Applying to vote by post in communal elections

MyGuichet.lu
Mobile App
Residents

Logo für leichtes Lesen

This internet page is also available in easy-to-read. Click on the image to access the document.

All other documents in easy-to-read are available here.

Each commune has a communal council (which represents the commune) and a board of mayor and aldermen (which is the executive and administrative body for day-to-day management of the commune). The communal councillors are directly elected by the inhabitants of the commune.

The communal council is renewed every 6 years during elections which are usually held on the second Sunday in October.

The elections can be moved to the first Sunday in June if the legislative elections and the communal elections are scheduled to take place in October of the same year.

The number of communal councillors in the communal council is determined by the number of inhabitants in the commune.

Each commune is an electoral district. Voters have as many votes as there are councillors to elect. The members of the board of aldermen of each commune are selected from the communal council.

Voting is mandatory for all voters registered on the electoral roll, regardless of their nationality. Voters may not be represented by proxy.

A postal voting system has been put in place for all voters in order to prevent abstentions.

Who is concerned

All voters registered on the electoral roll can ask to vote by post during the communal elections.

Prerequisites

The voter must first be registered on the electoral rolls.

Deadlines

The application for postal voting must be sent to the voter's commune of residence:

  • at the earliest 12 weeks and at the latest 25 days before election day, if the polling card is sent to an address in Luxembourg;
  • at the earliest 12 weeks and at the latest 40 days before election day, if the polling card is sent abroad;

The deadlines are the following for the upcoming communal elections on 11 June 2023:

  • if the polling card needs to be sent to a place in Luxembourg: the application must be submitted to the commune of residence between Monday 20 March 2023 at the earliest and Wednesday 17 May 2023 at the latest;
  • if the polling card needs to be sent abroad: the application must be submitted to the commune of residence between Monday 20 March 2023 at the earliest and Tuesday 2 May 2023 at the latest.

How to proceed

Application for postal voting

Voters wishing to vote by post during the communal elections must inform the commune and request the polling card.

The request for the polling card can be submitted:

  • electronically via MyGuichet.lu (see 'Forms / Online services' below), or by using the mobile app; or
  • by post on plain paper or on a pre-printed form which can be obtained from the voter's communal administration.

The application must include the following information:

  • surname(s) and first name(s);
  • date and place of birth;
  • the voter's address;
  • the address to which the polling card has to be sent.

If the application is submitted by electronic means, it must be signed electronically by the voter using their electronic ID card (eID) or their LuxTrust product before submitting it via MyGuichet.lu.

Please notePlease note: the application has been correctly submitted to the commune of residence if the 'Status' column of the procedure under the tab 'My procedures' shows 'Sent'. The submission of the procedure will be confirmed with an email sent to the email address indicated in the voter's private eSpace on MyGuichet.lu.

More information about applications submitted via MyGuichet.lu can be found in our tutorial that guides the user, step by step, through the completion of the online form and the electronic signature:

Upon receipt of the request, the commune checks if:

  • the application contains the required information and documents;
  • the applicant is registered on the electoral rolls;

Rejection of the application

If the applicant does not meet the conditions for postal voting (incomplete application or lack of registration on the electoral roll), the commune will inform them of the refusal:

  • at the latest 20 days before the election, if the voter lives in Luxembourg;
  • at the latest 35 days before the election, if the voter lives abroad;

Polling card

If the request for postal voting is accepted, the commune will send the polling card by registered mail to the voter.

The polling card is sent, at the latest:

  • 15 days before the election, if the voter lives in Luxembourg;
  • 30 days before the election, if the voter lives abroad.

The polling card contains the following information:

  • the list of candidates;
  • depending on the commune, the voter instructions for postal voting in a communal election by relative majority or proportional representation;
  • a non-transparent, standard-type, duly stamped electoral envelope;
  • duly stamped ballot papers;
  • an envelope – for the transmission of the electoral envelope – which must bear the inscription 'Élections - Vote par correspondance', and mention the polling station on the lower right corner of the envelope and the reference number, name, first name(s) and address of the voter.

Each commune will draw up an alphabetical list of voters who requested to vote by post. This list contains the following information:

  • the surname(s) and first name(s);
  • the nationality;
  • the date and place of birth;
  • the domicile and current address of the voter.

Voters appearing on this list may not choose another voting method.

Completing and sending the ballot

The voter completes the ballot paper in accordance with the voting system:

  • relative majority system; or
  • proportional representation system.

The visually impaired voter can use the tactile voting model to express their vote.

To send the ballot to the polling station, voters must place the ballot paper, duly completed and folded, with the stamp showing on the outside, in the electoral envelope. This envelope is then:

  • inserted in the postal envelope for the transmission; and
  • sent by post as a plain letter.

The envelope must be received by the polling station on the day of the election by 14.00 at the latest.

The envelopes containing the ballot are kept by the postal services of the receiving polling station until election day.

Forms / Online services

Applying to vote by post in communal elections on 11 June 2023

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

myGuichet.lu

Go to the procedure

Demander à voter par correspondance aux élections communales du 11 juin 2023

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

myGuichet.lu

Accéder à la démarche

Die Briefwahl für die Kommunalwahlen am 11. Juni 2023 beantragen

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

myGuichet.lu

Den Vorgang öffnen

Modèle de demande de vote par correspondance pour les élections communales

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

Télécharger le formulaire PDF, 220 Kb

Who to contact

Double click to activate the map