Anzeige der Entsendung von Arbeitnehmern

Achtung: Der Brexit kann Auswirkungen auf die Entsendung von Arbeitnehmern eines Unternehmens mit Sitz im Vereinigten Königreich nach Luxemburg haben. Weitere Informationen finden Sie in unseren FAQ zu diesem Thema im Falle eines Brexits - Deal oder eines Brexits - No Deal.

Ein in der Europäischen Union (EU) oder einem gleichgestellten Staat niedergelassenes Unternehmen kann nach Erledigung gewisser Formalitäten im Rahmen einer gelegentlichen und vorübergehenden Dienstleistung Arbeitnehmer nach Luxemburg entsenden.

Als den EU-Mitgliedstaaten gleichgestellte Staaten gelten:
  • Island, Liechtenstein und Norwegen als Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum (EWR);
  • die Schweiz.

Die Bestimmungen der EU-Richtlinie über die Entsendung von Arbeitnehmern gelten nicht für von außerhalb der Gemeinschaft ansässigen Unternehmen erbrachte Dienstleistungen, sehen aber vor, dass diese nicht besser gestellt werden dürfen als Unternehmen, die im Hoheitsgebiet eines Mitgliedstaats ansässig sind.

In allen Fällen muss der Arbeitgeber zu Beginn der Arbeiten in Luxemburg unbeschadet der Möglichkeit einer im Vorfeld vom entsendenden Unternehmen beschlossenen Anzeige Folgendes tun:

  • das Gewerbe- und Grubenaufsichtsamt (Inspection du travail et des mines - ITM) informieren, indem er ihm über die elektronische Plattform „e-Détachement“ die für den Erhalt des sozialen Identitätsausweises (badge social), den jeder Arbeitnehmer mitführen muss, erforderlichen Elemente übermittelt; 
  • eine natürliche oder juristische Person benennen, die sich in Luxemburg befindet und als Bezugsperson für die Kommunikation mit dem ITM und den anderen zuständigen Behörden fungiert.

Zielgruppe

Jedes Unternehmen, das Arbeitnehmer nach Luxemburg entsendet, muss diese beim ITM melden, selbst wenn die Entsendung nur von kurzer Dauer ist

Die Bestimmungen betreffend den sozialen Mindestlohn, die automatische Anpassung der Löhne an die Lebenskosten und den bezahlten Urlaub gelten nicht bei Erstmontage- und/oder Einbauarbeiten (beispielsweise: Einbau einer neuen Küche), wenn die Dauer der besagten Arbeiten 8 Kalendertage während eines Bezugszeitraums von 12 Monaten nicht übersteigt. Diese Abweichung gilt jedoch nicht für Tätigkeiten in der Baubranche.

Selbstständige, die gelegentliche Dienstleistungen in eigenem Namen erbringen, gelten nicht als „entsandt“. Sie müssen die Entsendung demnach nicht beim ITM anzeigen.

Im Vorfeld zu erledigende Schritte

Unternehmen mit Sitz in einem EU-Mitgliedstaat oder einem gleichgestellten Staat

In der EU (oder einem gleichgestellten Staat) niedergelassene Unternehmen müssen im Vorfeld:

Unternehmen mit Sitz außerhalb der EU

Unternehmen mit Sitz außerhalb der EU müssen im Vorfeld:

  • über eine von der Generaldirektion KMU und Unternehmertum des Wirtschaftsministeriums ausgestellte Niederlassungsgenehmigung verfügen;
  • überprüfen, ob ihre Arbeitnehmer befugt sind, sich in Luxemburg aufzuhalten und dort zu arbeiten und erforderlichenfalls eine Erlaubnis und einen Aufenthaltstitel für Drittstaatsangehörige (außerhalb des EWR) beantragen;
  • sich vergewissern, dass jeder zu entsendende Arbeitnehmer:

    • beim Sozialversicherungsträger im Herkunftsland gemeldet ist, falls ein bilaterales Sozialversicherungsabkommen zwischen diesem Land und Luxemburg besteht;
    • bei der Zentralstelle der Sozialversicherungen (Centre commun de la sécurité sociale - CCSS) in Luxemburg gemeldet ist, falls kein bilaterales Abkommen besteht;
  • bei der Einregistrierungs-, Domänen- und Mehrwertsteuerverwaltung eine luxemburgische Mehrwertsteuernummer beantragen.

Vorgehensweise und Details

Registrierung der Arbeitnehmer zwecks Erhalt des sozialen Identitätsausweises

Bei der Entsendung von Arbeitnehmern nach Luxemburg muss der Arbeitgeber oder sein gesetzlicher Vertreter gleich zu Beginn der Arbeiten das ITM informieren, indem er ihm über die elektronische Plattform „e-Détachement“ die für den Erhalt des sozialen Identitätsausweises, den jeder entsandte Arbeitnehmer mitführen muss, erforderlichen Elemente übermittelt.

Dabei handelt es sich um:

  • die Kenndaten des entsendenden Arbeitgebers und seines tatsächlichen Vertreters;

  • die Personalien der vom entsendenden Unternehmen nach Belieben und deutlich benannten juristischen oder natürlichen Person, die in Luxemburg anwesend ist und als Bezugsperson für den Kontakt mit dem ITM und den anderen in Sachen Einhaltung der mit der Entsendung verbundenen Bedingungen zuständigen Behörden fungiert;

  • das Datum des Beginns und die voraussichtliche Dauer der Entsendung, wie im Dienstleistungsvertrag angegeben;

  • die Arbeitsstätte(n) in Luxemburg und die voraussichtliche Dauer der Arbeiten;

  • die Namen, Vornamen, Geburtsdaten, Staatsangehörigkeiten und Berufe der Arbeitnehmer;

  • die Eigenschaft, in der die Arbeitnehmer in dem Unternehmen angestellt sind, und den Beruf oder die Beschäftigung, dem bzw. der sie regelmäßig zugeteilt sind, sowie die Tätigkeit, die sie anlässlich der Entsendung in Luxemburg ausüben;

  • die amtlichen Dokumente zur Bescheinigung der beruflichen Qualifikationen der Arbeitnehmer (Diplome bei qualifizierten Arbeitnehmern/Liste mit Personalien, Funktion und Dienstalter bei nicht qualifizierten Arbeitnehmern);

  • gegebenenfalls eine Kopie des Überlassungsvertrags;

  • die Bescheinigung über die Vorabanzeige oder die Ersatzbescheinigung der Generaldirektion KMU und Unternehmertum des Wirtschaftsministeriums;

  • das Original oder eine beglaubigte Kopie des Formulars A1 oder gegebenenfalls die genaue Angabe der luxemburgischen Sozialversicherungsträger, bei denen die Arbeitnehmer während ihres Aufenthalts auf luxemburgischem Staatsgebiet gemeldet sind;

  • die von der Einregistrierungs-, Domänen- und Mehrwertsteuerverwaltung ausgestellte MwSt.-Bescheinigung;

  • eine Kopie des Arbeitsvertrags oder eine Bescheinigung über die Übereinstimmung mit der Richtlinie 91/533/EWG des Rates vom 14. Oktober 1991 über die Pflicht des Arbeitgebers zur Unterrichtung des Arbeitnehmers über die für seinen Arbeitsvertrag oder sein Arbeitsverhältnis geltenden Bedingungen;

  • im Falle von Teilzeitarbeit oder eines befristeten Arbeitsvertrags eine von der zuständigen Kontrollbehörde des Landes, in dem das entsendende Unternehmen seinen Sitz hat oder üblicherweise seine Arbeit verrichtet, ausgestellte Übereinstimmungsbescheinigung;

  • eine Kopie der Aufenthaltserlaubnis oder des Aufenthaltstitels für alle nach Luxemburg entsandten Drittstaatsangehörigen;

  • eine Kopie der ärztlichen Einstellungsbescheinigung der für die jeweilige Branche zuständigen arbeitsmedizinischen Dienste des Herkunftsstaates oder ausnahmsweise eines entsprechenden zugelassenen Dienstes aus Luxemburg: Multisektorieller arbeitsmedizinischer Dienst (Service de santé au travail multisectoriel - STM) (alle Branchen), Arbeitsmedizinischer Dienst des Industriesektors (Service de santé au travail de l’industrie - STI) (Industrie) und Vereinigung für Gesundheit am Arbeitsplatz des Finanzsektors (Association pour la santé au travail du secteur financier - ASTF) (Finanzen);

  • Während der Entsendung muss der Arbeitgeber die Daten ständig auf dem neuesten Stand halten, indem er Folgendes übermittelt:

    • die Lohnzettel sowie die entsprechenden Zahlungsbelege für die gesamte Dauer der Entsendung;

    • die Arbeitsnachweise mit Angabe des Beginns, des Endes und der Dauer der täglichen Arbeitszeit.

Die oben genannten Unterlagen müssen auf Französisch oder Deutsch übersetzt werden.

Jede nachträgliche Änderung muss dem ITM auf die gleiche Weise mitgeteilt werden.

Nach Registrierung der Daten kann für jeden entsandten Arbeitnehmer ein sozialer Identitätsausweis ausgedruckt werden, den diese während der Entsendung mitführen müssen.

Die Entsendungsanzeige und die Registrierung der Arbeitnehmer sind ausreichend, um mit der Entsendung beginnen zu können. Das ITM stellt demnach keine entsprechende Genehmigung aus.

Während der Entsendung muss der Arbeitgeber auf die Einhaltung der für die entsandten Arbeitnehmern geltenden luxemburgischen gesetzlichen Bestimmungen in Sachen Arbeitsrecht und Einkommensteuer achten.

Bezugsperson

Der Arbeitgeber muss für die gesamte Dauer der Entsendung eine natürliche oder juristische Person benennen, die sich in Luxemburg befindet und als Bezugsperson für die Kommunikation mit dem ITM und den anderen in Sachen Einhaltung der Entsendungsbedingungen zuständigen Behörden, d. h. die Einregistrierungs-, Domänen- und Mehrwertsteuerverwaltung und die Polizei, fungiert.

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