eTVA - Inscription et accès au système
Le système eTVA permet :
- aux assujettis inscrits à la TVA luxembourgeoise d’effectuer en ligne leurs démarches concernant la TVA, à savoir :
- la consultation de l'extrait de compte de TVA détaillé via le système eTVA-C ;
- la demande de remboursement de la TVA acquittée dans un Etat membre autre que le Luxembourg via le système VAT Refund ;
- aux entreprises, via la plateforme VATMOSS, de souscrire au Mini-One-Stop Shop Luxembourg.
Le responsable de l’entreprise doit désigner un gestionnaire principal en charge des accès à l’ensemble des systèmes eTVA.
Le gestionnaire principal peut alors :
- désigner d'autres utilisateurs autorisés à utiliser le système eTVA de l’entreprise ;
- et définir leurs droits respectifs.
Chaque utilisateur doit préalablement disposer d'un certificat professionnel LuxTrust à son nom, compatible avec le certificat du gestionnaire principal.
Personnes concernées
Tous les assujettis inscrits à la TVA luxembourgeoise (entreprises, indépendants, fiduciaires, comptables, etc.) peuvent demander un accès au système eTVA.
Les assujettis non-inscrits à la TVA luxembourgeoise peuvent également demander un accès au système eTVA, notamment en qualité de mandataire pour pouvoir déposer les demandes de remboursement VAT Refund, à condition d'avoir un mandat électronique de la part du mandant.
L'accès au système est strictement personnel, tout comme le certificat professionnel LuxTrust. La connexion au système doit obligatoirement se faire à l'aide de l'identité électronique de la personne effectuant les opérations dans ce système, le certificat professionnel LuxTrust ne devant pas forcément être établi au nom du responsable de l’entreprise.
Le certificat LuxTrust ne peut pas :
- être partagé par plusieurs personnes ;
- être utilisé par une autre personne physique que l'utilisateur du système.
Démarches préalables
Certificat professionnel LuxTrust
Pour pouvoir accéder au système eTVA de l’entreprise, chaque utilisateur doit être en possession d'un certificat professionnel LuxTrust à son nom personnel et en tant que représentant de son entreprise de type :
- Smartcard Pro (carte à puce professionnelle);
- ou Signing Stick Pro (clé USB professionnelle).
Les autres produits LuxTrust (Smartcard ou Stick Private, Token, Certificat SSL, etc.) ne sont pas acceptés par le système eTVA.
En utilisant son certificat professionnel Luxtrust pour le compte de l'entreprise, l'utilisateur agit personnellement en tant que professionnel représentant l'entité juridique de l’entreprise.
Les utilisateurs qui disposent déjà d'un certificat LuxTrust Pro éligible contenant l'identifiant "OU" de l'entreprise peuvent l'utiliser pour demander un accès au système eTVA.
Identifiant de l'entreprise ("Organisational Unit" dit "OU")
Lors de la première commande d’un certificat Luxtrust Pro, le demandeur doit indiquer les numéros RCSL ou TVA de l’entreprise (dite "Organisational Unit") à laquelle il appartient.
Cette information permet à Luxtrust d’attribuer un numéro d’identification "OU" à chaque entité de l’entreprise.
Cet identifiant "OU" devra, lors de la demande d'accès à eTVA, être enregistré dans le certificat professionnel LuxTrust de chaque utilisateur afin qu'il soit associé à l'entreprise qu'il représente.
A noter que la valeur du champ "OU" dépend de plusieurs facteurs, notamment si l'administré est établi au Luxembourg, dans un autre Etat membre ou bien en dehors de l'Union européenne.
Si l'administré est établi au Luxembourg, en tant qu'inscrit à la TVA luxembourgeoise, il devra veiller à indiquer le numéro RCSL dans les formes prescrites par Luxtrust, vu qu'en cas de changement de forme juridique de la société, seule cette référence d'origine sera maintenue.
En cas de changement de forme juridique, la société se verra attribuer :
- un autre matricule ;
- un nouveau numéro d'identification à la TVA.
Le numéro d'identification d'origine à la TVA ne sera utile que si la société ne disposait pas auparavant d'un numéro RCS au Luxembourg.
Modalités pratiques
Désigner le gestionnaire principal du système eTVA
Pour désigner un gestionnaire principal, le responsable de l'entreprise doit :
- compléter une demande d'accès au système eTVA par certificat professionnel LuxTrust (4. Formulaires divers, a. Formulaire de souscription avec certificat) en renseignant son nom, son adresse e-mail personnelle ainsi que le numéro de son certificat professionnel LuxTrust et la signer au recto, ainsi qu’au verso avec la mention manuscrite "lu et approuvé" ;
- envoyer l’original par courrier à l’adresse indiquée sur le formulaire ;
- confirmer l'accès au système eTVA après réception des emails de confirmation.
Pour modifier le gestionnaire principal, le responsable de l’entreprise doit compléter une nouvelle demande d'accès au système eTVA par certificat professionnel LuxTrust avec les informations de la nouvelle personne en charge.
L'ancien gestionnaire principal perd alors automatiquement ses droits d'accès. Les utilisateurs qu'il avait définis conservent leurs accès, à condition que l'identifiant "OU" indiqué dans le certificat du nouveau gestionnaire principal soit identique à celui de l'ancien.
Pour annuler l’accès au système eTVA du gestionnaire principal, le représentant de l’entreprise doit compléter une demande d’annulation d’un accès au système eTVA (4. Formulaires divers, b. Formulaire d'annulation).
Tous les accès créés par le gestionnaire principal sont annulés par la même occasion.
Désigner les utilisateurs du système eTVA
Le gestionnaire principal peut ensuite décider de donner accès au système eTVA à d'autres employés de l'entreprise. La gestion des utilisateurs se fait directement via le compte du gestionnaire principal, sans avoir à soumettre une autre demande d'accès à l'administration.
Le gestionnaire principal peut :
- créer et révoquer les accès des utilisateurs aux applications eTVA dont il est gestionnaire ;
- et déléguer la gestion des accès à d’autres gestionnaires.
Chaque utilisateur/gestionnaire du système eTVA doit être en possession d'un certificat LuxTrust pro, à son nom personnel et en tant que représentant de l’entreprise.
Plusieurs employés d’une entreprise peuvent ainsi se connecter simultanément et effectuer les opérations pour lesquelles ils disposent des droits d'accès.
Pour utiliser le système eTVA-C (consultation), l’utilisateur doit, par ailleurs, s’enregistrer sur MyGuichet et créer un espace professionnel.
Pour annuler l’accès au système eTVA d’un utilisateur/gestionnaire, le gestionnaire principal doit compléter une demande d’annulation d’un accès au système eTVA (4. Formulaires divers, b. Formulaire d'annulation).
Services en ligne / Formulaires
Formules TVA
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Démarche en ligne
Demande concernant l'accès au système eTVA par certificat professionnel LuxTrust
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Antrag betreffend einen Zugang zum eTVA System
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Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.
Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).
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