Wenn ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern ihre Vergütungen zahlt, muss er einen Quellensteuerabzug hinsichtlich der Einkommensteuer vornehmen. Auch wenn der Steuerabzug an der Quelle für Rechnung des Arbeitnehmers vorgenommen wird, ist der Arbeitgeber persönlich haftbar für die einbehaltene Steuer.

Um den Steuerabzug vorzunehmen und die Steuergutschrift für Arbeitnehmer zahlen zu können, muss der Arbeitgeber im Besitz der Lohnsteuerkarte jedes Arbeitnehmers sein, auf der die anwendbaren Abzüge angegeben sind.

Liegt die Lohnsteuerkarte eines Arbeitnehmers nicht vor, muss der Arbeitgeber diesen gemäß dem Spitzensteuersatz besteuern, das heißt auf der Grundlage von Steuerklasse 1 und des Steuersatzes von 33 %. Sobald er im Besitz der betreffenden Lohnsteuerkarte ist, muss er anschließend gegebenenfalls eine Berichtigung vornehmen.

Es ist demnach wichtig, die Arbeitnehmer über die erforderlichen Schritte zu informieren, um ihre Lohnsteuerkarte zu erhalten.

Eine Lohnsteuerkarte gilt jeweils lediglich für das betreffende Steuerjahr.

Die von den Arbeitnehmern zu unternehmenden Schritte sind davon abhängig:

• ob sie in Luxemburg wohnhaft sind oder nicht; und
• ob es sich um einen Erstantrag handelt oder nicht.

Zielgruppe

Jeder Arbeitnehmer muss jedem seiner Arbeitgeber eine Lohnsteuerkarte aushändigen.

Der Arbeitgeber muss im Besitz der Lohnsteuerkarte eines Arbeitnehmers sein, um den angemessenen Steuerabzug auf dessen Vergütung vornehmen zu können.

Vorgehensweise und Details

Lohnsteuerkarten und Steuerabzüge

Hauptlohnsteuerkarte / zusätzliche Lohnsteuerkarte

Wenn verheiratete Arbeitnehmer oder Rentner beide einen Lohn oder ein Gehalt in Luxemburg oder eine in Luxemburg zu versteuernde Rente/Pension beziehen, erhält derjenige, der das regelmäßigste und höchste Einkommen (Hauptvergütung) bezieht, die Hauptlohnsteuerkarte (1. Lohnsteuerkarte), in der die Steuerklasse 2 eingetragen ist. Der andere Ehepartner erhält eine zusätzliche Lohnsteuerkarte (2. Lohnsteuerkarte), in der die Steuerklasse 2 und ein fester Steuersatz angegeben sind.

Ebenso muss ein Arbeitnehmer, der mehrere Arbeitgeber hat, bei jedem von ihnen eine Lohnsteuerkarte abgeben. Die Hauptlohnsteuerkarte bekommt der Arbeitgeber, der die höchste und regelmäßigste Vergütung (Hauptvergütung) zahlt. Die anderen Arbeitgeber erhalten eine zusätzliche Lohnsteuerkarte. Die zusätzlichen Lohnsteuerkarten sind durch die Eintragung eines festen Steuersatzes gekennzeichnet (zum Beispiel: Steuerklasse 1: 33 % / Steuerklasse 1A: 21 % / Steuerklasse 2: 15 %).

Falls die Hauptlohnsteuerkarte nicht für denjenigen erstellt wird, der die regelmäßigste und höchste Vergütung hat, können die Steuerpflichtigen die Hauptlohnsteuerkarte auf Antrag bei der zuständigen Veranlagungsstelle in eine zusätzliche Lohnsteuerkarte umwandeln lassen. Hierzu müssen die Steuerpflichtigen:

• die erforderlichen Belege (zum Beispiel: Lohn-/Gehaltsabrechnungen) vorlegen, um die Höhe ihres Einkommens nachzuweisen; und
• sämtliche für das betreffende Steuerjahr erstellten Lohnsteuerkarten beifügen.

Eintragung der Steuerermäßigungen auf der Lohnsteuerkarte

Auf Antrag können Arbeitnehmer oder Renten-/Pensionsempfänger die Eintragung bestimmter Lohnsteuerermäßigungen in ihre Lohnsteuerkarte beantragen, damit der Arbeitgeber oder die zuständige Renten-/Pensionskasse diese bei der Berechnung des Nettoeinkommens berücksichtigen kann.

Gebietsansässige können beispielsweise folgende Eintragungen vornehmen lassen:

• die zusätzlichen beruflichen Aufwendungen (Werbungskosten);
• die Steuergutschrift für Alleinerziehende;
• Schuldzinsen;
• anlässlich einer Scheidung vereinbarte Unterhaltsleistungen und dauernde Lasten;
• Prämien im Rahmen eines Altersvorsorgevertrags;
• Beiträge an eine Bausparkasse;
• einige außergewöhnliche Belastungen (Krankheit, Todesfall, bedürftige Eltern, Körperbehinderung, Kosten für Hauspersonal usw.).

Die Schuldzinsen im Zusammenhang mit dem Erwerb von Wohneigentum:

• können nicht in die Lohnsteuerkarte eingetragen werden; und
• werden erst bei Einreichung einer Einkommensteuererklärung berücksichtigt.

Die Eintragung einer Steuerermäßigung in die Lohnsteuerkarte gilt nur für das Steuerjahr, für das Letztere beantragt wurde. Die Anträge müssen jedes Jahr erneuert werden, damit geprüft werden kann, ob die entsprechenden Bedingungen immer noch gegeben sind.

Beantragung der Lohnsteuerkarte als Gebietsansässiger

Die Lohnsteuerkarten gebietsansässiger Arbeitnehmer und Rentner/Pensionäre werden automatisch vom zuständigen Steueramt erstellt.

Die Lohnsteuerkarten werden den Steuerpflichtigen Anfang des Jahres per Post zugestellt. Diese Lohnsteuerkarten können nicht bei den ausstellenden Steuerämtern abgeholt werden.

Wenn der Steuerpflichtige bis Mitte März keine Lohnsteuerkarte erhalten hat, muss er sich mit dem zuständigen Steueramt in Verbindung setzen.

Im Allgemeinen werden die Lohnsteuerkarten für gebietsansässige Steuerpflichtige automatisch und ohne Beantragung durch den Steuerpflichtigen erstellt:

• bei jeder An- oder Abmeldung eines Arbeitnehmers durch seinen Arbeitgeber bei der Zentralstelle der Sozialversicherungen (CCSS);
• bei jeder Personenstandsänderung;
• bei jeder Adressänderung.

Beantragung der Lohnsteuerkarte als Nichtansässiger

Erstanstellung eines nicht gebietsansässigen Arbeitnehmers in Luxemburg

Nichtansässige, die erstmalig eine vergütete Beschäftigung in Luxemburg aufnehmen, müssen einen Antrag auf Erstellung einer Lohnsteuerkarte für Nichtansässige beim Steueramt RTS Nichtansässige einreichen.

Dem Antrag sind folgende Unterlagen beizufügen:

• Adresse: Haushalts-/Wohnsitzbescheinigung (für Personen, die in Frankreich leben: Strom-/Gasrechnung);
  
• Personenstand:
  • Kopie der Heiratsurkunde; oder
    
  • Kopie der einstweiligen Verfügung zur Genehmigung der Trennung oder des Protokolls des 1. Erscheinungstermins oder des Urteils zur Trennung ohne Auflösung des Ehebandes oder der Bewilligung der Freistellung von der Pflicht des Zusammenlebens oder des von einem Richter unterzeichneten Nichtversöhnungsbeschlusses; oder
    
  • Kopie des Scheidungsurteils;

Für getrennt lebende oder in der Scheidung befindliche Ehepartner, die noch keine Kopie des Protokolls des ersten Erscheinungstermins oder der ersten einstweiligen Verfügung des Eilrichters oder eines sonstigen gleichwertigen Dokuments vorgelegt haben, eine solche Kopie.

• für Ehepartner von EU- oder NATO-Beamten: 
  • Kopie der Bestätigung des Status und des Wohnsitzlandes;
• für Antragsteller auf einen reduzierten Steuersatz:
  
  • Kopien der Lohnzettel der letzten 3 Monate mit dem Vermerk „prière de reconsidérer mon taux au plus bas“ (bitte den niedrigsten Steuersatz anwenden).

Die Steuerverwaltung kann noch weitere Belege verlangen.

Das Steueramt erstellt und aktualisiert die Lohnsteuerkarte für Nichtansässige innerhalb von 30 Tagen gemäß den in dem Antrag auf Erstellung einer Lohnsteuerkarte für Nichtansässige gemachten Angaben.

Nimmt der Arbeitnehmer erstmalig eine Beschäftigung in Luxemburg auf, müssen die Angaben der tatsächlichen Situation zum Zeitpunkt der Erstellung der Lohnsteuerkarte entsprechen.

Folgejahre

Arbeitnehmer, die im auf die Aufnahme der Tätigkeit folgenden Jahr ihrer Tätigkeit weiter nachgehen, müssen nicht erneut einen Antrag stellen. Der Arbeitnehmer erhält jedes Jahr Mitte November ein teilweise ausgefülltes Formular zwecks Antrag auf Erstellung einer Lohnsteuerkarte für Nichtansässige. Dieses Formular muss er vervollständigen, die erforderlichen Belege beifügen und es innerhalb von 2 Wochen an das Steueramt RTS Luxemburg Nichtansässige zurückschicken.

Das Steueramt erstellt und aktualisiert die Lohnsteuerkarte für Nichtansässige innerhalb von 30 Tagen gemäß den in dem Antrag auf Erstellung einer Lohnsteuerkarte für Nichtansässige gemachten Angaben.

Die Lohnsteuerkarte wird dem Betreffenden in der Regel innerhalb des ersten Quartals des entsprechenden Jahres zugestellt.

Der Arbeitnehmer muss dann überprüfen, ob die ihn betreffenden Daten richtig sind, gegebenenfalls deren Berichtigung beantragen und die Lohnsteuerkarte anschließend seinem Arbeitgeber aushändigen.

Versand der Lohnsteuerkarte auf elektronischem Weg

Die Steuerverwaltung (ACD) ermöglicht die Aktivierung der Funktion eDelivery für die Lohnsteuerkarte. Das bedeutet, dass der Steuerzahler sie in elektronischer Form in seinem privaten Bereich auf MyGuichet.lu empfängt.

Um diesen Service für offizielle Dokumente der ACD nutzen zu können, muss sich der Steuerzahler zunächst für die Funktion eDelivery anmelden. Die Anmeldung erfolgt über den privaten Bereich auf MyGuichet.lu, und zwar unter „Meine Daten“, Rubrik „Steuern“ und dann „Abonnement der Dokumente der Steuerverwaltung“.

Dieser Schritt ist notwendig, um die Dokumente im privaten Bereich empfangen zu können.

Der Steuerzahler wird per E-Mail darüber informiert, wenn ein neues elektronisches Schreiben in seinem privaten Bereich hinterlegt wurde. Die hinterlegten Schreiben können im PDF-Format eingesehen werden.

Änderung der Lohnsteuerkarte

Nach Erhalt der Lohnsteuerkarte muss der Arbeitnehmer die Richtigkeit der enthaltenen Angaben überprüfen.

Da es sowohl dem Arbeitnehmer als auch dem Arbeitgeber strengstens untersagt ist, jegliche Änderungen an diesen Angaben vorzunehmen, muss jede Berichtigung unverzüglich bei der zuständigen Stelle, die die Lohnsteuerkarte ausgestellt hat, beantragt werden.

Im Falle einer Änderung des Personenstands oder der familiären Situation, die einen Einfluss auf die Steuerklasse haben könnte, wird die Lohnsteuerkarte geändert, dies:

• automatisch vom zuständigen Steueramt, im Falle von Gebietsansässigen;
• auf Antrag bei dem Steueramt RTS für Nichtansässige.

Die zuständige Stelle erstellt dann eine neue Lohnsteuerkarte. Diese muss der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber unverzüglich aushändigen und Letzterer muss die Änderungen bei der Berechnung der kommenden Löhne berücksichtigen.

Zusätzliche Lohnsteuerkarten

Wenn ein Arbeitnehmer eine zusätzliche Beschäftigung aufnehmen möchte oder wenn sein Ehepartner eine neue Beschäftigung aufnimmt, muss eine zusätzliche Lohnsteuerkarte bei der zuständigen Stelle beantragt werden:

• im Falle von gebietsansässigen Arbeitnehmern, beim zuständigen Steueramt;
• im Falle von nicht gebietsansässigen Arbeitnehmern, durch Einsenden eines Antrags auf Erstellung einer Lohnsteuerkarte für Nichtansässige an das Steueramt RTS Luxemburg Nichtansässige.

Die ACD erstellt dann eine neue Lohnsteuerkarte sowie eine zusätzliche Lohnsteuerkarte. Der Arbeitnehmer muss seinem Arbeitgeber die ihn betreffende Lohnsteuerkarte unverzüglich aushändigen. Letzterer muss gegebenenfalls die Änderungen bei der Berechnung der kommenden Löhne berücksichtigen.

Im Falle einer gemeinsamen Veranlagung wird die Hauptlohnsteuerkarte auf den Namen des Ehepartners ausgestellt, der das regelmäßigere und höhere Einkommen erzielt. Der andere Ehepartner erhält die zusätzliche Lohnsteuerkarte.

Arbeitet ein Arbeitnehmer für mehrere Arbeitgeber, händigt er seinem Hauptarbeitgeber (regelmäßigeres und höheres Einkommen) die Hauptlohnsteuerkarte aus, und den Arbeitgebern, bei denen er zusätzliche Vergütungen bezieht, die zusätzlichen Lohnsteuerkarten.

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