Une société ne disposant pas de locaux privatifs peut envisager sous certaines conditions une domiciliation auprès d’un tiers et y fixer son siège social ou un siège quelconque.

La domiciliation est une solution appropriée pour des sociétés qui, de par leur activité, ne nécessitent pas de locaux propres. Ce n’est par exemple pas le cas d’une société commerciale à qui la loi impose d’avoir un établissement physique au Luxembourg. Pour être considéré comme un établissement stable dans le pays, il est nécessaire qu’une société occupe des locaux propres, bien réels.

Le siège social d’une société doit pouvoir être clairement déterminé. La domiciliation auprès d’un tiers permet de répondre à cette exigence en l’absence de locaux exclusifs de la société.

La loi encadre cette activité en la réservant à des professions réglementées en leur imposant des règles de vigilances tout en conférant des garanties de sérieux pour l’exercice de cette activité.

Personnes concernées

Toute société établissant un siège auprès d’un tiers pour y exercer une activité est une société domiciliée.

Le domiciliataire de sociétés est une personne physique ou morale qui accepte qu’une société, dans laquelle il n’est pas lui-même un associé exerçant une influence significative sur la conduite des affaires :

• établisse auprès de lui un siège pour y exercer une activité ;
• preste des services pour la société domiciliée.

Ne sont pas concernés la domiciliation d’une société :

• auprès d’une personne physique qui est elle-même un associé direct ou indirect exerçant une influence significative sur la conduite des affaires de la société ;
• d’investissement ou de tout autre organisme de placement collectif ayant la forme juridique d’une société commerciale, auprès d’une société de gestion d’organismes de placement collectif;
• de gestion d’organismes de placement collectif ou d’une société de conseil d’organismes de placement collectif auprès d’une autre société de gestion d’organismes de placement collectif ;
• auprès d’une entreprise faisant partie du même groupe.

Conditions préalables

L’activité de domiciliation de sociétés est réservée par la loi aux professions réglementées listées ci-après :

• les établissement de crédit ;
• les autres professionnels du secteur financier et du secteur des assurances ;
• les avocats à la Cour inscrit sur la liste I ;
• les avocats européens exerçant sous son titre professionnel d’origine inscrit sur la liste IV ;
• les réviseurs d’entreprises ;
• les réviseurs d’entreprises agréé ;
• les experts-comptables.

Le domiciliataire et la société domiciliée sont tenus de conclure par écrit une convention dite de domiciliation.

Démarches préalables

L’activité de domiciliataire à titre de professionnel du secteur financier est soumise à agrément de la Commission de Surveillance du Secteur Financier (CSSF).

L’agrément pour l’activité de domiciliataire de sociétés est subordonné à la justification d’une formation universitaire accomplie en droit, économie ou gestion d’entreprise, ainsi que d’assises financières d’une valeur de 125.000 euros au moins.

L’activité de domiciliataire à titre de dirigeant d’entreprise de réassurance ou de captive d’assurance est soumis à agrément du Commissariat aux assurances. L’agrément est subordonné à la justification d’une formation universitaire accomplie en droit, économie ou gestion d’entreprise.

Modalités pratiques

Siège de la société commerciale

Le domicile de toute société commerciale est situé au principal établissement de la société.

Le principal établissement d’une société est présumé, jusqu’à preuve contraire, être le lieu du siège social de la société.

L’absence de domicile connu constitue une contravention grave à la loi. Ce manquement est susceptible de faire encourir la dissolution ou la fermeture judiciaires de l’entreprise.

Nationalité de la société commerciale

Lorsqu’une société a son domicile au Luxembourg, elle est de nationalité luxembourgeoise. La loi luxembourgeoise lui est pleinement appliquée.

Obligations

Convention obligatoire

Avant de conclure une convention de domiciliation, le domiciliataire est tenu de :

• vérifier le respect des dispositions légales relatives au siège de la société ;
• connaître l’identité réelle des membres des organes de la société domiciliée ;
• conserver la documentation afférente et de la maintenir à jour ;
• conserver la documentation sur l’identification pendant 5 ans après la fin de la relation conventionnelle.

Au cas où le domiciliataire constaterait que la société domiciliée contreviendrait aux dispositions légales régissant les sociétés commerciales et le droit d’établissement, il pourra dénoncer avec effet immédiat le contrat de domiciliation. La dénonciation doit prendre la forme d’une lettre recommandée et indiquer les motifs légaux.

La dénonciation prendra effet à partir de la date de son dépôt par le domiciliataire au registre de commerce et des sociétés (RCS).

Le domiciliataire n’encourt aucune responsabilité civile ou pénale du fait de cette dénonciation.

Contenu minimal d’une convention de domiciliation pour un professionnel du secteur financier (PSF)

La CSSF a émis une circulaire applicable aux professionnels du secteur financier qui énonce le contenu minimal d’une convention de domiciliation.

Cette convention couvre :

• la désignation de la personne en charge du domiciliataire ;
• la désignation des services ;
• les droits et obligations du domiciliataire ;
• les obligations en matière de lutte anti-blanchiment ;
• les clauses d’exonération du domiciliataire ;
• les droits et obligations de la société domiciliée ;
• le mode de communication entre contractants ;
• les tarifs des services ;
• la durée et résiliation de la convention ;
• les modalités de dénonciation sans préavis ;
• la loi applicable, en l’occurrence luxembourgeoise.

Les avocats sont soumis à des règles spécifiques internes au Barreau en matière de domiciliation de sociétés.

Fin avant terme de la convention

Le domiciliataire de la société domiciliée reste tenu de ses obligations de domiciliataire lorsqu’il est mis fin avant terme à la convention de domiciliation ou en cas de non renouvellement sans que la situation société domiciliée ne soit régularisée.

Ses obligations prennent fin avec la dénonciation de la convention au registre de commerce et des sociétés (RCS) du ressort du domicile de la société domiciliée. La cessation de la domiciliation est en outre publiée à la diligence du domiciliataire au Recueil électronique des sociétés et associations (RESA).

Le gestionnaire du registre de commerce et des sociétés qui reçoit le dépôt en informe sans délai le Procureur d’État du ressort du domicile de la société.

Effets de la dénonciation de la convention

À partir du jour du dépôt au RCS la société domiciliée n’a plus de domicile légal si le siège en cause était le domicile de la société.

Sanctions

Le non-respect des obligations en matière de domiciliation, tel l’absence de convention de domiciliation peut être sanctionnée par la dissolution ou la fermeture judiciaires de la société.

La loi frappe de sanctions pénales les infractions à la réglementation sur les domiciliations de sociétés, telles :

• l’exercice de l’activité de domiciliation sans faire partie des professions autorisées ;
• la domiciliation de mauvaise foi une société auprès d’un professionnel non autorisé ;
• la domiciliation d’une société sans la conclusion d’une convention ;
• l’absence des publications requises ;
• la violation des obligations de domiciliataire.

Organismes de contact