Sporting leave

Sporting leave enables elite sports people, managerial staff, judges or referees and technical and administrative directors with a professional activity to participate in high-level sporting events.

Sporting leave is added to the annual leave as determined by the law or a collective agreement.

Who is concerned

Sporting leave is open to salaried workers and self-employed workers.

The following may benefit from sporting leave:

  • elite sports people, managerial staff (official support personnel), judges and referees who participate in:
    • the Olympic or Paralympic Games and events authorised by the International Olympic Committee;
    • official international or European competitions;
    • international competitions, including final and qualification phases;
    • training camps where they are registered by the Luxembourg Olympic and Sporting Committee (Comité olympique et sportif luxembourgeois - COSL) or by their federation;
  • voluntary technical and administrative directors who:
    • participate in official meetings of international sporting federations, the Olympic movement, intergovernmental sporting bodies and non-governmental sporting organisations;
    • organise official international or European sporting events in Luxembourg;
    • participate in advanced courses for technical and administrative directors on an international or European level.
Judges and referees may also apply for a sporting leave in order to participate in international training camps for higher level degree programmes;

The number of beneficiaries is limited:

  • for sports people: to the maximum number of places which can be granted to the COSL or the federation (including substitutes) in accordance with the rules and regulations of the International Olympic Committee or the competent international federation;
  • for managerial staff:
    • 4 persons for a group of 1 to 10 sports people;
    • 5 persons for a group of 11 sports people or more.

Exceptions may however be granted for sports people in different disciplines participating in the Olympic or Paralympic Games.

Applications for sporting leave are submitted by the Luxembourg Olympic and Sporting Committee (COSL) or by the competent national federation.

Prerequisites

In order to benefit from sporting leave, elite sports people and judges or referees must be:

  • registered, as non-professionals, with an authorised national federation (licence holder);
  • qualified to represent Luxembourg in international competitions.

In order to benefit from sporting leave, technical or administrative directors must carry out voluntary work for an authorised or COSL federation.

Preliminary steps

 

How to proceed

Amount of sporting leave

Sporting leave is limited to 12 working days per year and per beneficiary. The duration may be extended by ministerial decision in the following cases:

  • for members of a special coaching team for national elite sports people authorised by the State and the COSL;
  • for members of national elite sports teams and elite sports people who are preparing for the Olympic or Paralympic Games;
  • for technical directors and support personnel of the sports people;
  • for referees requested by international sporting federations to referee in official international competitions or to participate in advanced training programmes.

Sporting leave for directors is limited to 50 days per year and per organisation/federation with whom they are registered.

These days do not have to be taken all at once.

Sporting leave is considered as an effective period of work, and as such:

  • may not be deducted from annual recreational leave;
  • must be taken into consideration when calculating the days of annual recreational leave.

During his sporting leave, the employee continues to benefit from the provisions regarding labour protection and social security.

An employee must request the approval of his employer if he wishes to add paid annual leave to his sporting leave and where this cumulated leave exceeds the amount of total paid annual leave.

Applying for sporting leave

The COSL or the competent federation submits the request using the corresponding application form:

The duly completed form must be sent to the Ministerial Department for Sports by post or email at the latest one month before the date of the sporting event, unless the selection is made at a date closer to the event.

Where the beneficiary is an employee, the COSL or the federation inform the employer, within the same deadlines, by submitting an employer's certificate, which must be validated by the employer.

In the case of an application for leave for a training camp, the employer has 8 days to issue his objections, if the employee's absence may have a negative impact on business operations. The detailed objection must be notified in writing:

  • to the employee;
  • to the organisation that submitted the application (federation or COSL);
  • and to the Minister of Sports.

Based on the decision of the special commission of the High Council for Sports (Conseil supérieur des sports), the Minister of Sports accepts or rejects the application for sporting leave and, if applicable, sets its duration.

The application for sporting leave is deemed accepted by the employer if he does not issue an objection within 8 days of receipt of the employer's certificate.

Paying the employee during sporting leave

During the leave, employers must pay their employee a compensatory allowance corresponding to the average daily salary which may not exceed 4 times the social minimum wage for unskilled workers (i.e. gross amount of EUR 7,691.84 per month as from 1 August 2016).

He can then be reimbursed by sending a duly completed request for reimbursement to the Ministerial Department for Sports.

The state reimburses the employer the sum of the financial compensation, as well as the employer's social contributions.

Compensation for self-employed workers

Self-employed workers also have the right to financial compensation which is paid directly by the State.

The amount is based on the income of the last tax year as a contribution base for pension insurance and may not exceed 4 times the social minimum wage for unskilled workers (i.e. gross amount of EUR 7,691.84 per month as from 1 August 2016).

In order to receive this allowance, the applicant must send a duly completed application for reimbursement to the Ministerial Department for Sports.

The income certificate used for the last tax year as a contribution base for pension insurance must be sent with the application.

Forms / Online services

Congé sportif - accompagnateurs officiels

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Congé sportif - dirigeants, juges et arbitres

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Congé sportif - sportifs d'élite

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Congé sportif - sports collectifs

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Congé sportif - certificat de l'employeur

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Congé sportif - déclaration de remboursement de l'employeur

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Sporting leave - Employer certificate - online service

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Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

Congé sportif - certificat de l'employeur - service en ligne

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Congé sportif - certificat de l'employeur - service en ligne

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Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

Wenn Sie Ihren Vorgang fortsetzen, akzeptieren Sie damit, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Antrags verarbeitet werden.

Sporting leave - Employer request for reimbursement - online service

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