Individual training leave

Persons who wish to develop their professional skills through training may benefit from leave in order to:

  • participate in training courses;
  • prepare for and take exams;
  • write a thesis;
  • complete any work in relation to an eligible training course.

Who is concerned

The following may benefit from individual training leave:

  • the employee:
    • who holds a work position in the private sector that is located in Luxembourg (regardless of their place of residence);
    • who has an employment contract with a business or association legally established and active in Luxembourg;
    • whose length of service is at least 6 months with the employer at the time of the request for leave.
  • the self-employed worker (or liberal profession):
    • who has been registered for at least 2 years with the Luxembourg social security office;
    • who has their professional domicile in Luxembourg;
    • who works in Luxembourg.
  • all persons:
    • who have an apprenticeship contract;
    • who are preparing for and competing in an international, European or Luxembourgish championship of trades.

The employer must give their opinion following the employee's application.

Prerequisites

Applicants can attend training courses offered in Luxembourg and abroad by:

  • public or private schools whose activities and certificates are recognised by the public authorities;
  • the professional chambers;
  • the communes;
  • private foundations, natural persons and associations that are accredited by the Minister of Education, Children and Youth;
  • ministries, administrations and public establishments.

The training does not have to be directly related to the individual's profession. The courses can take place during working hours, evenings or at the weekend.

Training courses offered and co-financed by other means are not eligible, such as:

Deadlines

The request must be submitted 2 months before the start of the leave requested.

How to proceed

Amount of training leave  

Each worker has 80 days of leave at their disposal for individual training during their professional career. These days can be taken in several stages provided the following conditions are respected:

  • maximum 20 days over a period of 2 years;
  • minimum 1 day at a time.

The worker may recover 1/3 of the time devoted to the training as individual training leave:

  • the number of hours of training is divided by 8 hours (for full-time employees) such as to obtain the number of days of training;
  • the number of days of training is then divided by 3 to obtain the number of days of training leave. This number is rounded down to the nearest whole number if necessary.

Example:

A full-time employee had 26 hours of training.

26 / 8 hours = 3.25 days of training

3.25 / 3 = 1.083333 days of training leave (to be rounded down to the nearest whole number)

A 26-hour training course gives rise to 1 day of training leave.

Training leave is considered as an effective period of work and as such:

  • may not be deducted from the annual leave;
  • must be taken into consideration when calculating the days of annual leave due.

During their training leave, the employee continues to benefit from the provisions regarding labour protection and social security.

For part-time employees, days of training leave are calculated in proportion to their effective working time.

Request for training leave for salaried workers

Submitting the application for training leave

Employees must fill in the first part of the application for training leave, and then submit the form to their employer.

Employer must fill in the section of the form to be completed by them, stating their opinion and, if it is unfavourable, their reasons.

The employer:

  • may not refuse the application for training leave;
  • may express a negative opinion.

In case of a negative opinion, the leave can be reported:

  • once only within a maximum period of one year;
  • if the employee's absence is likely to have a negative impact on:
    • the proper operation of the company; or
    • the annual leave holiday planning of the company's employees.

The employee then sends the duly completed and signed form to the Department of Vocational Training (Service de la formation professionnelle) at the Ministry of Education, Children and Youth (ministère de l'Education nationale, de l'Enfance et de la Jeunesse - MENJE).

Supporting documents

The application must be accompanied by the following documents:

Remuneration of the employee

During the leave, the employer advances the employee a compensatory allowance. This allowance:

  • is equal to the average daily wage;
  • cannot exceed 4 times the social minimum wage for unskilled workers.

Application for training leave for self-employed workers

Submitting the application

The self-employed person can submit their application for training leave:

Supporting documents

Applications must be accompanied by:

Compensation for self-employed workers

Self-employed workers (or liberal professions) have the right to financial compensation which is paid directly by the state. The allowance:

  • is determined based on the income used, for the past financial year, as the earnings base subject to contributions to the pension fund;
  • cannot exceed 4 times the social minimum wage for unskilled workers.

Time frame for a response

Normally, the applicant and their employer receive a response to their request at least 2 weeks before the  leave is due to start.

Exceptions to the deadlines may be granted if the applicant is required to attend an examination. In such a case, however, it is in the interest of the person concerned to submit their application as soon they become aware of the date or dates of the examination.

Obligations

Persons who have completed the training must:

  • have the training organisation provide them with a certificate, issued in triplicate, proving that they used the leave for the stated purpose.
  • in the case of employees, immediately give 2 copies of the certificate to their employer.  

Reimbursement

The employer / self-employed person / person exercising a liberal profession must make a declaration of reimbursement:

The declaration must be accompanied by:

  • the training participation certificates;
  • a copy of the ministerial approval;
  • for employers:
    • a copy of the salary slips for the corresponding period;
    • a certificate from the employer stating the precise dates of the training leave taken;
    • a copy of the letter from the Joint Social Security Centre indicating the rate of contribution to the Employers' Mutual Insurance Scheme; or
  • for self-employed workers / liberal professions: the income certificate used for the last tax year as a contribution base for pension insurance.

The employer receives the amount of the compensatory allowance as well as the employer's share of social security contributions.

Sanctions

In the event of inaccurate or incomplete declarations, the beneficiary must:

  • immediately return the allowances received;
  • pay interest at the legal rate for the period ranging from the day the allowances were paid out until the day they were reimbursed.

Forms / Online services

Request for training leave (employee)

Request for training leave (employee)

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

Demande d'octroi d'un congé-formation (salarié)

Demande d'octroi d'un congé-formation (salarié)

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 1 Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

Bewilligungsantrag eines Bildungsurlaubs (Lohnempfänger)

Bewilligungsantrag eines Bildungsurlaubs (Lohnempfänger)

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

Request for reimbursement (employer)

Request for reimbursement (employer)

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Déclaration de remboursement (employeur)

Déclaration de remboursement (employeur)

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Kostenerstattungsantrag (Arbeitgeber)

Kostenerstattungsantrag (Arbeitgeber)

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Request for training leave (self-employed)

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Demande d'octroi d'un congé-formation (travailleur indépendant / personne exerçant une profession libérale)

Demande d'octroi d'un congé-formation (travailleur indépendant / personne exerçant une profession libérale)

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Bewilligungsantrag eines Bildungsurlaubs (Selbständiger, Freiberufler)

Bewilligungsantrag eines Bildungsurlaubs (Selbständiger, Freiberufler)

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Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

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Request for reimbursement (self-employed)

Request for reimbursement (self-employed)

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Déclaration de remboursement (travailleur indépendant / personne exerçant une profession libérale)

Déclaration de remboursement (travailleur indépendant / personne exerçant une profession libérale)

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Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

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Kostenerstattungsantrag (Selbständiger, Freiberufler)

Kostenerstattungsantrag (Selbständiger, Freiberufler)

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Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

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Training leave - self-employed - online service

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Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

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Congé de formation - indépendant / profession libérale - service en ligne

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 1 Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

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Bewilligungsantrag eines Bildungsurlaubs (Sebständiger, Freiberufler)

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Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

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Training leave - online reimbursement request (employer)

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Congé de formation - déclaration de remboursement en ligne (employeur)

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Bildungsurlaub Kostenerstattungsantrag (Arbeitgeber)

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Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

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Training leave - online reimbursement request (self-employed)

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Congé individuel de formation - déclaration de remboursement en ligne (indépendant / profession libérale)

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 1 Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

Bildungsurlaub Kostenerstattungsantrag (Sebständiger, Freiberufler)

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

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