Communicating the composition of the college of trustees of the hunting association to the Minister

Last update 06.01.2020

In accordance with Article 25 of the Hunting Act of 25 May 2011, all the members (members and substitutes) of the college of trustees representing a hunting association must be communicated to the Minister.

This can be done online using MyGuichet.lu.

Who is concerned

Each secretary-treasurer or member of the college of trustees of a hunting association.

Prerequisites

In order to indicate the composition of the college of trustees of a hunting association online, the person must have access to a certified business eSpace on MyGuichet.lu. The eSpace is certified by the secretary-treasurer using an activation code that the ANF transmits to the newly elected college of trustees at the association's general meeting.

The activation code is accompanied by an explanatory letter. This activation code is only used to certify the business eSpace of the hunting association.

It should be noted that there is only one activation code per hunting association.

Costs

This procedure is free of charge.

How to proceed

DECLARATION OF THE COMPOSITION OF THE COLLEGE OF TRUSTEES OF A HUNTING ASSOCIATION

Starting in January 2020, the declaration of the composition of the college of trustees of a hunting association can only be submitted online using MyGuichet.lu.

By using the activation code, the secretary-treasurer (or a member of the college of trustees) can certify the hunting association's business eSpace.

Information about the hunting association is displayed, such as the hunting grounds and the commune. These cannot be modified.

The user can however indicate:

  • the hunting association's name;
  • the start and end dates of the allotment;
  • the start and end dates of the deferral.

ADDING OR EDITING A MEMBER

The declarant must add any new members to the composition of the college of trustees of the hunting association, including the secretary-treasurer.

They must indicate:

  • the person's function, if applicable (president, regular member, substitute member);
  • if they are secretary-treasurer or not;
  • the person's first names and surnames;
  • their status (active, retired, deceased);
  • their personal information (home address, email, phone...).

It should be noted that it is also possible to modify the information of members already entered or to delete one of them.

Once the list is up to date, the user must validate the information.

Once the entry has been confirmed, the user is prompted to submit the procedure or, if necessary, to add supporting documents.

Attention The procedure must be submitted to be taken into account. The information is then sent directly to the ANF.

Forms / Online services

Declaring the composition of a hunting association

To complete your application, the information about you collected from this form needs to be processed by the public administration concerned.

That information is kept by the administration in question for as long as it is required to achieve the purpose of the processing operation(s).

Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

Déclaration de la composition du syndicat de chasse

Les informations qui vous concernent recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par l’administration concernée afin de mener à bien votre demande.

Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire par l’administration à la réalisation de la finalité du traitement

Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 1 Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

Meldung der Zusammensetzung der Jagdgenossenschaft

Ihre in diesem Formular erfassten personenbezogenen Informationen werden von der zuständigen Verwaltungsbehörde verarbeitet, um Ihren Antrag erfolgreich abzuschließen.

Diese Informationen werden von der Behörde für den zur Verarbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert.

Die Empfänger Ihrer Daten sind die im Rahmen Ihres Antrags zuständigen Verwaltungsbehörden. Um die Empfänger der in diesem Formular erfassten Daten zu erfahren, wenden Sie sich bitte an die für Ihren Antrag zuständige Behörde.

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

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