Waste collection and transportation permit

Waste production has a harmful impact on the environment, depending on the type and quantity of waste produced.

In order to ensure traceability and to control waste flow, waste collection and transportation permits require monitoring of fractions, quantities and treatments.

The collection and transportation of waste may only begin upon receipt of a permit granted by the Minister of the Environment.

Applications for a waste collection and transportation permit should be submitted to the Waste Division of the Environment Agency.

Who is concerned

Establishments or businesses seeking to develop a professional or commercial waste collection or transportation business on behalf of third parties require a permit for the type of waste collected and transported.

Prerequisites

Before a company can provide waste collection and transportation services, it must be in possession of a contract established:

  • either with the waste producer (if not a contract, then a certificate or letter from the waste producer entrusting the waste transportation to the applicant);
  • or with an approved waste broker or trader in Luxembourg (if not a contract, then a certificate or letter from the broker or trader stating that they assume responsibility for the waste transported by the company).

This condition does not need to be fulfilled if the applicant:

  • is already a waste broker or trader, or;
  • has submitted an application for a waste trading or broking permit at the same time as the application for the waste collection and transportation permit.

How to proceed

Application

The waste collection and transportation permit application must be accompanied by the following:

  • an extract from the criminal record (or, failing that, certificates of good conduct and moral character) for:
    • the company manager and his deputy, and;
    • the person responsible for the monitoring of waste collection and transportation activities and his replacement;
  • a copy of the business permit granted by the General Directorate for SMEs and Entrepreneurship or by the competent authority of the EU country in which the company was initially established;
  • a recent extract from the Trade and Companies Register (Registre de Commerce et des Sociétés - RCS) or an equivalent institution;
  • if the applicant has not submitted an application for a waste trading or broking permit:
    • a certificate from the producer of each type of waste indicating the eventual destination of that waste, or;
    • a certificate from an approved trader or broker in Luxembourg charging the applicant company to transport the type(s) of waste mentioned on the certificate;
  • a valid third-party liability insurance certificate covering any environmental damage caused in the event of accidental pollution;
  • copies of any waste transportation permits which might be held abroad;
  • a copy of the company’s articles of association;
  • a list of the waste fractions concerned with their EWC code (European Waste Catalogue);
  • for each vehicle involved in the transportation of the waste:
    • a copy of the vehicle's registration certificate;
    • a copy of the vehicle's ADR certificate;
    • a copy of the vehicle's third-party liability insurance certificate;
  • for each container of the waste concerned:
    • a copy of the certificate of conformity, and;
    • a colour photo and/or technical prospectus of the container;
  • the ADR permit(s) of the driver(s), granted by the Société Nationale de Contrôle Technique - SNCT (national MOT test institute).

All documents must be provided in Luxembourgish, French or German. Documents submitted in any other language must be accompanied by a translation.

If the documents were drawn up by a competent authority of a non-EU country, a certified translation must be attached.

Each page of the form and all of the documents must be initialled by the applicant.

Application procedure

The applicant should send the waste collection and transportation permit application to the Waste Division of the Environment Agency.

The Waste Division shall inform the applicant of the admissibility of the application within 15 days of its receipt.

The application will be automatically considered admissible if the competent authority does not contact the applicant within this 15-day period.

Inadmissible applications will be immediately returned to the applicant along with an explanation as to why the application is deemed inadmissible.

If the application is deemed inadmissible, the Waste Division has 90 days to assess the completeness of the application and ask the applicant to send any missing components together at the same time.

The applicant then has 60 days to finalise the application. All the missing information must be sent at the same time. The applicant may submit a written request asking for this deadline to be extended by a further 30 days, stating the reason for this extension.

If the applicant fails to provide the missing information within the time permitted, the application shall be considered invalid.

Once the application is deemed complete, the Minister of the Environment has 15 days to:

  • grant the waste collection and transportation permit;
  • send a reasoned refusal to the applicant;
  • send a reasoned partial refusal to the applicant.

Permit validity and renewal

Each permit has a validity period, which is generally 5 years.

Should a renewal be required, the applicant should submit an application for the renewal of the waste collection and transportation permit to the Environment Agency at least six months before the end of the permit's validity period.

Obligations associated with the collection and transportation of waste

Establishments or businesses possessing a waste collection and transportation permit are required to:

Extending the scope of the permit

Should the company wish to undertake the collection and transportation of waste which is not included on the permit already obtained, it may submit an application for the extension of the scope of the waste collection and transportation permit to the Waste Division.

The documents to be provided concern the new type(s) of waste and are listed on the extension of scope application form.

Related permits

Businesses with a waste collection and transportation permit seeking also to undertake waste trading and broking must submit a waste trading and broking permit application separately to the Waste Division.

Each of the permits should refer to the same waste fractions.

In exceptional circumstances, the transportation permit may include additional fractions, provided that the waste producer has contracts with the recipients for the fractions concerned.

Forms / Online services

Autorisation de collecte et de transport de déchets

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 1 Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

Genehmigung zum Sammeln und Transportieren von Abfällen

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

Autorisation de collecte et de transport de déchets

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Genehmigung zum Sammeln und Transportieren von Abfällen

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Application for a renewal of the permit for waste dealers/carriers and/or the permit for waste collectors/carriers

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

Collecte et transport de déchets et/ou de courtage et négoce de déchets - renouvellement d'autorisation

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Erneuerung einer Vermittlergenehmigung für Abfälle und/oder einer Sammel- und Transportgenehmigung für Abfälle

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Application for a renewal of the permit for waste dealers/carriers and/or the permit for waste collectors/carriers

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That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

Collecte et transport de déchets et/ou de courtage et négoce de déchets - renouvellement d'autorisation

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Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

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Erneuerung einer Vermittlergenehmigung für Abfälle und/oder einer Sammel- und Transportgenehmigung für Abfälle

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Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

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Rapport annuel – négociants / transporteurs

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