Service d'éducation et d'accueil pour enfants - agrément

Un agrément écrit est requis pour toute personne physique ou morale qui souhaite exploiter, contre rémunération, un service d’éducation et d’accueil pour enfants de plus de 3 enfants en journée (entre 5h et 23h) pendant 46 semaines ou moins par année civile.

En vue de l’obtention d’un agrément, le gestionnaire adresse une demande d'agrément pour service d’éducation et d’accueil accompagnée de pièces justificatives au Service d’éducation et d’accueil du ministère de l’Education nationale, de l’Enfance et de la Jeunesse.

Les services d'éducation et d'accueil pour enfants (crèche, foyer de jour, maison relais) qui souhaitent devenir prestataire du chèque-service accueil doivent faire une demande en reconnaissance du prestataire du chèque-service accueil (séparée de la demande d’agrément).

La mention de l’agrément doit figurer sur toutes les lettres, factures ou autres pièces destinées aux usagers ou au public.

Personnes concernées

Un agrément est requis pour toute personne physique ou morale qui souhaite exploiter, contre rémunération, un service d’éducation et d’accueil pour enfants de plus de 3 enfants en journée (entre 5h et 23h).

Au niveau du service d’éducation et d’accueil pour enfants 2 types d’agréments sont distingués :

  • jeunes enfants de moins de 4 ans ;
  • enfants scolarisés de plus de 4 et moins de 12 ans ou fréquentant l’enseignement fondamental ou l’éducation différenciée.

Conditions préalables

Conditions à respecter en vue de l'obtention de l'agrément

Au niveau de la qualité structurelle les conditions suivantes sont à respecter par les services d’éducation et d’accueil en vue de l’obtention de l’agrément.

Prestations à fournir

Le service d’éducation et d’accueil offre au moins les prestations suivantes :

  • la détente et le repos ;
  • une restauration équilibrée ;
  • des activités d’animation et d’initiation culturelle, musicale, artisanale, artistique, motrice et sportive ;
  • des activités favorisant le développement social, affectif, cognitif, linguistique et psychomoteur de l’enfant ;
  • des activités favorisant l’intégration de l’enfant dans son environnement social et local ;
  • des études surveillées consistant à offrir aux enfants scolarisés un cadre favorable à l’exécution des devoirs à domicile de façon autonome, dans des conditions de calme avec une surveillance et un soutien minimal.

Pendant 46 semaines au moins par année civile selon des plages horaires journalières comprises au maximum entre 5h et 23h, à définir par le gestionnaire. Ces prestations doivent être adaptées à l’âge de l’enfant.

Conditions d’honorabilité

Le gestionnaire et le personnel doivent remplir les conditions d’honorabilité.

L’honorabilité du gestionnaire et du personnel s’apprécie sur base des antécédents judiciaires.

L’ensemble du personnel ainsi que le gestionnaire doivent donc disposer :

  • d'un extrait de casier judiciaire (Bulletin n°3 et Bulletin n°5) pour les ressortissants luxembourgeois ;
  • d’un extrait de casier judiciaire (Bulletin "classique" et Bulletin renseignant sur les condamnation pour des faits commis à l'égard d'un mineur ou impliquant un mineur) du ou des pays dont ils ont la nationalité pour les non-luxembourgeois et les personnes disposant de la double nationalité.

Chaque membre du personnel d’un service faisant l’objet d’une inculpation ou d’une condamnation pour des faits commis à l’égard d’un mineur ou impliquant un mineur est tenu d’en informer son employeur.

Qualifications du personnel

Le personnel dirigeant, le personnel d’encadrement et le personnel de cuisine doivent remplir les conditions de qualification.

Conditions linguistiques

Le personnel d’encadrement pédagogique du service d’éducation et d’accueil doit être composé de manière à ce que les 3 langues du pays (luxembourgeois, français et allemand) puissent être pratiquées au sein du service.

Les 3 langues ne doivent pas nécessairement être parlées par chacun des membres du personnel, mais elles doivent toutes les 3 être utilisées au sein du service.

Le niveau de compétence à certifier dans chacune de ces 3 langues doit être au minimum :

Nombre minimal du personnel pédagogique

Le gestionnaire d’un service d’éducation et d’accueil est obligé de respecter le nombre minimal du personnel d’encadrement pédagogique à engager pour assurer le fonctionnement du service.

Nombre maximal d'enfants par agent d'encadrement pour chaque tranche d'âge

Enfants de moins de 2 ans

6

Enfants de 2 à 4 ans

8

Enfants de plus de 4 ans

11

Formule de calcul du nombre de personnes d'encadrement (NPE)
NPE = x/6 + y/8 + z/11
x = nombre d’enfants inscrits de moins de 2 ans
y = nombre d’enfants inscrits de 2 à 4 ans
z = nombre d’enfants inscrits de plus de 4 ans

Le NPE minimal obtenu est arrondi au nombre entier supérieur.

L’organisation des ressources humaines tient compte des besoins du service, des prestations offertes et du nombre des enfants effectivement présents au service à un moment donné de la journée. Le gestionnaire est tenu d’organiser les ressources humaines de manière à respecter à tout moment de la journée le ratio d’encadrement pour assurer le fonctionnement d’un service.

Capacité d’accueil maximale

La capacité d’accueil maximale du service est déterminée en divisant la surface totale nette des locaux de séjour disponibles pour l’exécution des prestations par le nombre de mètres carrés attribué par enfant :

  • pour les jeunes enfants (moins de 4 ans) :
    • 4 m2 par enfant dans les locaux de séjour ;
    • au moins 2 m2 par enfant de moins de 2 ans concernant les dortoirs (les dortoirs ne sont pas considérés pour le calcul de la capacité d’accueil maximale) ;

      Tout en respectant la condition des 4 m2
      par enfant, les locaux servant à l’exécution des prestations peuvent accueillir :
    • maximum 12 enfants de moins de 2 ans ;
    • maximum 15 enfants entre 2 et 4 ans ;
    • maximum 12 enfants dans le cas d’un groupe de différentes classes d’âge ;
  • pour les enfants scolarisés :
    • au moins 3 m2 par enfant.

Les halls sportifs et les centres culturels ne sont pas considérés dans ce calcul, mais, en cas de recours à de tels locaux sans les détourner de leur attribution initiale, la capacité d’accueil maximale d’enfants scolarisés peut être augmentée de 30 %.

Le service doit également disposer d’une aire de jeux extérieure adjacente d’au moins 5 m2 par enfant.

La capacité d’accueil maximale d’enfants ainsi que les normes d’encadrement légales en vigueur doivent être affichés visiblement dans le hall d’entrée du service.

Normes minima de sécurité et salubrité

L’infrastructure du service d’éducation et d’accueil doit correspondre aux normes minima de sécurité et de salubrité ainsi qu’aux besoins des enfants.

Ceci doit être attesté par l’Inspection du travail et des mines (ITM) et le cas échéant par le Service de la Sécurité dans la fonction publique.

Les infrastructures doivent être choisies, construites et équipées de façon à ce que les enfants ne soient pas exposés à des nuisances telles que :

  • des bruits excessifs ;
  • des odeurs ;
  • des vibrations désagréables ;
  • des émanations nocives ;
  • des courants d’air et ;
  • d’autres désagréments.

Une aération suffisante ainsi qu’une bonne qualité acoustique de tous les locaux doivent être assurées. Les locaux destinés au séjour et au repos doivent disposer de lumière naturelle.

Les infrastructures utilisées dans le cadre de l’activité du service ne peuvent pas être utilisées à des fins étrangères par rapport à leur destination prévue dans le cadre de l’agrément, par exemple à d’autres fins commerciales ou à des fins privées.

Exigences hygiéniques, sanitaires et celles relatives à la sécurité alimentaire

L’infrastructure du service d’éducation et d’accueil doit être conforme aux exigences hygiéniques et sanitaires et répondre à la réglementation relative à la sécurité alimentaire. Cette conformité doit être attestée par le ministre ayant la Santé dans ses attributions.

Accessibilité aux usagers

Le gestionnaire s’engage par écrit qu’il "garantit que les activités agréées sont accessibles aux usagers indépendamment de toutes considérations d'ordre idéologique, philosophique et religieux et que l'usager du service a droit à la protection de sa vie privée et au respect de ses convictions religieuses ou philosophiques" (Annexe 1 de la demande d’agrément).

 

Généralités concernant les infrastructures

Local de restauration

La superficie totale nette des locaux attribués à la restauration ne peut être inférieure à 1 m2 par enfant pour la durée de l’exercice de l’activité de restauration pendant la journée sans pour autant dépasser la capacité d’accueil maximale du service.

Un local attribué à la restauration des enfants scolarisés doit être subdivisé en plusieurs espaces de restauration par des séparations optiques et acoustiques, sans que le nombre d’enfants accueillis au total et en même temps dans cette salle à manger ne puisse dépasser 60 enfants.

Dortoirs / espaces de repos

Le service d’éducation et d’accueil pour enfants doit disposer :

  • pour les jeunes enfants de moins de 2 ans, d’au moins un dortoir au même étage que le séjour ou à l’étage immédiatement inférieur ou supérieur. Ce dortoir doit :
    • avoir une surface d’au moins 2 m2 par enfant de moins de 2 ans ;
    • être équipé de dispositifs acoustiques de surveillance à distance ;
    • permettre un sommeil sans perturbations ;
  • pour les enfants de plus de 2 ans des espaces de repos et de détente doivent être disponibles, pouvant faire partie d’une conception paysagère de l’espace de séjour principal (espaces accessibles aux enfants, spécialement dédiés au repos, visuellement distincts, mais qui peuvent se trouver à l’intérieur du séjour.

Sanitaires

Le service d’éducation et d’accueil pour enfants doit disposer :

  • d’au moins une cuve de toilette et un robinet accessibles aux enfants par tranche entamée de 10 enfants (soit 2 à partir de 11 enfants, 3 à partir de 21 enfants, etc.) ;
  • pour les jeunes enfants(moins de 4 ans) la salle de bain doit :
    • disposer d’une table à langer ;
    • disposer d’un robinet hygiénique pour le personnel ;
    • se trouver au même étage que le local de séjour.
  • d’une cabine de toilette pour adultes.

Une cuve de toilette n’est pas obligatoire pour les enfants de moins de 2 ans.

Pour les enfants scolarisés, les sanitaires doivent :

  • se trouver à proximité des locaux de séjour ;
  • disposer de cabines de toilettes ;
  • disposer d’une cabine de toilette pour adultes.

Cuisine

Les repas peuvent être préparés sur place ou livrés par un sous-traitant. Dans les 2 cas, les installations doivent être conformes aux exigences hygiéniques et sanitaires et répondre aux obligations en matière de sécurité alimentaire définies par la Division de la Sécurité Alimentaire du ministère de la Santé.

Pour ce faire, les exploitants ou futurs exploitants d'un service d'éducation et d'accueil pour enfants sont invités à consulter le guide des bonnes pratiques pour une bonne hygiène alimentaire

Le service d’éducation et d’accueil pour jeunes enfants doit disposer d’une cuisine ou d’un bloc kitchenette au même étage que le local de séjour.

Le service d’éducation et d’accueil doit offrir une alimentation équilibrée, basée sur des produits frais et adaptée à l’âge des enfants. 

Local administratif et autres locaux

Le service doit disposer :

  • d’un local séparé pour la gestion administrative, la préparation pédagogique ainsi que le dépôt des affaires personnelles des salariés ; 
  • d’un espace pour parents dans l’espace central ;
  • d’un espace de stockage pour landaus et poussettes pour les services accueillant les jeunes enfants ;
  • d’un espace de rangement des affaires personnelles pour chaque enfant fréquentant le service au moins une fois par semaine.

Démarches préalables

Autorisation d’exploitation pour établissement classé

Avant de demander l’agrément, le requérant doit demander une Autorisation d’exploitation pour établissement classé (classe 3A) auprès de l'ITM.

Les conditions types à respecter par un service d’éducation et d’accueil sont :

Le gestionnaire doit adresser sa demande d’autorisation d’exploitation pour un service d’éducation et d’accueil pour enfants à l'ITM accompagnée des pièces mentionnées dans le formulaire-type.

Dès réception de l'autorisation d'exploitation pour établissement classé, l'exploitant peut débuter les travaux d'aménagement / construction.

L'autorisation fixe les conditions d'exploitation de l'établissement (des locaux). Sa durée de validité est illimitée, même en cas de changement d'exploitant.

Plans d’aménagements

Avant d’introduire sa demande d’agrément, le gestionnaire doit contacter l’Administration communal compétente afin de vérifier si le plan d’aménagement général (PAG) et le plan d’aménagement particulier (PAP) permettent l’exploitation d’un service d’éducation et d’accueil pour enfants dans le bâtiment en question.

L’administration communale lui fournira alors un certificat attestant la conformité du service par rapport au PAG.

Si le projet exige des transformations, le gestionnaire devra également s’assurer d’obtenir une autorisation de bâtir.

Exigences de santé et sécurité

Avant de commencer les travaux, le gestionnaire doit contacter la Direction de la Santé  afin de se mettre en conformité avec les exigences hygiéniques et sanitaires ainsi que les obligations en matière de sécurité alimentaire.

Pour ce faire, le gestionnaire est invité à consulter les modalités concernant l'avis de la Division de l'Inspection Sanitaire de la Direction de la Santé.

Délais

Ouverture d'une structure

La procédure d'autorisation d'exploitation pour établissement classépeut prendre 2 à 3 mois.

Il est conseillé d'introduire la demande dès le début du projet ou avant le début des travaux.

La durée de la procédure d'agrément dépend du dépôt d'un dossier complet.

Renouvellement de l’agrément

Le gestionnaire désireux de renouveler l’agrément du service est tenu d’en faire la demande écrite au ministre ayant l’Enfance dans ses attributions au plus tard 3 mois avant l’échéance de l’agrément.

Mise en conformité - Période transitoire

La période transitoire prévue dans les textes légaux est prolongée jusqu'au 15 juillet 2019.

Cette modification concerne exclusivement les structures agréées avant le 14 novembre 2013 et qui disposent encore d'un agrément.

Les structures agréées selon l’ancienne règlementation doivent se mettre en conformité avec la nouvelle réglementation et obtenir un nouvel agrément avant le 15 juillet 2019. Durant cette période transitoire, elles peuvent continuer leur activité en respectant les anciennes exigences du règlement grand-ducal respectif.

Si leur agrément expire durant la période transitoire, elles peuvent obtenir un renouvellement selon l’ancienne règlementation, à condition que la durée prévue pour l’agrément ne dépasse pas la date d’expiration de la période transitoire (15 juillet 2019).

Elles peuvent également choisir de se conformer directement à la nouvelle règlementation en adressant une nouvelle demande d'agrément au Service de l'éducation et de l'accueil du ministère de l’Éducation nationale, de l’Enfance et de la Jeunesse.

Modalités pratiques

Demande d’agrément

La demande d’agrément datée, signée est à envoyer au Service d’éducation et d'accueil du ministère de l’Education nationale, de l’Enfance et de la Jeunesse accompagnée des pièces justificatives suivantes:

  • demande d'agrément pour service d’éducation et d’accueil pour enfants ;
  • les extraits de casier judiciaire récents du gestionnaire ou de ses représentants et du personnel dirigeant :
    • pour les ressortissants luxembourgeois: bulletin n°3 et bulletin n°5 "Protection des mineurs" ;
    • pour les non-luxembourgeois et les personnes disposant de la double nationalité: les extraits de casier judiciaire (bulletin "classique" et bulletin renseignant les condamnations pour des faits commis à l'égard d'un mineur ou impliquant un mineur) du ou des pays dont ils ont la nationalité ;
  • une attestation (ou rapport de réception) fournie par l’organisme de contrôle agréé munie du visa de l’ITM et le cas échéant par le service de la Sécurité dans la fonction publique ;
  • un document conceptuel renseignant sur la mise en œuvre des prestations obligatoires accompagné :
    • d'un plan détaillé des infrastructures avec leurs fonctions correspondantes ;
    • d'un plan de l'aire de jeux extérieure ;
  • une copie de l'avis du ministère de la Santé attestant que l’infrastructure est conforme aux exigences hygiéniques et sanitaires et répond à la réglementation relative à la sécurité alimentaire ;
  • une copie du certificat de conformité par rapport au PAG délivré par l'administration communale ;
  • une copie de la lettre adressée au service d'incendie et de sauvetage pour les informer de l'existence et de l'emplacement du service ;
  • un budget prévisionnel et des pièces afférentes documentant la situation financière ;
  • un engagement écrit du gestionnaire selon lequel il "garantit que les activités agréées sont accessibles aux usagers indépendamment de toutes considérations d'ordre idéologique, philosophique et religieux et que l'usager du service a droit à la protection de sa vie privée et au respect de ses convictions religieuses ou philosophiques" Annexe 1 de la demande d’agrément.

Si le gestionnaire est une personne morale :

  • la demande d'agrément doit être introduite et signée par la ou les personnes autorisées à représenter la personne morale en justice ;
  • le dossier d'agrément contient également une copie des statuts ou de l'acte constitutif de la personne morale ;
  • les conditions d’honorabilité s’apprécient dans le chef de la personne habilitée à représenter la personne morale lorsque :
    • le gestionnaire est :
      • une société anonyme, une société à responsabilité limitée ou une société européenne : l’administrateur, le directeur ou le gérant du service qui ayant reçu délégation de pouvoirs à cet effet par le conseil d’administration ou en vertu des statuts ;
      • un établissement public ou association sans but lucratif : le président de son conseil d’administration ;
      • une commune : les membres du collège des bourgmestres et échevins ;
      • un syndicat intercommunal : les membres de son bureau ;
    • l’administrateur ou le membre du directoire responsable est une personne morale : le représentant permanent de la personne morale.

Demande de réception et visite d’agrément

Une fois les travaux de construction et d'aménagement finalisés, le gestionnaire doit demander :

  • un rendez-vous avec un organisme de contrôle agréé pour une première réception du bâtiment aménagé (contrôle des normes de sécurité, de salubrité et d'hygiène fixées par l’autorisation d’exploitation pour établissement classé de l’ITM) ;
  • le cas échéant un rendez-vous chez le service national de la Sécurité dans la fonction publique ;
  • un rendez-vous auprès de la Direction de la Santé afin de recevoir un avis après l’achèvement des travaux ;
  • un rendez-vous avec le Service d’éducation et d’accueil du ministère de l’Education nationale, de l’Enfance et de la Jeunesse pour une visite d’agrément (contrôle des infrastructures, de leur conformité aux prestations obligatoires et détermination de la capacité d'accueil maximale).

Rapport de réception (par un organisme de contrôle agréé par l’ITM)

L'organisme de contrôle agréé émettra une attestation (ou rapport de réception) qui pourra faire état :

  • d’une ou plusieurs non-conformités majeures ("remarque à 0 jour") ou ;
  • de certaines non conformités mineures assorties d'un délai de mise en conformité (ex. : "remarque à 90 jours")  ou ;
  • d’aucune remarque.

Non-conformités majeures

Lorsque le rapport de réception contient une ou plusieurs non-conformités majeures ("remarques à 0 jour"), la structure ne pourra pas recevoir d'agrément. Le gestionnaire devra :

  • effectuer les travaux de mise en conformité ;
  • demander une nouvelle réception.

Non-conformités mineures

Lorsque le rapport de réception contient des non-conformités mineures ("remarques à 90 jours") mais aucune non-conformité majeure ("remarques à 0 jour"), le gestionnaire peut transmettre :

  • l’attestation (ou rapport de réception) fournie par l’organisme de contrôle à l’ITM afin qu’elle y appose son visa ;
  • cette même attestation (munie du visa de l’ITM) au Service d'éducation et d'accueil pour compléter la demande d’agrément.

Il obtiendra alors un agrément provisoire sous réserve que :

  • le dossier de demande soit complet ;
  • la visite d’agrément du ministère n'ait donné lieu à aucune observation.

Il pourra alors ouvrir son service mais devra :

  • se mettre en conformité dans les délais indiqués ;
  • demander une nouvelle réception ;
  • transmettre le rapport de réception au service d’éducation et d’accueil du ministère de l’Education nationale, de l’Enfance et de la Jeunesse.

Aucune non-conformité

Lorsque le rapport ne contient aucune remarque, le gestionnaire peut :

  • transmettre l’attestation (ou rapport de réception) fournie par l’organisme de contrôle à l’ITM afin qu’elle y appose son visa ;
  • la transmettre (munie du visa de l’ITM) au Service d’éducation et d'accueil pour compléter la demande d’agrément. Il obtiendra alors un agrément sous réserve que :
    • le dossier de demande soit complet ;
    • la visite d’agrément du Service d’éducation et d’accueil n'ait donné lieu à aucune observation.

Il pourra alors ouvrir son service.

La mention de l’agrément doit figurer sur toutes les lettres, factures ou autres pièces destinées aux usagers ou au public.

Validité de l’agrément

L’agrément est valable pour une durée limitée ou illimitée pour vue que toutes les conditions d’obtention soient remplies. En cas de modification des conditions sur la base desquelles l’agrément a été accordé, le gestionnaire doit demander un nouvel agrément.

Renouvellement de l’agrément

Le gestionnaire désireux de renouveler l’agrément du service est tenu d’en faire la demande écrite au ministre ayant l’Enfance dans ses attributions au plus tard 3 mois avant l’échéance de l’agrément.

La demande de renouvellement est à accompagner des pièces suivantes :

  • une attestation  émanant :
    • soit de l’Inspection du travail et des mines pour les services régis par la classe 3A des établissements classés ;
    • le cas échéant du Service de la sécurité dans la fonction publique ;
  • une copie de l’avis émanant du ministre ayant la Santé dans ses attributions attestant que l’infrastructure est conforme aux exigences hygiéniques et sanitaires et répond à la réglementation relative à la sécurité alimentaire.

En cas de besoin, le gestionnaire doit également fournir :

  • un document conceptuel ;
  • une copie du certificat établi par l’administration communale attestant la conformité du service par rapport au PAG.

Changement de gestionnaire

Lorsque le service change de gestionnaire, il convient d’introduire une nouvelle demande d’agrément avec toutes les pièces justificatives.

Rénovation ou aménagements substantiels des infrastructures

En cas de rénovation ou d’aménagement substantiels des infrastructures dans lesquelles se déroulent des activités le gestionnaire veillera à faire procéder aux contrôles d’inspection prévus par la loi et à produire les pièces suivantes :

  • d’une attestation émanant soit de l’Inspection du travail et des mines pour les services régis par la classe 3A des établissements classés, soit du Service de la sécurité dans la fonction publique pour les institutions relevant du champ d’application de la loi modifiée du 19 mars 1988 concernant la sécurité dans la fonction publique établissant que l’infrastructure dans laquelle le requérant exerce ses activités correspond aux normes minima de sécurité et de salubrité ainsi qu’aux besoins des enfants ;
  • d’un document conceptuel ;
  • d’une copie de l’avis émanant du ministre ayant la Santé dans ses attributions attestant que l’infrastructure est conforme aux exigences hygiéniques et sanitaires et répond à la réglementation relative à la sécurité alimentaire.

 En cas de besoin, il doit également fournir :

  • une copie du certificat établi par l’administration communale attestant la conformité du service par rapport au plan d’aménagement général de la commune ;
  • une copie de la lettre adressée au service d’incendie et de sauvetage renseignant sur l’existence et l’emplacement d’un service.

Services en ligne / Formulaires

Service d’éducation et d’accueil - Autorisation d'exploitation (ITM)

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Service d'éducation et d'accueil - Demande d'agrément (MENJE)

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Service d'éducation et d'accueil - Annexe 1 de la demande d'agrément (MENJE)

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Document conceptuel - note explicative

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