Applying for a Luxembourg identity card - non-resident

Last update 02.08.2021

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An identity card proves its holder's identity and nationality.

For Luxembourg nationals living abroad, the card is optional.

Luxembourg ID cards have an electronic chip.

The procedure for obtaining a Luxembourg ID card can be fast-tracked.

Who is concerned

For Luxembourg nationals living abroad, the ID card is optional.

You are not allowed to hold more than one Luxembourg ID card.

Preliminary steps

Non-resident Luxembourg nationals who have a child:

  • born abroad;
  • not declared to a Luxembourg administration;

should request a certificate of nationality for their child from the Nationality Office (Service de l'indigénat).

The child will be registered in the National Registry of Natural Persons. The child will be able to obtain a Luxembourg ID card.

Deadlines

If the application is made to the eID applications service of the Government IT Centre (Centre des technologies de l'information de l'État - CTIE) in Luxembourg, the procedure for obtaining an ID card takes:

  • 10 working days for the normal procedure;
  • 3 working days for the fast-track procedure.

For applications made through a diplomatic or consular mission, a longer time period must be taken into account.

ID cards must be collected within 6 months of applying. The competent authorities reserve the right to destroy the identity card after this deadline has passed.

Costs

Cost of an ID card

The cost depends on where the application is submitted.

If the application is submitted to the eID applications service of the Government IT Centre (Centre des technologies de l'information de l'État - CTIE) in Luxembourg, the fee is:

  • EUR 14 for applicants over 15 years of age;
  • EUR 10 for children between 4 and 15 years old;
  • EUR 5 for children under 4 years old.

If the application is made through a diplomatic or consular mission, the fee is increased by EUR 20, i.e.:

  • EUR 34 for applicants over 15 years of age;
  • EUR 30 for children between 4 and 15 years old;
  • EUR 25 for children under 4 years old.

For a fast-track application, the fee is set at EUR 45, regardless of how long the card is valid for.

Payment of the fee

The fee must be paid:

  • at the earliest, 6 months before applying for the ID card; and
  • at the latest, at the time of applying.

The fee may be paid:

  • at a 'bancomat' ATM;
  • online, by bank transfer or payment into CCPL account no. IBAN LU44 1111 7028 7715 0000, BIC code CCPLLULL, for the following beneficiary:
TS-CE CTIE
CARTES D’IDENTITES
B.P. 1111
L-1011 Luxembourg

 

The proof of payment must be presented when applying for the ID card. It is important to indicate the surname and first name of the ID card holder in the box reserved for communication on the transfer or cash payment.
If you are applying for several members of the same family, you may make a single transfer or payment. The proof of payment must indicate the first and last names of all the persons concerned.

For applications submitted to the CTIE's eID applications service, payment may also be made directly on the spot.

Refund in the event of an incorrect bank transfer

In the event of an incorrect bank transfer, you can obtain a refund by applying in writing (letter or email) to the Guichet.lu helpdesk. Your application must contain:

  • an explanation;
  • a copy of the bank transfer statement;
  • an account number (IBAN number and BIC code);
  • the name of the account holder to whom the refund is to be made.

How to proceed

Applying for an ID card

Luxembourg nationals living abroad can apply for an ID card to:

Applicants must be listed in the National Registry of Natural Persons.

In the case of a minor, several different situations must be distinguished:

  • the child lives at the same address as both parents:
    • the application can be made by either of the parents; or
    • a power of attorney (mandat) is:
      • drawn up so that a third person can apply; and
      • signed by either one of the parents; or
  • the child lives with one of its parents:
    • the application can be made by the parent with whom:
      • the child lives; or
      • the child does not live, provided the other parent has agreed to this; or
    • a power of attorney (mandat) is:
      • drawn up so that a third person can apply; and
      • signed by the parent with whom the child lives; or
  • the child does not live with either parent: the person/parent/guardian wishing to apply for the ID card must provide proof of parental authority.

Adults without legal capacity must also be accompanied by their legal guardian.

For security reasons, the issuance of the ID card still requires the physical presence of the future holder during the registration process, even if the ID card is for a baby.

Applicants and, if applicable, their child, must attend in person at the CTIE's eID applications service or the Luxembourg diplomatic or consular mission when applying (registration process) and must bring proof of payment with them.

Documents to be submitted with the application

All applications must be accompanied by the following documents:

  • proof of payment of the fee;
  • a valid identity document (passport or Luxembourg ID card) or, failing that, a certificate of nationality;
  • a recent document (less than 3 months old) issued by the commune of residence indicating the address and the composition of the household (residence certificate, household composition certificate, certificate of domicile, etc.);
  • a marriage certificate if the applicant wants the spouse's name to be indicated on the ID card. This certificate is only necessary if the spouse is not listed in the National Registry of Natural Persons;
  • in the event of the loss, theft or destruction of the old ID card, an official attestation issued by the police.

For applications submitted to the CTIE's eID applications service, photographs are usually taken on site. An applicant may nevertheless bring their own photograph, which must:

In the case of new-born babies, the parents may have the ID photo taken by a professional photographer. Following that, they may then go to the CTIE's eID applications service to apply for the ID card.

Persons applying for an ID card through a diplomatic or consular mission must also provide a recent photograph compliant with ICAO standards.

Names on the ID card

The last and first names indicated on the application must be those listed in the National Registry of Natural Persons. Only 3 first names at the most can be printed on electronic identity cards (eID cards).

Any person wanting the name of their living or deceased spouse indicated on the card must indicate this at the time of applying.

Signature

At the end of the registration process, applicants validate the data on the pre-completed form and sign it.

For anyone unable to sign and for children under 6 years of age, the word "DISPENSE" (exempt) is written in place of the signature.

Issuance of the ID card

The ID card can be collected after a period of 10 working days at the place of application. The applicant must bring the application receipt.

ID cards must be collected within 6 months of applying. Thereafter, the commune or the CTIE's eID applications service is entitled to destroy the ID card.

During the registration process, applicants may give the last and first name(s) of a third party who will collect the ID card in their place. This person is called a 'mandataire' (authorised representative). This third party must present the receipt mentioning their name and a valid identity document at the time of collection of the ID card.

Note: The name of the 'mandataire' is shown on the receipt. This means the name must be given at the time of the registration process and it cannot be changed subsequently.

The ID card is in the form of an 85 x 53 mm plastic card; it incorporates a number of security elements as well as secure printing features.

Fast-track procedure

Applicants can also obtain an ID card using a fast-track procedure. When applying, the applicant must indicate the reason for the urgency.

Applications may be made at:

In this case, the application must be accompanied by documents proving the applicant's address abroad and a recent photo complying with ICAO standards.

ID cards applied for using the fast-track procedure can only be collected at the CTIE's eID applications service after 3 working days from the date of application.

ID cards must be collected within 6 months of applying. Thereafter, the CTIE's eID applications service is entitled to destroy the ID card.

Electronic certificates of the ID card

The ID card contains:

  • personal information printed visibly on the card;
  • data that can only be read electronically (in addition to the visible data), located on a contactless electronic chip:
    • the 13-digit national identification number ('matricule') of the holder;
    • the authentication and electronic signature certificates and the associated private keys;
    • an image of the holder's face;
    • the holder's scanned signature;
    • for ID cards applied for after 2 August 2021, the chip will also contain 2 of the holder's scanned fingerprints if the holder is 12 years or older.

Access to the electronic data is protected by cryptographic security mechanisms such as BAC (Basic Access Control), SAC (Supplemental Access Control) and EAC (Extended Access Control), defined by the ICAO.

The ID card provides its holder with 2 certificates:

  • a signature certificate that enables the holder to electronically sign documents and transactions online. The holder is sure to have a qualified electronic signature having the same legal value as a handwritten signature;
  • an authentication certificate that enables the holder to log on easily to many State and private online applications, with a maximum level of security.

Activation and access

To be able to provide authentication and sign electronically, adult holders may request the activation of the electronic certificates at the time of application for the card, and only at that time. They must:

For a child aged 15 and over, the certificates may be activated on request:

  • by a parent with parental authority; or
  • the legal guardian.

The parent or legal guardian also signs the request to activate the certificates and accepts the general terms and conditions of use of the certificates. In this case, both the card holder and the parent or guardian must:

  • sign the application receipt;
  • provide a contact email address for either the card holder or the parent/guardian.

These certificates cannot be activated for ID cards issued to children under 15 years of age and to adults without legal capacity.

The CTIE's eID applications service will send a secret code to persons who are eligible for the activation of the certificates, the authentication keys and the electronic signature.

The persons concerned may access the electronic certificates using:

Revocation, suspension and reactivation

The holder of an ID card may at any time request the suspension of their certificates, the reactivation of a suspended certificate, or the revocation (i.e. definitive deactivation) of their certificates. The suspension or deletion of authentication and signature certificates does not affect the validity of the ID card.

Change of contact email address

Anyone who, after activating their electronic certificates, changes email address or realises that the encoded email address is incorrect may ask to change the email address by contacting LuxTrust. They will receive their eID-related notifications at a valid address.

Validity period of the ID card

The validity period of the ID card depends on the holder's age:

  • for persons over 15 years of age, the ID card is valid for 10 years;
  • for children between 4 and 15 years old: the card is valid for 5 years;
  • for children under 4 years of age: the card is valid for 2 years.

Where it is temporarily impossible for the applicant to physically provide fingerprints, the identity card is valid for 12 months.

Renewing an ID card

Applications to renew or replace ID cards must be made in person to the competent authorities, as soon as possible, by:

  • the applicant;
  • the parent with parental authority; or
  • the legal guardian in the case of minors or adults without legal capacity.

The renewal of the ID card is necessary in the following cases:

  • expiry of the period of validity stated on the card;
  • the holder's ID photo no longer corresponds to their present appearance;
  • loss, theft or damage to the ID card;
  • change of last or first name(s) and in the case of the addition or deletion of the name of a living or deceased spouse;
  • change of national identification number.

Returning an ID card

In the event of renewal of an ID card or loss of Luxembourg nationality, the old card must be returned to the authority where the registration process of the new card takes place:

The ID card will be invalidated.

Loss, theft or destruction of the ID card

The loss, theft or destruction of an ID card must be reported as soon as possible to the police and to the administration.

Forms / Online services

Payment of the ID card

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

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Paiement de la carte d'identité en ligne

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

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Online-Zahlung des Personalausweises

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

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Accord en matière de demande de passeport / carte d'identité

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Mandat en matière de demande de passeport / carte d'identité

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Demande de changement d'adresse e-mail pour les notifications du certificat LuxTrust contenu dans la carte d'identité électronique

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Demande de remboursement pour une carte d’identité

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Appointment booking

Booking an appointment at the physical reception desk

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Demande de rendez-vous à l'accueil physique de Guichet.lu

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Vereinbarung eines Termins bei der Bürgerberatungsstelle

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

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Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

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Authentic sources

National Registry of Natural Persons

Consult your personal data in the National Registry of Natural Persons

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Registre national des personnes physiques

Consultez vos données inscrites au Registre national des personnes physiques (RNPP)

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Nationales Register natürlicher Personen

Rufen Sie die Daten des Nationalen Registers natürlicher Personen auf

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Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).

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