Zielgruppe

Natürliche und juristische Personen haben Zugang zu Verwaltungsdokumenten, die mit der Ausübung einer Verwaltungstätigkeit im Zusammenhang stehen, und können die Übermittlung eines zugänglichen Dokuments beantragen:

• unabhängig vom Format des Dokuments;
• ohne ein Interesse geltend machen zu müssen.

Betroffene Dokumente

Nur Verwaltungsdokumente, die mit der Ausübung einer Verwaltungstätigkeit im Zusammenhang stehen, sind betroffen. Beispiel: Rundschreiben, Tätigkeitsberichte, Studien, Statistiken, Protokolle/Aufzeichnungen von Verwaltungsräten usw.

Ausgeschlossen sind Dokumente betreffend:

• Außenbeziehungen, die Sicherheit Luxemburgs oder die öffentliche Ordnung;
• die Sicherheit von Personen oder die Wahrung der Privatsphäre;
• den Ablauf von Verfahren, die vor gerichtlichen, außergerichtlichen oder disziplinarischen Instanzen anhängig sind, oder Vorgängen im Vorfeld von solchen Verfahren;
• die Verhütung, die Aufklärung oder die Verfolgung strafbarer Handlungen;
• Rechte des geistigen Eigentums;
• gesetzlich geschützte Geheimnisse oder Vertraulichkeiten;
• Aufgaben im Zusammenhang mit der Kontrolle, Inspektion und Regulierung von betroffenen Behörden und sonstigen Stellen;
• die Vertraulichkeit von gewerblichen und industriellen Informationen, die diesen Behörden und sonstigen Stellen übermittelt werden;
• die Fähigkeit der Behörden und sonstigen Stellen, ihre Wirtschafts-, Finanz-, Steuer- und Handelspolitik zu verfolgen, wenn die Veröffentlichung der Dokumente die damit zusammenhängenden Entscheidungsprozesse beeinträchtigen könnte;
• die Vertraulichkeit von Beschlüssen der Regierung.

Die Übermittlung der Dokumente ist grundsätzlich kostenlos.

Für bestimmte Dokumente kann vom Antragsteller bei der Ausstellung von Kopien eine zu entrichtende Gebühr verlangt werden. Diese Gebühr darf jedoch nicht über die tatsächlichen Vervielfältigungskosten hinausgehen.

Antragstellung

Personen, die ihren Antrag auf Übermittlung eines Dokuments einreichen möchten, können wie folgt vorgehen:

• über MyGuichet.lu; oder
• schriftlich.

Der Antragsteller muss:

• die Behörde wählen, an die er seinen Antrag richten möchte;
• das Dokument als Freitext oder unter Verwendung eines von der betroffenen Behörde oder sonstigen Stelle bereitgestellten Standardformulars genau beschreiben.

Kommunikation

Ein Dokument mit:

• personenbezogenen Daten; oder
  
• einer persönlichen Beurteilung beziehungsweise einem persönlichen Werturteil über den Antragsteller; oder
• einer der Behörde oder sonstigen Stelle vertraulich übermittelten Meinung;

kann nur von der direkt betroffenen Person eingesehen werden. Um die Übermittlung eines Dokuments mit dieser Art von Daten zu ermöglichen, muss der Urheber des Dokuments dessen Vertraulichkeit aufheben.

Eine Behörde oder sonstige Stelle kann Dokumente mit personenbezogenen Daten oder einer Beurteilung/einem Werturteil über andere Personen, die namentlich genannt oder leicht identifizierbar sind, übermitteln, wenn:

• es möglich ist, die diese Dritten betreffenden Informationen ohne zusätzliche Kosten zu schwärzen oder zu entfernen;
• diese Dritten der Übermittlung schriftlich zugestimmt haben.

Ein Übermittlungsantrag kann abgelehnt werden, wenn er:

• noch in Ausarbeitung befindliche oder nicht fertig gestellte Dokumente betrifft;
• sich auf ein bereits veröffentlichtes oder zu gewerblichen Zwecken erstelltes Dokument bezieht;
• hinsichtlich der Anzahl, der Wiederholungen oder der Systematik als übertrieben angesehen wird;
• interne Mitteilungen betrifft.

Übertragung

Die Behörde oder sonstige Stelle übermittelt das beantragte Dokument:

• zum frühestmöglichen Zeitpunkt; und
• spätestens einen Monat nach Eingang des Antrags.

Das Dokument wird folgendermaßen in Form einer Kopie in einfacher Ausfertigung übermittelt:

• auf elektronischem Wege, wenn:
  • das Dokument in elektronischer Form verfügbar ist; und
    
  • der Antragsteller seine E-Mail-Adresse mitgeteilt hat;
• durch Einsichtnahme vor Ort, wenn die Vervielfältigung:
  • dem Dokument Schaden zufügen könnte; oder
  • aufgrund der Art des Dokuments nicht möglich ist.

In bestimmten Fällen kann die Übermittlungsfrist 2 Monate betragen, wenn:

• die Einhaltung der Einmonatsfrist angesichts des Volumens und der Komplexität der beantragten Dokumente nicht möglich ist;
• der Antrag an eine Behörde oder sonstige Stelle gerichtet wird, die das Dokument nicht besitzt;
• die Behörde oder sonstige Stelle die personenbezogenen Daten anderer Personen schwärzen oder entfernen muss;
• das Dokument Gegenstand einer Hinterlegung im Nationalarchiv war;
• die Behörde oder sonstige Stelle Dritte konsultieren muss.

In solchen Fällen muss die Behörde oder sonstige Stelle:

• den Antragsteller davon in Kenntnis setzen; und
• ihm die Gründe für die Verlängerung vor Ablauf der Einmonatsfrist übermitteln.

Im Falle eines zu allgemeinen Antrags wird die Frist bis zum Eingang eines genaueren Antrags ausgesetzt.

Rechtsmittel

Eine Person, deren Übermittlungsantrag abgelehnt wurde, kann diese Ablehnung anfechten. Hierfür muss der Antragsteller die Kommission für den Zugang zu Dokumenten (Commission d'accès aux documents - CAD) binnen eines Monats nach Mitteilung der Ablehnung wie folgt um Stellungnahme ersuchen:

• über MyGuichet.lu; oder
• schriftlich per einfachen Brief.

Der Antragsteller muss:

• gegebenenfalls die Referenznummer des Antrags und, sollte er dies wünschen, eine Anmerkung in Form eines Freitextes einreichen;
• die Entscheidung betreffend die Ablehnung der Übermittlung des Dokuments beifügen.

Die CAD übermittelt dem Antragsteller und der Behörde oder sonstigen Stelle ihre Stellungnahme innerhalb von 2 Monaten, nachdem sie damit befasst wurde.

Gegen die Stellungnahmen der CAD können keine Rechtsmittel eingelegt werden. Allein gegen den Beschluss der Behörde oder sonstigen Stelle nach dieser Stellungnahme kann eine Anfechtungsklage vor dem Verwaltungsgericht eingereicht werden.

Die Anfechtungsklage ist innerhalb von 3 Monaten vor dem Verwaltungsgericht zu stellen. Diese Frist beginnt:

• bei Ablauf der Einmonatsfrist, falls die Behörde oder sonstige Stelle das Dokument nicht übermittelt, obwohl sie die Stellungnahme der CAD erhalten hat, dass das Dokument übermittelt werden kann;
• ab Zustellung der Erklärung der Behörde oder sonstigen Stelle, dass sie die Übermittlung des von der CAD für nicht übermittelbar befundenen Dokuments ablehnt;
• bei Ablauf der Einmonatsfrist, falls die Behörde oder sonstige Stelle die Ablehnung der Übermittlung des Dokuments nicht bestätigt, obwohl sie die Stellungnahme der CAD erhalten hat, dass das Dokument nicht übermittelt werden kann.

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