Inscription et accès au système eCDF

La plateforme électronique de Collecte des Données Financières (eCDF) permet la préparation, la validation électronique et la transmission par Internet des données financières à fournir régulièrement à l'État. Elle est accessible à l’adresse suivante : www.ecdf.lu.

Elle est notamment utilisée pour tout type de déclarations périodiques et annuelles (comme la déclaration de TVA) ou pour les comptes annuels.

Il n’y a qu’un seul compte par demandeur (personne titulaire), c’est-à-dire par numéro de matricule.

Le demandeur (personne physique ou personne morale) désigne un premier utilisateur, c’est-à-dire le gestionnaire principal en charge des accès à l’ensemble du système eCDF.

Le gestionnaire principal désigné doit disposer d’un certificat électronique, qui doit être compatible avec le type de compte eCDF demandé.

Le choix du type de compte dépend des fonctionnalités recherchées (dépôt pour le titulaire du compte ou d’autres déclarants).

Personnes concernées

Entités concernées

Toute personne physique (indépendant) ou morale qui a notamment l’obligation en tant qu’assujettis à la TVA de déposer sa déclaration de TVA  ainsi que les états récapitulatifs de biens et services par voie électronique.

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les déclarations de TVA qu’elles soient mensuelles, trimestrielles ou annuelles ainsi que les états récapitulatifs de biens et services doivent être déposés de façon électronique via eCDF.

Titulaire de compte eCDF

Un compte eCDF peut être demandé :

  • par des personnes morales ou physiques pour le certificat LuxTrust professionnel et le certificat eIDAS ;
  • uniquement par des personnes physiques pour le certificat LuxTrust privé.

Le gestionnaire principal

Le gestionnaire principal du système eCDF est désigné sur le formulaire de demande d’utilisation du système eCDF par le demandeur, à savoir la personne physique ou le(s) responsable(s) de l’entreprise.

Le gestionnaire principal est l’utilisateur du certificat LuxTrust/eIDAS indiqué sur le formulaire de souscription eCDF.

Les utilisateurs du système eCDF

Le gestionnaire principal peut décider de donner accès au système eCDF à d'autres employés de l'entreprise. La gestion des utilisateurs se fait directement via le compte du gestionnaire principal, sans avoir à soumettre une autre demande d'accès à l'administration.

Chaque utilisateur / gestionnaire du système eCDF doit être en possession :

  • pour un compte LuxTrust professionnel : d’un certificat professionnel LuxTrust avec exactement le même numéro d’identification "OU". Il n’est pas possible d’ajouter un utilisateur avec un numéro d’identification "OU" divergeant et ce, qu’il se rapporte à la même identité ou à une autre ;
  • pour un compte LuxTrust privé ou eIDAS :  d’un certificat eIDAS ou d’un certificat LuxTrust sans aucune limitation ou contrôle.

Modalités pratiques

Types de comptes eCDF

Compte eCDF LuxTrust professionnel avec contrôle du "organizational unit" ("OU")

Types de certificats

Le demandeur (futur titulaire du compte), personne morale ou personne physique, peut demander un compte eCDF pour un certificat LuxTrust professionnel de type :

  • Smartcard Pro (carte à puce professionnelle), ou ;
  • Signing Stick Pro (clé USB professionnelle), ou ;
  • Token Pro.
Fonctionnalités

Ce type de compte permet d’effectuer des dépôts pour :

  • le titulaire du compte ;
  • d’autres déclarants.
Moyens d'authentification

Le moyen d’authentification doit répondre aux critères suivants :

  • être un certificat LuxTrust professionnel ;
  • pour des raisons de sécurité, comporter le numéro d’identification de l’entreprise "Organizational Unit" dit "OU" : identifiant de l'entité titulaire, c'est-à-dire un des identifiants luxembourgeois officiel du titulaire du compte (n° TVA luxembourgeois, n° RCSL, matricule national) ;
  • tous les certificats Luxtrust professionnels à rattacher par la suite au compte eCDF, doivent contenir exactement le même "OU" que le certificat LuxTrust professionnel du gestionnaire principal (premier utilisateur).

Au moment de la commande du certificat LuxTrust, le demandeur (le futur titulaire du compte) indique soit le numéro RCSL, soit le numéro de TVA luxembourgeois de l’entreprise à laquelle il appartient. Ce numéro correspondra à son numéro d’identification "Organizational Unit"("OU").

Les personnes qui ne disposent pas d’identifiants luxembourgeois doivent contacter le Helpdesk eCDF.

Cet identifiant, à préciser lors de chaque commande Luxtrust, est de la seule responsabilité de la société qui décide ce qu’elle veut avoir inscrit comme "OU".

Si un certificat LuxTrust professionnel existe déjà, il est préconisé de s’aligner avec le "OU" de ce certificat. Sinon, il est préférable d’utiliser le numéro RCSL.

L’identifiant "OU" devra, lors de la demande d'accès à eCDF, être enregistré dans le certificat professionnel LuxTrust de chaque utilisateur afin qu'il soit associé à l'entreprise qu'il représente.  Tous les utilisateurs d’un compte doivent avoir le même "OU".

En pratique, le premier utilisateur eCDF (à savoir le gestionnaire principal eCDF), déterminé par l’identifiant, inscrit dans son certificat l’identifiant « OU » du compte eCDF. Les autres utilisateurs doivent s’aligner sur ce même « OU » lors de leur commande Luxtrust, sinon ils ne pourront pas être rattachés au compte.

Au besoin, le détenteur d’un certificat professionnel LuxTrust peut retrouver le numéro "OU" figurant dans son certificat en utilisant la fonction test & print sur le site de Luxtrust.

Compte eCDF pour certificat LuxTrust privé

Types de certificats

Le demandeur, personne physique, peut demander un compte eCDF pour un certificat LuxTrust privé de type Smartcard Private ou Stick Private, Token Private.

Fonctionnalités

Ce type de compte ne permet d’effectuer des dépôts que pour le titulaire du compte.

Moyens d'authentification

L’utilisateur peut s’authentifier à l’aide d’un certificat LuxTrust privé.

Le nom sur le certificat LuxTrust du gestionnaire principal eCDF doit correspondre au nom du titulaire eCDF.

Compte eCDF pour certificat eIDAS

Types de certificats

Le demandeur (personne morale ou personne physique) peut créer un compte eCDF avec un certificat eIDAS.

eIDAS est un certificat privé.

Fonctionnalités

Ce type de compte ne permet d’effectuer des dépôts que pour le titulaire du compte.

Moyens d’authentification

L’utilisateur s’authentifie à l’aide de son certificat eIDAS.

Demande d’un premier accès eCDF

Le demandeur doit adresser par courrier le formulaire de demande d’utilisation du système eCDF souhaité datée au Helpdesk eCDF à l’adresse suivante :

Centre des technologies de l’information de l’Etat
Helpdesk eCDF
1, rue Mercier
L-2144 Luxembourg

La demande doit être signée par le/les responsables ainsi que par le gestionnaire principal eCDF.

Pièces justificatives

Compte eCDF pour certificat Luxtrust professionnel avec contrôle « organizational unit » (OU)

Le demandeur doit joindre à sa demande :

  • les détails du certificat Luxtrust professionnel du gestionnaire principal eCDF indiqué au point 7 du formulaire de demande. Par exemple, la fiche de test "Statut de votre certificat" Luxtrust. Cette fiche peut être créée sur : www.luxtrust.lu ;
  • une copie de la carte d’identité du responsable pour chaque responsable ayant signé le formulaire de demande eCDF.

Le CTIE peut demander des pièces supplémentaires.

Compte eCDF pour certificat Luxtrust privé

Le demandeur doit joindre à sa demande :

  • les détails du certificat Luxtrust privé du demandeur indiqué au point 7. Par exemple, la fiche de test "Statut du certificat" Luxtrust. Cette fiche peut être créée à l'adresse : www.luxtrust.lu ;
  • une copie de la carte d’identité du demandeur.
Le CTIE peut demander des pièces supplémentaires.

Compte eCDF pour certificat eIDAS

Le demandeur doit joindre à sa demande :

  • s’il a un numéro de TVA :
  • s’il n’a pas de numéro de TVA :
    • un document avec tous détails du certificat électronique eIDAS du gestionnaire principal eCDF indiqué sur le formulaire de demande (point 7). Par exemple, la fiche de test du certificat eIDAS qui être créée à l'adresse : https://eidas.services-publics.lu/cisie-sp/initAuthenticate ;
    • un extrait du Registre de commerce et des sociétés (RCS) de la société demanderesse qui indique le droit de signature du/des responsable(s) indiqué dans le formulaire (point 8) et qui a signé le formulaire de demande ;
    • la délégation de signature lorsque le formulaire de demande est signé par une personne non reprise sur l’extrait RCS ;
    • une copie de la carte d’identité du/des responsable(s) ayant signé le formulaire de demande.

Le CTIE peut demander des pièces supplémentaires.

E-mail d'activation

L’utilisateur / gestionnaire principal eCDF mentionné sur le formulaire de demande reçoit de la part de security.public.lu un e-mail d’activation avec un lien. L’utilisateur doit cliquer sur ce lien afin de finaliser la création des droits d’accès à eCDF.

Tant que cet e-mail n’a pas été activé par l’utilisateur, l’accès à eCDF ne sera pas possible.

Services en ligne / Formulaires

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Demande d’utilisation du système eCDF / Compte eCDF pour certificat Luxtrust professionnel avec contrôle "organizational unit" (OU)

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Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 1 Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

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Antrag zur Benutzung des eCDF-Systems / eCDF-Konto für professionelles LuxTrust-Zertifikat mit Überprüfung der „organizational unit“ (OU)

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Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

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Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

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Demande d’utilisation du système eCDF / Compte eCDF pour certificat Luxtrust privé

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Antrag zur Benutzung des eCDF-Systems / eCDF-Konto für privates LuxTrust-Zertifikat

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