Übermittlung der Lohnkontoauszüge bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses muss der Arbeitgeber bestimmte Formalitäten erledigen, wie z. B.:

  • die Lohn- und Rentenkontoauszüge an die Steuerverwaltung (Administration des contributions directes) übermitteln;
  • das Arbeitszeugnis ausstellen;
  • die Lohnabrechnung vornehmen und die Ausgleichsquittung erstellen;
  • den Arbeitnehmer bei der Zentralstelle der Sozialversicherungen (Centre commun de la sécurité sociale - CCSS) abmelden;

Voraussetzungen

Das Arbeitsverhältnis zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer muss zuvor beendet worden sein, dies im Rahmen:
  • einer Kündigung durch den Arbeitnehmer;
  • einer Vertragsauflösung im gegenseitigen Einvernehmen (Aufhebungsvertrag);
  • einer Entlassung;
  • des Eintritts in den Vorruhestand oder des Renteneintritts;
  • des Todes des Arbeitnehmers;
  • der Einstellung der Tätigkeit des Arbeitgebers.

Vorgehensweise und Details

Elektronische Übermittlung von Lohn- und Rentenkontoauszügen

Sobald das Arbeitsverhältnis beendet ist, muss der Arbeitgeber die Lohn- und Rentenkontoauszüge an die Steuerverwaltung übermitteln.

Die elektronische Übermittlung der Auszüge im Rahmen des normalen Besteuerungsverfahrens kann durch einen für Rechnung des Arbeitgebers handelnden Vertreter (Bevollmächtigter, Treuhänder oder andere Person) erfolgen. Sie muss über die Plattform MyGuichet erfolgen:

  • entweder durch Übermittlung einer strukturierten XML-Datei von maximal 7 MB
  • oder mit Hilfe der Online-Ausfüllhilfe.

Bei diesen beiden Übermittlungsarten über MyGuichet ist ein validiertes LuxTrust-Produkt („Private” oder „Pro”) für die Identifizierung des Erklärenden unerlässlich.

Folgende Nummern sind anzugeben:

  • die Kennnummer des nationalen Registers natürlicher Personen (13-stellige Sozialversicherungsnummer ohne Leerzeichen)
  • oder die nationale Kennnummer für juristische Personen (11-stellige Kennnummer ohne Leerzeichen).

In den elektronischen Auszügen müssen alle im Steuerjahr gezahlten Löhne erfasst sein. Für jedes Wohnsitzland des Arbeitnehmers ist ein gesonderter Auszug zu erstellen.

Auszüge in Papierform werden von der Steuerverwaltung nicht mehr angenommen.

Gemäß den Bestimmungen des Gesetzes über die Handelsgesellschaften sind die Originale der Lohnsteuerkarten wie alle sonstigen Geschäftsunterlagen während eines Zeitraums von 10 Jahren aufzubewahren.

Prävalidierungsplattform (oder Test)

Für die Anbieter von Software und sonstigen IT-Diensten stellt die Steuerverwaltung online eine Prävalidierungsplattform für die zu Testzwecken erstellten oder angelegten XML-Dateien zur Verfügung. Es wird empfohlen, diesen Schritt der Prävalidierung des Formats zu durchlaufen, bevor die Dateien mit den echten über MyGuichet zu übermittelnden Daten erstellt werden.

An der Übermittlung der Daten sind mehrere Akteure beteiligt. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an:
  • Luxtrust bei Fragen betreffend ein Private- oder Pro-Produkt;
  • den Helpdesk von guichet.lu bei Fragen betreffend die Anwendung MyGuichet;
  • Ihren Softwarehersteller bei Fragen zu Fehlern bei der syntaktischen und semantischen Validierung;
  • die IT-Abteilung der ACD bei technischen Fragen betreffend die strukturierte XML-Datei;
  • das zuständige Steueramt bei steuerlichen Fragen: RTS 1 (Zentrum), RTS Esch-sur-Alzette (Süden) oder RTS Ettelbruck (Norden).

Voraussetzungen für die Übermittlung

Folgendes ist zwingend vorgeschrieben:

  • Pro Steuerjahr und pro Arbeitgeber muss ein eindeutiges Aktenzeichen vorhanden sein.
  • Die Übermittlung muss mindestens einen Lohn- oder Rentenkontoauszug enthalten.
  • Sie muss ein einziges Steuerjahr betreffen.
  • Sie darf ausschließlich Auszüge eines einzigen Arbeitgebers (eine Identifikationsnummer) enthalten.

Folgendes ist möglich:

  • Die Übermittlung kann Auszüge verschiedener Lohn- oder Rentenempfänger desselben Arbeitgebers enthalten.
  • Sie kann gleichzeitig initiale Lohn- oder Rentenkontoauszüge und annullierende Auszüge enthalten.

Das Aktenzeichen des Kontoauszugs muss pro Steuerjahr und pro Arbeitgeber eindeutig sein. Die Zeiträume müssen zum Steuerjahr passen.

Hat der Lohn- bzw. Renten-/Pensionsempfänger innerhalb des Steuerjahres das Wohnsitzland gewechselt, sind 2 Kontoauszüge zu erstellen.

Zuständige Kontaktstellen

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