Registering as a UAS operator

From 31 December 2020, new European rules apply to the operation of Unmanned Aircraft Systems (UASs), also known as drones or "unmanned aerial vehicles" (UAVs).

These rules provide for 3 categories depending on the operational risk:

  • "OPEN", when the risk is low;
  • "SPECIFIC", when the risk is medium;
  • "CERTIFIED", when the risk is very high.

Any natural or legal person wishing to operate UASs in the "OPEN" or "SPECIFIC" categories must register as an operator with the Directorate of Civil Aviation (Direction de l’Aviation Civile – DAC).

This procedure is for registering as an operator only (not registering UASs themselves).

Who is concerned

Who can register?

Persons eligible to register as a UAS operator fall into 3 standard categories:

  • natural persons:
    • residing in Luxembourg; and
    • aged 16 or over;
  • legal persons whose main place of business is in Luxembourg;
  • national administration bodies: applications must be submitted using the hard-copy form only.
A UAS operator CANNOT be registered in 2 different States simultaneously.

Which UASs?

As of 31 December 2020, natural and legal persons must register on MyGuichet.lu if they wish to operate:

  • a UAS weighing more than 250 g;
  • a UAS weighing less than 250 g, if:
    • the UAS:
      • is not classed as a toy; and
      • has a camera or microphone;
    • the UAS can transfer more than 80 joules of kinetic energy (applies to UASs that can achieve speeds of over 90 km/h).

Registration is not required for the operation of:

  • UASs weighing less than 250 g if they are classed as toys;
  • UASs covered only by the generic national authorisation system. In this latter case, however, registration is highly recommended, as national authorisation systems will expire on 1 January 2022.

Prerequisites

Natural persons must register themselves, and have a means of authenticating their identity on MyGuichet.lu. The registration system does not allow third-party registration.

Legal persons must be registered by a legal representative possessing a means of authenticating their identity on MyGuichet.lu.

Costs

Registering as a UAS operator is free of charge.

How to proceed

Filing an application

If the applicant is either a natural or legal person, the application can be filed with the DAC:

  • via MyGuichet.lu;
  • using a hard-copy form if the applicant does not have access to MyGuichet.lu. The completed form can be sent:

If the applicant is an administrative body, the application must be signed by the head of that administrative body, or by their delegated representative.

After entering some basic information in the MyGuichet.lu system, the applicant must select one of several application types:

  • new UAS operator: should only be used if:
    • the operator does not already have an operator number; or
    • the number has been permanently deregistered;
  • rectification: to update the operator's contact details, e.g., their home address, telephone number, e-mail address or insurance policy number;
  • extension: to renew the registration number's date of validity. Extension applications should be filed annually;
  • temporary deregistration: to temporarily suspend the operator's registration number (e.g. if the operator intends to cease operating UASs for the next 2 years). The number can be reactivated at a later date using the re-registration procedure;
  • re-registration: to reactivate a temporarily suspended registration number;
  • permanent deregistration: if the operator wishes to stop operating UASs permanently. The registration number will never be available for use again and will be permanently blocked.
A civil liability insurance policy number is required to complete all of the applications above.

Application processing time

If the online procedure is successfully completed, the registration certificate will be issued in real time and will appear in the "Messages" tab soon after the application is submitted.

The processing time for hard-copy applications is 15 working days.

The UAS operator registration certificate shows an operator registration number.

It also shows an identification string, which must be entered in the in the UAS system, if that system supports remote identification. These elements are used to identify the operator.

Validity

The registration certificate is valid for one year. As such, the procedure must be repeated each year for the registration number to remain valid.

Obligations

The operator must visibly display the UAS operator number (without the secret 3-letter code) on each UAS that they operate. The number may be printed or handwritten.

The registration certificate shows an identification string, which must be entered in the in the UAS system, if that system supports remote identification. These elements are used to identify the operator.

Forms / Online services

Demande d’obtention / gestion d’un numéro d’exploitant UAS

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

Register/Manage a UAS operator - Legal persons

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

Enregistrement/Gestion d'un exploitant d'UAS - Personne morale

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

Registrierung/Verwaltung eines UAS-Betreibers - Juristiche Person

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

Register/Manage a UAS operator - Natural Persons (at least 16 years of age)

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

Enregistrement/Gestion d'un exploitant d'UAS - Personne physique (au moins 16 ans)

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

Registrierung/Verwaltung eines UAS-Betreibers - Natürliche Person (mindestens 16 Jahre alt)

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

Who to contact

We are interested in your opinion

Please rate this page:

Last update