Rechnung

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Eine Rechnung ist eine Buchhaltungsunterlage, die die Kauf- und Verkaufsbedingungen von Produkten, Waren oder erbrachten Dienstleistungen festhält.

Eine Rechnung, die von einem Freiberufler ausgestellt wird, nennt man Honorarrechnung.

Das Vorhandensein einer ordnungsgemäßen Rechnung ist wesentlich, weil sie:

Betroffene Personen

Rechnung werden ausgestellt von:

  • allen mehrwertsteuerpflichtigen Personen;
  • allen in eigenem Namen tätigen Kaufleuten oder allen Handelsgesellschaften, die:
    • Waren verkaufen; oder
    • für einen anderen Steuerpflichtigen eine Dienstleistung erbringen.

Für rein private und nicht regelmäßige Geschäfte ist es nicht üblich, eine Rechnung auszustellen.

Fristen

Geschäfte zwischen Gewerbetreibenden

Im Rahmen von Geschäften mit Gewerbetreibenden muss der Verkäufer oder Dienstleister die Rechnung erstellen:

  • spätestens am 15. Tag des Monats:
    • der auf den Monat, in dem die Waren geliefert beziehungsweise die Dienstleistungen erbracht wurden, folgt;
    • oder – im Falle einer regelmäßigen Rechnungsstellung –, in dem die Waren geliefert beziehungsweise die Dienstleistungen erbracht wurden;
  • gegebenenfalls spätestens bei Einkassierung der Anzahlung.

Es steht den Kaufleuten frei, die Rechnung früher auszustellen.

Jedes Dokument, das die ursprüngliche Rechnung in spezifischer und eindeutiger Weise abändert, gilt als neue Rechnung.

Der Schuldner muss selbst Folgendes einhalten:

Bei Zahlungsverzug kann der Verkäufer/Dienstleister Verzugszinsen verlangen.

Geschäfte mit Verbrauchern

Bei Geschäften mit Verbrauchern kann der Verkäufer oder Dienstleister Verzugszinsen verlangen. Zu diesem Zweck muss er:

  • die Rechnung in dem Monat der Entgegennahme der Waren durch den Kunden, der Beendigung der Arbeiten oder der Dienstleistung ausstellen; und
  • in der Rechnung ausdrücklich darauf hinweisen, dass er gegebenenfalls die gesetzlichen Verzugszinsen geltend machen wird.

Der Schuldner muss seinerseits die gesetzlichen Zahlungsfristen einhalten. Andernfalls kann der Verkäufer/Dienstleister Verzugszinsen verlangen.

Vorgehensweise und Details

Form

Wenn eine Rechnung die nachstehend aufgeführten Bedingungen erfüllt, kann sie wie folgt übermittelt werden:

  • in Papierform; oder
  • vorbehaltlich des Einverständnisses des Empfängers auf elektronischem Weg.

Sie ist in zweifacher Ausfertigung zu erstellen, eine für jede Partei.

Wichtiger Hinweis: Im Rahmen eines öffentlichen Auftrags oder eines Konzessionsvertrags müssen alle Wirtschaftsteilnehmer, von Ausnahmen abgesehen, ihre Rechnungen als konforme elektronische Rechnungen ausstellen und übermitteln. Alle Informationen zur Erstellung einer elektronischen Rechnung und zu deren Inhalt erfahren Sie auf unseren Seiten zu diesem Thema.

Zwingende Angaben

Rechnung über mehr als 100 Euro (einschließlich aller Steuern)

Eine Rechnung über mehr als 100 Euro (einschließlich aller Steuern) muss zwingend folgende Angaben enthalten:

  • die Identifizierung des Verkäufers oder des Dienstleisters, insbesondere:
    • den Namen der Gesellschaft und/oder die Firma;
    • die Rechtsform;
    • die genaue Angabe des Sitzes;
    • die Wörter „Registre de commerce et des sociétés, Luxembourg“ (Handels-und Firmenregister Luxemburg) beziehungsweise die Initialen „R.C.S. Luxembourg“, gefolgt von der Eintragungsnummer (gilt nicht für Genossenschaften (Sociétés coopératives));
    • die Nummer der Niederlassungsgenehmigung;
    • bei in eigenem Namen tätigen Handwerkern und Kaufleuten: die Bezeichnung ihres Berufes und die Nummer ihrer Niederlassungsgenehmigung;
  • das Ausstellungsdatum;
  • eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Serien, die die zweifelsfreie Identifizierung der Rechnung ermöglicht;
  • eine Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer, unter der der Lieferant oder Dienstleister die Warenlieferung oder Dienstleistung getätigt bzw. erbracht hat;
  • den vollständigen Namen und die Adresse des Lieferanten der Waren oder des Dienstleisters sowie ihres steuerpflichtigen Kunden oder der nicht steuerpflichtigen juristischen Person;
  • das Datum, an dem:
    • die Lieferung von Waren oder die Dienstleistung bewirkt bzw. erbracht oder abgeschlossen wurde; oder
    • eine Anzahlung zu leisten ist, wenn dieses Datum festgelegt ist und vom Ausstellungsdatum der Rechnung abweicht;
  • die Menge und Art der gelieferten Waren oder den Umfang und die Art der erbrachten Leistungen unter Angabe der für die Ermittlung des anwendbaren Steuersatzes erforderlichen Komponenten;
  • den Preis ohne Steuern und die sonstigen Komponenten der Steuerbemessungsgrundlage, aufgegliedert nach Steuersatz, wenn die abgerechneten Geschäfte verschiedenen Steuersätzen unterliegen;
  • die Sätze und den Betrag der geschuldeten Steuer, aufgegliedert nach Steuersatz, wenn die abgerechneten Geschäfte verschiedenen Steuersätzen unterliegen;
  • die Angabe des Grundes, aus dem auf das abgerechnete Geschäft keine Steuer erhoben wird.

Rechnung über weniger als 100 Euro (einschließlich aller Steuern)

Geht eine Rechnung nicht über 100 Euro (einschließlich aller Steuern) hinaus, muss sie lediglich folgende Angaben enthalten:

  • das Ausstellungsdatum;
  • den Namen und die Adresse des Lieferanten der Ware oder des Dienstleisters;
  • die Menge und Art der gelieferten Waren oder den Umfang und die Art der erbrachten Leistungen;
  • den Preis (einschließlich Steuer);
  • den Betrag der zu zahlenden Mehrwertsteuer oder die Angaben für dessen Berechnung.

Zusätzliche Informationen

Neben den vorgeschriebenen Angaben müssen Rechnungen je nach Sachlage die folgenden Zusatzinformationen aufführen:

  • „Umkehr der Steuerschuldnerschaft“, wenn der Käufer oder Abnehmer die MwSt. entrichten muss;
  • „Einnahmen/Ausgabenrechnung“ (für Unternehmen, die für die Besteuerung auf Basis der Einnahmen optiert haben), wenn die MwSt. bei Inkasso des Preises fällig wird;
  • „Erstellung von Gutschriften“, wenn der Kunde die Rechnung anstelle des Lieferanten oder Dienstleisters erstellt;
  • „Sonderregelung - Reisebüros“ bei der Anwendung der Sonderregelung der Reisebüros;
  • „Sonderregelung - (Bezeichnung der Regelung)“ bei der Anwendung der Differenzbesteuerung für die Lieferung durch einen mehrwertsteuerpflichtigen Verkäufer:
    • von „Gebrauchtwaren“;
    • von „Kunstgegenständen“;
    • von „Sammelobjekten oder Antiquitäten“;
  • „innergemeinschaftliche Lieferung eines neuen Beförderungsmittels“.

Rechnung ohne MwSt.

Um Gewerbetreibenden (B2B) aus anderen Mitgliedstaaten der Europäischen Union (EU) Dienstleistungen oder Warenlieferungen mehrwertsteuerfrei in Rechnung zu stellen, muss der Verkäufer:

  • im Vorfeld die Gültigkeit der MwSt.-Nummer seines Kunden in der Suchmaschine MIAS – MwSt.-Informationsaustauschsystem auf der Website der Europäischen Kommission überprüfen;
  • vorzugsweise die Seite mit dem Suchergebnis, auf der die MwSt.-Nummer des Kunden und das Datum der Überprüfung angegeben sind, ausdrucken und aufbewahren;
  • die gültige MwSt.-Nummer des Kunden auf der Rechnung angeben.

Der Mehrwertsteuerpflichtige hat eine Kopie sämtlicher ausgestellten Rechnungen aufzubewahren.

Fakultative Angaben

Die Rechnung kann die Zahlungsmodalitäten benennen. Ohne dies, ist sie direkt, innerhalb der gesetzlichen Fristen, zu begleichen.

Im Rahmen von Geschäften zwischen Gewerbetreibenden und in Ermangelung von vertraglichen Bestimmungen bezüglich der Zahlungsfristen und Verzugszinsen ist es möglich, auf jeder Rechnung anzugeben, dass im Falle einer Nichtzahlung bei Fälligkeit Verzugszinsen zum gesetzlichen Zinssatz erhoben werden.

Im Rahmen von Geschäften mit einem Verbraucher, muss die Rechnung den ausdrücklichen Hinweis enthalten, dass der Kaufmann im Falle einer Nichtzahlung innerhalb der festgelegten Frist Verzugszinsen verlangen wird.

Grundsatz der akzeptierten Rechnung

Unter Kaufleuten kann das Bestehen eines Vertrages ungeachtet dessen, ob die Rechnung ausdrücklich oder stillschweigend akzeptiert wurde, durch eine akzeptierte Rechnung nachgewiesen werden.

Die Rechnung kann als akzeptiert angesehen werden bei einer Zahlung ohne Vorbehalt oder einem Schweigen des Käufers über die Zeit hinaus, die für Folgendes erforderlich ist:

  • für die Kenntnisnahme der Rechnung; und
  • die Prüfung der dortigen Angaben und der rechnungsgegenständlichen Lieferungen und Leistungen.

Mangels diesbezüglicher gesetzlicher Bestimmungen gehen die Gerichte im Allgemeinen davon aus, dass eine Rechnung nach einer Frist von 4 bis 8 Wochen als akzeptiert gilt.

Bisweilen vertraten die Gerichte sogar die Auffassung, dass Schreiben zwischen Kaufleuten, denen kein Widerspruch folgte, im Hinblick auf ihre inhaltlichen Angaben als akzeptiert galten.

Der Käufer kann jedoch diese Vermutung umkehren, indem er nachweist:

  • dass er rechtzeitig widersprochen hat; oder
  • dass sein Schweigen sich anders als eine Akzeptierung erklärt.

Der Begriff der akzeptierten Rechnung besteht nur im Hinblick auf Kaufleute und nicht im Hinblick auf einen privaten Endverbraucher.

Widerspruch gegen eine Rechnung

Rechnungen sowie sämtliche sonstigen erhaltenen Geschäftsdokumente sind unmittelbar nach Erhalt zu überprüfen.

Sollten Rechnungen oder sonstige Geschäftsdokumente nicht begründet sein, muss der Kaufmann diesen vorzugsweise in Schriftform widersprechen. Andernfalls kann ihm später die Einrede der akzeptierten Rechnung (des akzeptierten Schreibens) entgegengehalten werden.

Widersprüche müssen deutlich und unmissverständlich vorgebracht werden.

Zuständige Kontaktstellen

  • Handwerkskammer Team „Contact Entreprise“

    Adresse:
    2, circuit de la Foire Internationale L-1347 Luxemburg-Kirchberg Luxemburg
    Postfach 1604 / L-1016
    E-Mail:
    contact@cdm.lu
    Website:
    http://www.cdm.lu/

Team „Contact Entreprise“ der Handwerkskammer Luxemburg

  • Handwerkskammer Team „Contact Entreprise“

    Adresse:
    2, circuit de la Foire Internationale L-1347 Luxemburg-Kirchberg Luxemburg
    Postfach 1604 / L-1016
    E-Mail:
    contact@cdm.lu
    Website:
    http://www.cdm.lu/

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