Wenn ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern ihre Vergütungen zahlt, muss er einen Quellensteuerabzug hinsichtlich der Einkommensteuer vornehmen. Auch wenn der Steuerabzug für Rechnung des Arbeitnehmers vorgenommen wird, ist der Arbeitgeber persönlich haftbar für die einbehaltene Steuer.

Um den Steuerabzug vorzunehmen und die Steuergutschrift für Arbeitnehmer zahlen zu können, muss der Arbeitgeber im Besitz der Lohnsteuerkarte jedes Arbeitnehmers sein, auf der die anwendbaren Abzüge angegeben sind.

Liegt die Lohnsteuerkarte eines Arbeitnehmers nicht vor, muss der Arbeitgeber diesen gemäß dem Spitzensteuersatz besteuern, d. h. auf der Grundlage von Steuerklasse 1 und des Steuersatzes von 33 %. Sobald er im Besitz der betreffenden Lohnsteuerkarte ist, muss er anschließend gegebenenfalls eine Berichtigung vornehmen.

Es ist demnach wichtig, die Arbeitnehmer über die erforderlichen Schritte zu informieren, um ihre Lohnsteuerkarte zu erhalten.

Eine Lohnsteuerkarte gilt jeweils lediglich für das betreffende Steuerjahr.

Die von den Arbeitnehmern zu unternehmenden Schritte sind davon abhängig, ob sie in Luxemburg wohnhaft sind oder nicht und ob es sich um einen Erstantrag handelt oder nicht.

Zielgruppe

Jeder Arbeitnehmer muss jedem seiner Arbeitgeber eine Lohnsteuerkarte aushändigen.

Der Arbeitgeber muss im Besitz der Lohnsteuerkarte eines Arbeitnehmers sein, um den angemessenen Steuerabzug auf dessen Vergütung vornehmen zu können.

Vorgehensweise und Details

Lohnsteuerkarten und Steuerabzüge

Hauptlohnsteuerkarte/zusätzliche Lohnsteuerkarte

Wenn verheiratete Arbeitnehmer oder Rentner beide einen Lohn oder ein Gehalt in Luxemburg oder eine in Luxemburg zu versteuernde Rente/Pension beziehen, erhält derjenige, der das regelmäßigste und höchste Einkommen (Hauptvergütung) bezieht, die Hauptlohnsteuerkarte (1. Lohnsteuerkarte), in welcher die Steuerklasse 2 eingetragen ist. Der andere Ehegatte erhält eine zusätzliche Lohnsteuerkarte (2. Lohnsteuerkarte), in welcher die Steuerklasse 2 und ein fester Steuersatz angegeben sind (im Steuerjahr 2013: 15 %).

Ebenso muss ein Arbeitnehmer, der mehrere Arbeitgeber hat, bei jedem von ihnen eine Lohnsteuerkarte abgeben. Die Hauptlohnsteuerkarte bekommt der Arbeitgeber, der voraussichtlich die höchste und regelmäßigste Vergütung (Hauptvergütung) zahlt. Die anderen Arbeitgeber erhalten eine zusätzliche Lohnsteuerkarte. Die zusätzlichen Lohnsteuerkarten sind durch die Eintragung eines festen Steuersatzes (z. B. Steuerklasse 1: 33 %, Steuerklasse 1A: 21 %, Steuerklasse 2: 15 %) gekennzeichnet.

Falls die Hauptlohnsteuerkarte nicht für denjenigen erstellt wird, der die regelmäßigste und höchste Vergütung hat, können die Steuerpflichtigen die Hauptlohnsteuerkarte auf Antrag bei der zuständigen Veranlagungsstelle in eine zusätzliche Lohnsteuerkarte umwandeln lassen. Hierzu müssen sie die erforderlichen Belege (z. B. Lohn-/Gehaltsabrechnungen) vorlegen, um die Höhe ihres Einkommens nachzuweisen, und sämtliche für das betreffende Steuerjahr erstellten Lohnsteuerkarten beifügen.

Eintragung der Steuerermäßigungen auf der Lohnsteuerkarte

Auf Antrag können Arbeitnehmer oder Renten-/Pensionsempfänger die Eintragung bestimmter Lohnsteuerermäßigungen in ihre Lohnsteuerkarte beantragen, damit der Arbeitgeber oder die zuständige Renten-/Pensionskasse diese bei der Berechnung des Nettoeinkommens berücksichtigen kann.

Gebietsansässige können beispielsweise folgende Eintragungen vornehmen lassen:

• die zusätzlichen beruflichen Aufwendungen (Werbungskosten);
• die Steuergutschrift für Alleinerziehende;
• Schuldzinsen;
• anlässlich einer Scheidung vereinbarte Unterhaltsleistungen und dauernde Lasten;
• Prämien im Rahmen eines Altersvorsorgevertrags;
• Beiträge an eine Bausparkasse;
• einige außergewöhnliche Belastungen (Krankheit, Todesfall, bedürftige Eltern, Körperbehinderung, Kosten für Hauspersonal usw.).

Die Schuldzinsen im Zusammenhang mit dem Erwerb von Wohneigentum können nicht in die Lohnsteuerkarte eingetragen werden und werden erst bei Einreichung einer Einkommensteuererklärung berücksichtigt.

Die Eintragung einer Steuerermäßigung in die Lohnsteuerkarte gilt nur für das Steuerjahr, für das Letztere beantragt wurde. Die Anträge müssen jedes Jahr erneuert werden, damit geprüft werden kann, ob die entsprechenden Bedingungen immer noch gegeben sind.

Beantragung der Lohnsteuerkarte als Gebietsansässiger

Ab dem Steuerjahr 2013 werden die Lohnsteuerkarten der gebietsansässigen Lohnempfänger und Rentner/Pensionäre automatisch vom zuständigen Steueramt (Bureau d'imposition RTS) erstellt.

Die Lohnsteuerkarten werden den Steuerpflichtigen Anfang 2013 direkt per Post zugestellt. Diese Lohnsteuerkarten können nicht bei den ausstellenden Steuerämtern abgeholt werden.

Steuerpflichtige, die ihre Lohnsteuerkarte bis zum 1. März 2013 nicht erhalten haben, sollten sich mit dem zuständigen Steueramt in Verbindung setzen.

Im Allgemeinen werden die Lohnsteuerkarten für gebietsansässige Steuerpflichtige automatisch und ohne Beantragung durch den Steuerpflichtigen erstellt:

• bei jeder An- oder Abmeldung eines Arbeitnehmers durch seinen Arbeitgeber bei der Zentralstelle der Sozialversicherungen (Centre commun de la sécurité sociale - CCSS);
• bei jeder Personenstandsänderung;
• bei jeder Adressänderung.

Beantragung der Lohnsteuerkarte als Nicht-Gebietsansässiger

Erstanstellung eines nicht gebietsansässigen Arbeitnehmers in Luxemburg

Nicht-Gebietsansässige, die erstmalig eine vergütete Beschäftigung in Luxemburg aufnehmen, müssen einen Antrag auf Erstellung einer Lohnsteuerkarte für Nicht-Gebietsansässige beim Steueramt RTS Nicht-Gebietsansässige (Bureau RTS Non-résidents) einreichen.

Dem Antrag sind folgende Unterlagen beizufügen:

• Adresse: Haushaltsbescheinigung/Wohnsitzbescheinigung (für Personen, die in Frankreich leben: Strom-/Gasrechnung)
• Personenstand:
  • entweder Kopie der Heiratsurkunde;
  • oder Kopie der einstweiligen Verfügung zur Genehmigung der Trennung oder des Protokolls des 1. Erscheinungstermins oder des Urteils zur Trennung ohne Auflösung des Ehebandes oder der Bewilligung der Freistellung von der Pflicht des Zusammenlebens oder des von einem Richter unterzeichneten Nichtversöhnungsbeschlusses;
  • oder Kopie des Scheidungsurteils;

Für getrennt lebende oder in der Scheidung befindliche Ehepartner, die noch keine Kopie des Protokolls des ersten Erscheinungstermins oder der ersten einstweiligen Verfügung des Eilrichters oder eines sonstigen gleichwertigen Dokuments vorgelegt haben, eine solche Kopie.

• für Ehegatten von EU- oder NATO-Beamten: Kopie der Bestätigung des Status und des Wohnsitzlandes;
• für Antragsteller auf einen reduzierten Steuersatz: Kopien der Lohnzettel der letzten 3 Monate mit dem Vermerk „Prière de reconsidérer mon taux au plus bas“ („Bitte den niedrigsten Steuersatz anwenden“).

Die Steuerverwaltung kann noch weitere Belege verlangen.

Das Steueramt erstellt und aktualisiert die Lohnsteuerkarte für Nicht-Gebietsansässige innerhalb von 30 Tagen gemäß den in dem Antrag auf Erstellung einer Lohnsteuerkarte für Nicht-Gebietsansässige gemachten Angaben.

Nimmt der Arbeitnehmer erstmalig eine Beschäftigung im Großherzogtum Luxemburg auf, müssen die Angaben der tatsächlichen Situation zum Zeitpunkt der Erstellung der Lohnsteuerkarte entsprechen.

Folgejahre

Arbeitnehmer, die im auf die Aufnahme der Tätigkeit folgenden Jahr ihrer Tätigkeit weiter nachgehen, müssen nicht erneut einen Antrag stellen. Der Arbeitnehmer erhält jedes Jahr Mitte November ein teilweise ausgefülltes Formular zwecks Antrag auf Erstellung einer Lohnsteuerkarte für Nicht-Gebietsansässige. Dieses Formular muss er vervollständigen, die erforderlichen Belege beifügen und es innerhalb von 2 Wochen an das Steueramt RTS Luxemburg Nicht-Gebietsansässige zurückschicken.

Das Steueramt erstellt und aktualisiert die Lohnsteuerkarte für Nicht-Gebietsansässige innerhalb von 30 Tagen gemäß den in dem Antrag auf Erstellung einer Lohnsteuerkarte für Nicht-Gebietsansässige gemachten Angaben.

Die Lohnsteuerkarte wird dem Betreffenden in der Regel innerhalb des ersten Quartals des entsprechenden Jahres zugestellt.

Der Arbeitnehmer muss dann überprüfen, ob die ihn betreffenden Daten richtig sind, gegebenenfalls deren Berichtigung beantragen und die Lohnsteuerkarte anschließend seinem Arbeitgeber aushändigen.

Änderung der Lohnsteuerkarte

Nach Erhalt der Lohnsteuerkarte muss der Arbeitnehmer die Richtigkeit der enthaltenen Angaben überprüfen.

Da es sowohl dem Arbeitnehmer als auch dem Arbeitgeber strengstens untersagt ist, jegliche Änderungen an diesen Angaben vorzunehmen, muss jede Berichtigung unverzüglich bei der zuständigen Stelle, welche die Lohnsteuerkarte ausgestellt hat, beantragt werden.

Im Falle einer Änderung des Personenstands oder der familiären Situation, die einen Einfluss auf die Steuerklasse haben könnte, wird die Lohnsteuerkarte geändert, dies:

• automatisch vom zuständigen Steueramt, im Falle von Gebietsansässigen;
• auf Antrag bei dem Steueramt RTS für Nicht-Gebietsansässige.

Die zuständige Stelle erstellt dann eine neue Lohnsteuerkarte. Diese muss der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber unverzüglich aushändigen und Letzterer muss die Änderungen bei der Berechnung der kommenden Löhne berücksichtigen.

Zusätzliche Lohnsteuerkarten

Wenn ein Arbeitnehmer eine zusätzliche Beschäftigung aufnehmen möchte oder wenn sein Ehegatte eine neue Beschäftigung aufnimmt, muss eine zusätzliche Lohnsteuerkarte bei der zuständigen Stelle beantragt werden:

• im Falle von gebietsansässigen Arbeitnehmern, beim zuständigen Steueramt;
• im Falle von nicht gebietsansässigen Arbeitnehmern, durch Einsenden eines Antrags auf Erstellung einer Lohnsteuerkarte für Nicht-Gebietsansässige an das Steueramt RTS Luxemburg Nicht-Gebietsansässige.

Die ACD erstellt dann eine neue Lohnsteuerkarte sowie eine zusätzliche Lohnsteuerkarte. Der Arbeitnehmer muss seinem Arbeitgeber die ihn betreffende Lohnsteuerkarte unverzüglich aushändigen. Letzterer muss gegebenenfalls die Änderungen bei der Berechnung der kommenden Löhne berücksichtigen.

Im Falle einer gemeinsamen Veranlagung wird die Hauptlohnsteuerkarte auf den Namen des Ehegatten ausgestellt, der das regelmäßigere und höhere Einkommen erzielt. Der andere Ehegatte erhält die zusätzliche Lohnsteuerkarte.

Arbeitet ein Arbeitnehmer für mehrere Arbeitgeber, händigt er seinem Hauptarbeitgeber (regelmäßigeres und höheres Einkommen) die Hauptlohnsteuerkarte aus, und den Arbeitgebern, bei denen er zusätzliche Vergütungen bezieht, die zusätzlichen Lohnsteuerkarten.

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