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Applying for a passport as a resident

Residents
With fees

The passport is a travel document issued by the State which enables its holder to be identified by foreign authorities.

Since the introduction of the biometric passport, the Grand Duchy issues one document per person. This means that each child has his or her own passport.

A passport is only required if the holder travels to a country that requires one; this includes most foreign countries outside the European Economic Area (EEA). Entry and visitor visas are stamped in passports when they are required by third countries.

Before travelling, it is advisable to check that the passport will be valid for long enough for staying in all the countries to be visited. Some countries only grant entry visas to persons who have a passport valid for at least another 6 months after the expiry date of the visa applied for.

Who is concerned

Any Luxembourg national who:

  • lives in the Grand Duchy;
  • wishes to travel to another country, particularly one outside the European Union (EU) and for which a passport is required.
Children are not listed on their parents' passports and need to have a passport of their own.

Deadlines

The amount of time required to issue a passport is:

  • 7 working days following receipt of the application for the standard procedure;
  • 3 working days for the fast-track procedure.

This time limit does not start until all the necessary documents for issuing the passport have been submitted.

Passports must be collected within 6 months of applying. Beyond this deadline, the passport might be destroyed.

Costs

Cost

The amount due for issuing a passport valid for:

  • 5 years is:
    • EUR 50 under the standard procedure;
    • EUR 150 under the fast-track procedure;
  • 2 years (only for children under 4 years of age) is:
    • EUR 30 under the standard procedure;
    • EUR 90 under the fast-track procedure.

Payment

Payment can be made:

  • online via MyGuichet.lu;
  • by bank card directly at the Passport, Visa and Legalisation Office (Bureau des passeports, visas et légalisations - BPVL);
  • by deposit or transfer to the BPVL's post office account (IBAN: LU 46 1111 1298 0014 0000 / BIC: CCPLLULL).

Payment must be made:

  • no more than 6 months before applying;
  • no later than at the time of applying.

In case of multiple applications for biometric passports for several members of the same family, the total amount can be paid with a single deposit/transfer, indicating the first names and surnames of all the applicants.

Under no circumstances will the bank charges for making a transfer be borne by the BPVL.

Refund in case of an erroneous transfer

In the event of an erroneous transfer, a refund may be requested in writing (letter, email or fax) from the BPVL. The request must include an explanation, a copy of the transfer as well as an account number (IBAN and BIC code) and name of the account holder.

How to proceed

Submitting the application

Applications may be made at:

It is now possible to make an appointment with the Passport, Visa and Legalisation Office in order to apply for and collect a passport.

It should be noted that:

  • the surnames and first names indicated on the application must be those listed in the National Registry of Natural Persons (Registre national des personnes physiques - RNPP);
  • at the applicant's request, the names of a spouse, deceased spouse, former spouse or registered partner may be included on the passport. The names or titles on the passport will be those recorded in the RNPP.

Applicants fill in and sign an application form. Applicants will be given a receipt acknowledging submission of the application.

The ID photo can be taken directly at the offices of the communal administration or at the Passport, Visa and Legalisation Office.

Supporting documents

Applicants must submit the following supporting documents:

  • an identity document;
  • their previous passport, if they have one; or
  • in the event of loss or theft: the declaration of theft or loss established by the police;
  • the payment receipt of the amount of the fee, or a copy of the original receipt;
  • as appropriate, a photo taken by a professional photographer meeting the standards laid down by the International Civil Aviation Organisation (ICAO).

Collection

Passports should be collected in person (or by a person designated as being authorised to collect the passport) from the following address:

Passport, Visa and Legalisation Office (BPVL-MAEE)
6 Rue de l'Ancien Athénée,
L-1144 Luxembourg
Tel.: 2478-8300

The receipt received when the passport was applied for must be handed over when collecting the passport.

The receipt of the passport must be signed by the holder (or by the person duly authorised to sign) at the time of collection of the passport.

It is possible to collect a passport either from the BPVL or from the Population Office of the communal administration of the applicant's place of residence. The chosen place of collection must be indicated at the time of applying for the passport.

Fast-track procedure

Using the fast-track procedure makes it possible to shorten the time taken to produce a passport. A surcharge is made for using this procedure.

Applications may be made at:

The documents required are the same as for the standard procedure. Proof of payment of the surcharge must also be produced.

The passport should be collected after 3 working days following submission of the application to the BPVL:

  • by the holder of the passport; or
  • a person authorised by the holder.
At the time of applying, the applicant can indicate an email address in order to be notified when the passport is ready for collection.

If the new passport is not produced within 3 working days, the applicant may apply for a refund of the surcharge.

Note that no compensation can be claimed for any damages or harm suffered.

Applying for a passport for a minor or an adult without legal capacity

Emancipated minor

Emancipated minors must submit their passport application in the same way as adult applicants.

Non-emancipated minor

Submitting the application

For applications for a passport for a minor, several different situations must be distinguished:

  • the child lives officially at the same address as both parents:
    • the application can be made by either of the parents;
    • if a power of attorney is issued to a third party for the purpose of submitting the application, it can be signed by either of the parents;
  • the child lives officially at the same address as one of the parents:
    • The application can be submitted:
      • by the parent with whom the child lives;
      • by the parent with whom the child does not live: the parent must produce an authorisation from the parent with whom the child officially lives;
    • if a power of attorney is issued to a third party for the purpose of submitting the application, it must be signed by the parent with whom the child lives;
  • the child does not live with either of its parents: the applicant must:
    • prove that he/she has parental authority in respect of the child. This also applies to the child's parents;
    • produce an authorisation from the person with whom the child lives.

Legal representatives must provide proof of their legal authority.

The supporting documents that may be required must be in one of the following languages: German, French, Luxembourgish or English. Documents in any other language must be translated by a sworn translator in the Grand Duchy.

The name(s) of the child's parent(s) and legal guardian are indicated on the passport as listed in the RNPP.

Parental authority is only indicated on a minor's passport if requested by the parent(s) concerned.

Supporting documents

The following documents must be produced:

  • as appropriate, a recent photo (complying with ICAO standards);
  • if the parents are separated or divorced:
    • a copy of the separation document or divorce judgement proving that the parent countersigning the passport application has parental authority in respect of the child; or
    • an attestation from the competent authority of the place of residence establishing that the child lives at the same address as the parent making the application;
  • a copy of the birth certificate, if the minor was born abroad;
  • a payment receipt of the amount of the fee.

Depending on the circumstances (newborn, alternating custody of the child, etc.), additional supporting documents may be required.

Signing the application

Minor children unable to sign their application are exempted (no signature is entered for children until the age of 6). A note to this effect will be entered on the observation page reserved for the competent authorities issuing the passport.

Collecting the passport

A minor's passport should be collected by:

  • the parent who applied on the minor's behalf; or
  • the other parent or another person duly authorised to collect the passport; or
  • the minor if:
    • he/she has been designated by the parent exercising parental authority or the legal guardian;
    • he/she is over 12 years old;
    • the authorisation was notified by one of the parents at the time the application was submitted.

Adult without legal capacity

Passport applications for adults under guardianship are submitted by their legal guardian. If the guardian is a legal person, a proxy must be presented.

Legal representatives must provide proof of their legal authority.

The supporting documents that may be required must be in one of the following languages: German, French, Luxembourgish or English. Documents in any other language must be translated by a sworn translator in the Grand Duchy.

Entering biometric data

After checking the identity and nationality of the applicant, the authorised agents record the passport application on the basis of data in the National Registry of Natural Persons and incorporate the biometric identifiers, which are:

  • fingerprints: flat prints:
    • of the left and right index fingers; or
    • if it is not possible to take a print of the index finger, of another finger;
  • facial image;
  • signature.

This data will be stored on the electronic chip in the passport.

The following are not required to have their fingerprints taken:
  • children under 12 years of age;
  • persons physically unable to provide them.

If necessary, a medical certificate attesting the person's inability must be submitted at the time of applying for the passport.

Period of validity of passports

The passport issued is valid for:

  • 2 years for minors under 4 years of age;
  • 5 years for adults and minors over 4 years of age.

Passports are not extended. A new application for a passport must be submitted.

Loss or theft of a passport

The loss, theft or destruction of a passport must be reported to the police as soon as possible.

The loss, theft or destruction of a passport in another country must be reported as soon as possible:

  • to the police;
  • to a Luxembourg consulate or embassy or otherwise to a Belgian consulate or embassy.
It is also possible to apply for a new passport at the Luxembourg or Belgian diplomatic mission. A passport issued by a Belgian diplomatic mission will remain valid for one year.

When submitting an application for a new passport, a declaration of loss or theft issued by the police must be supplied.

The declaration of loss or theft to the BPVL entails the invalidation of the passport.

Note: If a lost passport is found, it must not under any circumstances be used; it should be returned to the BPVL. This is because lost passports are recorded in an international database; the use of a passport listed in the database could cause serious problems for the user.

Issue of a second passport

No one may be in possession of two passports, even if one of them has expired.

A new passport will not be issued:

  • before the previous passport has been returned; or
  • in the event of loss or theft: before the production of a declaration of loss or theft made to the competent authority.

However, in exceptional circumstances and for duly justified professional reasons, a second passport may be issued to Luxembourg nationals who so request. The passport is valid for 5 years. The cost is EUR 50.

Applications for a second passport must be submitted to the BPVL; its prior agreement is required.

Forms / Online services

Passport online payment

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

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Accord en matière de demande de passeport / carte d'identité

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Mandat en matière de demande de passeport / carte d'identité

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Passeport luxembourgeois - Demande de remboursement pour un passeport

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