Declaration of a vacant position

A business that intends to hire staff must submit a declaration of vacant position to the National Employment Agency (ADEM).

The declaration of a job vacancy is quick and easy and comes with a service and support to help find staff. A team of consultants for employers divided into sectors of activity (industry, construction, finance, crafts, cleaning, commerce, HORECA, IT, temporary work, health, etc.) will help employers in their search for new staff.

Who is concerned

A declaration of vacant position must be submitted to ADEM by any employer (natural or legal person) who intends to hire a new worker:

  • a salaried worker;
  • a self-employed worker;
  • a third-country worker;
  • a disabled worker or a worker under a redeployment scheme.

How to proceed

Declaration of vacant position

Employers who intend to hire staff must submit a declaration of vacant position to the National Employment Agency (ADEM). The declaration must be submitted at least 3 working days prior to any advertisement in the press or any other communication media.

On receipt of the declaration, ADEM returns an acknowledgement of receipt by email to the employer together with the name of the consultant in charge of all questions regarding the recruitment.

The job offer remains valid for 2 months. After that, the job offer is automatically closed. Employers who have not found the ideal candidate by then and therefore want to extend the offer, only need to contact ADEM's Employer services.

Hiring a worker from a non-EU country

Employers who intend to hire workers from third countries (non-EU nationals) must declare the job vacancy to ADEM.

If within a 3-week deadline from the declaration of vacant position ADEM has not offered a suitable candidate with the required profile to the employer, the latter can request a certificate entitling him to hire a third-country national.

Applications for the certificate must be submitted to ADEM's Employer services - Foreign workforce department (Service employeurs - Service de main d'oeuvre étrangère).

The certificate is drawn up within five working days from the date of application and will be sent by post.

Hiring a disabled worker or a worker under a redeployment scheme

Any private-sector employer with at least 25 salaried workers is required to hire at least one disabled worker on a full-time basis. This quota is raised to 2 % of the total number of workers for businesses with at least 50 salaried workers and to 4 % of the total number of workers for businesses with at least 300 salaried workers.

Employers who hire a number of disabled workers which is above the compulsory employment quota are exempt from paying the employer's contribution of the social security charges for these workers.

Under certain conditions, employers who hire a disabled worker may be entitled to a salary participation or to a subsidy for adaptation of the workplace.

Candidates selected by ADEM

The job offers, with the exception of ADEM's measures such as the Employment initiation contract or the Employment reintegration contract are published anonymously on ADEM's terminals and on the Jobboard platform of the Employment portal (can only be accessed by job seekers registered with ADEM and by employers). Job seekers can submit their candidacy through their guidance counsellor who will make sure that their profile matches the profile sought by the employer.

Once ADEM has identified a candidate with the right profile, they will send:

  • an assignment card to the job seeker, inviting him/her to present him-/herself to the employer in accordance with the latter's requirements;
  • a proposal of a candidate to the employer.

Whatever the employer's decision (recruitment or not), the employer must return the job offer form to ADEM, duly completed and explaining the reasons for the decision taken.

Forms / Online services

Declaration of vacant position

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

Déclaration de poste vacant

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 1 Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

Meldung einer freien Stelle

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

ADEM - Declaration of a vacant position for the private sector

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Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

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ADEM - Déclaration de poste vacant pour le secteur privé

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ADEM - Meldung einer freien stelle für den Privatsektor

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Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

ADEM - Déclaration de poste vacant pour le secteur public

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En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

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ADEM - Déclaration de poste d'apprentissage

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

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En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

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ADEM - Déclaration de poste vacant pour une Mesure spéciale auprès d'une Initiative sociale

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