Wenn ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern ihre Vergütungen zahlt, muss er einen Quellensteuerabzug hinsichtlich der Einkommensteuer vornehmen. Auch wenn der Quellensteuerabzug für Rechnung des Arbeitnehmers vorgenommen wird, ist der Arbeitgeber persönlich haftbar für die einbehaltene Steuer.

Um den Steuerabzug vornehmen und die Steuergutschrift für Arbeitnehmer zahlen zu können, muss der Arbeitgeber im Besitz der Lohnsteuerkarte jedes Arbeitnehmers sein, auf der die anwendbaren Abzüge angegeben sind.

Liegt die Lohnsteuerkarte eines Arbeitnehmers nicht vor, muss der Arbeitgeber diesen Arbeitnehmer gemäß dem Spitzensteuersatz besteuern, das heißt auf der Grundlage von Steuerklasse 1, wobei der Steuersatz nicht geringer als 33 % sein darf. Sobald er im Besitz der betreffenden Lohnsteuerkarte ist, muss er anschließend gegebenenfalls eine Berichtigung vornehmen.

Es ist demnach wichtig, die Arbeitnehmer über die erforderlichen Schritte zu informieren, um ihre Lohnsteuerkarte zu erhalten.

Jede bis zum 30. April 2021 von der Steuerverwaltung (Administration des contributions directes - ACD) herausgegebene Lohnsteuerkarte war nur für das Steuerjahr gültig, für das sie erstellt wurde.

Zum 1. Mai 2021 hat die ACD die elektronischen mehrjährig gültigen Lohnsteuerkarten eingeführt. Diese Lohnsteuerkarten haben kein Enddatum mehr (außer bei befristeten Arbeitsverhältnissen) und sind demnach mehrere Jahre gültig. Sie sind so lange gültig, bis sich ein auf der Karte angegebenes Element ändert (Wechsel der Steuerklasse, Änderung bezüglich eines Freibetrags oder eines Abzugs usw.).

Hat sich nichts geändert, erhält der Steuerpflichtige, der eine mehrjährig gültige Lohnsteuerkarte bekommen hat, zu Beginn der folgenden Jahre keine neue Karte mehr.

Seit dem 1. Januar 2022 müssen die Steuerpflichtigen ihrem Arbeitgeber oder der Stelle, die für die Bewilligung des Arbeitslosengeldes oder der Wiedereingliederungshilfe zuständig ist, das Original ihrer Steuerkarte nicht mehr aushändigen. Dem Arbeitgeber wird von der ACD eine elektronische Version der Lohnsteuerkarte bereitgestellt.

Die von den Arbeitnehmern zu unternehmenden Schritte sind davon abhängig:

• ob sie in Luxemburg wohnhaft sind oder nicht; und
• ob es sich um einen Erstantrag handelt oder nicht.

Zielgruppe

Jeder Arbeitnehmer muss für jeden seiner Arbeitgeber eine Lohnsteuerkarte haben.

Vorgehensweise und Details

Lohnsteuerkarten und Steuerabzüge

Hauptlohnsteuerkarte / zusätzliche Lohnsteuerkarte

Wenn verheiratete Arbeitnehmer oder Rentner beide einen Lohn oder ein Gehalt in Luxemburg oder eine in Luxemburg zu versteuernde Rente beziehen, erhält derjenige, der die regelmäßigste und höchste Vergütung (Hauptvergütung) bezieht, die Hauptlohnsteuerkarte (1. Lohnsteuerkarte), in der die Steuerklasse 2 eingetragen ist. Der andere Ehepartner erhält eine zusätzliche Lohnsteuerkarte (2. Lohnsteuerkarte), in der die Steuerklasse 2 und ein fester Steuersatz angegeben sind.

Ebenso muss ein Arbeitnehmer, der mehrere Arbeitgeber hat, bei jedem von ihnen eine Lohnsteuerkarte abgeben. Die Hauptlohnsteuerkarte bekommt der Arbeitgeber, der die höchste und regelmäßigste Vergütung (Hauptvergütung) zahlt. Die anderen Arbeitgeber erhalten eine zusätzliche Lohnsteuerkarte. Die zusätzlichen Lohnsteuerkarten sind durch die Eintragung eines festen Steuersatzes gekennzeichnet (zum Beispiel: Steuerklasse 1: 33 % / Steuerklasse 1A: 21 % / Steuerklasse 2: 15 %).

Falls die Hauptlohnsteuerkarte nicht für die regelmäßigste und höchste Vergütung ausgestellt wird, können die Steuerpflichtigen die Hauptlohnsteuerkarte auf Antrag beim zuständigen Steueramt in eine zusätzliche Lohnsteuerkarte umwandeln lassen. Hierzu müssen die Steuerpflichtigen:

• die erforderlichen Belege (zum Beispiel die Lohn-/Gehaltsabrechnungen) vorlegen, um die Höhe ihres Einkommens nachzuweisen; und
• sämtliche für das betreffende Steuerjahr erstellten Lohnsteuerkarten beifügen.

Eintragung der Steuerermäßigungen auf der Lohnsteuerkarte

Auf Antrag können Arbeitnehmer oder Rentenempfänger die Eintragung bestimmter Lohnsteuerermäßigungen in ihre Lohnsteuerkarte beantragen, damit der Arbeitgeber oder die zuständige Rentenkasse diese bei der Berechnung des Nettoeinkommens berücksichtigen kann.

Gebietsansässige können beispielsweise folgende Eintragungen vornehmen lassen:

• die zusätzlichen beruflichen Aufwendungen (Werbungskosten);
• die Steuergutschrift für Alleinerziehende;
• Schuldzinsen: ausschließlich in wirtschaftlichem Zusammenhang mit Verbraucherkrediten – Sonderausgaben (dépenses spéciales - DS);
• anlässlich einer Scheidung vereinbarte Unterhaltsleistungen und dauernde Lasten (DS);
• Beiträge an eine Bausparkasse (DS);
• bestimmte außergewöhnliche Belastungen (charges extraordinaires - CE): Krankheit, bedürftige Eltern, Körperbehinderung, Kosten für Hauspersonal, Kinderbetreuungskosten, nicht zum Haushalt des Steuerpflichtigen gehörende Kinder usw.;
• Versicherungsbeiträge und -prämien (DS);
• den Pauschbetrag für Fahrtkosten (frais de déplacement - FD);
• eine Absetzung des erhöhten Pauschbetrags für Werbungskosten bei verminderter Erwerbsfähigkeit oder Behinderung (eine Kopie des ärztlichen Attests mit Angabe des Grads der Erwerbsminderung ist beizufügen).

Die Schuldzinsen im Zusammenhang mit dem Erwerb von Wohneigentum:

• können nicht in die Lohnsteuerkarte eingetragen werden; und
• werden erst bei Einreichung einer Einkommensteuererklärung berücksichtigt.

Die Eintragung einer Steuerermäßigung in die Lohnsteuerkarte gilt nur für das Steuerjahr, für das Letztere beantragt wurde. Die Anträge müssen jedes Jahr erneuert werden, damit geprüft werden kann, ob die entsprechenden Bedingungen immer noch gegeben sind.

Beantragung als Gebietsansässiger

Die Lohnsteuerkarten gebietsansässiger Arbeitnehmer und Rentenempfänger werden automatisch vom zuständigen Steueramt RTS erstellt.

Die Lohnsteuerkarten werden den Steuerpflichtigen Anfang des Jahres per Post zugestellt. Diese Lohnsteuerkarten können nicht direkt bei den ausstellenden Steuerämtern RTS abgeholt werden.

Hat ein Steuerpflichtiger seine Lohnsteuerkarte nicht binnen 30 Werktagen ab dem ersten Tag seiner Anstellung bei seinem neuen Arbeitgeber erhalten, muss er sich mit dem zuständigen Steueramt RTS in Verbindung setzen und seinen Arbeitgeber darüber informieren, dass der Antrag noch anhängig ist.

Im Allgemeinen werden die Lohnsteuerkarten für gebietsansässige Steuerpflichtige automatisch und ohne Beantragung durch den Steuerpflichtigen erstellt:

• bei jeder Anmeldung eines Arbeitnehmers durch seinen Arbeitgeber bei der Zentralstelle der Sozialversicherungen (CCSS);
• bei jeder Personenstandsänderung;
• bei jeder Adressänderung.

Beantragung als Nichtansässiger

Erstanstellung eines nichtansässigen Arbeitnehmers in Luxemburg

Nichtansässige, die zum ersten Mal einer vergüteten Beschäftigung in Luxemburg nachgehen, müssen in dem Jahr, in dem sie ihre luxemburgische Tätigkeit aufnehmen, beim Steueramt RTS für Nichtansässige einen Antrag auf Ausstellung einer Lohnsteuerkarte für Nichtansässige einreichen.

Dem Antrag sind folgende Unterlagen beizufügen:

• Adresse: Haushalts- oder Wohnsitzbescheinigung (für Personen, die in Frankreich leben: Strom- oder Gasrechnung);
  
• Personenstand:
  • Kopie der Heiratsurkunde; oder
  • Kopie der einstweiligen Verfügung zur Genehmigung der Trennung oder des Protokolls des 1. Erscheinungstermins oder des Urteils zur Trennung ohne Auflösung des Ehebandes oder der Bewilligung der Freistellung von der Pflicht des Zusammenlebens oder des von einem Richter unterzeichneten Nichtversöhnungsbeschlusses; oder
  • Kopie des Scheidungsurteils;

Für getrennt lebende oder in der Scheidung befindliche Ehepartner, die noch keine Kopie des Urteils des 1. Erscheinungstermins oder der 1. einstweiligen Verfügung des für die Gewährung vorläufigen Rechtsschutzes zuständigen Richters (juge des référés) oder eines sonstigen gleichwertigen Dokuments vorgelegt haben, eine solche Kopie.

• für Ehepartner von EU- oder NATO-Beamten:
  • Kopie der Bestätigung des Status und des Wohnsitzlandes;
• für Personen, die einen reduzierten Steuersatz beantragen:
  • Kopien der Lohnzettel der letzten 3 Monate mit dem Vermerk „prière de reconsidérer mon taux au plus bas“ (bitte den niedrigsten Steuersatz anwenden).

Die Steuerverwaltung kann zusätzliche Belege verlangen.

Das Steueramt RTS für Nichtansässige erstellt und aktualisiert die Lohnsteuerkarte für Nichtansässige innerhalb von 30 Tagen gemäß den im Antrag auf Erstellung einer Lohnsteuerkarte für Nichtansässige und in den eingegangenen Belegen enthaltenen Angaben.

Nimmt der Arbeitnehmer erstmalig eine Beschäftigung in Luxemburg auf, müssen die Angaben der tatsächlichen Situation zum Zeitpunkt der Erstellung der Lohnsteuerkarte entsprechen. Der Arbeitnehmer muss:

• überprüfen, ob die ihn betreffenden Daten korrekt sind;
• gegebenenfalls eine Berichtigung beantragen.

Versand der Lohnsteuerkarte auf elektronischem Weg

Die Steuerverwaltung (ACD) ermöglicht die Aktivierung der Funktion eDelivery für die Lohnsteuerkarte. Das bedeutet, dass der Steuerzahler sie in elektronischer Form in seinem privaten Bereich auf MyGuichet.lu empfängt.

Um diesen Service für offizielle Dokumente der ACD nutzen zu können, muss sich der Steuerzahler zunächst für die Funktion eDelivery anmelden. Die Anmeldung erfolgt über den privaten Bereich auf MyGuichet.lu, und zwar unter „Meine Daten“, Rubrik „Steuern“ und dann „Abonnement der Dokumente der Steuerverwaltung“.

Dieser Schritt ist notwendig, um die Dokumente im privaten Bereich empfangen zu können.

Der Steuerzahler wird per E-Mail darüber informiert, wenn ein neues elektronisches Schreiben in seinem privaten Bereich hinterlegt wurde. Die hinterlegten Schreiben können im PDF-Format eingesehen werden.

Änderung der Lohnsteuerkarte

Nach Erhalt der Lohnsteuerkarte muss der Arbeitnehmer die Richtigkeit der Angaben auf der Karte überprüfen.

Da es sowohl dem Arbeitnehmer als auch dem Arbeitgeber strengstens untersagt ist, jegliche Änderungen an diesen Angaben vorzunehmen, muss jede Berichtigung unverzüglich bei der zuständigen Behörde, die die Lohnsteuerkarte ausgestellt hat, beantragt werden.

Im Falle einer Änderung des Personenstands, der familiären Situation oder des Arbeitgebers, die einen Einfluss auf die Steuerklasse haben könnte, wird die Lohnsteuerkarte geändert, und zwar:

• im Falle von gebietsansässigen Arbeitnehmern: automatisch vom Steueramt RTS;
• im Falle von nichtansässigen Arbeitnehmern: auf Antrag beim Steueramt RTS für Nichtansässige.

Die neue Lohnsteuerkarte wird dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer von der ACD bereitgestellt. Der Arbeitgeber muss den Änderungen bei der Berechnung der nächsten Löhne Rechnung tragen.

Zusätzliche Lohnsteuerkarten

Wenn ein Arbeitnehmer eine zusätzliche Beschäftigung aufnehmen möchte oder wenn sein Ehepartner eine neue Beschäftigung aufnimmt, muss eine zusätzliche Lohnsteuerkarte bei der zuständigen Behörde beantragt werden:

• im Falle von gebietsansässigen Arbeitnehmern: beim Steueramt RTS;
• im Falle von nichtansässigen Arbeitnehmern: beim Steueramt RTS für Nichtansässige.

Die ACD erstellt dann eine neue Lohnsteuerkarte sowie eine zusätzliche Lohnsteuerkarte.

Im Falle einer gemeinsamen Veranlagung wird die Hauptlohnsteuerkarte auf den Namen des Ehepartners ausgestellt, der das regelmäßigere Einkommen bezieht und den höheren Jahresbetrag erzielt. Der andere Ehepartner erhält die zusätzliche Lohnsteuerkarte.

Arbeitet ein Arbeitnehmer für mehrere Arbeitgeber, wird eine Hauptlohnsteuerkarte für seinen Hauptarbeitgeber (regelmäßigstes Einkommen und höchster Jahresbetrag) ausgestellt und die zusätzlichen Lohnsteuerkarten für die Arbeitgeber, bei denen er zusätzliche Vergütungen bezieht.

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