Conditions of residence in Luxembourg for students taking part in an exchange programme

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A third-country student who wishes to come to Luxembourg to take part in an exchange programme for a period of more than 3 months, must follow a procedure in 2 consecutive steps:

  • Step 1: before entering the country:
    • submit an application for a temporary authorisation to stay to the Immigration Directorate of the Ministry of Foreign and European Affairs;
    • hold a valid passport;
    • for persons subject to visa requirements in order to enter Luxembourg: request a type D visa after having obtained the temporary authorisation to stay;
  • Step 2: after entering the country:
    • make a declaration of arrival in the new commune of residence in Luxembourg;
    • undergo a medical check;
    • then apply for a residence permit for third-country students.

Who is concerned

A third-country national (i.e. from a country which is neither an EU Member State nor a country treated as such - Iceland, Norway, Liechtenstein or Switzerland) who resides in a third country and wishes to establish residence in Luxembourg as a student will need an authorisation to stay and then a residence permit.

Prerequisites

To be considered as a student, third-country nationals must satisfy the following conditions:

  • be admitted in a secondary education establishment in Luxembourg;
  • be between 14 and 21 years old;
  • provide proof of their participation in school:
    • either in a student exchange established in the framework of a bilateral agreement;
    • or in a European programme in the fields of education and lifelong learning;
  • provide proof that the exchange organisation vouches for them for the whole duration of their stay, in particular for their living and return expenses;
  • they are hosted by a selected family or a host structure for the whole duration of their stay, in compliance with the rules of the exchange programme in which they are participating.

Third-country students must also:

  • have a valid passport;
  • check whether or not they require a visa to enter the Schengen area.

How to proceed

Step 1: before entering the country

Application for an authorisation to stay

The third-country student must submit an application for an authorisation to stay (on plain paper) from his country of origin and before coming to Luxembourg:

The application must be submitted and approved before coming to Luxembourg, except in certain special cases (i.e. third-country nationals who already hold a residence permit in Luxembourg). Applications submitted from inside Luxembourg are inadmissible.

The application for a temporary authorisation to stay must contain the applicant's identity details (surname(s), first name(s) and address) and must be accompanied by the following documents and information:

  • a copy of their valid passport, in its entirety;
  • an extract from their criminal records or an affidavit (sworn declaration) established in the country of residence;
  • proof that the student is participating either in a student exchange programme established in the framework of a bilateral agreement or in a European programme for education and lifelong learning;
  • proof that they have been admitted to a secondary education establishment for the duration of the exchange;
  • proof that the exchange organisation (school, high school, asbl, etc.) vouches for him for the duration of his stay, in particular with regard to living and return expenses;
  • proof that the student is hosted by a selected family or a host structure for the whole duration of his stay;
  • a health insurance certificate (Luxembourgish or foreign) covering all risks on Luxembourg territory;
  • where necessary, a power of attorney.

Power of attorney:
third-country nationals may mandate a third party to submit the application in their place. In this case, the mandate holder, with the exception of attorneys, must provide proof of their mandate in the form of a written power of attorney, duly dated and signed by the principal. The signature must be preceded by the handwritten note "bon pour procuration" (good for proxy).

The documents enclosed must be originals or certified true copies (except for the passport where a plain copy will suffice). Should the authenticity of a document be in doubt, the Minister of Immigration can request that the document be authenticated by the appropriate local authority and legalised by the Embassy (or alternatively notarised with an apostille of the Hague).

If the documents are not drawn up in German, French or English, an official translation by a 'sworn translator' must be attached.

Only complete applications will be processed. Incomplete applications will be returned to the applicant.

The time required for a response from the Ministry of Foreign and European Affairs is generally a maximum of 3 months. If no response is received within this time, the application has been rejected.

In case of a favourable reply, the third-country national receives a "temporary authorisation to stay", sent by post. This temporary authorisation to stay is valid for a duration of 90 days. During that time, the third-country national must:

  • either apply for an entry visa to the Schengen area, if they are subject to visa requirements;
  • or, if they are not subject to visa requirements, enter Luxembourg territory and make a declaration of arrival to the administration of the commune where they reside.

After entering Luxembourg, the third-country national must take steps to obtain a residence permit.

Passport and visa

If they are not subject to visa requirements, the third-country national may enter Luxembourg with the authorisation to stay and a valid passport.

Third-country nationals subject to a visa obligation must, before their journey and from their country of origin, submit a type D visa application and present their temporary authorisation to stay to the Luxembourg diplomatic or consular representation in their country of origin, or, failing that, to the embassy or consulate of the country in the Schengen area which represents Luxembourg for the issuance of long stay visas (only the Belgian embassy or consulate).

The visa, valid for a maximum period of 3 months, is affixed in the passport in the form of a seal.

If the applicant's passport is due to expire in less than 6 months, they are advised to renew it before coming to Luxembourg.

If the third-country national has a valid residence permit for family members of an EU citizen or a valid residence permit issued by another EU Member State, a visa is not required. Third-country nationals are nonetheless required to have a temporary authorisation to stay in Luxembourg.

Step 2: after entering the country

Declaration of arrival

When entering Luxembourg territory, the third-country national must hold valid travel documents (visa and passport, where applicable), as well as the temporary authorisation to stay.

They must make a declaration of arrival at the administration of the commune where they intend to establish residence, within 3 days of arrival in Luxembourg, presenting:

  • a valid travel document (passport and, where applicable, a visa or a residence permit or authorisation issued by another EU Member State);
  • the original temporary authorisation to stay;
  • a valid proof of address (i.e.: rental agreement, electricity bill, etc.), where applicable.

The applicant will receive a copy of the declaration of arrival as a receipt.

The copy of the declaration of arrival together with the authorisation to stay are valid as a right of residence until the residence permit is issued.

Medical check

Before applying for the residence permit, the young third-country national must undergo a medical check for foreigners as soon as possible which consists in:

  • a medical examination by a doctor established in Luxembourg and authorised to work as a general practitioner, a practitioner specialised in internal medicine or pediatrics; and
  • a tuberculosis (TB) screening performed at a medical analysis laboratory (with a prescription from the doctor who performed the medical examination) or at the Health and Social Welfare League (Ligue médico-sociale - LMS), for any person aged 2 years and over; and
  • a tuberculosis screening using a tuberculin test at the Health and Social Welfare League (Ligue médico-sociale - LMS) for children aged between 2 months and 2 years.

After receiving the results of these examinations, the Health Inspection (Inspection sanitaire) of the Health Directorate (Direction de la Santé) will issue a medical certificate, which will be sent to the Immigration Directorate of the Ministry of Foreign and European Affairs to allow the residence permit application to be processed.

Residence permit application

Third-country students must submit an application for a residence permit for third-country students to the Immigration Directorate of the Ministry of Foreign and European Affairs within 3 months of entry into Luxembourg.

Applications for a residence permit can be submitted online using MyGuichet.lu or by post using a special form (see 'Forms / Online services').

Submitting the application online

The application for a residence permit is available on MyGuichet.lu. The online procedure can be completed:

  • with authentication using:
    • a LuxTrust product (e.g. Smartcard, Signing stick or Token); or
    • an electronic identity card (eID); or
  • without authentication.
The supporting documents indicated below must be attached to the online application.
Submitting the application by post

If the application is submitted by post, the application form and the supporting documents indicated hereafter must be sent to the Ministry of Foreign and European Affairs.

Supporting documents

The following documents must be attached to the application:

  • a copy of their valid passport, in its entirety;
  • a copy of the declaration of arrival established by the communal authority;
  • proof that the student is hosted by a selected family or a host structure for the duration of his stay;
  • proof of payment of a fee of EUR 80 to account IBAN LU46 1111 2582 2814 0000 (BIC: CCPLLULL, beneficiary: Ministère des Affaires étrangères et européennes, Direction de l'immigration; communication: titre de séjour dans le chef de [insert name here]).

When the application is approved, the applicant will receive a letter inviting them to make an appointment with the Immigration Directorate of the Ministry of Foreign and European Affairs in order to have their photograph and fingerprints taken, which will be incorporated into the residence permit. The applicant may also bring a recent photograph compliant with OACI/ICAO standards ('biometric passport standards').

A few days after the biometric data have been collected, the applicant can pick up the residence permit in person at the Immigration Directorate, by appointment.

The residence permit takes the form of a chip card containing the biometric data.

The residence permit includes information about its holder (surname, first name, nationality, date and place of birth), as well as specific information about the residence permit (permit category, date of beginning and end of validity of the permit).

Certain residence permit categories include additional information in the field "observation".

Validity

The residence permit is valid from the date of the arrival declaration at the commune.

The residence permit issued to the third-country student is valid for one year.

Third-country nationals may reside in Luxembourg as students for a limited period of maximum one year. The residence permit for students cannot be renewed. Moreover, the student cannot change the residence permit category after expiration of the residence permit for students.

Loss, theft or damage to the residence permit

In case of loss, theft or deterioration of the residence permit, a specific procedure needs to be followed.

Forms / Online services

Modèle de demande d’autorisation de séjour d’un ressortissant de pays tiers élève d’une école ou d’un lycée luxembourgeois

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Engagement de prise en charge pour élève

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Power of attorney (Mandate convention)

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Procuration - convention de mandat

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Demande d'un titre de séjour pour ressortissant de pays tiers

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Demande en délivrance d'un titre de séjour pour ressortissant de pays tiers

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Liste des observations sur les titres de séjour pour ressortissants de pays tiers

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