, das Ihnen bei diesem Schritt hilft.

• Die Person, die den Antrag einreicht, ist bereits MyGuichet.lu-Benutzer und verfügt über einen privaten Bereich: Ein neuer beruflicher Bereich muss erstellt werden.

Es steht ein Tutorial im Video- und PDF-Format zur Verfügung, das Ihnen bei diesem Schritt hilft.

• Die Person, die den Antrag einreicht, hat schon einen beruflichen Bereich für das Unternehmen: Der bestehende berufliche Bereich kann benutzt werden.

Weitere Hinweise zur Benutzung von MyGuichet.lu finden Sie in der Hilfe-Rubrik.

Fristen

Die Pflicht für Wirtschaftsteilnehmer, konforme elektronische Rechnungen über einen der zulässigen Kanäle (Peppol oder MyGuichet.lu) auszustellen und zu übermitteln, gilt im Rahmen eines öffentlichen Auftrags oder eines Konzessionsvertrags seit dem 18. März 2023 für alle Wirtschaftsteilnehmer.

Die Pflicht für öffentliche Stelle, konforme elektronische Rechnungen zu empfangen und zu bearbeiten, gilt im Übrigen:

• für die zentralen öffentlichen Auftraggeber, wie beispielsweise die Ministerien, seit dem 18. April 2019; und
• für die subzentralen öffentlichen Auftraggeber, wie beispielsweise die Gemeinden, und sonstige Auftraggeber seit dem 18. April 2020.

Zudem müssen alle öffentlichen Stellen seit dem 18. Dezember 2021 einen Peppol-Zugang haben, um konforme elektronische Rechnungen über Peppol empfangen zu können.

Vorgehensweise und Details

Ausstellung und Übermittlung der elektronischen Rechnung

Der Wirtschaftsteilnehmer oder sein Bevollmächtigter füllt online über MyGuichet.lu das Formular aus. Er:

• gibt die einzelnen Bestandteile der Rechnung manuell in die Eingabefelder ein; und
• übermittelt diese Daten anschließend an den Empfänger der Rechnung.

Der Vorgang ist mit oder ohne Authentifizierung möglich.

Vorgang mit Authentifizierung

Der Wirtschaftsteilnehmer oder sein Bevollmächtigter, der den Antrag mit Authentifizierung einreicht, benötigt:

• einen beruflichen Bereich auf der Plattform MyGuichet.lu; und
  
• ein LuxTrust-Produkt (zum Beispiel: Token, Smartcard oder Signing Stick); oder
• einen elektronischen Personalausweis (eID); oder
  
• eine elektronische Identität eines anderen europäischen Landes (eIDAS).

Vorgang ohne Authentifizierung

Der Wirtschaftsteilnehmer oder sein Bevollmächtigter, der den Antrag ohne Authentifizierung einreicht, benötigt für jede Rechnung einen einmaligen Zugangscode (Token).

Dieser Token ist im Vorfeld bei der öffentlichen Stelle zu beantragen, die den öffentlichen Auftrag vergeben hat (Auftraggeber) bzw. mit der der Konzessionsvertrag abgeschlossen wurde (Konzessionsbehörde).

Eingabe der Informationen

In den Feldern des Formulars müssen die einzelnen Elemente einer elektronischen Rechnung, das heißt folgende Informationen, manuell eingegeben werden:

• Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer, der die Rechnung ausstellt;
• Angaben zur öffentlichen Stelle, an die die Rechnung ausgestellt wird;
• Rechnungsdetails:
  
  • Informationen zur Rechnung: Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum usw.; und
  • Zahlungsinformationen;
• Inhalt der Rechnung:
  • Eingabe einer oder mehrerer „Zeile(n)“, wobei jede Zeile Informationen zu einem spezifischen Artikel oder MwSt.-Satz enthält;
  • automatische Berechnung des Betrags entsprechend den eingegebenen Zeilen.

Nach dem Ausfüllen übermittelt die betreffende Person die angegebenen Daten über das Eingabeformular.

Der Benutzer erhält anschließend eine Bestätigung der Übermittlung seiner Rechnung an das Backoffice, das für die Verteilung der elektronischen Rechnungen an die jeweiligen öffentlichen Stellen zuständig ist. Nach Bearbeitung der Rechnung durch dieses Backoffice:

• werden im Falle einer erfolgreichen Übermittlung an den Endempfänger 2 Nachrichten an den Benutzer geschickt, von denen:
  • die erste das Original der übermittelten konformen elektronischen Rechnung enthält, das heißt die XML-Datei, die die Rechnung und die einzige Datei ist, die aus rechtlicher Sicht maßgebend ist;
  • die zweite ein PDF-Dokument mit den wesentlichen Daten aus dieser konformen elektronischen Rechnung enthält;
• wird, falls es aus irgendeinem Grund nicht möglich ist, die Rechnung an den Endempfänger zuzustellen, eine Fehlermeldung an den Benutzer geschickt.

Beizufügende Unterlagen

Beim Vorgang ohne Authentifizierung muss zwingend der Bestellschein beigefügt werden.

Unabhängig vom gewählten Vorgang kann der Wirtschaftsteilnehmer zudem folgende Unterlagen beifügen:

• Pläne;
• Stundenzettel (Timesheets);
  
• sonstige Belege zur Erläuterung des Inhalts der Rechnung; oder
• jeden weiteren ihm nützlich erscheinenden Beleg.

Die Anhänge müssen im PDF-Format eingereicht werden und dürfen nicht größer als 15 MB sein.

Beihilfen

Im Rahmen der Einführung der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung bei B2G-Geschäften („Business to Government“) haben kleine und sehr kleine Unternehmen unter gewissen Bedingungen Anspruch auf:

• eine Unterstützung im Rahmen des Programms SME Packages – Digital; und
• eine personalisierte Betreuung:
  • des House of Entrepreneurship;
  • der Abteilung eHandwierk der Handwerkskammer (Chambre des métiers).

Gut zu wissen

• Bei spezifischen Fragen zur elektronischen Rechnungsstellung können sich die Wirtschaftsteilnehmer an die Helpline eFacturation wenden, entweder telefonisch unter der Nummer (+352) 247-72155 oder per E-Mail an info@efact.public.lu.
• Darüber hinaus steht ein Tutorial zur Verfügung, das den Unternehmen bei der Durchführung des elektronischen Vorgangs hilft.
• Bei Fragen zu MyGuichet.lu im Allgemeinen oder den Funktionen (nicht spezifisch im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnungsstellung) können sich die Wirtschaftsteilnehmer an den Helpdesk von MyGuichet.lu wenden oder die Hilfe-Rubrik zu MyGuichet.lu aufrufen.
  
• Nähere Informationen zu den privaten Dienstleistern, die Peppol-Zugangspunkte anbieten, oder zu den Herausgebern von Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware, die bereits standardmäßig mit Peppol verbundene Software anbieten, erhalten die Wirtschaftsteilnehmer:
  • beim House of Entrepreneurship der Handelskammer (Chambre de commerce); oder
  • bei der Abteilung eHandwierk der Handwerkskammer.

Formulare/Online-Dienste

Zuständige Kontaktstellen