Applying to create, activate, change or convert a FLIK reference item

Agricultural and vineyard parcels (FLIK parcels) form the basis for the payment of subsidies based on parcel size. To ensure that the eligibility criteria are still being met at any given point in time, the FLIK parcel identification system is continuously updated.

As such, farmers and winegrowers who wish to apply for subsidies for their FLIK parcels may:

  • apply to create a new FLIK parcel (or apply for its activation) in the graphical reference parcel system;
  • declare a permanent change to a FLIK parcel (for example, further to the erection of a building on the parcel, brush-clearing work, subdivision of the parcel, etc.) that has a direct impact on the boundaries of an existing reference parcel;
  • apply to convert the type of an existing reference parcel (agricultural, vineyard or ineligible).

Details on applying to create, update or delete a landscape feature (ESP) or a forest edge (WR) can be found in the pages on this topic.

Applications can be filed:

  • through MyGuichet.lu with authentication using a LuxTrust product or an electronic ID (eID) card; or
  • by post.

Applications to create, change or convert a reference parcel may only be filed as part of a declaration of agricultural land or a vineyard census.

Who is concerned

Any farmer or winegrower who cultivates agricultural or vineyard parcels, or who intends to cultivate new parcels in Luxembourg.

Preliminary steps

Applicants who:

  • file their application by post need not complete any preliminary procedures;
  • file their application through MyGuichet.lu must first:
    • set up a business eSpace if they do not already have one; and
    • have their business eSpace certified by the Rural Economy Department (Service d’économie rurale – SER).

Setting up a business eSpace

To file an online application to create, activate, change or convert a FLIK reference parcel, the farmer or winegrower:

  • needs a LuxTrust product or an electronic ID (eID) card to log in to MyGuichet.lu; and
  • must set up a business eSpace for their property holding on MyGuichet.lu, if they do not already have one.

Certifying your business eSpace

To be able to access the application to create, activate, change or convert a FLIK reference parcel through MyGuichet.lu, the business eSpace for the property holding must be certified by the Rural Economy Department (SER) of the Ministry of Agriculture, Viticulture and Rural Development (Ministère de l’Agriculture, de la Viticulture et du Développement rural).

The request for certification must be sent by email to the SER at flaechenantrag@ser.etat.lu.

The farmer/winegrower will be sent 2 access codes by post: a holder access code and a representative access code. The holder access code must be saved in the business eSpace to be able to access the property holding's certified data.

The code can be saved by navigating to the "My business data" tab in the "Agriculture & Viticulture" section.

If the business eSpace has already been certified for other procedures in connection with farming or wine-growing, the certification will also be valid for the application to create, activate, change or convert a FLIK reference parcel.

Once the code is saved in the business eSpace, it will remain valid for 6 years.

The representative access code may be given to the holder's representative so that they can also gain access to the certified business eSpace.

Deadlines

Applications must be forwarded to the "Geographical Information System" department (Service "Système d’information géographique – SIG) of the Administration of Technical Agricultural Services (Administration des services techniques de l’agriculture – ASTA) before 1 November for a subsequent declaration of agricultural land/vineyard census.

Applications to activate FLIK parcels for which no declarations have been made for the past 3 years may be filed until 22 April of the year in which the declaration of agricultural land/vineyard census is filed.

How to proceed

Applying to create, activate, change or convert parcels through MyGuichet.lu

Applications to create, activate, change or convert parcels may be filed online through MyGuichet.lu.

When filling in the application form, the applicant must specify:

  • the property holding (farm/vineyard) concerned, if they own several;
  • the type of applicant (owner or representative);
  • the contact details (email address and telephone number) of another contact person, should further details be required;
  • the type of application (creation, change or conversion).

To apply to activate a FLIK parcel that has not been declared for 3 years, the applicant must select "Creation" as the type of application. In the online wizard, there is no application type for activation.

Inputting reference parcels

After selecting the application type, a map will be displayed. This map is based on data from Geoportail.lu – the National Geoportal of Luxembourg (Géoportail national officiel du Luxembourg) – and uses the same terminology and the same colours.

The map is a geolocation tool that can be used to select and draw FLIK reference parcels online directly.

3 types of FLIK reference parcels are featured:

  • P = agricultural parcels;
  • V = vineyard parcels;
  • N = ineligible parcels.

Using this geolocation tool, the applicant must:

  • draw the boundaries of the new parcel, if they are applying to create or activate a parcel; or
  • select an existing parcel, then draw the new boundaries, if they are applying to change a parcel; or
  • select an existing parcel, if they are applying to convert a parcel (i.e., change the parcel type).

By default, the geolocation tool zooms in on the main address of the property holding. If the parcel in question is outside the area of the map that is displayed, the user can:

  • navigate around the map with their mouse; or
  • use the search field to look up the parcel (e.g., by entering the address, the parcel number, etc.).

After drawing or selecting a parcel, the applicant must then, for each application, enter:

  • the date on which the creation, change or conversion will take effect; and
  • a reason for the application, in the "Comments" field.

When applying to convert a parcel, the applicant must also select the parcel's new status (agricultural, vineyard or ineligible).

Once they have filled in all required information, the applicant must confirm their input.

Before submitting their applications, applicants should ensure that they have attached proof of their right to use the property (lease, proof of use, etc.) for each FLIK parcel.

To send the application to the Administration of Technical Agricultural Services (ASTA), the applicant must click "Send".

Once the application has been submitted, an automatic acknowledgement of submission email will be sent to the email address recorded in the certified business eSpace.

Technical information about the tool

Several technical criteria must be satisfied before the geolocation tool can be used to apply to create, activate, change or convert a FLIK reference parcel through MyGuichet.lu:

  • The tool does not work with Internet Explorer 11. Another browser must be used to be able to apply online.
  • No more than 20 applications (to create, activate, change or convert a parcel) per farmer/winegrower and per online procedure may be filed at one time. If the applicant needs to file more than 20 applications for the same property holding, they will need to create a new procedure in MyGuichet.lu.
  • To be able to select or draw a parcel, the user must first select the right function by clicking on the corresponding button in the top right-hand corner of the map.
  • When applying to create, activate or change a parcel, the parcel must always be drawn in the shape of a polygon. The various segments of the polygon must not overlap.
  • When applying to change a parcel, the user must first select a parcel before they can draw a new one.
  • When applying to change a parcel, the parcel can be divided into no more than 5 sub-parcels.
  • The surface area of the parcel that is drawn is automatically calculated based on the size of the polygon. The parcel will be visited and measured to determine the actual surface area that will be recorded.

Supporting documents

Some form of proof of the right to use the parcel (lease, proof of use, etc.) must be attached to applications to create, activate or convert a parcel.

If the applicant owns the parcel, supporting documents are required.

The Administration's response

Once the application has been submitted through MyGuichet.lu, the Administration of Technical Agricultural Services (ASTA) will contact the applicant – or the contact person specified in the MyGuichet.lu online application – to process the application.

Applying to create, activate, change or convert a parcel by post

Applications to create, activate, change or convert a parcel can also be filed by post. In that case, the following supporting documents must be attached to each application:

  • an aerial photograph of the parcel, clearly showing all of the requested changes; and
  • unless the applicant owns the parcel, proof of the right to use the parcel (lease, proof of use, etc.).

The application forms can be downloaded from 'Forms / Online services '.

Aerial photographs

Applicants can create aerial photographs of their FLIK agricultural parcels directly in the "Agriculture" map window on Geoportail.lu.

A guide to looking up FLIK agricultural parcels on the geoportal is provided by ASTA.

Aerial photographs of FLIK vineyard parcels (V-FLIKs) can also be created in the 'General Public' map window.

It is no longer necessary to apply to the Rural Economy Department for additional aerial photographs.

Forms / Online services

Modification des éléments de référence – Parcelles FLIK

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

Modification des éléments de référence – Parcelles FLIK

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

Modification des éléments de référence – Parcelles FLIK

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Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 15, boulevard du Jazz L-4370 Belvaux).

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Formular zur Meldung der Änderungen von prämienfähigen Referenzparzellen (FLIK-Parzellen)

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Formular zur Aktivierung von nicht gemeldeten FLIK-Parzellen

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