Bewerberauswahl

Wenn ein Arbeitgeber sich entscheidet, einen neuen Mitarbeiter zu suchen, ist sein Ziel, aus allen Bewerbern denjenigen auszuwählen, der dem jeweiligen Anforderungsprofil am besten entspricht.

In diesem Zusammenhang verfügt er über verschiedene Methoden und Werkzeuge, um:

  • die Kompetenzen und Fähigkeiten der Bewerber zu bewerten;
  • ihre Zuverlässigkeit zu überprüfen.

In bestimmten Fällen kann der Arbeitgeber beschließen, auf eine spezialisierte Personalvermittlungsagentur zurückzugreifen, die ihn bei der Suche nach einem angemessenen Bewerber unterstützt.

Im Vorfeld zu erledigende Schritte

Um einen Bewerber auswählen zu können, muss der Arbeitgeber:

  • die freien Stellen ermittelt haben, um Stellenbeschreibungen zu verfassen, in denen die zur erfolgreichen Besetzung der Stelle erforderlichen Kriterien aufgeführt sind (beispielsweise: Diplome, Berufserfahrung, Fachkompetenzen, soziale Kompetenzen usw.);
  • sich für eine Art der Personalbeschaffung entschieden haben;
  • die freie Stelle bei der Agentur für Arbeit (Agence pour le développement de l'emploi - ADEM) gemeldet haben.
  • vorab die mit einem befristeten Arbeitsvertrag eingestellten Arbeitnehmer über die freie Stelle informieren, wenn für diese freie Stelle ein unbefristeter Vertrag abgeschlossen werden soll.

Vorgehensweise und Details

Vorauswahl

In einer ersten Phase trifft der Arbeitgeber mittels der Überprüfung der Bewerbungsschreiben und der Lebensläufe der Bewerber eine Vorauswahl aus sämtlichen Bewerbungen. Anhand dieser Überprüfung, die noch vor den Bewerbungsgesprächen stattfindet, soll sichergestellt werden, dass die Bewerber die erforderlichen Voraussetzungen erfüllen, um den Anforderungen der Stelle gerecht zu werden.

Beim Lesen des Bewerbungsschreibens kann der Arbeitgeber sich einen Eindruck über die Motivation der Bewerber (beispielsweise das Interesse der Bewerber für das Unternehmen, ihre Ambitionen usw.) verschaffen. Außerdem prüft er die Lebensläufe hinsichtlich folgender Punkte:

  • erhaltene Diplome;
  • Anzahl der im betreffenden Bereich gesammelten Jahre an Berufserfahrung;
  • entwickelte Kompetenzen;
  • erworbene Fachkompetenzen (Informatik usw.);
  • Sprachkenntnisse.

So überprüft der Arbeitgeber, ob das Bewerberprofil mit den Anforderungen der zu besetzenden Stelle übereinstimmt.

Aufgrund dieser Überprüfung trifft der Arbeitgeber eine Vorauswahl und setzt das Verfahren mit den zurückbehaltenen Bewerbern fort, die er dann zu einem Bewerbungsgespräch einlädt.

Er setzt die anderen Bewerber darüber in Kenntnis, dass sie nicht zurückbehalten wurden, und schlägt ihnen gegebenenfalls vor, ihre Bewerbungen für ein mögliches späteres Einstellungsverfahren aufzubewahren.

Bewerbungsgespräch

In diesem Stadium trifft der Arbeitgeber die vorausgewählten Bewerber, um sie kennen zu lernen und zu beurteilen. Die Beurteilung kann verschiedene Formen annehmen, wie z. B. ein Bewerbungsgespräch oder verschiedene Tests.

Ziel des Bewerbungsgesprächs ist es, einen reellen Austausch zwischen Arbeitgeber und Bewerber zu ermöglichen, und dessen Qualitäten und Kompetenzen für die freie Stelle zu beurteilen.

Demnach muss der Arbeitgeber im Vorfeld:

  • das Gespräch vorbereiten, indem er den Lebenslauf des Bewerbers und die Anforderungen der Stelle überprüft;
  • einen ruhigen Ort vorsehen, an dem ein konstruktiver und informativer Dialog während des Gesprächs möglich ist.

Während des Gesprächs kann sich der Arbeitgeber verschiedener Techniken bedienen, z. B.:

  • eines chronologischen Gesprächs, in dessen Verlauf der Arbeitgeber mit dem Bewerber die wichtigsten Etappen seines Lebenslaufs in chronologischer Reihenfolge durchgeht;
  • eines auf Kompetenzen basierenden Gesprächs, in dessen Verlauf der Arbeitgeber die mit der freien Stelle verbundenen Schlüsselkompetenzen beurteilt, indem er sich auf Fragen zu erlebten Situationen basiert.

Unabhängig von der angewandten Technik muss das Gespräch Folgendes ermöglichen:

  • Überprüfung, ob der Bewerber die für die Besetzung der Stelle als unerlässlich erachteten Kompetenzen besitzt;
  • Sammeln zusätzlicher Informationen über:
    • vorherige Berufserfahrung und Verantwortungsbereiche;
    • mittel- und langfristige berufliche Laufbahn;
    • akademische Laufbahn (abgeschlossen oder nicht);
    • Interesse für die Stelle, das Unternehmen, den Tätigkeitsbereich;
    • Gehaltsvorstellungen;
    • Verfügbarkeit (beim derzeitigen Arbeitgeber einzuhaltende Kündigungsfrist).

Fragen zu den folgenden Punkten sind rechtlich unzulässig und dürfen daher vom Arbeitgeber nicht gestellt werden.

  • Alter;
  • Sexualleben und Familienstand;
  • gewerkschaftliche Tätigkeiten;
  • politische Meinung;
  • religiöse Anschauung;
  • Gesundheitszustand;
  • Abstammung und ethnische Herkunft.

Im Übrigen muss der Arbeitgeber dem Bewerber die Gelegenheit bieten, Fragen über das Unternehmen und die zu besetzende Stelle zu stellen.

Am Ende des Gesprächs können der Arbeitgeber und der Bewerber die weiteren Schritte besprechen (zusätzliches Gespräch, Tests, Entscheidungsfristen, zusätzliche Unterlagen, die noch beigebracht werden müssen usw.).

Tests und Bewertung

Der Arbeitgeber kann die Bewerber zur Entscheidungsfindung auch verschiedenen Tests unterziehen. Die am häufigsten angewandten Tests sind:

  • Persönlichkeitstests;
  • Zahlenlogiktests (in der Regel Multiple-Choice-Fragen zu Rechenaufgaben);
  • Sprachlogiktests (bei diesen Tests werden die Analyse- und Denkfähigkeiten sowie die Beherrschung der jeweiligen Sprache getestet);
  • Kompetenztest (solche Tests beziehen sich direkt auf die fachlichen Kompetenzen des Bewerbers);
  • Graphologie-Tests usw.

Der Arbeitgeber kann auch so genannte „Assessment Center” (oder Beurteilungsgremien) abhalten. Ein Assessment Center ist eine Kombination aus Übungen und Tests (individuell oder in Gruppen) wie Rollenspiele, Vorstellungsübungen, Gruppendiskussionen usw. So wird der Bewerber in eine berufsumfeldähnliche Situation versetzt und es kann objektiv überprüft werden, wie er in einer gegebenen Situation reagiert.

Überprüfungen

Bevor er eine Einstellungszusage oder ein Einstellungsangebot unterbreitet und bis zum Ende der Probezeit, kann der Arbeitgeber vom Bewerber/Arbeitnehmer verlangen, bestimmte Unterlagen vorzulegen, sofern sie einen direkten Zusammenhang mit der angebotenen Stelle oder der Beurteilung der beruflichen Fähigkeiten aufweisen, wie z. B.:

  • Auszug neueren Datums aus dem Strafregister, sofern dieser für die Besetzung der Stelle unerlässlich ist;
  • beglaubigte Kopie des Personalausweises oder Reisepasses;
  • Kopie (eventuell beglaubigt) der Diplome usw.

Der Arbeitgeber kann auch vom Bewerber verlangen, ihm Referenzpersonen zu nennen, die er mit seiner Zustimmung kontaktieren kann, um seine Kompetenzen und die Richtigkeit der dargestellten beruflichen Laufbahn zu überprüfen.

Ein Arbeitgeber darf nie ohne die Zustimmung eines Arbeitnehmers Informationen über diesen einholen oder preisgeben.

Bei der Erfassung der personenbezogenen Daten müssen die Bewerber über folgende Punkte informiert werden:

  • die Identität der für die Datenverarbeitung zuständigen Person und gegebenenfalls ihres Stellvertreters (Bsp.: Personalvermittlungsagentur X, Personalabteilung des Unternehmens Y);
  • den oder die Zweck(e) der Datenverarbeitung (Bsp.: Verwaltung der Bewerbungen);
  • ob es sich bei den Antworten um Pflicht- oder freiwillige Angaben handelt (Bsp.: die Angabe zu Freizeitaktivitäten ist freiwillig);
  • die Auswirkungen, wenn keine Angaben gemacht werden;
  • die natürlichen oder juristischen Personen, die diese Informationen erhalten (Bsp.: andere Personalvermittlungsbüros);
  • die Bedingungen zur Ausübung ihres Rechts auf Zugang und Berichtigung sowie ihres Widerspruchsrechts (Bsp.: Angabe der Stelle, bei der diese Rechte ausgeübt werden können).

Jeder Bewerber muss auf Antrag und innerhalb einer angemessenen Frist sämtliche ihn betreffenden Informationen bekommen, einschließlich der Ergebnisse der Analysen und (psychologischen und graphologischen) Tests oder der gegebenenfalls durchgeführten beruflichen Beurteilungen.

Dieses Zugangsrecht betrifft sämtliche direkt beim Bewerber eingeholten Informationen, die möglicherweise bei Dritten eingeholten Informationen sowie Informationen, die anhand von Methoden und Techniken erhalten wurden, die im Bewerbungsverfahren angewandt wurden.

Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Die Verarbeitung von Daten, die sich ausschließlich auf die Verwaltung der Bewerbungen und die Personalbeschaffung sowie die Personalverwaltung beziehen, muss der Nationalen Kommission für den Datenschutz (Commission Nationale pour la Protection des Données - CNPD) nicht gemeldet werden.

Die Verarbeitung der den Bewerber betreffenden Daten darf demnach folgende Daten nicht betreffen:

  • Daten bezüglich der Gesundheit der betreffenden Person;
  • sensible oder gerichtliche Daten;
  • Daten zwecks Beurteilung der betreffenden Person.

Im Übrigen dürfen diese Daten nicht an Dritte weitergeleitet werden, außer im Rahmen der Anwendung eines Gesetzes oder einer Verordnung oder sofern sie für die Umsetzung der Ziele der Verarbeitung unerlässlich sind.

Einstellungsangebot oder Einstellungszusage

Nach Beurteilung der Kompetenzen und Überprüfung der Zuverlässigkeit der Bewerber, kann der Arbeitgeber den Bewerber einstellen, der seines Erachtens dem Anforderungsprofil am besten entspricht.

Kann der Arbeitsvertrag nicht sofort aufgesetzt werden, kann der Arbeitgeber seinen Wunsch, den betreffenden Bewerber einzustellen, folgendermaßen festhalten:

  • entweder in Form eines Einstellungsangebots, mit dem er seinen Wunsch, den Bewerber einzustellen, einseitig äußert.
    In diesem Angebot muss Folgendes genau angegeben sein:
    • die Bedingungen für die Einstellung des Arbeitnehmers;
    • die maximale Frist, innerhalb derer der Bewerber das Angebot annehmen muss.
      Der Arbeitgeber kann dieses Angebot zurückziehen, solange es noch nicht vom Bewerber angenommen wurde.
      Ab dem Zeitpunkt, an dem der Bewerber dem Angebot zustimmt, gilt das Einstellungsangebot als Arbeitsvertrag;
  • oder eine Einstellungszusage bzw. ein Anstellungsschreiben, mit der/dem der Arbeitgeber sich verpflichtet, einen Arbeitsvertrag mit dem Bewerber aufzusetzen, sofern dieser damit einverstanden ist.
    In dieser Zusage muss Folgendes genau angegeben sein:
    • die Bedingungen für die Einstellung des Arbeitnehmers;
    • die Art der Arbeitsleistung;
    • das Einstellungsdatum;
    • die Dauer des Arbeitsverhältnisses;
    • die gezahlte Vergütung.
      Es wird empfohlen, die Einstellungszusage mit einer Gültigkeitsdauer zu versehen, da der Arbeitgeber sich dazu verpflichtet, den Bewerber gemäß den in der Zusage angegebenen Bedingungen einzustellen.

Zuständige Kontaktstellen

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